Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 11/10/2022

Bảng là một cách tuyệt vời để làm việc với dữ liệu. Chúng giúp tổ chức dữ liệu để bạn có thể trích xuất thông tin hữu ích từ đó. Google Trang tính cung cấp các khả năng bổ sung của bảng tổng hợp giúp quá trình phân tích dữ liệu thậm chí còn mạnh mẽ hơn.

Nếu bạn chưa quen với PivotTables, hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn động lực cần thiết để đi sâu hơn vào dữ liệu của mình và thực hiện một số phép thuật thao tác dữ liệu nghiêm túc.

Bảng tổng hợp là gì?

bảng xoay lấy một bộ dữ liệu lớn và giúp tóm tắt và rút ra Tổng kết từ chúng.

Khi bạn có một bảng tính nhỏ với ít dữ liệu, bạn sẽ dễ dàng đọc, hiểu và rút ra Tổng kết. Nhưng khi dữ liệu lớn hơn, tất cả những gì bạn thấy là rất nhiều con số. Sau đó, rất khó để đưa ra Tổng kết từ dữ liệu của bạn.

Hãy xem một ví dụ sử dụng. Hãy xem xét dữ liệu ví dụ trong hình ảnh bên dưới. Nó bao gồm các chi tiết về doanh số bán hàng do nhân viên của một chuỗi cửa hàng cung cấp đồ dùng văn phòng tưởng tượng thực hiện. Thoạt nhìn, tất cả những gì chúng ta thấy là một loạt các con số, ngày tháng và văn bản. Từ những dữ liệu này, rất khó để hiểu bất kỳ ý nghĩa nào.

Nhưng với PivotTables, bạn có thể thu hẹp một tập dữ liệu lớn như vậy và hình dung mối quan hệ giữa các điểm dữ liệu khá dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng bảng tổng hợp để trả lời các câu hỏi như:

  • Người bán nào mang lại nhiều doanh thu nhất trong một tháng cụ thể?
  • Khu vực nào có doanh số bán hàng nhiều nhất?
  • Có bao nhiêu chiếc bút chì đã được bán?
  • Đại diện bán hàng nào không đạt được mục tiêu của họ?

Tất nhiên, giờ đây, bạn có thể phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các công thức và hàm, nhưng bảng tổng hợp có thể giúp công việc của bạn nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều và với ít lỗi do con người gây ra.

Lợi ích của bảng tổng hợp trong Google Trang tính

Dưới đây là một số lý do tại sao ngày càng nhiều người yêu thích bảng xoay:

  • Như đã đề cập ở trên, bảng tổng hợp có thể giúp bạn phân tích dữ liệu của mình hiệu quả hơn.
  • Chúng nhanh hơn để soạn và dễ khám phá hơn các công thức và hàm.
  • Chúng linh hoạt và đa năng. Sử dụng PivotTables, bạn có thể thu hẹp dữ liệu của mình đến những điểm quan trọng và thêm dữ liệu bổ sung vào chúng nếu cần.
  • Chúng thậm chí còn cho phép bạn tóm tắt dữ liệu khi cần bằng cách sử dụng tổng hợp, công thức và hàm.

Trong trường hợp sử dụng trên, chúng ta có thể dễ dàng sử dụng bảng tổng hợp để thu hẹp dữ liệu để cho chúng ta biết tổng cộng mỗi đại diện bán hàng đã bán được bao nhiêu.

Cách Chèn PivotTables trong Google Trang tính

Đây là cách bạn có thể chèn và sử dụng bảng tổng hợp trong Google Trang tính để phân tích dữ liệu trong trường hợp sử dụng của chúng tôi. Chúng tôi thu được những dữ liệu mẫu này từ trang sau:

https://www.contextures.com/xlSampleData01.html

Dữ liệu được sử dụng và tải xuống miễn phí, vì vậy bạn cũng có thể tải xuống và chuyển đổi sang Google Trang tính để làm theo hướng dẫn của chúng tôi.

  • Chọn tất cả các ô trong bảng này. Bạn có thể thực hiện việc này nhanh chóng bằng cách chọn ô đầu tiên ở góc trên cùng bên phải, sau đó nhấn phím Shift trong khi nhấp vào ô cuối cùng ở góc dưới cùng bên phải. Đảm bảo rằng bạn cũng chọn các tiêu đề cột.
  • Từ menu Dữ liệu, chọn PivotTable.
  • Bạn sẽ được hỏi xem muốn chèn PivotTable trên trang tính mới hay trên trang tính hiện có. Nó thường là tốt nhất để sử dụng một lá tươi. Vì vậy, hãy chọn tùy chọn Trang tính mới.
  • Nhấp vào nút “Tạo”.

Bạn sẽ thấy rằng PivotTable của bạn đã được tạo trong một bảng tính mới có tên Pivot Table 1. Bạn có thể tiếp tục và đổi tên nó thành một cái gì đó khác nếu bạn muốn.

  • Ở phía bên phải, bạn sẽ thấy một thanh bên là Trình chỉnh sửa PivotTable. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một số bảng tổng hợp mà Google Trang tính tự động đề xuất dựa trên dữ liệu bạn chọn. Bạn có thể chấp nhận các đề xuất (nếu bạn cho rằng họ trả lời đúng câu hỏi của bạn) hoặc tạo bảng tổng hợp của riêng bạn với dữ liệu bạn yêu cầu.

Bảng tổng hợp do Google Trang tính cung cấp

Nếu bạn nhấp vào bất kỳ đề xuất nào được đề xuất, Google Trang tính sẽ tự động tạo bảng tổng hợp ban đầu của bạn. Hãy cùng xem qua một số gợi ý này trước.

Một gợi ý là bảng tổng hợp hiển thị số lượng đơn vị trung bình được bán bởi mỗi đại diện bán hàng. Nếu bạn nhấp vào tùy chọn này, bạn sẽ nhận được một bảng tổng hợp giúp bạn dễ dàng xem đại diện nào bán được nhiều đơn vị trung bình nhất, cách mỗi đại diện cộng dồn với nhau và ai có thể xứng đáng được tăng lương trong năm nay!

Một gợi ý khác là tổng chi phí đơn vị cho từng khu vực. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một bảng với từng khu vực và tổng chi phí đơn vị tương ứng. Nhờ đó, bạn có thể có được một số ý tưởng về hoạt động của từng khu vực (về doanh số bán hàng).

Lưu ý rằng bạn có thể sử dụng PivotTable được cung cấp và thêm các hàng và cột của riêng bạn để tùy chỉnh nó.

Ví dụ, bạn nên xem số lượng đơn vị bán được theo khu vực hơn là tổng chi phí đơn vị. Do đó, bạn có thể loại bỏ cột “Chi phí đơn vị” bằng cách chọn dấu chéo tương ứng với tùy chọn “Chi phí đơn vị” trong phần “Giá trị”.

Điều này sẽ xóa cột SUM của đơn vị chi phí khỏi PivotTable.

Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút Thêm bên cạnh trường Giá trị và chọn Đơn vị từ menu thả xuống.

Tạo PivotTable tùy chỉnh của riêng bạn

Nếu các đề xuất của Google Trang tính không đáp ứng yêu cầu của bạn, bạn cũng có thể tạo Google PivotTable của riêng mình theo cách thủ công.

Trình chỉnh sửa PivotTable (ở thanh bên phải) cũng cung cấp cho bạn khả năng chèn dữ liệu vào PivotTable theo yêu cầu của bạn.

Tại đây, bạn sẽ thấy 4 tùy chọn chèn:

  • cấp bậc
  • cột
  • Giá trị
  • Bộ lọc

Hãy cố gắng tạo bảng tổng hợp của riêng chúng tôi để thực hiện phân tích như vậy:

Mỗi đại diện bán hàng đã thực hiện được bao nhiêu lần bán hàng trên các loại sản phẩm khác nhau đã bán trong năm 2018?

Để trả lời câu hỏi trên, đây là những gì chúng ta cần trong mỗi kích thước:

  • Chúng tôi muốn PivotTable hiển thị tên của các đại diện bán hàng trên mỗi hàng.
  • Chúng tôi muốn hiển thị các mặt hàng khác nhau được bán trong mỗi cột.
  • Chúng tôi muốn tổng giá trị bán hàng nằm trong các ô mà mỗi tên đại diện bán hàng khớp với tên sản phẩm.
  • Chúng tôi muốn các bộ lọc chỉ hiển thị các giá trị cho năm 2018. Bộ lọc cho phép bạn xem các phần của dữ liệu trong khi ẩn những phần bạn không cần.

Bây giờ chúng ta hãy bắt đầu tạo bảng tổng hợp của chúng ta.

Chèn hàng:

Để hiển thị tên của đại diện bán hàng trên mỗi hàng, hãy nhấp vào nút Thêm bên cạnh Hàng và chọn Đại diện từ danh sách thả xuống. PivotTable sẽ trích xuất tên của tất cả các đại diện bán hàng từ bảng nguồn.

Lưu ý rằng PivotTable lấy tên của các đại diện bán hàng, loại bỏ các bản sao và hiển thị chúng theo thứ tự bảng chữ cái trong cột A.

Chèn cột:

Sau đó, chúng tôi muốn hiển thị các mặt hàng khác nhau đã bán trong mỗi cột. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút “Thêm” bên cạnh “Cột” và chọn “Phần tử” từ danh sách thả xuống. Trong PivotTable, mỗi cột sẽ hiển thị tên của các mục khác nhau mà không có bất kỳ sự lặp lại nào.

Vì vậy, bây giờ bảng của bạn đang bắt đầu thành hình. Bạn có đại diện bán hàng theo hàng và loại mặt hàng theo cột.

Dán giá trị

Để điền các ô riêng lẻ của bảng tổng hợp, chúng tôi cần các giá trị của tổng doanh số bán hàng do từng đại diện bán hàng thực hiện cho từng mặt hàng.

Nhấp vào nút Thêm bên cạnh trường Giá trị và chọn Tổng từ menu thả xuống.

Bây giờ bạn sẽ thấy tổng doanh số của từng loại sản phẩm cho đại diện bán hàng này.

Nếu bạn muốn xem doanh số bán hàng trung bình thay vì tổng doanh số bán hàng, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới “Tổng hợp theo” trong phần “Tổng số” và chọn “Trung bình” từ danh sách thả xuống.

Tổng số trong mỗi ô bây giờ sẽ được thay thế bằng doanh số bán hàng trung bình được thực hiện cho từng loại mặt hàng cho đại diện bán hàng đó.

Bạn cũng sẽ tìm thấy “Tổng cộng” được tính toán tự động cho từng mục ở cuối PivotTable. Tổng số tiền cho mỗi đại diện bán hàng được hiển thị ở cột bên phải của bảng.

Thêm bộ lọc

Bảng tổng hợp của chúng tôi đã bắt đầu cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích. Nó vẫn chỉ để đảm bảo rằng chúng tôi chỉ nhận được doanh số trung bình cho năm 2018. Đối với điều này, chúng tôi sử dụng bộ lọc.

  • Để thêm bộ lọc, hãy nhấp vào nút “Thêm” bên cạnh “Bộ lọc” và chọn “Ngày đặt hàng” từ danh sách thả xuống.
  • Trong phần Ngày đặt hàng, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới Trạng thái.
  • Nhấp vào “Lọc theo điều kiện”.
  • Bảng gốc của chúng tôi chỉ liệt kê các ngày trong năm 2018 và 2019. Vì chúng tôi chỉ cần các giá trị cho năm 2018,
    • Chọn “Ngày trước”.
    • Bên dưới đó, bạn sẽ thấy một menu thả xuống khác bên cạnh từ “hôm nay”. Nhấp vào nó và chọn “ngày chính xác”.
    • Nhập ngày 01.01.2019 vào trường nhập.

Điều này đảm bảo rằng giá trị trung bình chỉ tính đến tất cả các ngày trước ngày 1 tháng 1 năm 2019 (chỉ là tất cả các ngày trong năm 2018!)

  • Bấm OK để cập nhật bảng tổng hợp.

Đó là tất cả!

Bây giờ chúng tôi có một bảng tổng hợp trả lời câu hỏi của chúng tôi: Mỗi đại diện bán hàng đã thực hiện bao nhiêu doanh số cho các loại sản phẩm khác nhau đã bán trong năm 2018?

Bảng tổng hợp đơn giản hóa đáng kể công việc khi chúng ta muốn phân tích một lượng lớn dữ liệu hoặc xem bức tranh lớn. Với tất cả thông tin chúng tôi cần ở ngay trước mắt, giờ đây chúng tôi có thể trả lời hầu hết mọi câu hỏi về dữ liệu của mình.

Vì vậy, hãy tiếp tục, dùng thử, khám phá sức mạnh của Google PivotTables và khám phá không giới hạn về dữ liệu của bạn. Giờ đây, bạn có thể tạo nhiều loại bảng tổng hợp, từ bảng tổng hợp đơn giản đến bảng tổng hợp phức tạp trong Google Trang tính.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách xóa tài khoản Instagram của bạn

Hướng dẫn • 15/10/2022

Bạn có tài khoản Instagram để chia sẻ và theo dõi các bức ảnh và video yêu thích của mình. Có lẽ tại một ...

8 Mẹo để Hội nghị Truyền hình Tốt hơn

Hướng dẫn • 28/04/2022

(Hình ảnh: Getty) Nội dung chính Cẩn thận xung quanh bạn Sáng tạo với cách bạn kết nối Xóa băng thông Đăng nhập sớm ...

Cách phát trực tuyến trò chơi trong khi chia sẻ mạng Wi-Fi

Hướng dẫn • 02/11/2022

Các dịch vụ phát trực tuyến trò chơi như Google Stadia và Nvidia GeForce Now yêu cầu nhiều dữ liệu tốc độ cao để ...

Cách biết ai đó đang ở chế độ bóng ma trên Snapchat?

Hướng dẫn • 13/10/2022

Nếu muốn biết ai đó có đang ở chế độ bóng ma hay không, bạn có thể xem các thông tin khác nhau trên ...