Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 04/05/2023

Không có giải pháp nào phù hợp với tất cả trong Google Trang tính để chỉ ẩn các cột hoặc hàng khỏi những người dùng cụ thể. Chúng ẩn hoặc hiện và sẽ giống nhau đối với tất cả người dùng có quyền truy cập vào bảng tính. Có cách giải quyết nào sau đó không? Câu trả lời ngắn gọn: có.

Chúng ta có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE () để đạt được kết quả mong muốn. Hàm IMPORTRANGE () trong Google Trang tính rất hữu ích để nhập một dải ô từ một bảng tính được chỉ định.

Hàm IMPORTRANGE () giúp chuyển dữ liệu từ trang tính này sang trang tính khác. Vì vậy, nếu bạn muốn ẩn các cột hoặc hàng với một số người dùng, chỉ cần nhập những cột hoặc hàng có liên quan vào một bảng tính mới và chia sẻ chúng với những người dùng quan tâm. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét cách sử dụng tính năng này để ẩn hoặc hiển thị các cột hoặc hàng đã chọn từ những người dùng cụ thể.

Hãy lấy một ví dụ.

Ví dụ thực tế về việc ẩn các cột hoặc hàng khỏi một số người dùng nhất định

Hãy xem dữ liệu dưới đây mà bộ phận tính lương của một công ty đã thu thập dữ liệu của nhân viên:

Dữ liệu trên được bảo mật vì nó bao gồm thông tin về tiền lương. Mặc dù bộ phận nhân sự sẽ có tất cả thông tin, công ty muốn bộ phận hành chính có quyền truy cập vào dữ liệu này, ngoại trừ tiền lương. Bạn không thể ẩn cột vì nó sẽ vẫn ẩn đối với tất cả người dùng truy cập trang tính.

Ở đây họ có thể sử dụng QUERY () với hàm IMPORTRANGE () để có lợi cho họ. Tính năng này cho phép họ chỉ hiển thị các cột bắt buộc trên trang tính mới và họ có thể cấp cho bộ phận hành chính quyền truy cập vào trang tính mới này.

Và khi bạn đã điền xong các cột bắt buộc trên trang tính mới, hãy tiếp tục và chia sẻ trang tính đó với những người dùng mà bạn muốn hạn chế xem toàn bộ dữ liệu. Xem kết quả thay đổi như thế nào khi bạn sử dụng một truy vấn khác.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các thành phần của hàm và sau đó chuyển sang mô tả chi tiết về cách sử dụng QUERY () với hàm IMPORTRANGE () để chỉ ẩn các cột hoặc hàng khỏi người dùng cụ thể.

Giải phẫu của hàm Importrange

Vì vậy, cú pháp (cách chúng ta viết) của hàm QUERY () với hàm IMPORTRANGE () như sau:

= QUERY (IMPORTRANGE (table_url, range_string), truy vấn, [headers])

Hãy xem ý nghĩa của từng thuật ngữ:

  • = để bắt đầu với một hàm, chúng ta phải thêm dấu này.
  • QUERY () chọn phạm vi ô bạn muốn hiển thị theo tiêu chí của bạn.
  • IMPORTRANGE () nhập giá trị từ các ô (hoặc phạm vi ô) trong một bảng tính nhất định vào bảng tính đang hoạt động của bạn.
  • Spreadheet_url là liên kết đến bảng tính hiện chứa các ô bạn muốn nhập.
  • range_string chỉ định các ô (hoặc dải ô) sẽ được nhập. Nó bao gồm hai phần: tên trang tính và các phạm vi ô được phân tách bằng ‘! ‘và trong dấu ngoặc kép “”. Ví dụ, “Ví dụ – Enter! A2: D11 ″ ”.
  • truy vấn đưa ra các tiêu chí dựa trên dữ liệu nào được nhập.
  • [headers] – không cần thiết. Giá trị mặc định là “1” được đưa ra nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề.

Hãy cùng xem xét chi tiết cách ẩn cột hoặc hàng khỏi những người dùng cụ thể bằng cách sử dụng các hàm QUERY () và IMPORTRANGE () trong Google Trang tính cùng nhau.

Cách ẩn các cột hoặc hàng khỏi người dùng cụ thể trong Google Trang tính

  • Dưới đây là tóm tắt về việc tăng lương hàng năm cho mười nhân viên trong một bộ phận cụ thể của công ty. Ông chủ xin chia sẻ thông tin với hai nhóm khán giả. Thứ nhất, chính người lao động mà không tiết lộ thông tin cuối cùng về việc tăng lương. Và, thứ hai, quản lý cấp cao, nơi chuyến đi sẽ được hiển thị có tính đến ngân sách được phân bổ.

  • Bây giờ, hãy tạo một trang tính mới mà bạn sẽ chia sẻ với những người dùng sẽ hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu.
  • Chỉ thêm các tiêu đề cột bạn muốn hiển thị cho tất cả nhân viên.
  • Trên một trang tính mới, hãy bấm vào ô A2. Tại đây, bạn sẽ nhập công thức để lấy dữ liệu cần thiết từ trang tính nguồn.
  • Nhập dấu bằng ‘=’ để bắt đầu hàm và sau đó theo sau tên hàm là QUERY () của chúng ta, theo sau là IMPORTRANGE (). Lưu ý rằng bạn đang sử dụng hàm IMPORTRANGE () để lấy tham số dữ liệu cho hàm truy vấn.
  • Một cửa sổ gợi ý tự động sẽ xuất hiện cho mỗi tính năng. Tiếp tục bằng cách nhập dấu ngoặc mở đầu tiên ‘(‘. Bây giờ bạn sẽ thấy nó như thế này:

  • Sao chép URL ban đầu của trang tính và dán nó trong dấu ngoặc kép. Và chọn toàn bộ phạm vi ô làm đầu vào thứ hai. Đảm bảo rằng range_string được đặt trong dấu ngoặc kép. Sau khi bạn đã nhập các giá trị cần thiết hoặc thực hiện những gì tôi đã làm, đừng quên đóng dấu ngoặc đơn cho cả hai hàm, như được hiển thị bên dưới:

  • Nếu bạn được nhắc cho phép truy cập kết nối để nhập, hãy bấm Cho phép truy cập.
  • Nếu bạn đã làm đúng mọi thứ, trên một trang tính mới, bạn sẽ nhận được kết quả sau.

Cách đảm bảo hoàn toàn quyền truy cập bị hạn chế cho những người dùng cụ thể

Người dùng thông minh hiện có thể thay đổi tham số yêu cầu để truy cập dữ liệu mà bạn có thể không sẵn sàng chia sẻ với họ. Để đảm bảo quy trình của bạn không có lỗi, bạn có thể tạo một trang tính bổ sung lấy dữ liệu từ trang tính mới bạn vừa tạo và chia sẻ nó thay thế. Vì vậy, không có cách nào để người dùng trích xuất bất kỳ dữ liệu nào không có trên trang tính “trung gian” này.

Tất nhiên, nếu bạn muốn có chế độ xem hạn chế đối với một số nhóm người dùng, bạn có thể phải quản lý rất nhiều trang tính bên mình, điều này khiến nó hơi khó sử dụng.

Bây giờ bạn đã có kết quả mong muốn. Chia sẻ trang tính này với tất cả nhân viên. Thì đấy! Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu ẩn các cột hoặc hàng khỏi một số người dùng nhất định. ? Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm hàm QUERY () với hàm IMPORTRANGE (), kết hợp nó với nhiều công thức Google Trang tính có sẵn và xem bạn có thể nghĩ ra điều gì.

Nội dung tương tự:

Vỏ iPad mini 6 chắc chắn tốt nhất năm 2022

Hướng dẫn • 24/02/2023

Mặc dù bạn có thể tìm thấy một vài chiếc ốp lưng bền bỉ, nhưng không phải tất cả những chiếc ốp lưng iPad ...

Cách sửa lỗi Zoom 10010, 1001 hoặc 1003. Vấn đề về tài khoản

Hướng dẫn • 20/05/2023

Khi nhiều người làm việc và học tập tại nhà, hội nghị truyền hình đang trở thành một công cụ thiết yếu. Zoom đã ...

Cách chặn bot và cuộc gọi rác

Hướng dẫn • 28/02/2023

Bạn có mệt mỏi với các cuộc gọi tự động và thư rác mà bạn nhận được trên điện thoại cố định hoặc điện ...

7 chiến lược tốt nhất để phát triển công việc kinh doanh thiết kế đồ họa của bạn

Hướng dẫn • 23/05/2023

Chưa bao giờ thiết kế đồ họa lại trở nên phổ biến như bây giờ. Nhưng đi kèm với sự nổi tiếng đó là ...