Danh sách việc cần làm của bạn hiệu quả đến mức nào? Nó có giúp bạn lập kế hoạch trong ngày của mình không? Nó có giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên không? Hay đó là một danh sách không bao giờ kết thúc những điều bạn cảm thấy tội lỗi vì chưa làm, và bây giờ bạn sẽ không làm bất kỳ điều nào trong số đó?
Một danh sách việc cần làm phải phục vụ bạn. Bạn không cần phải ở trong Cái này nhân từ.
Một danh sách những việc cần làm sẽ xác định một ngày của bạn và giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với bạn. vậy bạn sẽ làm sao? Nhiệm vụ của bạn nên ngắn gọn và cụ thể. Bạn không thể nhồi nhét quá nhiều vào một ngày. Bạn cũng cần tạo nhiều hơn một danh sách.
Với chiến lược phù hợp, danh sách việc cần làm có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu lớn của mình. Tất cả là về việc xác định các mục tiêu đó và chia nhỏ chúng thành các bộ phận cấu thành của chúng. Khi các chi tiết đủ nhỏ, chúng có thể xuất hiện trong danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn.
Dưới đây là những điều bạn cần biết để danh sách việc cần làm phù hợp với bạn.
1. Chọn ứng dụng phù hợp (hoặc sử dụng giấy)
Bước đầu tiên trong việc lập danh sách việc cần làm tốt nhất là quyết định nơi cất giữ, và không có gì sai với giấy tờ! Nếu một danh sách giấy phù hợp với bạn, tuyệt vời. Một bảng tính hoặc trình soạn thảo văn bản đơn giản cũng sẽ hoạt động.
Tuy nhiên, ứng dụng việc cần làm có một số lợi thế hơn so với ứng dụng trên giấy:
-
Các ứng dụng có lời nhắc tích hợp.
-
Danh sách điện tử dễ chỉnh sửa hơn.
-
Bạn không thể mất danh sách kỹ thuật số được lưu trên đám mây.
-
Bạn có thể thay đổi cách xem các nhiệm vụ, chẳng hạn như theo mức độ ưu tiên, theo ngày hoàn thành hoặc theo thứ tự bảng chữ cái.
-
Họ có thể hợp tác; bạn có thể giao nhiệm vụ cho người khác và nhận thông báo khi họ hoàn thành.
-
Bạn có thể chọn một ứng dụng danh sách việc cần làm với các tính năng thúc đẩy bạn, cho dù đó là thiết kế đẹp mắt hay trải nghiệm chơi game.
Ứng dụng nào tốt hơn? Có rất nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm để bạn lựa chọn. Bạn có thể lãng phí cả ngày để khám phá tất cả các lựa chọn. Tôi đã thử nghiệm nhiều trong số chúng và tôi khuyên bạn nên sử dụng Todoist, Any.do, Asana và Things nhiều nhất.
Chọn những gì bạn thích. Một số tùy chọn khác tuyệt vời trong một số trường hợp nhất định là Google Tasks để tích hợp với các ứng dụng G Suite, Microsoft To Do nếu bạn đang sử dụng Microsoft Office hoặc Windows 10, Habitica nếu bạn thích trò chơi hóa và OmniFocus cho những người thêm nhiều chi tiết đối với nhiệm vụ của họ. Trello về mặt kỹ thuật là một ứng dụng kanban, nhưng nó là một lựa chọn tốt nếu bạn giỏi hình dung.
Có rất nhiều người khác. Nếu bạn không thích bất kỳ thứ nào trong số này, hãy hỏi bạn bè của bạn xem họ sử dụng gì.
2. Tạo nhiều hơn một danh sách
Rất ít người có danh sách việc cần làm chỉ có một. Tất cả các ứng dụng việc cần làm tuyệt vời đều cho phép bạn tạo nhiều danh sách. Bắt đầu với một số việc đơn giản và rõ ràng như Công việc, Cá nhân và Hộ gia đình.
Bạn cũng có thể lập danh sách những việc bạn muốn làm vào một ngày nào đó.
Có nhiều hơn một danh sách giúp bạn tập trung. Khi làm việc, bạn không muốn bị phân tâm bởi danh sách cá nhân của mình. Khi ở nhà, bạn không muốn bị đè nặng bởi những suy nghĩ về trách nhiệm công việc.
Bạn cần gì nữa? Danh sách mua sắm? Những việc cần làm? Bạn có thể thêm danh sách mới hoặc đổi tên chúng bất kỳ lúc nào.
3. Thêm nhiệm vụ mới càng sớm càng tốt.
Khi bạn nghĩ đến một nhiệm vụ mới, hãy ghi nó vào danh sách việc cần làm của bạn càng sớm càng tốt. Khi bạn thêm công việc vào danh sách việc cần làm ngay khi nhớ ra, điều đó sẽ giúp bạn không bị treo lên với chúng. Khi nó đã được ghi lại, bạn không cần phải ghi nhớ nó nữa.
Nếu ứng dụng của bạn có một số phím tắt để thêm một tác vụ mới, hãy xem xét nó. Nếu ứng dụng của bạn có phím tắt trên điện thoại di động, hãy thiết lập nó.
4. Đặt thời hạn
Nếu nhiệm vụ có ngày đến hạn, hãy thêm nó. Ngày đến hạn giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Không phải mọi công việc đều cần ngày đến hạn nhanh và khó, nhưng đôi khi việc thêm chúng vào ứng dụng sẽ giúp ích cho bạn. Thời hạn có hiệu lực vì hai lý do.
Đầu tiên, hầu hết các ứng dụng việc cần làm đều cho phép bạn xem “hôm nay”, “ngày mai” và “tuần này” sẽ như thế nào, bất kể chúng nằm trong danh sách nào (cá nhân, cơ quan, v.v.). Vì vậy bạn có thể nhìn thấy tất cả các “Hôm nay” và tìm hiểu xem ngày sẽ diễn ra như thế nào hoặc dành thời gian để lên lịch lại nếu bạn cảm thấy choáng ngợp khi chỉ nhìn vào tất cả.
Thứ hai, bằng cách ấn định ngày đến hạn cho các nhiệm vụ, bạn lập kế hoạch hiệu quả cho tuần của mình, đây là một chiến lược quản lý thời gian tuyệt vời.
5. Xem lại danh sách việc cần làm của bạn hàng ngày.
Bắt đầu mỗi ngày bằng cách xem lại danh sách việc cần làm “hôm nay” của bạn và đánh giá giá trị của nó. Sau đó, sửa chữa nó.
Nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ được lên kế hoạch cho ngày hôm nay và bạn biết mình không thể xử lý hết chúng, bạn đang tự chuẩn bị cho sự thất bại.
6. Giới hạn bản thân trong 3-5 nhiệm vụ mỗi ngày.
Trung bình, tôi hoàn thành ba đến năm nhiệm vụ mỗi ngày. Nếu tôi vô tình lên lịch 12 nhiệm vụ trong một ngày, tôi biết mình sẽ không hoàn thành hết chúng, điều đó có nghĩa là tôi sẽ phải sắp xếp lại thứ tự và một số ngày đến hạn. Nếu tôi nhận thấy vấn đề tiềm ẩn này trước khi bắt đầu ngày mới, tôi có thể điều chỉnh thay vì cảm thấy căng thẳng với tất cả các nhiệm vụ mà tôi ước mình đã làm nhưng không thực hiện được.
Gì của bạn giới hạn nhiệm vụ hàng ngày? Nó phụ thuộc vào những nhiệm vụ bạn viết ra và mức độ khó khăn để hoàn thành chúng. Theo thời gian, nếu bạn theo dõi số lượng công việc bạn hoàn thành mỗi ngày – những ứng dụng việc cần làm tốt nhất sẽ làm điều đó cho bạn – bạn sẽ học được những điều tốt nhất của mình. Một khi bạn biết mức tối đa của mình, bạn có thể giới hạn các công việc hàng ngày của mình ở một con số hợp lý.
Bạn càng hoàn thành nhiều công việc trong ngày, bạn càng cảm thấy tốt hơn về danh sách việc cần làm của mình nói chung. Cảm giác tích cực này thúc đẩy cảm giác năng suất làm việc.
7. Đặt nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn, không phải mục tiêu và nhiệm vụ.
Những gì bạn viết trong danh sách việc cần làm của mình rất quan trọng. Đặt nhiệm vụ vào danh sách của bạn, không phải mục tiêu và nhiệm vụ. Để làm được điều này, bạn phải biết sự khác biệt giữa chúng.
Mục tiêu là thành tích tổng thể hoặc kết quả mong muốn. Chúng thường khó định lượng. Ví dụ: “học cách nói tiếng Hindi trôi chảy.” Đưa nó vào danh sách việc cần làm của bạn không hiệu quả lắm.
Mục tiêu là điểm đánh dấu trên con đường đạt được mục tiêu. Chúng dễ nhầm lẫn với các mục tiêu hơn vì các mục tiêu cụ thể hơn và có thể định lượng được. Ví dụ về mục tiêu sẽ là “nói chuyện bằng tiếng Hindi về những bộ phim yêu thích của tôi”.
Vậy các nhiệm vụ là gì? Nhiệm vụ là những hành động bạn thực hiện để đạt được mục tiêu. Phá vỡ mục tiêu và bạn có nhiệm vụ của mình. Rất thường đây là những sự kiện đơn lẻ (mặc dù chúng có thể được lặp lại). Nhiệm vụ có thể là: “học ba động từ tiếng Hindi mới” hoặc “học 30 phút”.
Nhiệm vụ, không phải mục tiêu hoặc nhiệm vụ, được bao gồm trong danh sách việc cần làm.
8. Giữ mục tiêu của bạn tách biệt với mục tiêu của bạn.
Trong một thế giới lý tưởng, những nhiệm vụ bạn hoàn thành hàng ngày sẽ được tập trung vào việc đạt được những mục tiêu lớn của bạn. Nếu không, tại sao bạn lại lãng phí thời gian để làm chúng? Bạn cần biết mục tiêu của mình là gì, nhưng bạn không cần ghi chúng vào danh sách việc cần làm.
Viết ra mục tiêu và mục tiêu của bạn ở nơi khác. Nếu bạn có ghi chú trong danh sách việc cần làm của mình, hãy đặt chúng ở đó. Nếu bạn ghi nhật ký, bạn có thể viết ra các mục tiêu của mình và xem xét chúng hàng quý hoặc hàng năm. Thỉnh thoảng hãy tham khảo các mục tiêu của bạn, nhưng đừng để chúng khiến bạn phân tâm khỏi những việc cụ thể cần làm hôm nay.
9. Nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn thường xuyên.
Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ giúp bạn suốt cả ngày. Hãy xem nó vào đầu tuần để lên kế hoạch cho thời gian của bạn. Hãy xem nó vào đầu ngày để điều chỉnh lại kế hoạch của bạn trong ngày. Kiểm tra nó sau bữa trưa để bạn biết những gì khác cần tập trung vào phần còn lại của ngày.
Khi bạn cảm thấy mất công trong một nhiệm vụ hoặc cần nghỉ ngơi, hãy nhìn xuống danh sách việc cần làm của bạn để tìm một thứ gì đó nhỏ và dễ dàng (một nhiệm vụ ít khó khăn hơn và không đòi hỏi nhiều sự chú ý) mà bạn có thể thực hiện trong thời gian chờ đợi. .
Bạn càng nhìn vào danh sách của mình, bạn càng tin tưởng vào nó. Bạn càng tin tưởng anh ta, bạn càng không cần phải nhớ những nhiệm vụ bạn nên làm. Bạn càng phải nhớ ít, bạn càng giải phóng tâm trí của mình để tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.
10. Làm cho danh sách việc cần làm của bạn có thể quét được
Nếu bạn thường xuyên xem danh sách việc cần làm của mình — và tôi nghĩ bạn nên làm vậy — bạn sẽ nhanh chóng nhận ra việc bạn cần làm ngay lập tức hữu ích như thế nào.
Sử dụng ngôn ngữ súc tích hoặc tốc ký để viết nhiệm vụ của bạn. Nhiều ứng dụng có xếp hạng ưu tiên hoặc số sao mà bạn có thể thêm để đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng. Nếu hữu ích, hãy làm nổi bật nhiệm vụ của bạn bằng màu sắc. Áp dụng các biểu tượng cung cấp cho bạn thông tin bổ sung về nhiệm vụ, chẳng hạn như nhiệm vụ có yêu cầu gọi điện thoại hay liên quan đến chăm sóc sức khỏe hay không. Dù nhanh chóng lướt qua danh sách việc cần làm của mình, bạn sẽ có thể nhận được rất nhiều thông tin về những việc cần phải làm.
Trái tim của năng suất
Một danh sách việc cần làm tốt là trọng tâm của năng suất cá nhân. Thật tuyệt khi tìm thấy một ứng dụng và quy trình quản lý tác vụ phù hợp với bạn. Đánh dấu khỏi danh sách mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành và là yếu tố quan trọng của tổ chức. Một hệ thống trường hợp đáng tin cậy làm cho cuộc sống dễ dàng hơn và ít căng thẳng hơn.
