Sainfeld Người hâm mộ sẽ nhớ cảnh tuyệt vời trong chương trình khi Jerry và Elaine xuất hiện tại công ty cho thuê xe hơi. Jerry yêu cầu nhận chiếc xe cỡ trung mà anh ấy đã đặt trước. Đại lý phía sau quầy trả lời rằng họ không còn bất kỳ mẫu cỡ trung nào vì chúng đã hết hàng. Jerry nói: “Thấy chưa,” bạn biết cách lấy Đặt trước. Bạn chỉ không biết làm thế nào Giữ mệnh đề ”. Tôi nghĩ về ghi chú kỹ thuật số cũng vậy. Rất dễ lấy ghi chú, nhưng khó hơn nhiều sử dụng họ.
Để thực sự sử dụng các ghi chú của mình, bạn phải sắp xếp chúng và biết cách tìm chúng. Những mẹo này để bắt đầu với một ứng dụng ghi chú và sắp xếp các ghi chú của bạn sẽ hữu ích.
1. Chọn một ứng dụng ghi chú tuyệt vời
Ứng dụng ghi chú bạn chọn có tác động lớn đến thời điểm bạn sẽ thấy lại ghi chú của mình. Ứng dụng ghi chú cơ bản được cài đặt sẵn trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn có lẽ không tốt lắm. Chắc chắn, bạn đã sử dụng nó trước đây và nó hoạt động tuyệt vời, nhưng bạn có thể không biết mình đang thiếu những tính năng nào để tách biệt các ứng dụng đáp ứng khỏi những ứng dụng tuyệt vời.
Ba tính năng làm cho các ứng dụng ghi chú thực sự hữu ích:
- thư mục,
- thẻ và
- nhận dạng ký tự quang học (OCR).
Tôi sẽ đi vào chi tiết hơn về từng điểm một chút sau.
Ba ứng dụng tôi đề xuất nhiều nhất dựa trên thử nghiệm cá nhân của tôi về nhiều ứng dụng ghi chú trong nhiều năm là:
- Microsoft OneNote, nếu bạn muốn có một ứng dụng ghi chú miễn phí,
- Evernote, nếu bạn không ngại trả tiền cho đăng ký Premium, và
- Trích dẫn để chia sẻ ghi chú.
2. Tạo hộp thư đến.
Khi bạn ghi nhanh một ghi chú, bạn cần một nơi để lưu nó để nó không bị mất. Tạo một hộp thư đến trong ứng dụng ghi chú của bạn và đặt nó làm bộ nhớ mặc định của bạn.
Kiểm tra hộp thư đến của bạn thường xuyên để thêm thông tin về các ghi chú của bạn và sắp xếp chúng. Bạn sẽ thấy cách thực hiện việc này trong một vài mẹo tiếp theo. Bạn không cần phải làm trống hộp thư đến của mình theo lịch trình đã định, nhưng hãy thử làm điều đó trong khi ứng dụng ghi chú của bạn đang mở trên toàn màn hình (xem # 10 bên dưới). Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy những gì bạn đang làm và xem tất cả các tùy chọn khả thi.
Bạn không cần chụp Inbox Zero trong ứng dụng ghi chú. Hộp thư đến là một nơi tuyệt vời để lưu trữ các ghi chú mà bạn thường xuyên truy cập. Ví dụ: tôi giữ bản ghi của tất cả tên và mật khẩu mạng Wi-Fi của bạn bè, vì vậy nếu tôi mang một thiết bị mới đến nhà của họ hoặc xóa mật khẩu đã lưu, tôi có thể tham gia lại mạng mà họ không phải lo lắng về các chi tiết. Ghi chú này nằm trong hộp thư của tôi.
3. Sắp xếp các ghi chú vào thư mục hoặc sổ ghi chép.
Thư mục, còn được gọi là sổ ghi chép của một số ứng dụng, giúp bạn sắp xếp các ghi chú của mình theo cách thủ công. Chúng sẽ hữu ích sau này khi bạn muốn khám phá các ghi chú về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tất cả các ghi chú là công thức nấu ăn.
Các thư mục bạn tạo và cách bạn đặt tên cho chúng phụ thuộc vào ghi chú bạn ghi và cách bạn sử dụng chúng. Nếu bạn không chắc chắn, hãy bắt đầu với các thư mục hộp thư đến, đã đọc, ở nhà, cá nhân và công việc. Bạn luôn có thể thay đổi chúng và tạo thêm khi bạn hiểu cách bạn sử dụng chúng.
4. Tạo lối tắt cho các thư mục yêu thích của bạn.
Trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào được sử dụng tốt, có những thư mục cho thấy nhiều hoạt động hơn những thư mục khác. Làm cho các thư mục này dễ dàng truy cập bằng cách tạo lối tắt cho chúng hoặc đánh dấu chúng là mục yêu thích. Đây là những thư mục mà bạn thường xem lại ghi chú của mình và thêm những cái mới.
Rất có thể bạn có các thư mục khác chỉ lưu giữ các ghi chú cho đến thời điểm bất ngờ mà bạn cần đến. Họ không cần phải là trung tâm của sự chú ý.
Thẻ giúp bạn tìm thấy các ghi chú hiện có. Họ có thể thu hẹp những gì bạn thấy trong một thư mục cụ thể hoặc hiển thị cho bạn tất cả các ghi chú có chủ đề chung trên nhiều thư mục. Họ cũng sẽ giúp bạn tìm các ghi chú liên quan đến một chủ đề, ngay cả khi từ chủ đề không xuất hiện trong chính ghi chú đó. Tôi sẽ đưa ra một vài ví dụ.
Ví dụ 1: Giả sử bạn có thư mục Công thức nấu ăn và bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc thuần chay. Bạn chỉ có thể trích xuất tất cả các ghi chú từ thư mục này, được đánh dấu là chay, để xem phải làm gì.
Ví dụ 2: Có lẽ bạn là một nhà văn viết cho nhiều ấn phẩm khác nhau. Bạn có thể ghi chú vào các bài báo và sắp xếp chúng vào các thư mục dựa trên nơi chúng được xuất bản. Tuy nhiên, có thể có những lúc bạn muốn khám phá tất cả các ghi chú bạn có về một chủ đề cụ thể, bất kể ai đã xuất bản bài báo. Nếu bạn đã gắn thẻ ghi chú của mình với chủ đề này, bạn có thể tìm kiếm theo thẻ và xem tất cả chúng, bất kể chúng nằm trong thư mục nào.
Ví dụ 3: Bạn đang chuyển tiếp một email liên quan đến một dự án bạn đang thực hiện tới ứng dụng ghi chú của bạn. Thông báo không bao giờ nói tên của dự án hoặc chủ đề của nó. Đây là cách mọi người giao tiếp khi họ ở trong tình trạng dày đặc của mọi thứ. Trong trường hợp này, bạn có thể thêm các thẻ để xác định ghi chú (tên dự án, khách hàng, mô tả công việc) để có thể tìm ghi chú khi cần.
Có quá nhiều thẻ. Bạn càng thêm nhiều thẻ, chúng càng lộn xộn hơn. Vì vậy, hãy chọn các thẻ của bạn theo thời gian. Đây là cách để làm điều đó.
Đưa ra một danh sách tất cả các thẻ đã sử dụng. Thường thì bạn có thể thấy số lượng ghi chú bên cạnh thẻ. Đầu tiên, hãy tìm các bản sao gần như trùng lặp. Nếu bạn có thẻ cho cả “ứng dụng” và “ứng dụng”, hãy loại bỏ thẻ có ít thẻ hơn. Mở các ghi chú bị ảnh hưởng và thêm thẻ bạn sắp lưu. Xóa thẻ khác.
Ngoài ra, nếu bạn có các thẻ có từ hai ghi chú trở xuống, hãy xem xét loại bỏ chúng. Họ có thể không làm cho bạn bất kỳ tốt.
7. Tạo lối tắt trên điện thoại của bạn.
Tạo một phím tắt trên điện thoại của bạn để bắt đầu một ghi chú mới trong ứng dụng ghi chú, để các ý tưởng và thông tin luôn ở trong tầm tay. Trên thiết bị iOS, bạn có thể tạo lối tắt Siri và trên Android, hãy tìm tùy chọn Tiện ích ghi chú mới trong ứng dụng.
8. Chính tả
Khi bạn nghĩ đến điều gì đó mà bạn muốn viết ra, nhưng bạn đang rất vội vàng hoặc bạn đang dắt chó đi dạo và cảm thấy khó khăn khi cầm dây và điện thoại cùng một lúc, hãy ra lệnh.
Hầu hết các điện thoại thông minh đều có chức năng chuyển lời nói thành văn bản. Sử dụng nó! Bắt đầu một ghi chú mới, nhấn vào biểu tượng micrô trên bàn phím và nói những gì bạn muốn ghi. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại ghi chú thoại và phiên âm nó sau. Nếu bạn đã hình thành thói quen và thường xuyên đọc chính tả những đoạn văn dài, bạn có thể sử dụng dịch vụ phiên âm để tiết kiệm thời gian. Có rất nhiều tùy chọn trả phí và miễn phí tốt có sẵn, mặc dù các tùy chọn trả phí có xu hướng chính xác hơn đáng kể.
9. Đính kèm hình ảnh và PDF, sử dụng OCR
Nếu ứng dụng của bạn có OCR, nó có thể tìm kiếm văn bản trong hình ảnh, PDF và các tệp khác mà bạn tải lên nó. Hãy thoải mái thêm tệp vào ghi chú của bạn bất cứ khi nào bạn cần. Điều này bao gồm chụp ảnh dấu hiệu thông tin, ghi chú viết tay, trang sách, v.v.
Bạn có thể thấy điều này hữu ích như thế nào với một ví dụ. Giả sử bạn đang đính kèm tài liệu PDF với biên lai bữa ăn cần được đưa vào báo cáo chi phí. Bạn quên gắn thẻ “biên lai” và không biết nó ở đâu. Nếu bạn nhớ tên của nhà hàng, bạn có thể gõ nó vào thanh tìm kiếm và OCR sẽ tìm thấy nó.
Hãy lưu ý những hạn chế mà ứng dụng ghi chú hoặc loại tài khoản của bạn áp đặt đối với việc sử dụng và lưu trữ OCR. Ví dụ: phiên bản miễn phí của Evernote thực hiện OCR trên hình ảnh, nhưng không phải trên PDF hoặc tài liệu Office. Để làm điều này, bạn sẽ cần có tài khoản Premium hoặc Business. Nếu ứng dụng của bạn không có tính năng quét tích hợp, bạn có thể cân nhắc ghép nối nó với một ứng dụng quét trên thiết bị di động.
10. Sắp xếp trên màn hình lớn
Tốt nhất, ứng dụng ghi chú của bạn nên có ứng dụng dành cho máy tính để bàn và ứng dụng web. Sử dụng một trong các ứng dụng này (các ứng dụng dành cho máy tính để bàn thường tốt hơn cho mục đích này) khi sắp xếp hộp thư đến và sắp xếp các ghi chú của bạn. Màn hình lớn hơn giúp bạn xem nhiều ứng dụng hơn và do đó có thêm thông tin về cấu trúc thư mục, thẻ và thông tin khác mà bạn thêm vào ghi chú của mình để giữ cho chúng được ngăn nắp. Nếu bạn thấy tất cả các tùy chọn khả thi, bạn có nhiều khả năng chọn đúng.
Ghi chú, giữ ghi chú, ghi chú thăm lại
Khi bạn sắp xếp trải nghiệm ghi chú của mình, bạn sẽ tăng cơ hội không chỉ ghi lại những ghi chú quan trọng hơn mà còn lưu trữ chúng theo cách mà bạn có thể tham khảo lại khi đến thời điểm thích hợp.
