Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 01/05/2022

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn cần quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Làm thế nào bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn? Bất kể bạn đang ở đâu với kỹ năng quản lý thời gian của mình, điều đầu tiên bạn cần làm là theo dõi cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình. Bạn không thể thay đổi cách bạn sử dụng thời gian nếu bạn không biết hiện tại bạn đang sử dụng nó như thế nào.

Có ba cách chính để theo dõi thời gian của bạn và mỗi cách đều có ưu và nhược điểm. Phương pháp thường được coi là đơn giản nhất lại kém chính xác nhất. Lựa chọn chính xác nhất cần rất nhiều thời gian. Cuối cùng, có một cách theo dõi thời gian của bạn thông qua công nghệ, rất đơn giản nhưng chỉ phù hợp với một số loại công việc nhất định. Những phương pháp này có thể hữu ích cho dù bạn đang ở văn phòng hay làm việc tại nhà.

Đây là những gì bạn cần biết về ba phương pháp này:

1. Ước tính thời gian (còn được gọi là Phương pháp ước tính tuần làm việc)

Ước tính thời gian là gì? Ước tính thời gian là danh sách mọi thứ bạn đã làm trong một khoảng thời gian nhất định, cùng với số giờ và phút bạn ước tính rằng bạn đã bỏ ra để thực hiện nó.

Cách ước tính thời gian: Việc ước tính thời gian thường được thực hiện vào cuối tuần. Bạn nhìn lại tuần của mình hoặc bất kỳ khoảng thời gian xem lại nào khác mà bạn muốn, và đếm xem bạn đã làm việc, ngủ, làm những việc vặt như nấu ăn, dọn dẹp hoặc xem phim bao nhiêu giờ. Đối với các đề xuất, vui lòng tham khảo lịch của bạn nếu bạn lưu nó.

Ưu điểm: Thời gian ước tính tốn rất ít thời gian. Vì bạn có thể lưu chúng cho những ngày còn lại trong tuần, nên thói quen hàng ngày của bạn sẽ không bị gián đoạn bởi những công việc ghi nhật ký tẻ nhạt.

Nhược điểm: Ước tính thời gian là cách kém chính xác nhất để đo lường cách bạn sử dụng thời gian. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng khi mọi người đánh giá cách họ sử dụng thời gian của họ sử dụng cách tiếp cận nhận thức muộn, họ thường nhận được tổng số giờ làm việc nhiều hơn so với trong tuần thực tế (168). mọi người có xu hướng đánh giá quá cao mức độ hoạt động của chúng và đánh giá thấp thời gian rảnh của họ.

2. Nhật ký thời gian (còn được gọi là phương pháp nhật ký tổng thời gian)

Nhật ký thời gian là gì? Nhật ký thời gian là bản ghi lại những gì bạn đã làm trong suốt cả ngày, được chia thành các khoảng thời gian tạo nên cả ngày. Ý tưởng là tính đến mọi khoảng thời gian trong khoảng thời gian 24 giờ.

Nhật ký thời gian trong bảng tính

Cách giữ nhật ký thời gian: Lưu giữ nhật ký thời gian chỉ cần một tờ giấy hoặc bảng tính. Tạo một cột và nhập các khoảng thời gian liên tiếp vào đó theo gia số 15, 30 hoặc 60 phút. Bạn có thể kết hợp nhiều khối thời gian trong nhiều giờ khi bạn ngủ bình thường. Định kỳ trong suốt cả ngày hoặc vào cuối ngày, bạn điền vào khoảng trống bên cạnh mỗi khối thời gian với những gì bạn đang làm tại thời điểm đó. Mức độ cụ thể của bạn về mô tả của mình phụ thuộc vào những gì bạn muốn biết về bản thân hoặc loại chuyển đổi quản lý thời gian mà bạn muốn thực hiện.

Ưu điểm: Nhật ký thời gian chính xác hơn nhật ký thời gian. Có nhiều người trong số họ hơn khi bạn hoàn thành chúng thường xuyên hơn và ít hơn, vì vậy bạn chờ đợi họ hoàn thành càng lâu. Rất dễ dàng để phân loại thời gian, cộng các con số và phân tích kết quả.

Nhược điểm: Viết một câu trả lời duy nhất cho những gì bạn đã làm, chẳng hạn như, từ 9 đến 10 giờ sáng có thể phản ánh không thực tế về cách bạn thực sự sử dụng giờ đó. Giả sử bạn đang làm việc. Bạn đã đứng dậy khỏi bàn và say xỉn trong thời gian này? Bạn có gọi điện nhanh không? Bạn đã đọc tin tức trên Internet trong vài phút giữa chừng chưa? Nhật ký thời gian tóm tắt các khối thời gian mà không đi vào chi tiết thực sự của những gì bạn đang làm.

3. Đơn đăng ký tham dự

Ứng dụng theo dõi thời gian là gì? Ứng dụng theo dõi thời gian là một chương trình mà bạn sử dụng để theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động khác nhau, chủ yếu trên máy tính và điện thoại của bạn. Có những ứng dụng theo dõi thời gian thụ động và những ứng dụng hoạt động. Những ứng dụng thụ động như RescueTime đo lượng thời gian bạn dành cho các ứng dụng khác nhau và các trang web khác nhau. Các ứng dụng theo dõi thời gian hoạt động như Toggl cung cấp cho bạn bộ hẹn giờ trên màn hình chạy trong khi bạn làm việc, vì vậy bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng và trang web trong khi làm việc trên cùng một tác vụ.

Bảng điều khiển ứng dụng để theo dõi thời gian

Cách sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian: Với trình theo dõi thời gian thụ động, bạn cài đặt nó trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình và chỉ để nó hoạt động. Nó tự động nắm bắt tất cả các hoạt động của bạn để ghi lại, phân loại, đếm và phân tích. Bạn thường có thể tạm dừng các ứng dụng này bất cứ khi nào bạn muốn và bạn có thể đặt chúng để tắt khi bạn không muốn theo dõi hoạt động của mình. Bộ hẹn giờ hoạt động dựa vào việc bạn nhấn nút để bắt đầu và dừng chúng. Chúng cho phép bạn nhập thông tin về những gì bạn đã làm khi nó đang chạy và ứng dụng sẽ tự động thêm thông tin này vào bản ghi, bạn có thể xem và phân tích bất kỳ lúc nào. Các phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động của bộ hẹn giờ đang hoạt động có thể hữu ích để thiết lập bộ hẹn giờ trong các cuộc họp, đi làm và các công việc không dùng máy tính khác mà bạn muốn đo lường.

Có một số ứng dụng theo dõi thời gian trên thiết bị di động theo dõi vị trí của bạn và bề ngoài có thể giúp bạn phân loại thời gian theo cách đó, nhưng chúng chưa thật thông minh và yêu cầu quá nhiều thao tác nhập thủ công để có giá trị hiện tại. Có lẽ một ngày nào đó họ sẽ khá hơn.

Chuyển đổi ứng dụng để quản lý thời gian

Ưu điểm: Các ứng dụng theo dõi thời gian rất tuyệt vời để cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động kỹ thuật số của bạn. Họ có các công cụ để phân loại thời gian của bạn và hiển thị các biểu đồ và đồ thị. Những cái tốt nhất rất dễ sử dụng và hầu hết chúng đều có các tùy chọn miễn phí.

Nhược điểm: Các ứng dụng theo dõi thời gian cung cấp cho bạn phân tích chi tiết về những gì bạn đang làm trên máy tính của mình, nhưng chúng không được thiết kế để theo dõi tất cả thời gian của bạn, vì vậy chúng sẽ bỏ lỡ hàng giờ đồng hồ để gấp quần áo, nấu ăn, đọc sách, chơi với trẻ em . hoặc vật nuôi, hoặc bất cứ điều gì khác bạn làm.

Theo dõi trong hai tuần, sau đó phân tích

Nếu bạn chưa quen với theo dõi thời gian, tôi khuyên bạn nên ghép nối phương pháp theo dõi thời gian với một ứng dụng theo dõi thời gian. Bằng cách này, bạn có thể có cái nhìn tổng quan về cách bạn sử dụng tất cả các giờ trong ngày, cũng như phân tích chi tiết về thời gian sử dụng máy tính của bạn.

Bạn sẽ muốn ghi lại thời gian của mình trong ít nhất hai tuần trước khi phân tích nó. Trong một hoặc hai ngày đầu tiên, bạn có thể muốn thay đổi hành vi của mình một chút vì bạn nghĩ đến việc theo dõi thời gian của mình. Hành vi của bạn sẽ nhanh chóng trở lại bình thường.

Ngoài ra, nếu bạn thấy mình nói: “Ồ, ngày này không nên tính vì nó rất bất thường”, hãy dừng lại. Bạn càng theo dõi thời gian của mình, bạn càng nhận ra rằng bạn có nhiều ngày bất thường hơn bạn có thể nghĩ. Ý tưởng là để hiểu rõ hơn cách bạn thực sự dành thời gian của mình chứ không phải thời gian trung bình của một ngày như thế nào. Khi bạn biết mình thường sử dụng thời gian như thế nào, bạn có thể bắt đầu đưa ra quyết định sáng suốt về những gì bạn muốn làm nhiều hơn, ít hơn hoặc nếu bạn muốn bắt đầu làm một điều gì đó hoàn toàn mới.

Đọc thêm

Đánh giá hiệu suất

Sự lựa chọn tốt nhất cho năng suất

Nội dung tương tự:

Cách nhận nội dung miễn phí thông qua Chương trình Phần thưởng của Microsoft

Hướng dẫn • 13/04/2022

Quan tâm đến việc nhận được nội dung thú vị miễn phí? Microsoft Rewards cho phép bạn kiếm điểm bằng cách hoàn thành một ...

Tales of Crestoria: Danh sách anh hùng mạnh nhất nên dùng

Hướng dẫn • 19/09/2022

Tìm hiểu các nhân vật Tales of Crestoria hàng đầu tốt nhất trong danh sách tầng Tales of Crestoria này; Phiên bản tiếng Anh ...

Thêm số whatsapp vào hồ sơ facebook, trang, thị trường

Hướng dẫn • 09/04/2022

Nếu bạn muốn thêm nút WhatsApp vào trang hoặc hồ sơ Facebook của mình, bạn chỉ cần làm theo một vài bước để thêm ...

Cách khôi phục cài đặt gốc cho máy tính xách tay XiaoMi nếu nó không khởi động

Hướng dẫn • 25/04/2022

Nội dung chính Cách thiết lập lại máy tính xách tay Xiaomi Sử dụng phương tiện cài đặt Windows để khôi phục cài đặt ...