Nếu bạn đột xuất làm việc tại nhà do COVID-19 và đang sử dụng Slack, có một số thủ thuật đơn giản sẽ giúp ứng dụng tốt hơn cho môi trường làm việc hoàn toàn từ xa. Khi Slack hoạt động hiệu quả nhất, nó cho phép bạn giao tiếp rõ ràng và nhanh chóng với những người khác, cũng như mang lại cho bạn và đồng nghiệp của bạn khả năng giao tiếp thân mật. Đó là nội dung của những mẹo này: tìm cách làm cho Slack hiệu quả hơn cho những công việc nghiêm túc và đồng thời thuận tiện hơn cho việc giao tiếp.
Nếu bạn mới sử dụng Slack, bạn cũng có thể xem các mẹo của chúng tôi để giữ cho giao diện gọn gàng, cũng như các mẹo và thủ thuật khác cho ứng dụng.
1. Tự động hóa việc đăng ký hàng tuần hoặc hàng ngày của bạn
Slack giúp dễ dàng kiểm tra hàng tuần hoặc hàng ngày đối với tất cả các thành viên trong nhóm. Hỏi mọi người vào thứ Hai xem họ dự định làm gì trong tuần này hoặc họ đã làm gì vào thứ Sáu. Bạn có thể sử dụng Slack để tự động hóa lời nhắc đến hàng ngày hoặc hàng tuần, như thể hiện trong ví dụ về Slack ở trên, bằng lệnh gạch chéo. Nếu các lệnh gạch chéo không hoạt động với bạn, bạn có thể sử dụng một ứng dụng thay thế, như đứng vững Cứu giúp.
2. Bắt đầu kênh #WFH.
Nếu bạn chưa có, hãy tạo kênh #WFH để thảo luận về việc làm việc tại nhà. Nó mang đến cho mọi người cơ hội chia sẻ các mẹo, nói lên sự thất vọng của họ về công việc đột xuất ở nhà, đồng thời kết nối và gắn bó. Ai biết được những chiến lược làm việc từ xa mà mọi người đã tìm ra có thể giúp ích cho nhau? Khuyến khích mọi người chia sẻ chúng trong kênh #WFH.
3. Tạo kênh quảng cáo.
Làm thế nào để bạn gửi thông báo toàn công ty khi làm việc từ xa? Bạn có thể sử dụng email, nhưng nếu nhân viên đã giao tiếp và cộng tác trên Slack thì đây có thể là nơi tốt nhất để sử dụng. Tạo kênh và hạn chế quyền để chỉ những người được chọn, chẳng hạn như giám đốc điều hành và nhân sự, mới có thể đăng. Đối với những người khác, nó sẽ ở chế độ chỉ đọc. Tùy thuộc vào bạn có loại tài khoản Slack nào, bạn có thể gặp một số hạn chế trong việc định cấu hình kênh này. Ví dụ: với tài khoản cơ bản hoặc miễn phí, bạn chỉ có thể hạn chế quyền đối với # kênh chung.
4. Trò chuyện với Donut
Bánh vòng là một ứng dụng Slack mà các nhóm từ xa sử dụng để tạo lại khoảnh khắc tình cờ gặp ai đó ở thùng làm mát nước (hoặc bàn bánh rán) và bắt đầu cuộc trò chuyện. Nó hơi giống như uống cà phê ảo với ai đó. Ứng dụng Donut tập hợp mọi người lại với nhau trong một tổ chức một cách ngẫu nhiên và mời họ nói chuyện trong vài phút. Bạn có thể đặt tần suất mà Donut sẽ giới thiệu với mọi người. Tùy thuộc vào văn hóa của công ty bạn và sở thích cá nhân, mọi người có thể giao tiếp qua tin nhắn riêng hoặc sắp xếp một cuộc gọi âm thanh hoặc video ngắn.
Mẹo: Chọn bánh rán tùy chọn. Những con bướm xã hội thường thích nó, nhưng những người hướng nội nhiều hơn thì không.
5. Nâng cao tinh thần với tacos
Một ứng dụng khác có thể thúc đẩy tinh thần của các đội từ xa là này tacos. Với ứng dụng này, mọi người sẽ nhận được năm chiếc bánh tacos ảo mỗi ngày để tặng người khác như một biểu tượng đánh giá cao. Bạn có thể làm một taco khi ai đó hoàn thành một dự án khó, phát hiện ra một lỗi lớn hoặc đặt những câu hỏi đáng suy nghĩ trong các cuộc họp. Thời gian trôi đi, bánh tét đang tích trữ. Bạn có thể đặt giải thưởng hoặc huy hiệu để nhận được một số lượng bánh tét nhất định hoặc để việc tích lũy bánh tét là phần thưởng của riêng bạn.
6. Sử dụng khảo sát
Các cuộc thăm dò ý kiến trong Slack giúp mọi người dễ dàng giao tiếp khi nhóm cần phản hồi hoặc giải pháp. Bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát chính thức bằng cách sử dụng công cụ khảo sát hoặc các cuộc khảo sát không chính thức bằng cách sử dụng biểu tượng cảm xúc và biểu tượng phản ứng. Đối với một cuộc khảo sát chính thức, bạn có thể cài đặt ứng dụng khảo sát. Polly (hiển thị trong hình trên) là một trong những biến thể nổi tiếng nhất. Đối với một cuộc khảo sát không chính thức, hãy nhập câu hỏi của bạn vào hộp tin nhắn. Sau đó, liệt kê một số tùy chọn về cách mọi người có thể phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc ở đầu mỗi tùy chọn (sử dụng Shift + Enter để ngắt dòng). Mọi người có thể trả lời bằng Reaji, như được hiển thị trong ví dụ bên dưới.
7. Tạo kênh chia sẻ với đối tác và khách hàng.
Nếu bạn làm việc chặt chẽ với các đối tác và khách hàng thuộc các tổ chức, bạn có thể tạo các kênh Slack đặc biệt được gọi là kênh chungđể giữ liên lạc với họ. Các kênh được chia sẻ hiển thị trong Không gian làm việc Slack của bạn cũng như của chúng. Vì mục đích bảo mật, kênh phải được phê duyệt bởi người nào đó trong mỗi tổ chức có quyền quản lý các kênh được chia sẻ.
8. Sử dụng tốc ký biểu tượng cảm xúc.
Biểu tượng cảm xúc có thể thể hiện cảm xúc, nhưng chúng cũng có một ứng dụng thực tế hơn trong Slack. Đây là một dạng tốc ký rất hiệu quả. Ví dụ:
✔ có nghĩa là “đã hiểu” hoặc “đã hiểu”.
👀 có nghĩa là “Tôi đang tìm câu trả lời cho câu hỏi của bạn ngay bây giờ”
🧵 có nghĩa là “vui lòng trả lời trong chủ đề, không phải bên dưới”
Khi bạn sử dụng biểu tượng cảm xúc làm tốc ký trong một nhóm từ xa, nó sẽ giúp mọi người nhận được thông tin một cách ngắn gọn.
9. Cập nhật trạng thái của bạn
Khi làm việc từ xa, tính năng trạng thái của Slack giúp bạn gửi các tín hiệu tinh tế cho đồng đội của mình và quản lý những gì bạn làm. Bạn có thể cho biết bạn đang họp, đang nghe điện thoại, không rảnh, v.v. Nếu muốn, bạn có thể sáng tạo hơn với cập nhật trạng thái. Tôi thích sử dụng biểu tượng tai nghe khi trạng thái của tôi được lấy nét. Trong thời gian diễn ra đại dịch COVID-19, đồng nghiệp của bạn có thể tìm hiểu xem trạng thái của bạn là “tranh cãi với trẻ em” hay “đánh nhau với mèo”.
10. Ăn mừng những chiến thắng nhỏ
Tôi đã từng làm việc với một tổ chức hoàn toàn từ xa, thỉnh thoảng tổ chức các bữa tiệc khiêu vũ ảo trên một trong các kênh Slack của họ. Tại sao? Đôi khi để kỷ niệm sự thật rằng đó là thứ Sáu, và đôi khi chỉ vì. Bất kỳ ai muốn tham gia đều đăng một gif hoạt hình khiêu vũ hoặc reakji. Đôi khi mọi người cũng chia sẻ điều gì đó tích cực trong tuần của họ. Mọi người nên ngốc nghếch và vui vẻ trong vài phút. Và chào mừng, Thứ Sáu.
Khi mọi người làm việc từ xa, họ có thể cảm thấy bị cô lập và không kết nối với tâm trạng của đồng nghiệp. Hãy dành một chút thời gian để ăn mừng thành công, dù nhỏ đến mức nào, giúp mọi người xung quanh có được trải nghiệm tích cực.
