Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 13/02/2024

Nếu bạn có thông tin nhạy cảm trong Microsoft Word, bạn có thể thực hiện các bước để bảo vệ tài liệu của mình. Có lẽ bạn muốn đảm bảo rằng chỉ bạn và một số người nhất định có thể đọc hoặc chỉnh sửa nó. Có lẽ bạn muốn giới hạn các loại sửa đổi mà ai đó có thể thực hiện. Bạn thậm chí có thể đảm bảo rằng đây là phiên bản mới nhất của tài liệu. Bạn có thể làm tất cả những điều này và hơn thế nữa nếu bạn biết sử dụng công cụ nào trong Word.

Các phiên bản mới nhất của Microsoft Word cung cấp một số tùy chọn để bảo vệ tài liệu của bạn, bao gồm chế độ chỉ đọc, bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế chỉnh sửa và chữ ký số. Bạn cũng có thể đánh dấu tài liệu là tài liệu cuối cùng để mọi người biết tài liệu đó không thay đổi kể từ lần cuối cùng được lưu.

Các tùy chọn này hoạt động trong Word 2016, 2013 và 2010, nhưng đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng phiên bản Microsoft 365 của Word. Khả năng đánh dấu tài liệu là cuối cùng và chỉ đọc là hai tùy chọn riêng biệt trong phiên bản này, nhưng chúng đã được hợp nhất trong các bản phát hành Word trước.

Quảng cáo

Chế độ chỉ đọc

Chế độ chỉ đọc

Bạn có thể đảm bảo rằng không ai khác có thể chỉnh sửa tài liệu bằng cách đặt nó ở chế độ chỉ đọc. Mở Tệp> Thông tin> Bảo vệ Tài liệu để xem các tùy chọn bảo mật. Từ menu Bảo vệ tài liệu, chọn Luôn mở dưới dạng chỉ đọc. Bây giờ chỉ cần lưu tài liệu, đóng nó rồi mở lại.

Word hiển thị thông báo mà tác giả muốn bạn đặt nó ở chế độ chỉ đọc nếu bạn không cần thực hiện thay đổi. Bấm Có để mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc. Tất nhiên, bất kỳ ai cũng có thể nói “không” và mở tài liệu ở chế độ chỉnh sửa. Mục đích là giúp mọi người mở tài liệu chỉ đọc dễ dàng hơn để giảm cơ hội thực hiện các thay đổi không chủ ý.

Để loại bỏ giới hạn chỉ đọc, hãy mở tài liệu ở chế độ chỉnh sửa. Từ menu Tệp, chọn Thông tin> Bảo vệ tài liệu> Luôn mở Chỉ đọc.

Mã hóa mật khẩu

Mã hóa mật khẩu

Bạn có thể mã hóa tài liệu bằng mật khẩu bằng cách đi tới Tệp> Thông tin> Bảo vệ Tài liệu và chọn tùy chọn Mã hóa bằng Mật khẩu. Word sẽ nhắc bạn tạo mật khẩu cho tài liệu. Đảm bảo sử dụng mật khẩu phức tạp nhưng dễ nhớ vì bạn không thể khôi phục hoặc đặt lại mã nếu bạn quên.

Bây giờ hãy lưu tài liệu, đóng và mở lại và Word sẽ nhắc bạn (và mọi người khác) nhập mật khẩu để truy cập tài liệu.

Để xóa mật khẩu, hãy nhấp vào menu Tệp, chuyển đến phần Thông tin và chọn Bảo vệ tài liệu, sau đó nhấp vào Mã hóa bằng mật khẩu. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể xóa mật khẩu ẩn, sau đó nhấp vào OK. Lưu và đóng tài liệu lại, lần sau khi mở tài liệu, bạn sẽ không cần nhập mật khẩu của mình.

Hạn chế chỉnh sửa định dạng

Hạn chế chỉnh sửa định dạng

Bạn có thể hạn chế cách chỉnh sửa tài liệu. Nhấp vào Tệp> Thông tin> Bảo vệ Tài liệu và chọn Hạn chế Chỉnh sửa. Thao tác này sẽ hiển thị bảng Hạn chế Chỉnh sửa ở phía bên phải của tài liệu cho các hạn chế về định dạng và chỉnh sửa trong tài liệu của bạn. Tại đây, bạn có thể cho phép mọi người đọc tài liệu của mình, chọn những phần họ có thể chỉnh sửa và chọn cách họ thực hiện.

Chọn hộp “Giới hạn định dạng đối với chỉ đặt kiểu” để ngăn mọi người thay đổi định dạng tài liệu của bạn. Bấm Tùy chọn để mở cửa sổ bật lên Giới hạn Định dạng, cửa sổ này hiển thị tất cả các thay đổi kiểu được phép theo mặc định. Bạn có thể để nguyên, thay đổi thành Mức tối thiểu được đề xuất hoặc Không có. Nếu bạn không chắc nên chọn tùy chọn nào, hãy chọn Mức tối thiểu được đề xuất.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong số ba tùy chọn trong Định dạng để cho phép Định dạng Tự động ghi đè các hạn chế định dạng, chặn khả năng chuyển đổi chủ đề hoặc lược đồ và chặn khả năng chuyển đổi bộ QuickStyle. Nếu bạn không chắc chắn, đừng đặt ba tùy chọn này. Bấm OK để đóng cửa sổ Định dạng Hạn chế.

Hạn chế chỉnh sửa nội dung

Hạn chế chỉnh sửa nội dung

Trong phần “Hạn chế Chỉnh sửa”, hãy chọn hộp kiểm “Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu” để chỉ định cách người đọc có thể sửa đổi nội dung của tài liệu. Nhấp vào menu thả xuống ở dưới cùng để chọn từ bốn tùy chọn:

  • Theo dõi thay đổi cho phép theo dõi thay đổi tài liệu và hạn chế tất cả các loại chỉnh sửa khác.

  • Nhận xét cho phép người đọc chèn nhận xét vào tài liệu của bạn mà không có bất kỳ thay đổi nào.

  • Điền vào biểu mẫu cho phép người đọc điền vào biểu mẫu bạn tạo mà không thay đổi nội dung của chúng.

  • Chưa chỉnh sửa (chỉ đọc) làm cho tài liệu ở chế độ chỉ đọc, vì vậy không thể thực hiện thay đổi nào.

Chỉnh sửa các loại trừ

Chỉnh sửa các loại trừ

Nếu bạn chọn tùy chọn “Nhận xét” hoặc “Không thay đổi” (chỉ đọc), bạn có thể tạo ngoại lệ để cho phép mọi người chỉnh sửa các phần nhất định trong tài liệu của bạn. Trong phần “Ngoại lệ”, chọn hộp “Tất cả” và chọn bất kỳ phần nào của tài liệu mà bạn muốn chỉnh sửa.

Cung cấp bảo vệ

Cung cấp bảo vệ

Khi mọi thứ đã được thiết lập, hãy nhấp vào “Có, bắt đầu bảo vệ cưỡng bức”, sau đó nhập và nhập lại mật khẩu và nhấp vào “OK”. Lưu tài liệu, đóng, sau đó mở lại để thấy rằng các điều khiển chỉnh sửa trên dải băng trên cùng chuyển sang màu xám. Nếu bạn đã bật chỉnh sửa trong các phần nhất định của tài liệu, hãy nhấp vào khu vực này và các điều khiển sẽ khả dụng trở lại.

Để tắt tính năng bảo vệ, hãy nhấp vào tab Duyệt qua và nhấp vào biểu tượng Hạn chế Chỉnh sửa. Nhấp vào nút Dừng Bảo vệ ở cuối bảng Hạn chế Chỉnh sửa, sau đó nhập mật khẩu của bạn và nhấp vào OK. Xóa các tùy chọn cho các hạn chế định dạng và chỉnh sửa xuất hiện trong bảng điều khiển.

Thêm chữ ký điện tử

Thêm chữ ký điện tử

Để bảo mật tài liệu bằng chữ ký điện tử, hãy mở Tệp> Thông tin> Bảo vệ Tài liệu và chọn Thêm Chữ ký Số. Điều này cho những người đọc tài liệu của bạn biết rằng bạn và không ai khác đã ký vào tài liệu đó, cho biết rằng bạn là người cuối cùng chỉnh sửa và lưu tài liệu đó.

Để tạo chữ ký điện tử, bạn sẽ cần chứng chỉ ký. Lần đầu tiên bạn thực hiện thao tác này, Word sẽ hiển thị thông báo hỏi bạn có muốn thiết lập chữ ký số hay không. Nhấp vào Có và trang hỗ trợ của Microsoft sẽ mở ra, nơi bạn có thể tìm thấy ID kỹ thuật số của mình. Sử dụng các liên kết của các nhà cung cấp khác nhau để lấy ID kỹ thuật số. Sau đó bấm vào liên kết Thêm hoặc Xóa Chữ ký Số trong Tệp Office. Cuộn xuống trang để tìm hiểu cách thêm chữ ký điện tử.

Sau khi bạn có ID kỹ thuật số của mình, hãy quay lại nút Bảo vệ tài liệu và nhấp lại NHƯNGđ chữ ký số. Điền vào các trường bắt buộc và nhấp vào nút “Ký”. Bạn có thể được yêu cầu xác nhận chữ ký điện tử và sau đó nhấp vào OK.

Tài liệu của bạn được ký điện tử và ở chế độ chỉ đọc. Word giải thích rằng tài liệu đã được ký và đánh dấu là cuối cùng, và nếu ai đó giả mạo nó, các chữ ký sẽ trở nên không hợp lệ. Bất kỳ ai mở tài liệu sẽ thấy thông báo về chữ ký điện tử của bạn.

Đánh dấu là cuối cùng

Đánh dấu là cuối cùng

Thay vì sử dụng chữ ký điện tử, bạn có thể đánh dấu tài liệu là cuối cùng theo cách thân mật hơn. Mở Tệp> Thông tin> Bảo vệ Tài liệu và chọn Đánh dấu là cuối cùng. Word sẽ cho bạn biết rằng tài liệu là cuối cùng và sẽ được lưu. Bằng cách đánh dấu một tài liệu là cuối cùng, bạn tắt tính năng nhập, chỉnh sửa và hiệu đính, và bất kỳ người đọc nào cũng sẽ được hiển thị thông báo rằng tài liệu đã được hoàn thành.

Khi ai đó mở tài liệu, họ sẽ thấy một thông báo ở đầu màn hình thông báo cho họ về trạng thái của tệp. Tuy nhiên, người đọc vẫn có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu nếu họ nhấp vào nút Chỉnh sửa. Bằng cách nhấp vào nút này, họ có thể chỉnh sửa và lưu lại tài liệu.

Mục tiêu cuối cùng của tùy chọn này không phải là ngăn cản bất kỳ ai chỉnh sửa tài liệu mà là để thông báo cho người đọc rằng đây là phiên bản cuối cùng được khuyến nghị. Nếu ai đó vẫn muốn chỉnh sửa thêm tài liệu, hành động của họ sẽ được ghi lại. Khi một tài liệu được đánh dấu là cuối cùng và sau đó được chỉnh sửa lại, người ban đầu đã khóa tài liệu đó vẫn được hiển thị là tác giả, trong khi người khác được lưu là người cuối cùng thay đổi tài liệu.

Đọc thêm

Nội dung tương tự:

PC ngốn năng lượng? Đây là lượng điện mà máy tính của bạn sử dụng

Hướng dẫn • 20/01/2024

Cho dù bạn lo lắng về lượng khí thải carbon hay chỉ muốn kiểm soát hóa đơn năng lượng của mình, tất cả chúng ...

Cách khắc phục AirPods trái hoặc phải không hoạt động? 10 bản sửa lỗi thực sự

Hướng dẫn • 04/01/2024

Apple AirPods là hình ảnh thu nhỏ của sự tiện lợi. Tuy nhiên, chúng không hoàn hảo và có những mặt hạn chế. Một ...

Cách hủy Đăng ký Amazon Music Không giới hạn và Tiện ích bổ sung HD

Hướng dẫn • 05/02/2024

Amazon Music cung cấp các gói đăng ký khác nhau cho các nhu cầu khác nhau của người dùng. Bạn có thể Đăng ký ...

Cách in trên một trang trong Google Trang tính (vừa với trang)

Hướng dẫn • 25/12/2023

Nếu bạn thường in công việc của mình trong Google Trang tính, tôi chắc chắn rằng bạn đã gặp phải vấn đề một số ...