Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 11/10/2022

Các bảng thường chứa thông tin bí mật. Mặc dù trang tính Google của bạn chỉ có thể được sử dụng để lập lịch, nhưng nó rất có thể sẽ được sử dụng cho các cuộc họp ngân sách, báo cáo thu nhập / chi phí và giờ làm việc của nhân viên.

Khi một bảng tính được sử dụng cho một cái gì đó nhạy cảm – một cái gì đó chứa thông tin cá nhân, thông tin tài chính hoặc sở hữu trí tuệ – nó cần được bảo vệ và bảo vệ.

Khi nói đến hầu hết các tài liệu, cách tốt nhất để làm điều này là đặt mật khẩu bảo vệ chúng. Nhưng khó hơn một chút với Google Trang tính, không hỗ trợ bảo vệ bằng mật khẩu nội bộ.

Hãy cùng xem cách đặt mật khẩu bảo vệ trang tính của Google – và những gì khác bạn có thể làm để bảo vệ dữ liệu của mình.

Tại sao bạn cần đặt mật khẩu bảo vệ trang tính Google?

Google Trang tính là một ứng dụng dựa trên đám mây. Mọi thứ đều được lưu trữ trực tuyến. Khi bạn chỉnh sửa một tài liệu, bạn có quyền xem nó. Nếu bạn và chỉ bạn có quyền xem, điều đó có thể không quan trọng lắm.

Nhưng Google Trang tính thường được chia sẻ. Bạn có thể chia sẻ chúng qua liên kết và cho phép bất kỳ ai có liên kết xem tài liệu.

Đây là sức mạnh của đám mây, giúp nó siêu dễ tiếp cận. Vấn đề là, nếu bạn chia sẻ liên kết Google với bất kỳ ai, thì bất kỳ ai cũng có thể lấy được. Nếu ai đó đăng nhập trên thiết bị lưu trữ thông tin đám mây của bạn, họ sẽ ở trong Google Trang tính của bạn.

Bảo vệ bằng mật khẩu, ở mức tối thiểu, đảm bảo rằng những người không có mật khẩu không thể đăng nhập, ngay cả khi họ tìm thấy liên kết.

Vấn đề là Google không thực sự cung cấp các tính năng bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã hóa. Bạn cần phải đi xa hơn một chút để đảm bảo rằng tài liệu của bạn được bảo mật.

Cách bảo vệ bằng mật khẩu Tài liệu Google Trang tính

Vấn đề với Google Trang tính là gì? Nền tảng này không có tính năng bảo vệ bằng mật khẩu cài sẵn.

Thay vào đó, bạn có thể chọn không chia sẻ tài liệu (vẫn có nghĩa là nó có sẵn từ đám mây cá nhân của bạn). Bạn chỉ có thể chia sẻ một tài liệu với một liên kết (và hy vọng người nhầm không nhận được liên kết). Hoặc, một cách an toàn nhất, bạn có thể chia sẻ tài liệu với một số người nhất định – nhưng một lần nữa, điều này có thể gây rủi ro vì bất kỳ ai trong tài khoản của họ cũng có thể xem tài liệu.

Rất tiếc, không thể bảo vệ Google Trang tính bằng mật khẩu nội bộ. Điều này cũng đúng với các chương trình khác của Google như Google Documents.

Những gì bạn có thể làm là cài đặt plugin. Có các tiện ích bổ sung như Bảo vệ bằng mật khẩu cho Google Tài liệu. Vấn đề không chỉ là việc bảo vệ bằng mật khẩu đòi hỏi rất nhiều công việc, mà nó còn có nghĩa là bạn cần phải tin tưởng vào một tác nhân bên thứ ba.

Mật khẩu bảo vệ trang tính của Google dưới dạng trang tính Excel

Một trong những cách đơn giản và dễ dàng nhất để bảo vệ bằng mật khẩu trang tính Google là biến nó thành một sổ làm việc Excel. Excel có một giao thức mã hóa tích hợp đơn giản và rất dễ dàng để xuất Google Trang tính sang Excel.

Trước tiên, hãy tải xuống trang tính Google dưới dạng tài liệu XLSX.

Sau đó, mở nó trong Microsoft Excel. Xác minh rằng tất cả dữ liệu đã được xử lý thành công.

Từ đó, chỉ cần vào Tệp -> Thông tin -> Bảo vệ Sổ làm việc -> Mã hóa bằng Mật khẩu.

Bạn sẽ cần xác nhận rằng mật khẩu đó là mật khẩu bạn cần.
Giờ đây, bạn có một tệp chứa tất cả dữ liệu tệp Google Trang tính của mình, cùng với mật khẩu để bảo vệ tệp đó.

Nếu bạn không bao giờ chia sẻ tài liệu Google Trang tính ban đầu của mình, thì tài liệu đó phải được bảo vệ tương đối tốt – ít nhất là được bảo vệ tốt như tài khoản của bạn. Tệp bạn chia sẻ phải luôn là tệp Excel sẽ vẫn được bảo vệ bằng mật khẩu và có thể quản lý được.

Đừng quên mật khẩu của bạn. Vì dữ liệu được bảo vệ bằng mật khẩu được bảo vệ bằng mã hóa một chiều, sẽ không có cách nào để khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu của bạn nếu bạn không còn nhớ được nữa.

Ẩn một trang riêng lẻ trong một trang tính của Google

Nếu bạn đang cố gắng ẩn dữ liệu với người khác, bạn luôn có thể nhấp chuột phải vào trang tính và chọn “ẩn”. Sau đó, bạn sẽ cần đảm bảo rằng khi bạn chia sẻ một trang tính, những người dùng khác chỉ có thể “đọc” và “bình luận” trên trang tính đó chứ không thể chỉnh sửa nó. Họ sẽ không thể hiển thị trang bạn đã ẩn, vì vậy họ sẽ không thể xem dữ liệu đó.

Nhưng lưu ý rằng đây không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất, đặc biệt là vì dữ liệu vẫn còn trong tệp – nếu ai đó thực sự muốn lấy nó, có thể họ có thể. Ngoài ra, bạn sẽ phải hiển thị dữ liệu để chỉnh sửa và điều này sẽ hiển thị cho bất kỳ ai đang xem tệp.

Bạn cũng sẽ thấy tùy chọn “Bảo vệ Trang tính”. Điều này cho phép bạn đặt quyền, nhưng không phải là vấn đề riêng tư, mà là vấn đề kiểm soát; bạn có thể ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu của mình nhưng không thể xem tài liệu đó.

In Bảng tính Google Excel

Mặc dù nó có vẻ công nghệ thấp, nhưng nếu bạn đang ở cùng văn phòng với người mà bạn đang chia sẻ báo cáo, một trong những cách nhanh nhất và dễ nhất để bảo vệ dữ liệu của bạn là in ra một bản sao giấy.

Bản sao giấy có một số lợi thế. Chúng không thể bị đánh cắp bởi bất kỳ ai trong tài khoản của bạn hoặc tài khoản của người nhận. Một khi chúng bị phá hủy, chúng sẽ bị phá hủy. Và họ không cần mật khẩu bảo vệ vì chỉ có một người tại một thời điểm có thể truy cập chúng.

Bởi vì hầu hết các quyết định là kỹ thuật, quyết định này thường có thể bị bỏ qua. Nhưng hãy cân nhắc lợi ích của việc in và giao các bản sao của thông tin bí mật cũng như tính toán và tiêu hủy các bản sao đó sau khi hoàn tất.

Một cách khác để chia sẻ trang tính Google

Bạn vẫn có thể bảo mật một trang Google mà không cần mật khẩu bảo vệ Google Trang tính – nó không an toàn bằng.

  • Giữ bí mật. Bạn có thể để nó không khả dụng cho tất cả mọi người (biểu tượng khóa). Chỉ bạn và chỉ bạn mới có thể truy cập tệp này … miễn là không ai khác đăng nhập vào tài khoản đám mây của bạn. Nó không hoàn hảo vì ai đó vẫn có thể truy cập vào tài khoản đám mây của bạn, nhưng nó đã gần hết.
  • Chỉ chia sẻ nó với những người cụ thể . Chia sẻ tài liệu của bạn với những người cụ thể bằng cách gửi cho họ lời mời thông qua tài khoản Google của họ. Nhưng hãy đảm bảo rằng họ hiểu rằng tài liệu chỉ dành cho họ và hạn chế quyền khi cần thiết.
  • Chia sẻ nó với số lượng có hạn . Nếu bạn chia sẻ liên kết, bạn có thể chia sẻ nó ở chế độ xem hoặc bình luận, nơi ít nhất người dùng chỉ có thể nhận xét hoặc đọc.

Vì vậy, có một số cách an toàn để chia sẻ trang tính Google. Vấn đề là không có loại mã hóa hoặc mật khẩu bảo vệ nội bộ, vì vậy bạn phải thực hiện một số công việc.

Tốt nhất nên bảo vệ Google Trang tính bằng mật khẩu khi chúng chứa thông tin nhạy cảm hoặc thông tin cá nhân. nếu thông tin sẽ không được công bố trực tuyến, nó cần được bảo vệ bằng mật khẩu. Không giống như Microsoft Excel, mọi thứ trong Google Trang tính đều có thể xem được trên web theo mặc định. Nếu bạn bắt đầu chia sẻ tài liệu của mình, nó có thể gây ra những hậu quả không mong muốn.

Vì Google Trang tính không có mật khẩu bảo vệ nội bộ, cách dễ nhất để bảo vệ bằng mật khẩu cho tệp là biến tệp đó thành tệp Excel. Bằng cách chuyển đổi nó thành tệp Excel trước khi gửi, bạn có thể bảo mật tài liệu trong khi vẫn giữ được một số tính năng và lợi ích cốt lõi của Google Trang tính khi bạn tạo tệp.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách hủy thanh toán định kỳ cho đăng ký Xbox Live Gold

Hướng dẫn • 30/04/2022

Trạng thái vàng Xbox Live đăng ký là một yếu tố chính cho người chơi trên bảng điều khiển Xbox của Microsoft. Để truy ...

Tất cả về Thị trường Facebook

Hướng dẫn • 25/09/2022

Facebook cho đến nay vẫn là mạng xã hội quan trọng nhất trên thế giới. Facebook không chỉ đơn thuần là gửi văn bản ...

Cách chuyển từ điện thoại Android sang iPhone

Hướng dẫn • 29/04/2022

Những chiếc điện thoại Android đời đầu hoạt động chậm chạp, kém hiệu quả và dễ xảy ra lỗi. (Tin tôi đi – tôi ...

Phải làm gì nếu điện thoại của bạn quá nóng

Hướng dẫn • 01/10/2022

Nhiệt là kẻ thù tồi tệ nhất của điện thoại của bạn. Điện thoại thông minh hiện đại có bộ vi xử lý mạnh ...