Microsoft 365 là phần mềm dựa trên đám mây cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Nó cung cấp các dịch vụ đám mây tốt nhất trong phân khúc như One Drive, Microsoft Teams, Outlook, Skype for Business, Word, PowerPoint, v.v. Bạn có thể truy cập các công cụ này khi ngồi ở nhà. Tất cả những gì bạn cần là kết nối internet ổn định để vận hành công việc kinh doanh của mình. Tất nhiên, mọi hoạt động kinh doanh đều có mục đích. Một kế hoạch kinh doanh hoạt động giúp thực hiện các hoạt động hàng ngày để đạt được các mục tiêu và tham vọng của công ty. Với Office 365, việc đưa ra một kế hoạch kinh doanh hoạt động hiệu quả sẽ dễ dàng hơn nhiều để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm cá nhân của họ.
Office 365 là một gói dựa trên đăng ký. Giống như các sản phẩm SaaS khác, Office 365 có phí đăng ký. Bạn sẽ có quyền truy cập vào các ứng dụng và công cụ của nó tùy thuộc vào gói bạn chọn. Bạn có thể bắt đầu thực hiện các công việc kinh doanh sau khi đăng ký. Dưới đây chúng tôi liệt kê một số mẹo quan trọng để sử dụng Microsoft Office 365 dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Các mẹo hàng đầu để sử dụng Microsoft Office 365
1. Sử dụng các ứng dụng và công cụ trên mọi thiết bị.
Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn nhỏ, nó đòi hỏi bạn phải luôn kết nối để thành công. Công nghệ đám mây Microsoft 365 cho phép các thành viên trong nhóm của bạn sử dụng các tính năng hoặc ứng dụng của nó trên bất kỳ thiết bị nào, từ bất kỳ đâu họ muốn. Nhóm của bạn có thể truy cập tất cả các tài liệu, bản trình bày, email liên quan đến kinh doanh, v.v. Nếu bạn đã mua gói cao cấp, bạn có thể sử dụng tất cả các công cụ như Outlook, Teams, Word, PowerPoint, v.v.
2. Sắp xếp các chữ cái
Khi mở hộp thư đến, bạn sẽ thấy hai tab: Tiêu điểm và Khác. Với Hộp thư đến Ưu tiên, bạn có thể ưu tiên các email quan trọng của mình. Nó phân loại email dựa trên nội dung và email bạn mở hàng ngày. Các email không cần thiết khác sẽ chuyển đến tab “Khác”.
3. Bỏ qua những email có nội dung “Trả lời tất cả”.
Nếu hộp thư của bạn chứa đầy email, Office 365 sẽ nhắc bạn trả lời tất cả các email. Tất nhiên, tất cả các bức thư, ngay cả những bức thư không quan trọng đối với bạn, sẽ mất rất nhiều thời gian. Để bỏ qua “trả lời tất cả”, bạn cần nhấn nút trang chủ và chọn tùy chọn “Bỏ qua”. Nếu bạn muốn tắt tính năng này sau đó, chỉ cần chuyển đến phần “Thêm” và chọn “Dừng bỏ qua”.
4. Sử dụng tìm kiếm thông minh.
Nếu đang sử dụng ứng dụng Word trong Office 365 và cần tìm kiếm thứ gì đó trực tuyến, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh của nó. Thay vì mất thời gian chuyển đổi các tab, bạn có thể tìm kiếm nhanh chóng với Smart Lookup. Để sử dụng nó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ từ nào và chọn “Tìm kiếm thông minh”.
5. Theo dõi giấy phép thường xuyên.
Nếu nhân viên rời khỏi Office 365, hãy chuyển giấy phép của họ cho nhân viên mới thay vì mua giấy phép mới. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền bạc.
Ảnh: nhóm của chúng tôi / Freepik
6. Sử dụng tính năng OneNote trong Outlook để ghi nhớ các cuộc họp.
Bạn sẽ không thể quên bất cứ điều gì nếu đang sử dụng ứng dụng OneNote trong Microsoft 365. OneNote là một lời nhắc mà bạn có thể chuyển ghi chú của mình thành các mục trên lịch để không bao giờ bỏ lỡ thời hạn, cuộc hẹn, lời nhắc, v.v.
7. Vô hiệu hóa các tài khoản cũ.
Luôn vô hiệu hóa tài khoản của những nhân viên trước đây đã làm việc với công ty của bạn. Điều này nhằm đảm bảo rằng chỉ những nhân viên hiện tại mới được phép sử dụng nhân sự của công ty.
8. Sử dụng phím tắt.
Nếu bạn đang làm việc trong Word hoặc Excel, bạn nên lưu ý đến các phím tắt để tiết kiệm thời gian và quản lý bảng tính cũng như tệp Word dễ dàng.
9. Gửi email bằng Microsoft Teams.
Bạn có thể tăng năng suất của mình với Nhóm. Bạn có thể gửi email ngay trong Nhóm để toàn bộ nhóm của bạn xem. Để làm điều này, bạn cần nhấp vào nút “Lấy địa chỉ email”. Địa chỉ này phải được sao chép và dán vào email bạn gửi cho kênh. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ ai.
10. Lưu các mục quan trọng từ các cuộc trò chuyện.
Nó thường xảy ra khi bạn muốn biết về những điều quan trọng, bạn cuộn xuống trang và lãng phí thời gian của bạn. Đây là một tính năng tuyệt vời của Microsoft 365: bạn có thể đánh dấu các mục quan trọng. Chọn tùy chọn Flag sau khi nhấp vào phần tử bạn muốn lưu. Điều này sẽ giữ cho đồ đạc của bạn được an toàn. Để kiểm tra các mục đã lưu của bạn, hãy nhấp vào tùy chọn Đã lưu bên dưới biểu tượng hồ sơ của bạn.
11. Sử dụng Microsoft Planner
Bạn có thể sắp xếp các tác vụ khác nhau với Microsoft Planner. Bạn có thể theo dõi thời hạn, thẻ và tạo nhóm để tập trung vào những thứ quan trọng nhất.
12. Thiết lập OneDrive.
Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là phải lưu ý đến không gian lưu trữ. Tập hợp tất cả các tài liệu cần thiết vào một nơi để dễ dàng truy cập. OneDrive cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ. Không gian này đủ để sắp xếp và lưu email, hóa đơn, hình ảnh, v.v.
Những lời khuyên này sẽ khuyến khích nhân viên của bạn tận dụng tối đa từng công cụ.
