Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 08/04/2022

Học cách bảo vệ dữ liệu trong Google Trang tính rất hữu ích, đặc biệt khi bạn làm việc trong không gian làm việc chung và Google Trang tính được chia sẻ giữa nhiều người.

Khả năng chia sẻ và cộng tác trên bảng tính trong Google Trang tính là một tính năng có giá trị, nhưng bạn có thể cần xem xét kỹ hơn cách bảo vệ dữ liệu của mình khỏi những thay đổi trái phép.

Có ba cách chính để bảo vệ dữ liệu của bạn trong Google Trang tính:

  • Công cụ bảo vệ trang tính
  • Công cụ quy tắc thông báo
  • Công cụ xác thực dữ liệu

Hãy chuyển sang một số ví dụ để hình dung rõ hơn về các công cụ này!

Công cụ bảo vệ trang tính cung cấp một số tùy chọn. Bạn có thể bảo vệ một loạt các ô hạn chế chúng cập nhật hoặc thậm chí toàn bộ tab.

Ngoài ra, công cụ này cũng có tùy chọn hiển thị cửa sổ bật lên dấu hiệu cảnh báo nếu một người cố gắng cập nhật một dải ô được bảo vệ.

ví dụ 1

Nếu bạn chỉ muốn bảo vệ một loạt ô trong bảng tính của mình, đây là cách thực hiện!

  • Đầu tiên, chúng ta phải chọn một loạt các ô để bảo vệ. Trong ví dụ này, nó sẽ là B5: C9.

  • Sau đó nhấp vào “Công cụ” và nhấp vào “Bảo vệ Trang tính”.

  • Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện ở phía bên phải của màn hình. Sau đó, chúng tôi chọn “Phạm vi” và nhập tên của trang tính và phạm vi ô. Trong ví dụ này, đó là “HistoryPaper”! B5: C9. Đảm bảo đặt tên cho các ô được bảo vệ của bạn vì bạn có thể mất dấu khi có nhiều ô được bảo vệ hơn.

  • Ngay sau khi chúng tôi nhấp vào “Đặt quyền”, một cửa sổ bật lên khác sẽ xuất hiện. Chúng tôi sẽ chọn “Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này”. Do đó, bây giờ bạn có thể hạn chế quyền truy cập chỉnh sửa chỉ cho chính bạn hoặc những người được ủy quyền khác.

  • Khi chúng tôi nhấp vào Xong, thanh bên sẽ điền vào các ô được bảo vệ.

Ví dụ 2

Công cụ bảo vệ trang tính cũng có thể bảo vệ toàn bộ bảng tính khỏi các cập nhật không mong muốn thay vì một loạt ô.

  • Thay vì chọn “Phạm vi”, bây giờ chúng ta chọn “Trang tính”.

  • Sau khi chúng tôi đặt quyền chỉnh sửa cho tab này, biểu tượng ổ khóa sẽ xuất hiện bên cạnh tên tab.

Ví dụ 3

Công cụ bảo vệ trang tính cũng cung cấp tùy chọn tạo dấu hiệu cảnh báo khi mọi người cố gắng chỉnh sửa các ô hoặc bảng tính nhất định.

  • Sau khi nhấp vào nút “Đặt quyền” trong cửa sổ bật lên “Quyền chỉnh sửa phạm vi”, hãy chọn “Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này”.

  • Điều này sẽ đưa ra cảnh báo cho những ai muốn chỉnh sửa trang tính hoặc ô.

Công cụ quy tắc thông báo có thể giúp bạn thông báo khi ai đó thực hiện thay đổi đối với bảng tính của bạn. Đây là một công cụ tuyệt vời để biết chính xác ai và những gì đã thay đổi trong bảng tính của bạn.

ví dụ 1

  • Đầu tiên hãy nhấp vào “Công cụ” và sau đó nhấp vào “Quy tắc thông báo”.

  • Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để đặt thời điểm thông báo, cũng như tần suất thông báo. Trong trường hợp của chúng tôi, vì chúng tôi muốn biết khi nào các thay đổi được thực hiện đối với bảng tính của mình, chúng tôi sẽ chọn “Tất cả các thay đổi đã được thực hiện” và “Gửi qua email ngay lập tức”.

  • Ngay sau khi ai đó thực hiện các thay đổi đối với bảng tính của bạn, bạn sẽ nhận được thông báo qua email về những thay đổi đó.

Trong Google Trang tính, xác thực dữ liệu cho phép bạn đặt các tùy chọn cụ thể cho số, ngày tháng và văn bản để ngăn lỗi nhập.

Ví dụ: giả sử bạn muốn học sinh của mình nộp điểm mong muốn cho kỳ thi học kỳ tới. Bạn có thể muốn thêm tùy chọn xác thực dữ liệu yêu cầu tất cả các số phải từ 0 đến 100.

ví dụ 1

  • Nhấp vào “Dữ liệu” trước, sau đó chọn “Xác thực dữ liệu”.

  • Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để thiết lập xác thực dữ liệu. Đầu tiên, hãy nhập một dải ô. Trong ví dụ của chúng tôi, đây sẽ là D5: D9.
  • Sau đó tùy chỉnh các tiêu chí xác thực dữ liệu theo ý muốn của bạn. Ví dụ này sẽ đặt nó thành “Number” và “between” từ “60” thành “100”.
  • Sau đó, bạn có thể chọn Hiển thị cảnh báo, hiển thị dấu hiệu cảnh báo khi mọi người cố gắng nhập bất kỳ thứ gì khác ngoài số vào ô hoặc Từ chối đầu vào, thao tác này sẽ từ chối bất kỳ thứ gì khác ngoài số vào ô.
  • Cuối cùng, bạn cũng có thể tùy chỉnh văn bản trợ giúp xác thực để mọi người hiểu các tiêu chí xác thực dữ liệu.
  • Khi ai đó cố gắng nhập bất kỳ thứ gì khác ngoài số vào các ô đã chọn, văn bản trợ giúp xác thực sẽ xuất hiện.

Như thế này! Ba cách dễ dàng để bảo vệ dữ liệu Google Trang tính của bạn từ sự sửa đổi vô tình hoặc cố ý.

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng chúng không nên được sử dụng như một biện pháp bảo mật, vì mọi người có thể in, sao chép, dán và xuất các bản sao của Bảng tính Google được bảo vệ. Do đó, chỉ chia sẻ Google Trang tính với những người bạn tin tưởng!?

Nội dung tương tự:

Cách tính tổng một cột trong Google Trang tính (Công thức đơn giản)

Hướng dẫn • 13/04/2022

Thêm ô hoặc cột là một trong những điều phổ biến nhất mà người dùng làm trong Google Trang tính. Nội dung chính Tính ...

Cách đặt lại hoặc khôi phục cài đặt gốc cho TV Hisense mà không cần điều khiển từ xa

Hướng dẫn • 30/05/2022

Khôi phục cài đặt gốc có thể giúp khắc phục lỗi và các sự cố đã biết khác trên máy tính của bạn. Hisens ...

Cách mở khóa / đảo ngược chế độ bị mất trên iPhone / iPad

Hướng dẫn • 03/04/2022

Nội dung chính Mở khóa Chế độ mất iPhone bằng Mật mã Dừng chế độ mất iPhone qua iCloud.com Hủy chế độ mất iPhone ...

Face ID so với Touch ID: Phân tích so sánh

Hướng dẫn • 17/04/2022

Apple lần đầu tiên giới thiệu phương pháp xác thực mới với iPhone X vào năm 2017, kỷ niệm 10 năm ra đời của ...