Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 13/04/2022

Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản được sử dụng rộng rãi nhất trên thị trường; nó trực quan cho cả những người dùng máy tính am hiểu công nghệ nhất và được hỗ trợ bởi bộ Microsoft Office mạnh mẽ.

Lấy cảm hứng từ các chương trình dựa trên đám mây như Google Documents, Word đã phát triển trong những năm qua với các đăng ký trực tuyến cung cấp quyền truy cập trên nhiều thiết bị cũng như phiên bản Word miễn phí trên đám mây. Nhưng bất chấp sự cạnh tranh, phần mềm của Microsoft vẫn là công cụ hàng đầu để tạo các tài liệu quan trọng. Và tại sao không? Nó đáng tin cậy, có thể tùy chỉnh và có rất nhiều tính năng tích hợp mà bạn có thể chưa thử. Đọc về một số thú vui bán ẩn mà chỉ những người dùng có kinh nghiệm mới biết.

Quảng cáo

Xác định thống kê khả năng đọc

Xác định thống kê khả năng đọc

Word có thể đánh giá không chỉ ngữ pháp và chính tả của bạn, mà còn đánh giá độ phức tạp của bài viết của bạn. Ví dụ, bài viết của bạn đạt đến mức độ hiểu của một người đang học cao học, hay ai đó vẫn đang học về hình dạng và màu sắc của chúng?

Word sử dụng các bài kiểm tra ngôn ngữ như Dễ đọc Flesch một bài kiểm tra tính điểm trên thang điểm 100. Con số càng cao càng dễ hiểu. Tài liệu riêng của Office gợi ý rằng bạn cần đạt từ 60 đến 70 điểm.

Ngoài ra, Word sẽ chạy một bài kiểm tra ngôn ngữ tương tự, bài kiểm tra Flesch-Kincaid Grade Level, sẽ cho bạn biết văn bản được viết cho trình độ giáo dục nào của Hoa Kỳ; Microsoft cho biết hầu hết các tài liệu nên hướng tới phạm vi 7.0 đến 8.0.

Để sử dụng tính năng này, trước tiên bạn cần kích hoạt nó bằng cách đi tới Tệp> Tùy chọn> Xác thực. Sau đó chọn Hiển thị Thống kê Khả năng Đọc trong Chính tả và Ngữ pháp. Bây giờ, khi bạn yêu cầu Word chạy kiểm tra chính tả, nó cũng sẽ tạo ra thống kê khả năng đọc cho tài liệu của bạn.

Đánh dấu hộp văn bản hình vuông

Đánh dấu hộp văn bản hình vuông

Đây là một tính năng sẽ chỉ được sử dụng trong những trường hợp rất cụ thể. Nếu bạn giữ phím Alt trên Windows hoặc phím Option trên Mac khi nhấp và kéo chuột, bạn có thể vẽ một khung trên tài liệu sẽ chọn tất cả các ký tự trong hộp đó. Nếu bạn từng muốn tạo một hình vuông chữ màu tím hoàn hảo ở giữa một đoạn văn bản, đó chính xác là những gì bạn sẽ làm.

Tạo văn bản ngẫu nhiên

Tạo văn bản ngẫu nhiên

Nếu bạn cần thêm Lorem Ipsum vào tài liệu của mình dưới dạng trình giữ chỗ, Word sẽ giúp bạn. Chỉ cần gõ: = lorem (p, l) và thay thế “p” bằng số đoạn văn bạn muốn và thay thế “l” bằng số câu bạn cần. Bạn cũng có thể chỉ thêm một số trong ngoặc đơn và điều đó sẽ tạo ra nhiều đoạn văn. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy đặt con trỏ vào cuối phương trình và nhấn Enter để tạo văn bản.

Bạn cũng có thể sử dụng một bộ tài liệu Office ngẫu nhiên làm tài liệu nguồn cho phần giữ chỗ không gian. Thay vào đó, hãy sử dụng phương trình = rand (p, l).

Thêm Máy tính vào Word

Thêm Máy tính vào Word

Word có một máy tính tích hợp để giúp bạn giải các phương trình ngay trong tài liệu của mình. Đầu tiên, thêm nó vào menu Word bằng cách chọn Tệp> Tùy chọn> Thanh công cụ Truy nhập Nhanh và chọn Tất cả Lệnh từ menu thả xuống. Tìm “Tính toán” và nhấp vào “Thêm” để di chuyển nó vào cột Thanh công cụ truy cập nhanh. Bấm OK để quay lại tài liệu.

Bạn sẽ nhận thấy rằng một vòng tròn nhỏ màu xám đã được thêm vào đầu tài liệu Word của bạn. Bây giờ bạn có thể nhập các phương trình toán học và nếu bạn đánh dấu chúng, biểu tượng này sẽ đổi màu. Nhấp vào biểu tượng và Word sẽ tính toán câu trả lời.

Làm nổi bật một phiếu mua hàng bằng một cú nhấp chuột

Làm nổi bật một phiếu mua hàng bằng một cú nhấp chuột

Để nhanh chóng chọn toàn bộ câu, hãy giữ phím Ctrl trên Windows hoặc phím Command trên Mac và nhấp vào đầu câu. Word sẽ lo phần còn lại.

Đi tới điểm phát sóng chỉnh sửa

Đi tới điểm phát sóng chỉnh sửa

Nhấn Shift-F5 sẽ cho phép bạn di chuyển qua các phần của tài liệu mà bạn đã chỉnh sửa gần đây. Thủ thuật này thậm chí sẽ ghi nhớ nơi bạn đã chỉnh sửa lần cuối sau khi mở lại tài liệu.

Viết văn bản ở bất cứ đâu

Viết văn bản ở bất cứ đâu

Bạn có thể sử dụng Word làm bảng phân loại và dễ dàng đặt văn bản ở bất kỳ đâu trên trang. Chỉ cần nhấp đúp vào bất kỳ đâu trên trang và Word sẽ cho phép bạn bắt đầu nhập ở đó. Word tự động chèn các ký tự tab và phím xóa lùi cứng để cho phép bạn nhập văn bản. Các nhà thơ Avant-garde, tính năng này là dành cho bạn.

Tự động cập nhật ngày và giờ

Tự động cập nhật ngày và giờ

Đôi khi bạn có một tài liệu mà bạn sử dụng đi sử dụng lại với chỉ một vài chi tiết chính được cập nhật. Nếu đó là một tài liệu giống như một lá thư bao gồm ngày và / hoặc giờ, một mẹo nhỏ là để Word tự động cập nhật ngày.

Trên tab “Chèn”, nhấp vào nút “Ngày và Giờ” và một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Chọn định dạng ngày bạn muốn và sau đó đảm bảo nhấp vào hộp “cập nhật tự động” ở góc dưới bên phải. Ngày giờ sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn mở (hoặc in) một tài liệu.

Chuyển đổi sang tài liệu PDF và HTML

Chuyển đổi sang tài liệu PDF và HTML

Word giúp bạn dễ dàng chuyển đổi tài liệu của mình sang tệp PDF hoặc HTML. Khi bạn “lưu dưới dạng” một tệp, bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống “Lưu dưới dạng” sẽ có rất nhiều tùy chọn bao gồm PDF và Trang web.

Xin lưu ý rằng một chức năng của trang web có thể bao gồm rất nhiều mã bổ sung. Điều này không nhất thiết ảnh hưởng đến trang, nhưng có thể hơi khó hiểu nếu bạn cần thay đổi điều gì đó. Một tùy chọn khác là sử dụng một trang web chuyển đổi miễn phí như Từ dọn dẹp HTMLnhư tên cho thấy, sẽ tạo HTML từ văn bản được sao chép và dán trực tiếp từ tài liệu Word.

Thay đổi chữ viết hoa đơn giản

Thay đổi chữ viết hoa đơn giản

Bạn có thể dễ dàng thay đổi kiểu chữ của bất kỳ văn bản nào chỉ bằng một nút bấm. Đánh dấu lựa chọn và nhấp vào trình đơn thả xuống “Aa” để thay đổi kiểu chữ của văn bản giữa chữ hoa, chữ thường hoặc chữ thường của câu. Bạn cũng có thể bắt đầu mỗi từ bằng một chữ cái viết hoa và chuyển đổi giữa các trường hợp.

Hiển thị các biểu tượng ẩn

Hiển thị các ký tự ẩn

Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu phức tạp với các kiểu, cột và định dạng khác nhau, việc chỉnh sửa có thể nhanh chóng trở thành một công việc tẻ nhạt. Cách tốt nhất để xem điều gì đang xảy ra với định dạng tài liệu của bạn là hiển thị tất cả các dấu vô hình (dấu cứng, dấu trả lại mềm, tab, dấu cách). Nhấn Ctrl-Shift-8 trên Windows hoặc Command-8 trên Mac.

Thay thế các ký tự ẩn và định dạng

Thay thế các ký tự ẩn và định dạng

Công cụ Tìm và Thay thế trong Microsoft Word là một công cụ cứu cánh. Bạn có thể thực hiện các thay đổi hàng loạt một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải tìm kiếm và xem xét mọi trường hợp của những gì bạn cần thay đổi. Nhưng bạn cũng có thể tìm kiếm và thay thế các ký tự ẩn trong tài liệu.

Nhấp vào nút “Tìm và Thay thế” trong Word, sau đó nhấp vào “Thêm” trong hộp thoại. Bấm Định dạng để tìm kiếm định dạng trong tài liệu của bạn – menu thả xuống bao gồm lề, phông chữ, kiểu và khoảng cách dòng. Vì vậy, ví dụ, bạn có thể tìm và thay thế phông chữ màu xanh lá cây bằng màu tím. Nhấp vào “Đặc biệt” để tìm kiếm các ký tự đặc biệt (dấu gạch ngang em, dấu cách, v.v.).

Bạn cũng có thể dán các lệnh vào hộp văn bản để tìm kiếm định dạng và ký tự trực tiếp. Sử dụng ^ p ^ p để tìm / thay thế các khoảng trắng và thay thế bằng ^ p cho các khoảng trắng. Bạn cũng có thể sử dụng ^ t để tìm kiếm các tab, ^ # để tìm kiếm số, ^ $ cho các chữ cái và ^ w cho bất kỳ khoảng trắng nào.

Chèn các đối tượng trong Word

Chèn các đối tượng trong Word

Nếu bạn cảm thấy tài liệu của mình có thể có thứ gì đó được thêm vào bản chính, Word cho phép bạn chèn các đối tượng ngay trên trang. Bấm Chèn> Đối tượng để mở hộp thoại hiển thị những gì bạn có thể thêm. Bằng cách này, bạn có thể thêm biểu đồ vào tài liệu của mình, nhưng bạn cũng có thể nhúng tệp PDF hoặc bảng tính Excel.

Dán phương trình

Dán phương trình

Bạn có thể thêm các phương trình toán học phức tạp vào Word bằng cách bấm vào Chèn> Phương trình, sau đó chọn phương trình bạn muốn thêm. Khi nó đã được chèn vào tài liệu của bạn, bạn có thể thay đổi định dạng hoặc thay thế các chữ cái bằng số.

Bảo vệ tài liệu của bạn

Bảo vệ tài liệu của bạn

Word có khá nhiều tính năng bảo vệ tích hợp sẽ mã hóa văn bản của bạn. Nhấp vào Tệp> Thông tin để quản lý quyền xem và chỉnh sửa, bật mã hóa mật khẩu và tạo mật khẩu cho tài liệu.

Hộp tìm kiếm là bạn của bạn

Hộp tìm kiếm là bạn của bạn

Không biết một cái gì đó ở đâu? Trong các phiên bản Microsoft Word mới hơn, bạn có thể nhập nội dung bạn đang tìm kiếm vào trường tìm kiếm để truy cập nhanh.

Nội dung tương tự:

FIFA Mobile 20: Hướng dẫn cách chơi và tìm kho báu Atlantis

Hướng dẫn • 18/09/2022

Sau một thời gian ngắn Sự kiện FA Cup, FIFA di động 20 đã trở lại với sự kiện Treasure Hunt được chờ đợi ...

Làm thế nào để trở thành một ngôi sao TikTok

Hướng dẫn • 03/05/2022

Được một số người yêu thích và những người khác không thích, TikTok chịu trách nhiệm về sự bùng nổ trong sáng tạo nội ...

Cách tìm khóa sản phẩm Microsoft Office của bạn trong Windows 10

Hướng dẫn • 02/05/2022

Nội dung chính Phương pháp 1: Tìm khóa sản phẩm Microsoft Office của bạn trong sổ đăng ký Windows Phương pháp 2: Tìm Khóa ...

7 dấu hiệu của phần mềm độc hại và cách loại bỏ nó

Hướng dẫn • 10/04/2022

Khi máy tính của bạn mất đi vẻ hoàn hảo mà nó vừa sẵn sàng, cuối cùng nó sẽ bắt đầu chậm lại. Vì ...