Mọi người đều có một câu chuyện kinh dị về một chuyến đi công tác. Một ngày nọ, nhân viên lễ tân khách sạn nói rằng tôi đã cố gắng kiểm tra cả ngày trước khi đặt phòng và họ không có phòng cho tôi vào đêm hôm đó (tôi đã kết thúc ở một chiếc giường tầng với một đồng nghiệp rất hào phóng có giường phụ). Một đồng nghiệp cũ đã từng bị mắc kẹt ở Nga khoảng một tuần do một số sự nhầm lẫn không thể giải thích được với bản kê khai hàng không và thị thực (hoặc có lẽ vì anh ta không đưa hối lộ). Gần đây bạn tôi không được biết rằng cuộc họp lúc 9 giờ sáng là để giao hàng bằng thuyền lúc 7 giờ sáng và cô ấy đã đến trễ hai giờ.
Các chuyến công tác có thể gặp sai sót, mặc dù bạn càng chuẩn bị kỹ càng thì khả năng bị nấc cụt càng ít. Và nếu bạn không đi công tác trong một thời gian dài, bạn có thể không nhớ hết mọi thứ, hãy xem ngay cách đóng gói hành lý của bạn đúng cách! Dưới đây là một số mẹo và lời nhắc cần xem xét trước chuyến công tác tiếp theo của bạn.
1. Xác nhận tất cả các đặt phòng của bạn
Có phải tôi đến sân bay chỉ để thấy rằng một vé tôi nghĩ đã được đặt bởi một đại lý du lịch hoặc nhà tài trợ đã được đặt trước không? Và không bao giờ được trả tiền? Và sau đó tôi phải quay lại, lên taxi và về nhà thay vì đi công tác? À, vâng.
Luôn xác nhận đặt chỗ của bạn ít nhất 48 giờ trước khi khởi hành. “Xác minh” có nghĩa là thực hiện thêm một bước để đảm bảo mọi thứ đã được xác minh. Đối với vé máy bay, hãy tra cứu trực tuyến mã số đặt chỗ bên cạnh tên của bạn để đảm bảo rằng vé của bạn đã được mua chứ không phải chỉ được đặt trước. Để đặt khách sạn, hãy gọi điện trực tiếp cho khách sạn và kiểm tra kỹ ngày tháng và địa chỉ; nếu bạn cần các tiện nghi đặc biệt, chẳng hạn như phòng dành cho người khuyết tật hoặc tủ lạnh để đựng thuốc, hãy xác nhận cả những chi tiết này. Thao tác đặt xe, vé tàu và các phương thức vận tải khác cũng tương tự như vậy. Giải quyết vấn đề trong hai ngày dễ dàng hơn nhiều so với tại chỗ.
2. Không giải quyết trong thời gian tạm dừng dưới 3 giờ
Trong khi thực hiện bài báo này, tôi đã nhờ các đồng nghiệp chia sẻ câu chuyện đi công tác đáng sợ của họ. Đáng ngạc nhiên, nhiều người trong số họ liên quan đến “đường băng sân bay” – một cuộc chạy xuyên qua một nhà ga đông đúc mà bất cứ ai nhìn thấy Ở nhà một mình có thể hiển thị rõ ràng.
Khi đặt chuyến đi công tác, đừng quyết định dừng lại dưới ba giờ, cho dù đó là bạn hay người khác (chẳng hạn như đại lý du lịch) đang lên kế hoạch cho hành trình. Lời khuyên đã khác vài năm trước, nhưng hiện nay với số chuyến bay bị hủy và hoãn nhiều hơn 11% (Mở cửa sổ mới) so với thời kỳ trước đại dịch, ba giờ là mức tối thiểu.
Khi bạn lần đầu tiên nhận được hành trình cho một chuyến công tác, hãy kiểm tra kỹ thời gian chờ đợi và nếu bạn được yêu cầu chuyển không đủ thời gian, đừng duyệt vé. Thay vào đó, hãy yêu cầu một lộ trình mới. Và khi bạn đến sân bay, hãy đến sớm hai giờ nếu bạn đã quen với sân bay, và lên kế hoạch trước ba giờ nếu bạn không.
3. Cập nhật ID của bạn
Nếu bạn không đi du lịch nhiều trong vài năm qua, hãy kiểm tra kỹ thời hạn của hộ chiếu và các giấy tờ tùy thân khác trước khi đặt vé máy bay hoặc bất kỳ chuyến du lịch quốc tế nào. Hãy dành cho mình nhiều thời gian để cập nhật những tài liệu cá nhân này vì một số cơ quan vẫn còn chậm thời gian xử lý do tình trạng thiếu nhân viên kể từ khi đại dịch COVID-19 bắt đầu.
Đối với hộ chiếu, bạn luôn nên để lại bản sao đen trắng của trang giấy tờ tùy thân với người đáng tin cậy. Bạn cũng có thể giữ một bản sao kỹ thuật số cho mình nếu bạn đặt nó ở một nơi an toàn. Ví dụ: giữ một bản sao trong dịch vụ đám mây sử dụng mã hóa là tốt, nhưng làm cho nó được bảo vệ bằng mật khẩu thậm chí còn tốt hơn. Nếu hộ chiếu của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp, bạn có thể xem thông tin chi tiết trên trang này, điều này sẽ giúp đại sứ quán hoặc lãnh sự quán gần nhất hủy hộ chiếu cũ và cấp cho bạn hộ chiếu khẩn cấp mới nhanh hơn.
4. Hỏi nhóm CNTT của bạn về các yêu cầu
Bạn cần gì để kết nối với tất cả các máy chủ và hệ thống mà bạn sử dụng để làm việc khi đi du lịch? Nếu bạn không đi du lịch trong một thời gian, bộ phận CNTT của tổ chức của bạn có thể đã thắt chặt các chính sách của họ. Bạn có cần kết nối VPN chuyên dụng không? Máy của bạn có ngắt kết nối khỏi bất kỳ mạng Wi-Fi nào không nếu nó cho là không an toàn? Kiểm tra với nhóm CNTT của bạn trước khi bạn đi du lịch. Việc hỏi số điện thoại của người có thể giúp bạn nếu bạn bị chặn khỏi email, Slack hoặc bất kỳ phương tiện liên lạc nào mà nhóm của bạn sử dụng cũng không có ích gì.
5. Mang theo hóa đơn nhỏ để nhận tiền boa
Bạn có biết rằng bạn nên boa tiền cho nhân viên dọn dẹp khi rời khách sạn không? Tôi gặp những người mọi lúc, những người chưa bao giờ học quy tắc giới hạn này. Mặc dù tiền boa không được chấp nhận rộng rãi, nhưng ở Mỹ và Canada, ít nhất bạn thực sự nên boa cho nhân viên khách sạn một vài đô la cho mỗi ngày lưu trú của bạn. Ở các nước khác, điều này có thể không được mong đợi, nhưng nó luôn được đánh giá cao. Chỉ cần để lại một ít tiền mặt trong phòng khi bạn trả phòng. Nếu bạn có văn phòng phẩm, hãy viết “Cảm ơn!” Trên một mảnh giấy. Các nhân viên biết nó để làm gì.
Bạn cũng có thể cần tiền mặt để boa cho nhân viên phục vụ của khách sạn nếu bạn cần làm thủ tục gửi hành lý. Hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đến một cuộc họp kinh doanh bằng ô tô nơi chỉ có người phục vụ cung cấp chỗ đậu xe? Nếu bạn thường không mang theo tiền mặt, bạn nên sử dụng máy ATM để trả các hóa đơn nhỏ theo yêu cầu, hoặc đến chi nhánh ngân hàng địa phương của bạn để lấy một số đơn lẻ và tiền lẻ.
(Tín dụng: Jill Duffy)
6. Dán nhãn cho bộ sạc và thiết bị của bạn
Nếu bạn đang tham dự một hội nghị hoặc cuộc họp kinh doanh lớn, rất có thể nhiều người sẽ có cùng bộ sạc và cáp giống như bạn. Vì vậy, hãy gắn nhãn của bạn. Không ai hối tiếc về việc có một nhà sản xuất nhãn. Tạo một số nhãn có tên của bạn trên đó và dán nhãn cho bộ sạc, thanh USB và bất kỳ thứ gì khác mà bạn không muốn mất.
7. Lưu tệp và thông tin quan trọng vào ngoại tuyến
Nhiều người biết rằng khi họ đi du lịch, họ có thể lưu Google Documents ngoại tuyến và tải xuống các trang web và bài báo để đọc sau. Đối với việc đi công tác, bạn cũng nên giữ các bản sao ngoại tuyến của hành trình và lịch trình của mình. Rất hữu ích để có thể nhanh chóng nhận được số xác nhận hoặc địa chỉ của cuộc hẹn tiếp theo trên điện thoại hoặc máy tính xách tay của bạn mà không cần kết nối Wi-Fi hoặc dữ liệu. Có một số ứng dụng du lịch tốt như TripIt và TripCase có thể lập bản đồ hành trình và lịch trình du lịch đầy đủ cho bạn, mặc dù việc thêm các chi tiết vào tài liệu Word hoặc ứng dụng ghi chú là hoàn toàn ổn nếu bạn thích.
Đôi khi, khi tôi có vài phút rảnh rỗi, chẳng hạn như khi chờ lên máy bay, tôi mở thông tin quan trọng và chụp ảnh màn hình trên điện thoại của mình. Bằng cách này, thông tin được lưu trữ trong ảnh của tôi và tôi có thể mở nó khi điện thoại của tôi được sạc.
Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi
8. Thu thập biên lai
Trong suốt cuộc đời trưởng thành của mình, tôi đã tìm kiếm một cách thông minh và hiệu quả để nhớ rằng luôn nhận được biên lai khi đi công tác. Tôi có thể số hóa biên lai ngay khi nhận được vì tôi có lịch sử sử dụng các ứng dụng quét và không cần giấy tờ từ lâu. Khó nhất là đừng quên yêu cầu biên lai khi mua hàng. Tôi đã thử nhiều chiến thuật khác nhau, chẳng hạn như giữ một phong bì nhỏ bên cạnh ví của mình để khi tôi thò tay vào ví, tôi có thể nhìn thấy phong bì và nó sẽ làm nảy sinh câu hỏi trong đầu tôi: “Làm ơn cho tôi xin biên lai? ” Nhưng điều này hiện không hiệu quả, khi thanh toán không tiếp xúc qua điện thoại khá phổ biến. Nếu bạn sử dụng điện thoại để thanh toán, ít nhất bạn có thể in ra hồ sơ giao dịch được lưu trữ trong ví điện thoại của mình. Nó không phải là một biên nhận thích hợp, nhưng nó là vị trí thứ hai.
(Ảnh: MoiNhat.Net)
Hầu hết các tổ chức sẽ cho phép bạn nộp báo cáo chi phí ngay cả khi bạn không có biên lai cho từng chi phí đi lại cá nhân, miễn là chi phí không vượt quá một số tiền nhất định. Luôn luôn lý tưởng để có biên lai, nhưng nếu bạn thiếu một hoặc hai trong số đó, chỉ cần hỏi xem bạn có thể hình dung việc chi tiêu mà không có biên lai hay không.
(Tín dụng: Anker)
9. Đóng gói pin dự phòng
Trong thời đại tiện lợi này, thật đáng kinh tởm khi bị hoãn chuyến bay, tàu dừng, thang máy bị kẹt, và những thứ tương tự. Với một cục pin dự phòng hay còn gọi là cục sạc di động hay cục sạc dự phòng, bạn có thể hồi sinh một thiết bị đã chết. Đảm bảo bạn mang theo pin có cổng phù hợp với cáp sạc mà bạn có, có thể là USB hoặc USB-C. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ phải đi mà không có đồng hồ, điện thoại, máy đọc sách điện tử, máy tính bảng, tai nghe không dây hoặc bất kỳ thứ gì khác cần được sạc lại.
10. Đối với những chuyến đi rất quan trọng hoặc căng thẳng: Hãy in thông tin chính ra giấy.
Bạn sẽ làm gì nếu vắng nhà và thiết bị của bạn bị hỏng hoặc bị đánh cắp? Hoặc có một sự mất điện nào đó khiến bạn tắt máy trong cả ngày hoặc hơn? Bạn có biết mình đã ở đâu, làm gì, gọi cho ai hoặc làm cách nào để về nhà không? Nếu bạn rất cẩn thận, bạn sẽ có thông tin quan trọng được lưu trên giấy chỉ cho một sự kiện như vậy, ngoài các bản sao kỹ thuật số của bạn.
Hầu hết mọi người đều thấy thừa khi nhập địa chỉ, số điện thoại, đường bay, v.v. cho mỗi chuyến đi, nhưng bạn có thể làm điều này cho những việc quan trọng nhất hoặc bận rộn nhất. Ví dụ, tôi đi công tác nước ngoài vài lần vì công việc của đối tác, đây được coi là chuyến công tác. Và chúng tôi có vật nuôi. Khi chúng tôi di chuyển, điều quan trọng đối với tôi là đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được giữ trong bộ ba. Cố gắng vào một đất nước xa lạ với động vật sống mà không có nó. Đôi khi bạn không muốn để lại bất cứ điều gì may rủi, trong trường hợp đó, bạn nên in ra các bản sao của thông tin quan trọng.
Cải thiện cuộc sống làm việc của bạn
Để biết thêm các mẹo làm việc tại nhà, hãy xem 20 mẹo làm việc tại nhà và mẹo của chúng tôi về cách tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
