Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 07/04/2022

Base CRM là phần mềm CRM do Ban biên tập lựa chọn của MoiNhat.Net. Loạt video giới thiệu trong bài viết này được thiết kế để giúp bạn thiết lập và chạy với Base CRM một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó sẽ hướng dẫn bạn qua tất cả các bước ban đầu để thiết lập, tổ chức và sử dụng tài khoản của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến các công việc như thiết lập đường ống bán hàng, thiết lập quản lý khách hàng tiềm năng và thiết lập các hành động tự động.

Cá nhân hóa thông báo

Tạo và quản lý giao dịch

Thiết lập đường ống bán hàng của bạn

Tạo và giao nhiệm vụ

Thiết lập các hành động tự động

Bước 1. Tổng quan về thanh công cụ

Tìm hiểu cách sử dụng trang tổng quan CRM cơ bản trong video ngắn này, bao gồm tổng quan về hoạt động tài khoản, tóm tắt đường dẫn và các tùy chọn lọc. Có ba loại cấu hình CRM cơ bản, mỗi loại có các quyền khác nhau: Người dùng, Người quản lý và Doanh nghiệp. Hồ sơ người dùng chỉ có thể xem hoạt động của riêng họ, người quản lý có thể xem hoạt động của họ và của cấp dưới, và người dùng công ty có thể xem hoạt động của toàn bộ nhóm.

Mặt khác, các trang tổng quan trông giống nhau cho tất cả các cấu hình, với tóm tắt quy trình và giao dịch ở bên trái, hoạt động tài khoản ở trung tâm, các nhiệm vụ và cuộc hẹn ở bên phải. Một bổ sung mới cho giao diện người dùng (UI) là nút Thêm chung, có thể được sử dụng để thêm địa chỉ liên hệ, khách hàng tiềm năng mới và các mục nhập khác từ bất kỳ màn hình nào, bao gồm cả trang tổng quan.

Bạn có thể xem thông tin cấp cao nhất về các giao dịch của mình được lọc theo đường dẫn, cũng như hoạt động trong 30 ngày qua, bao gồm số lượng giao dịch thắng và thua hoặc bị gắn cờ là không đủ điều kiện. Hoạt động tài khoản được sắp xếp theo ghi chú, nhiệm vụ đã hoàn thành và giao dịch. Trong cột này, bạn sẽ thấy mỗi khi ai đó thêm giao dịch mới, liên hệ, ghi chú, nhiệm vụ hoặc thay đổi trạng thái hoặc giai đoạn của khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch. Cuối cùng, bên phải là các nhiệm vụ và các cuộc họp sắp tới; nhiệm vụ quá hạn được hiển thị bằng màu đỏ. Xem video để biết các mẹo lọc nội dung và tùy chỉnh bảng điều khiển cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bước hai: Cá nhân hóa thông báo

Video này hướng dẫn bạn cách quản lý thông báo. Có ba loại thông báo khác nhau trong Base CRM: thông báo đặt trước, thông báo được cá nhân hóa và thông báo web.

Thông báo đặt trước bao gồm các hành động phần mềm, chẳng hạn như khi khách hàng tiềm năng, giao dịch hoặc nhiệm vụ được giao cho bạn, cũng như lời nhắc về cuộc hẹn và nhiệm vụ. Ngoài ra còn có các thông báo hệ thống, chẳng hạn như khi quá trình nhập hoặc xuất hoàn tất hoặc khi khách hàng tiềm năng mới được tạo từ biểu mẫu thu thập. Đối với mỗi người trong số họ, bạn có thể chọn cảnh báo web, cảnh báo qua email hoặc tắt thông báo.

Người dùng có thể tạo các thông báo được cá nhân hóa liên quan đến khách hàng tiềm năng, địa chỉ liên hệ và giao dịch. Đối với mỗi loại trong số này, trước tiên bạn chọn một bộ lọc, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng thuộc các nhóm hoặc người dùng nhất định hoặc một thỏa thuận ở một giai đoạn nhất định. Sau đó, bạn chọn một trình kích hoạt. Ví dụ: bạn có thể muốn được thông báo khi một nhiệm vụ được thêm vào một thỏa thuận mới hoặc khi giai đoạn của một thỏa thuận trong quy trình thay đổi. Thông báo có thể có nhiều hơn một trình kích hoạt. Bạn có thể nhận thông báo qua web, email và thiết bị di động.

Cuối cùng, người dùng đã đăng ký Base Voice hoặc tích hợp với một số nhà cung cấp dịch vụ thoại doanh nghiệp khác có thể đăng ký nhận thông báo trên web cho các cuộc gọi đến và tin nhắn văn bản. Base Voice bao gồm một số điện thoại duy nhất và tự động ghi lại các cuộc gọi và tin nhắn cho khách hàng tiềm năng và danh bạ.

Nếu bạn chưa quen với CRM, bạn có thể gặp một số nhầm lẫn khi nói đến khách hàng tiềm năng và địa chỉ liên hệ. Trong CRM cơ bản, khách hàng tiềm năng là người hàng đầu, công ty hoặc cơ hội kinh doanh chưa phải là một phần của phễu bán hàng. Những người này bao gồm những người và công ty mà bạn đã biết thông qua mạng lưới, nhưng những người mà bạn chưa thực hiện giao dịch kinh doanh với họ. Các nhà lãnh đạo đều có tiềm năng. Khi một khách hàng tiềm năng thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ, nó có thể được chuyển đổi thành một liên hệ. Người liên hệ cũng có thể là người mà bạn đã kinh doanh trong quá khứ và có khả năng sẽ đề nghị kinh doanh lặp lại.

Các tab Sở thích và Liên hệ trong CRM cơ bản trông và hoạt động giống nhau, với các bộ lọc tìm kiếm khác nhau. Khách hàng tiềm năng được chia thành ba loại: mới, đang hoạt động và không đủ tiêu chuẩn. Địa chỉ liên hệ được chia sẻ giữa khách hàng tiềm năng và khách hàng. Địa chỉ liên hệ có thể được liên kết với một hoặc nhiều giao dịch. Đối với cả khách hàng tiềm năng và địa chỉ liên hệ, bạn có thể xem các nhiệm vụ và cuộc hẹn liên quan trong hồ sơ của họ cũng như trong các tài liệu liên quan. Bạn có thể chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành địa chỉ liên hệ nhưng không thể hoàn tác hành động này.

Bước 4: Tạo và quản lý giao dịch

Khách hàng tiềm năng là các cơ hội bán hàng được liên kết với khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ. Họ đi qua đường ống bán hàng của bạn, đại diện cho quá trình bán hàng của bạn. Mỗi đường ống kết thúc ở một trong ba giai đoạn đã đóng: thắng, thua hoặc không đủ tiêu chuẩn. Thắng và thua tự nói lên điều đó; đánh dấu giao dịch là không đủ điều kiện có nghĩa là đó không phải là một sự từ chối hoàn toàn. Các lý do vượt quá có thể là do thời gian, ngân sách, tổ chức lại công ty hoặc bất kỳ yếu tố nào nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Ba giỏ giao dịch này giúp bạn theo dõi thành công dễ dàng hơn và nhắm mục tiêu tốt hơn đến nhóm bán hàng của bạn.

Trên trang Giao dịch, bạn có thể xem có bao nhiêu giao dịch trong mỗi giai đoạn của kênh bán hàng. Tương tự như khách hàng tiềm năng và địa chỉ liên hệ, bạn cũng có thể lọc các giao dịch theo bất kỳ trường nào bạn sử dụng. Trong bản ghi giao dịch, bạn có thể xem liên hệ, khách hàng tiềm năng hoặc công ty nào được liên kết với nó, hoạt động gần đây, cũng như giá trị và tỷ lệ phần trăm xác suất của nó. Mọi nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn liên quan cũng được hiển thị. Bạn cũng có thể thay đổi giai đoạn của thỏa thuận tại đây.

Bước 5: Thiết lập doanh số bán hàng của bạn

Phễu bán hàng được tạo thành từ các giai đoạn. Theo mặc định, CRM cơ bản có sáu giai đoạn, nhưng bạn có thể thêm hoặc bớt những giai đoạn mà bạn không định sử dụng. Bạn cũng có thể đổi tên và sắp xếp lại các giai đoạn để phù hợp với quy trình của công ty bạn. Có hai loại giai đoạn: hoạt động và đóng. Mặc dù bạn có thể đổi tên bất kỳ giai đoạn nào trong ba giai đoạn đã đóng, đó là Thắng, Thua và Không đủ điều kiện theo mặc định, bạn có thể xóa chúng hoặc thêm những người khác.

Nếu bạn có nhiều đường ống bán hàng, bạn có thể thiết lập từng đường ống với các giai đoạn khác nhau. Vì vậy, nếu bạn bán cả sản phẩm và dịch vụ, bạn có thể có đường ống phù hợp với từng quy trình.

Bước sáu: Thêm trường tùy chỉnh

Khách hàng tiềm năng, địa chỉ liên hệ và giao dịch có rất nhiều trường mặc định, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng đủ. Các trường tùy chỉnh cho phép bạn thu thập và lưu trữ thông tin bổ sung về khách hàng tiềm năng duy nhất cho doanh nghiệp của bạn. CRM cơ bản có nhiều tùy chọn cho các trường tùy chỉnh. Bạn có thể tạo các trường cho một dòng văn bản, đoạn văn bản, hộp kiểm, menu thả xuống, menu nhiều lựa chọn, ngày tháng, email, điện thoại, địa chỉ và URL. Bạn có thể thêm bao nhiêu trường tùy chỉnh tùy thích và có tới 500 tùy chọn cho menu thả xuống và nhiều lựa chọn.

Bước 7: Đặt lịch hẹn

CRM cơ bản đi kèm với tính năng lịch và bạn cũng có thể tích hợp một hoặc nhiều lịch Google vào tài khoản của mình. Bạn phải chọn một lịch mặc định và đó là lịch duy nhất bạn có thể chỉnh sửa. Các cuộc hẹn từ lịch không chuẩn bị chuyển sang màu xám. Khi tạo một cuộc hẹn, bạn có thể liên kết cuộc hẹn đó với khách hàng tiềm năng, giao dịch hoặc liên hệ. Chỉ cần bắt đầu nhập tên và Base CRM sẽ đề xuất bất kỳ mục nhập phù hợp nào.

Các cuộc hẹn này sẽ xuất hiện trên khách hàng tiềm năng, liên hệ hoặc bài đăng giao dịch. Việc lưu cuộc họp sẽ thêm cuộc họp đó vào lịch của bạn và gửi lời mời đến những người tham dự khác. Bạn có thể tải lên biểu trưng công ty của mình để biểu trưng xuất hiện trên tất cả các lời mời. Bạn cũng có thể thêm các cuộc hẹn từ các trang Khách hàng tiềm năng, Danh bạ hoặc Giao dịch. Khi xem một cuộc họp, bạn có thể biết những người tham gia nào đã chấp nhận và từ chối lời mời của bạn.

Bước 8: Tạo và giao nhiệm vụ

Trong CRM cơ bản, tất cả các nhiệm vụ đều liên quan đến giao dịch. Bạn có thể thêm nhiệm vụ từ tab Lịch hoặc Tác vụ hoặc trực tiếp từ bản ghi cơ hội, liên hệ hoặc giao dịch. Công việc có thời hạn và lời nhắc tùy chọn có thể được gửi một tuần, một ngày, một giờ, 30 phút, 15 phút hoặc năm phút trước ngày đến hạn hoặc vào thời điểm chính xác của ngày đến hạn. Các nhiệm vụ quá hạn được hiển thị bằng màu đỏ. Tùy thuộc vào quyền của mình, bạn có thể giao nhiệm vụ cho chính mình hoặc người dùng khác.

Bước 9: Tích hợp email của bạn

Base CRM có một công cụ email, nhưng nó cũng tích hợp với Gmail và các nhà cung cấp dịch vụ email khác. Tích hợp tài khoản email của bạn có nghĩa là liên lạc với khách hàng tiềm năng và địa chỉ liên hệ được ghi lại tự động, giúp bạn có thời gian cho công việc quan trọng hơn. Tài khoản email của bạn sẽ đồng bộ theo hai cách: email được gửi đến Base CRM sẽ hiển thị trong ứng dụng email của bạn và ngược lại. CRM cơ sở sẽ gửi cho bạn một email sau khi quá trình đồng bộ hóa email ban đầu hoàn tất.

Email của bạn được chia thành bốn thư mục: Hộp thư đến, Email chưa được theo dõi, Đã gửi và Đã lưu trữ. Hộp thư đến của bạn chứa các email liên quan đến khách hàng tiềm năng, địa chỉ liên hệ và giao dịch trong tài khoản của bạn. Email không được theo dõi là những email không được liên kết với tài khoản của bạn. Từ thư mục này, bạn có thể thêm email làm khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ. Trong thư mục Các mục đã Gửi, bạn có thể xem một email đã được xem chưa và đã xem bao nhiêu lần, vì vậy bạn có thể xác định các thư có thể chưa được xác thực hoặc đã được gửi đến sai địa chỉ email. Bạn có thể xóa tin nhắn hoặc lưu trữ chúng khi chúng không còn quan trọng.

Bước 10: Thiết lập hành động tự động

Nếu bạn thấy mình làm đi làm lại cùng một nhiệm vụ, tại sao không tự động hóa nó? CRM cơ bản có một số tùy chọn để tự động tạo các nhiệm vụ dựa trên các sự kiện nhất định. Để tạo hành động tự động, bạn phải là người dùng cấp quản lý là quản trị viên tài khoản. Ví dụ bao gồm tạo nhiệm vụ khi giao dịch chuyển sang giai đoạn mới hoặc cập nhật trường tùy chỉnh khi giao dịch mới được tạo. Đầu tiên, bạn chọn một sự kiện sẽ kích hoạt hành động. Các tùy chọn sau có sẵn: khi khách hàng tiềm năng mới được tạo; khi liên hệ mới được tạo, khi giao dịch được tạo hoặc khi giao dịch được chuyển sang giai đoạn khác. Một số sự kiện này có các tùy chọn chi tiết hơn, chẳng hạn như lọc theo công ty, đường ống dẫn hoặc giai đoạn thỏa thuận.

Sau đó, bạn quyết định nhiệm vụ phải là gì, giao nó cho người dùng và tùy chọn thêm ngày hoàn thành. Bạn có thể tạo nhiều tác vụ cho một hành động tự động.

Nội dung tương tự:

Phải làm gì nếu điện thoại của bạn quá nóng

Hướng dẫn • 30/03/2022

Nhiệt là kẻ thù tồi tệ nhất của điện thoại của bạn. Điện thoại thông minh hiện đại có bộ vi xử lý mạnh ...

Cách hợp nhất các ô trong Google Trang tính (Hướng dẫn từng bước dễ dàng)

Hướng dẫn • 11/04/2022

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải hợp nhất nhiều ô và hợp nhất chúng lại với nhau để có một ...

Khắc phục lỗi không thể kết nối / kết nối với máy chủ PIA VPN trên Windows 10

Hướng dẫn • 15/05/2022

restoro.com/includes/route.php?tracking=WDis&lpx=lwduer> Tải xuống công cụ này để giúp bạn sửa các lỗi Windows phổ biến một cách an toàn và tự động tối ưu ...

Tìm 5 cách hiệu quả nhất để theo dõi iPhone

Hướng dẫn • 18/04/2022

Cách tốt nhất để theo dõi iPhone là sử dụng vị trí của nó. Và đây là một trong những tùy chọn phổ biến ...