(Ảnh: seb_ra qua Getty Images)
Bạn có bao nhiêu tờ giấy trên bàn bếp, trên bàn ăn hoặc bất cứ nơi nào khác không thuộc về? Bạn có giữ biên lai trong trường hợp cần lại không? Bạn có một xấp giấy tờ từ bác sĩ thú y để phòng trường hợp bạn cần nhớ chính xác những loại thuốc mà thú cưng của bạn đã dùng cách đây ba năm không? Tất cả những tờ giấy đó đang ngồi đó, chờ bạn giải quyết nó, bất kể điều đó có nghĩa là gì. (Điều đó có nghĩa là xem xét từng trang và sau đó ném tất cả chúng vào thùng rác.) Đã đến lúc loại bỏ tờ giấy và tất cả cảm giác tội lỗi đi kèm với nó. Đã đến lúc rời xa các tài liệu giấy.
Tôi đã không sử dụng giấy trong gần mười năm. Khi tôi nói không có giấy, tôi không có nghĩa là không có tờ giấy trong cuộc sống của tôi. Tất nhiên tôi vẫn cần một giấy khai sinh bằng giấy và tôi sử dụng một cuốn sổ nhỏ bằng giấy cho các bài học ngoại ngữ mà tôi tham gia. Tuy nhiên, phần lớn, tôi không bám vào giấy. Thay vào đó, tôi quét các tài liệu quan trọng trong bộ nhớ và lưu trữ các ghi chú kỹ thuật số trong một ứng dụng ghi chú. Tôi cũng viết danh sách việc cần làm và danh sách mua sắm trên điện thoại của mình, đồng thời đính kèm các đề xuất về nhà hàng vào bản đồ trực tuyến. Có nhiều cách dễ dàng để lấy giấy ra khỏi cuộc sống của bạn.
Chuyển sang kỹ thuật số thật dễ dàng. Phần khó nhất là giữ cho giấy không bò vào bên trong một lần nữa. Nếu bạn đã sẵn sàng để loại bỏ hầu hết các giấy tờ trong cuộc sống của mình, đây là những điều bạn cần biết để bắt đầu và tiếp tục.
1) Quên về độ trễ
Nó có vẻ trái ngược với trực giác, nhưng bước đầu tiên để làm việc không cần giấy tờ là quên tất cả những việc tồn đọng trên giấy tờ mà bạn đã tích lũy và thay vào đó tập trung vào những thói quen mới mà bạn cần phát triển để bắt đầu làm việc không cần giấy tờ. Đừng nhìn lại quá khứ: hãy tiếp cận tương lai.
Bạn có bao giờ lấy được hàng đống giấy của mình – hay không. Cho đến lúc đó, đừng để những giấy tờ này kìm hãm bạn. Việc phải giải quyết công việc tồn đọng có thể cảm thấy quá tải và khi mọi người cảm thấy quá tải, họ sẽ trì hoãn. Vì vậy, hãy quên nó đi ngay bây giờ. Thay vào đó, hãy cố gắng đảm bảo rằng lượng công việc tồn đọng không tăng lên.
2) Tải năm ứng dụng này
Có năm ứng dụng hoặc dịch vụ bạn cần sử dụng không cần giấy tờ. Họ đang:
- ứng dụng danh sách để làm
- ứng dụng quét,
- lưu trữ trực tuyến, nơi bạn sẽ đặt các tệp kỹ thuật số của mình (sẽ có thêm thông tin về điều này trong giây lát),
- các công cụ chữ ký điện tử (Adobe Acrobat là một ví dụ điển hình) để ký các tài liệu kỹ thuật số mà không cần in chúng, và
- dịch vụ chuyển phát tài liệu để gửi tài liệu chính thức mà không cần in chúng.
Xem các khuyến nghị của tôi cho từng loại ứng dụng tại đây.
3) Chọn dịch vụ lưu trữ
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn ứng dụng thứ ba, dịch vụ lưu trữ, vì nó phức tạp hơn những ứng dụng khác. Dịch vụ lưu trữ là nơi bạn sẽ lưu trữ các phiên bản kỹ thuật số của tài liệu giấy của mình.
Lý tưởng nhất là bạn muốn có một dịch vụ lưu trữ cung cấp các tệp của bạn cho dù bạn ở đâu và sao lưu chúng. Một tùy chọn là sử dụng dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến như Dropbox hoặc Microsoft OneDrive.
Một lựa chọn khác là tận dụng dịch vụ được thiết kế đặc biệt cho những người muốn chuyển đi không cần giấy tờ. Cẩn thận và FileThis hai ví dụ. Họ có các công cụ đặc biệt dành cho những người không sử dụng giấy tờ, như khả năng tự động đóng dấu và dán nhãn các loại tài liệu mà họ nhận ra, chẳng hạn như thuế. FileThis cũng có một dịch vụ “tìm nạp” tự động sao chép các tài liệu quan trọng được tìm thấy trong tài khoản email của bạn.
Cho dù bạn chọn dịch vụ nào, hãy chọn một dịch vụ và gắn bó với nó để bạn có thể đặt tất cả các tài liệu kỹ thuật số của mình ở một nơi.
4) Đăng ký email và thanh toán điện tử
Nếu bạn vẫn nhận được hóa đơn giấy và bảng sao kê, hãy đăng ký để nhận chúng qua email bất cứ khi nào có thể. Nếu bạn vẫn thường xuyên gửi séc, hãy xem liệu bạn có thể chuyển sang thanh toán trực tuyến hay không.
Mặc dù các tiện ích và ngân hàng đã tôn trọng các khoản thanh toán kỹ thuật số trong nhiều năm, nhưng hình thức thanh toán sau không phải lúc nào cũng được các chủ nhà và công ty quản lý của họ chấp nhận. Nếu bạn đang mắc kẹt trong tình trạng khó khăn này, hãy thử giải thích rằng họ sẽ nhận được tiền nhanh hơn và an toàn hơn nếu họ chấp nhận thanh toán điện tử. Ngay cả những công ty nhỏ nhất cũng có thể chấp nhận chuyển khoản ngân hàng trực tiếp với ít hoặc miễn phí. Khi bạn có thể thanh toán tất cả các hóa đơn của mình bằng kỹ thuật số thay vì bằng séc và phong bì, bạn đã tiến gần hơn một bước tới hệ thống không cần giấy tờ.
5) Quét và cắt nhỏ
Đã đến lúc bắt đầu phát triển những thói quen mới. Quét, cắt nhỏ hoặc tái chế là những gì bạn có thể sẽ làm nhiều nhất. Tôi thích quét bằng ứng dụng di động hơn, nhưng bạn cũng có thể sử dụng máy quét trên máy tính để bàn hoặc tính năng quét trên máy in đa chức năng.
Hãy đặt ra một quy tắc cho bản thân như sau: khi tôi nhận được một tờ giấy mới mà tôi cần số hóa, tôi sử dụng điện thoại để quét nó ngay lập tức và sau đó đặt tờ giấy vào một chồng để tái chế hoặc cắt nhỏ. Tốt hơn hết, hãy ném thẳng vào máy xay. Tại sao chờ đợi?
Có thể khó để ép bản thân làm theo thói quen này. “Tôi không có thời gian để quét nó ngay bây giờ,” bạn nói. Thực hành thói quen mới của bạn bằng cách quét một hoặc hai tài liệu từ hàng đợi của bạn, chỉ để dùng thử. Mât bao lâu? Bạn đã sử dụng ứng dụng nào? Bạn cũng có thể thấy rằng quét tài liệu trong ánh sáng tự nhiên mượt mà hơn so với ánh sáng trong nhà. Khi bạn đã biết cách thực hiện và thời gian thực hiện, bạn có thể thấy dễ dàng hơn để hoàn thành nhiệm vụ này.
6) Phát triển các quy trình công việc khác
Quét và cắt nhỏ là một quy trình làm việc. Khi bạn quen với lối sống không giấy tờ của mình, bạn sẽ thấy rằng bạn cần nhiều quy trình làm việc hơn cho các tình huống khác.
Đây là một ví dụ: khi bạn mua một sản phẩm mới, bạn có thể chụp ảnh hướng dẫn sử dụng, biên lai, bảo hành và số sê-ri hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào khác. Tải những ảnh này lên kho tiền của bạn và sau đó loại bỏ các giấy tờ không liên quan.
Một quy trình làm việc khác mà bạn có thể tạo là lưu một loạt các giấy tờ mà bạn nghĩ rằng bạn nên hủy nhưng không chắc chắn vào lúc này, sau đó xem lại chúng vào một ngày cụ thể. Chọn một ngày và giờ, mỗi Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật đầu tiên của tháng và sử dụng thời gian đó để xóa ngăn xếp của bạn.
Đôi khi bạn có thể cần quét tài liệu trong khi giữ bản gốc, trong trường hợp giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy tờ sở hữu nhà, v.v. Bằng cách số hóa chúng, bạn tạo một bản sao lưu và đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào thông tin chúng chứa, ngay cả khi bạn không thể lấy được nguyên bản.
7) Đừng lạm dụng nó
Có một số tài liệu mà bạn đang phân vân không biết nên giữ nguyên bản gốc hay số hóa và tiêu hủy chúng. Khi bạn đối mặt với một thử thách khó khăn, đừng suy nghĩ quá nhiều về nó. Không cần giấy tờ nên cuộc sống của bạn đơn giản và dễ dàng hơn, không căng thẳng hơn. Đặt bản gốc vào một thư mục, cặp đàn accordion hoặc tủ đựng hồ sơ. Sẽ không có ai đến lấy thẻ Câu lạc bộ không giấy của bạn nếu bạn treo một số giấy tờ.
Hồ sơ y tế rất phức tạp vì bạn chỉ nên số hóa và lưu trữ chúng dưới dạng điện tử nếu bạn có hệ thống tuân thủ HIPAA. Bạn có thể chỉ cần đặt chúng vào một thư mục hoặc thư mục đàn accordion và sàng lọc mỗi năm một lần để loại bỏ bất cứ thứ gì.
Tuy nhiên, đừng bám vào những tài liệu vô ích và đừng lo lắng về chúng. Nếu bạn là kiểu người siêng năng bám vào giấy, tin rằng bạn đang làm một việc có trách nhiệm, thì việc cắt nhỏ và tái chế có thể rất đáng sợ. bất cứ điều gì. Nhưng liệu bạn có bao giờ cần biên lai bánh sandwich hay lời giải thích về quyền lợi của đứa trẻ hai tuổi không? Chặt chúng và thả chúng ra.
