Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 21/10/2022

Không cần giấy tờ không phải là điều khó khăn, đặc biệt nếu bạn biết các công cụ có thể giúp bạn đạt được điều đó. Nếu bạn đang cố gắng thực hiện hoàn toàn không cần giấy tờ, bạn sẽ cần ít nhất năm công cụ để làm cho nó hoạt động.

Nhận hình ảnh có tổ chức về lỗi

Bạn vẫn sử dụng giấy ở đâu trong cuộc sống? Có lẽ bạn giữ danh sách việc cần làm của mình trong một cuốn sổ, hoặc có lẽ bạn có một chồng tài liệu mà bạn cần phải ghi bằng mực. Bạn có thể loại bỏ hầu như tất cả các giấy tờ trong cuộc sống của mình với năm công cụ sau:

  1. ứng dụng danh sách để làm
  2. ứng dụng quét,
  3. dịch vụ đồng bộ hóa tập tin
  4. công cụ chữ ký điện tử và
  5. dịch vụ chuyển phát tài liệu.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng công cụ này và mục đích của chúng. Tôi cũng cung cấp các đề xuất cho các ứng dụng cụ thể mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn bắt đầu.

1. Ứng dụng Danh sách việc cần làm

Tôi sẽ không bao giờ bắt tay một người sử dụng danh sách việc cần làm trên giấy nếu họ nghĩ rằng nó phù hợp với họ. Tuy nhiên, nếu bạn đang cố gắng thực hiện không cần giấy tờ, thì nơi tốt nhất để bắt đầu là chuyển tất cả các nhiệm vụ và danh sách của bạn sang ứng dụng.

Các ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất hiệu quả hơn nhiều so với danh sách giấy. Với giấy tờ, bạn đang bị mắc kẹt trong một đống chéo và không dễ dàng để bạn sắp xếp lại các công việc khi các ưu tiên của bạn thay đổi. Bạn cũng không thể giao nhiệm vụ cho người khác và nhận thông báo sau khi họ hoàn thành.

Ứng dụng việc cần làm của GetOrg

Với ứng dụng danh sách việc cần làm, bạn sẽ nhận được lời nhắc về ngày đến hạn sắp tới, thông báo khi ai đó hoàn thành nhiệm vụ, khả năng thay đổi danh sách bất kỳ lúc nào và nhiều lợi ích khác. Ba ứng dụng danh sách việc cần làm yêu thích của tôi là:

Nếu bạn đang cố gắng làm việc không cần giấy tờ, bạn cần tìm một ứng dụng danh sách việc cần làm phù hợp với bạn và gắn bó với nó trong vài tuần.

Bắt đầu bằng cách tạo ba loại danh sách: cơ quan, cá nhân và nhà riêng. Bạn luôn có thể thay đổi chúng sau nếu chúng không hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của bạn. Trong phần công việc, hãy ghi những công việc bạn cần hoàn thành trong tuần này. Trong danh sách cá nhân của bạn, hãy viết ra mọi thứ bạn cần làm, như gửi thiệp cảm ơn hoặc hẹn đi cắt tóc. Sử dụng phần trang chủ của bạn để bắt đầu danh sách mua sắm của bạn.

Điều này là đủ để bắt đầu. Khi sử dụng ứng dụng việc cần làm của mình, bạn sẽ hiểu chiến lược nào phù hợp nhất với mình khi sắp xếp danh sách, đặt lời nhắc và giao nhiệm vụ cho người khác. Tuy nhiên, trong hai tuần đầu tiên, danh sách nên ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Sử dụng ứng dụng danh sách việc cần làm lần đầu tiên giống như áp dụng một thói quen mới; nếu nó quá khó, bạn có thể không gắn bó với nó. Một khi bạn thực sự phá vỡ thói quen, bạn có thể bắt đầu tinh chỉnh chiến lược danh sách việc cần làm của mình.

2. Ứng dụng để quét

Ứng dụng quét GetOrg

Một ứng dụng quét là vô giá để chuyển các tài liệu giấy quan trọng thành các tệp kỹ thuật số. Khi bạn số hóa tài liệu, bạn tạo một bản sao lưu của chúng, có nghĩa là bạn có thể hủy, tái chế tài liệu gốc hoặc lưu trữ chúng một cách an toàn. Một số mục bạn có thể muốn số hóa là tờ khai thuế bằng giấy, giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận chính thức (chẳng hạn như khai sinh, khai tử, kết hôn hoặc bằng cấp), bảo lãnh và biên lai, đơn thuốc và thậm chí cả các tài liệu không phải giấy tờ như chi tiết và hướng dẫn . được in ở mặt dưới của bộ định tuyến Wi-Fi tại nhà của bạn.

Ứng dụng quét biến máy ảnh của điện thoại thành máy quét. Bạn có thể sử dụng bất kỳ máy in nào có máy quét để số hóa tài liệu, nhưng các ứng dụng quét trên thiết bị di động tiện lợi hơn nhiều, chưa kể đến tính di động. Bạn có thể chụp ảnh mọi thứ ở bất cứ đâu.

Các ứng dụng quét tốt nhất không chỉ phát hiện các cạnh của đối tượng được quét mà còn cả loại của nó, cho dù đó là một trang từ sách hay danh thiếp. Những cái tốt nhất cũng bao gồm công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR), vì vậy trong vòng một phút hoặc lâu hơn khi quét tài liệu, bạn có thể sao chép và dán văn bản từ đó. Một ứng dụng quét tốt cũng phải có thể biên dịch nhiều trang thành một tệp duy nhất.

Hai ứng dụng quét đáp ứng tất cả các yêu cầu này và có sẵn cho cả Android và iOS:

  • FineScanner Pro FineScanner Pro (đăng ký từ $ 9,99 mỗi năm hoặc $ 59,99 để sở hữu đầy đủ) và
  • Scanbot Pro ($ 6,99).

Nếu bạn sử dụng không cần giấy tờ, bạn cần có thể ký các tài liệu mà không cần in chúng ra. Hầu như không có lý do gì để in và ký vào một mảnh giấy mà ai đó gửi cho bạn dưới dạng điện tử. Bạn có thể ký điện tử hầu hết các tài liệu, với rất ít trường hợp ngoại lệ. Để làm điều này, bạn sẽ cần một ứng dụng cho phép bạn tạo chữ ký điện tử và áp dụng nó vào các tệp.

Chữ ký điện tử GetOrg

Dưới đây là một số ví dụ về phần mềm bao gồm các công cụ chữ ký điện tử:

  • Chương trình đọc file PDF trên máy tính,
  • Adobe Acrobat,
  • Docusign и
  • Xem trước cho macOS (hiển thị ở trên).

Để bắt đầu, trước tiên bạn phải tạo chữ ký, đây thường là phần khó nhất vì chữ ký có xu hướng trông cẩu thả nếu được thực hiện bằng chuột, ngón tay, màn hình cảm ứng hoặc bút stylus. Tin tốt là bạn chỉ cần thực hiện bước này một lần. Sau khi tạo và lưu chữ ký, bạn có thể sử dụng nó nhiều lần. Để biết thêm thông tin về hai phương pháp phổ biến nhất, hãy xem bài viết MoiNhat.Net về cách ký một tệp PDF bằng Acrobat Reader và cách ký một tệp PDF trong MacOS Preview.

Nếu bạn gặp sự cố khi ký tên bằng chuột, ngón tay hoặc bút stylus, hãy kiểm tra xem bạn có thể chụp ảnh chữ ký của mình trên giấy hay không, sau đó bạn có thể tải xuống.

4. Dịch vụ đồng bộ hóa tập tin.

Đồng bộ hóa tệp GetOrg

Dịch vụ đồng bộ hóa tệp cung cấp cho bạn tất cả tài liệu, bất kể bạn có thiết bị nào. Đây là một ví dụ về mức độ không thể thiếu của dịch vụ đồng bộ hóa tệp: Một vài năm trước, tôi đã ở sân bay để đăng ký Global Entry. Người phỏng vấn yêu cầu tôi xác nhận địa chỉ gửi thư của tôi. Nó không có trên bằng lái xe của tôi và tôi đã không mang theo thư để cho anh ấy xem. Sau đó, tôi nhớ rằng tôi đã quét và lưu tài liệu bất động sản, tài liệu này đã được gửi cho tôi theo địa chỉ mà tôi cần. Tôi đã mở ứng dụng di động của dịch vụ đồng bộ hóa tệp của mình và mở tài liệu để hiển thị cho người phỏng vấn. Anh ấy hài lòng và tôi đã nhận được Quyền tham dự toàn cầu của mình.

Ba trong số các dịch vụ đồng bộ hóa tệp nổi tiếng nhất – và tôi sẽ không ngần ngại giới thiệu bất kỳ dịch vụ nào trong số đó:

Nhiều chương trình đồng bộ hóa tệp cũng cho phép bạn lưu các bản sao ngoại tuyến của tài liệu trên thiết bị của mình, điều này rất tốt cho bất kỳ thứ gì bạn có thể cần trong trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như giấy chứng nhận bảo hiểm, ID hoặc tên và số điện thoại trong cây điện thoại. .

Một số dịch vụ đồng bộ hóa tệp tốt nhất cũng có các công cụ chia sẻ tài liệu mà chúng ta sẽ nói tới.

Một cách phổ biến để gửi tài liệu kỹ thuật số là đính kèm chúng vào email. Tuy nhiên, tùy chọn này không phải lúc nào cũng lý tưởng vì bạn không phải lúc nào cũng có thể biết được khi nào hoặc liệu người nhận có nhận được chúng hay không. (Bạn có thể sử dụng xác nhận đã đọc, nhưng chúng chỉ hoạt động nếu người nhận không chặn hoặc từ chối chúng.) Một vấn đề khác với email là một số tệp quá lớn hoặc chương trình email của bạn tự động làm giảm chất lượng của bản gốc.

Trao đổi tệp GetOrg

Một cách thay thế để gửi tài liệu kỹ thuật số là chia sẻ chúng thông qua một số dịch vụ đám mây khác. Các dịch vụ đồng bộ hóa tệp, chẳng hạn như các dịch vụ được đề cập trong phần trước, thường cho phép bạn chia sẻ tệp bằng cách tạo liên kết đến tệp đó, sau đó bạn có thể gửi theo cách bạn muốn. Các dịch vụ lưu trữ đám mây (nhiều dịch vụ hiện không thể phân biệt được với các dịch vụ đồng bộ hóa tệp) cũng thường có chúng.

Thông thường, bạn đặt các tệp bạn muốn chia sẻ vào một thư mục trong ứng dụng đồng bộ hóa hoặc lưu trữ đám mây và nhấp chuột phải để nhận liên kết mà bạn có thể chia sẻ. Người nhận có thể tải xuống các tệp từ liên kết này. Tùy thuộc vào dịch vụ bạn có, bạn có thể tìm hiểu khi nào và tần suất một người tải xuống tệp. Một số dịch vụ, bao gồm Dropbox, thậm chí còn cho phép bạn đặt ngày hết hạn.

Nhìn về phía trước, bắt đầu ngay hôm nay

Lời khuyên cuối cùng là bắt đầu từ hôm nay và nhìn về phía trước, không lùi bước. Ý tôi là, đừng vội vàng với việc số hóa các tài liệu giấy bạn có. Thay vào đó, hãy sử dụng một số ứng dụng để giúp bạn loại bỏ các tài liệu giấy. bắt đầu ngay bây giờvà bạn có thể tiếp tục với những thói quen mới của mình.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

5 Mẹo để Chặn Lừa đảo Thuế trên Di động

Hướng dẫn • 03/05/2022

Như thể việc khai thuế chưa đủ căng thẳng, mùa khai thuế cũng có nghĩa là bạn nên đề phòng những kẻ lừa đảo ...

2 cách để thay đổi hoặc đặt trình duyệt web mặc định trong Windows 10

Hướng dẫn • 05/11/2022

Nội dung chính Phương pháp 1: Thay đổi / Đặt trình duyệt web mặc định trong Windows 10 thông qua Cài đặt Phương pháp ...

Khắc phục “Bảo vệ khỏi mối đe dọa và vi-rút do tổ chức của bạn quản lý”

Hướng dẫn • 10/05/2022

KHUYẾN KHÍCH: Tải xuống công cụ này để giúp bạn sửa các lỗi Windows phổ biến một cách an toàn và tự động tối ...

PUBG Mobile: Top 5 địa điểm có Flare Gun ở Map Sanhok

Hướng dẫn • 20/09/2022

Flare Gun là một trong những loại súng hiếp nhất và được yêu thích nhất trên bất kỳ bản đồ cổ điển nào trong ...