Khi nói đến việc chia sẻ, Google có thể hơi khó xử. Thông thường, khi bạn cố gắng chia sẻ một tài liệu, Google Trang tính sẽ cố gắng chia sẻ tài liệu đó – và đó không phải lúc nào bạn cũng muốn.
Rất tiếc, Google Trang tính không có cách nội bộ để chia sẻ chỉ một trang tính. Đúng hơn, bạn cần thể hiện một chút sáng tạo.
Hãy xem cách chỉ chia sẻ một trang tính trong Google Trang tính.
Thiết kế bảng tính của Google
Nếu bạn quen thuộc với Excel, thì bạn đã quen với Google Trang tính. Tài liệu Google Trang tính là một tài liệu đơn lẻ, được gọi là “sổ làm việc”, bao gồm nhiều trang.
Thông thường, khi bạn chia sẻ Bảng tính Google, bạn đang chia sẻ toàn bộ tài liệu.
Trong ví dụ này, chúng tôi có một trang tính chứa lịch làm việc của nhân viên. Chúng tôi có một trang cho “Anna” và một trang khác cho “Aaron”.
Có thể hiểu, chúng tôi chỉ muốn chia sẻ lịch trình với nhân viên trên cơ sở cá nhân. Nhưng chúng tôi có thể muốn giữ mọi thứ trên một trang tính cho đơn giản.
Phương pháp chia sẻ Google Trang tính phổ biến nhất là nhấp vào nút Chia sẻ. Từ đó, bạn có thể “Thêm người hoặc nhóm” hoặc nhận liên kết chia sẻ.
Khi chia sẻ, bạn có thể chọn từ ba cách phân loại:
- Người đọc: Đây là người có thể xem nội dung nhưng không thể bình luận hoặc chỉnh sửa nội dung đó.
- Người bình luận: Đây là người có thể để lại bình luận nhưng không thể tự chỉnh sửa tài liệu.
- Editor: Đây là người có thể xem nội dung, để lại nhận xét và chỉnh sửa tệp.
Nói chung, bạn nên cấp quyền truy cập vào hầu hết các tài liệu với tư cách là “người bình luận” hoặc “người đọc”. Khi bạn cho phép mọi người chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có nguy cơ bị mất nội dung hoặc thay đổi.
Nếu bạn cho phép người khác chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn sẽ có thể theo dõi những thay đổi đó. Bạn sẽ thấy ai đã chỉnh sửa nội dung gì và khi nào, đồng thời bạn có thể hoàn tác các thay đổi nếu muốn. Tuy nhiên, điều này rất nguy hiểm và ai đó có thể chia sẻ tệp của bạn với những người không nên có hoặc xóa tệp hoàn toàn.
Tuy nhiên, vấn đề với việc chia sẻ tệp là nó sẽ chia sẻ toàn bộ tài liệu – điều này sẽ không hoạt động nếu bạn chỉ muốn chia sẻ một tab.
Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ một tab trong Google Trang tính, bạn thường sẽ phải xóa dữ liệu không liên quan khỏi tài liệu.
Một số phương pháp có thể được sử dụng cho việc này.
Liên kết ai đó với một tab cụ thể trong trang tính Google của bạn
Giả sử Aaron biết chính xác khi nào Anna làm việc, cho dù bạn không cố gắng che giấu thông tin, bạn chỉ muốn đảm bảo rằng anh ấy đến đúng trang.
Nếu anh ta chỉ mở URL, anh ta sẽ đến trang của Anna và có thể bị nhầm lẫn.
Có thể liên kết trực tiếp ai đó với một tab cụ thể trong Bảng tính Google của bạn. Bạn thực hiện việc này trước tiên bằng cách chuyển đến trang tính mà bạn muốn họ xem.
Khi bạn truy cập trang đầu tiên, bạn sẽ thấy gid = 0 ở cuối URL. Nhưng trong trường hợp này, khi chúng ta nhấp vào tab của Aaron, chúng ta thấy gid = 2068619782.
Thêm “gid = 2068619782” vào cuối URL được chia sẻ của bạn và chúng sẽ được tự động chuyển hướng đến tab thích hợp.
Tất nhiên, vấn đề là bạn vẫn có thể xem các trang tính khác. Bạn được chuyển hướng đến một địa chỉ cụ thể, nhưng bạn vẫn có thể nhấp vào bất kỳ địa chỉ nào trong số chúng. Vì vậy, mặc dù dễ sử dụng hơn nhưng nó không an toàn bằng.
Nó cũng không chính xác là một phương pháp chia sẻ trang tính trực quan bởi vì bạn sẽ cần phải tìm một “hướng dẫn” – và vì thật khó để giải thích cho ai đó những gì bạn đã làm.
Nhưng nếu bạn chỉ định gửi cho ai đó một URL và bạn không thực sự quan tâm đến việc liệu họ có thể xem các dữ liệu khác hay không, thì đây là giải pháp tốt nhất hiện có.
Bảo vệ bảng khỏi bị người dùng khác xem
Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên không muốn xem lịch làm việc của các nhân viên khác? Có lẽ các trang tính cũng chứa thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như thang lương. Có thể có lúc bạn cần chia sẻ một trang tính và bảo vệ các trang tính khác không bị xem.
Trong cuốn sách này, chúng tôi cũng có một bảng tính được gọi là Thông tin về Bảng lương. Anna kiếm được nhiều tiền hơn Aaron, có lẽ vì cô ấy có thâm niên hoặc có lẽ vì cô ấy có thêm trách nhiệm.
Bạn có thể nhấp chuột phải vào trang tính và nhấp vào “Ẩn” để ẩn điều này với người dùng. Miễn là người dùng có trạng thái Người bình luận hoặc Người đọc, họ sẽ không thể chỉnh sửa trang tính để ẩn trang này.
Nhưng nó không an toàn cho lắm. Vấn đề là bạn sẽ phải “tiết lộ” trang tính, như sau:
Khi bạn mở một trang tính, người khác có thể nhìn thấy nó. Và bạn chỉ có thể ẩn mọi thứ cùng một lúc với tất cả mọi người, không chỉ với một người tại một thời điểm.
Bảo vệ các trang tính khác
Cũng cần lưu ý rằng bạn có thể đặt bảo vệ cho các trang tính. Bảo vệ có nghĩa là mọi người không thể chỉnh sửa các trang tính này, ngay cả khi họ có thể xem chúng.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập để Anna không thể chỉnh sửa trang tính của Aaron và Aaron không thể chỉnh sửa trang tính của Anna. Điều này sẽ rất hữu ích nếu bạn yêu cầu họ đặt lịch trình của riêng mình và không quan tâm liệu họ có thể xem trang tính của nhau hay không.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào một trang tính và chọn “Bảo vệ Trang tính”. Từ đó, bạn chọn những người dùng có thể thực hiện thay đổi đối với trang tính.
Trên thực tế, trong tình huống này, nó thậm chí có thể là giải pháp tốt nhất cho vấn đề cụ thể này – họ sẽ có thể xem trang tính của nhau để kiểm tra lịch trình của họ, nhưng họ sẽ không thể chỉnh sửa chúng.
Rõ ràng nhược điểm một lần nữa là bạn không thể ẩn thông tin theo cách này. Bạn chỉ có thể bảo vệ nó khỏi những thay đổi. Nếu bạn có thông tin nhạy cảm trên các trang tính này mà bạn muốn bảo vệ, giải pháp sẽ không hữu ích.
Tạo một tệp mới với một trang tính
Cho đến nay, chúng tôi có những giải pháp khá không hoàn hảo. Mặc dù chúng tôi có thể hướng mọi người đến một trang tính hoặc trong khi chúng tôi có thể ẩn các trang tính khác, chúng tôi vẫn chưa thể xóa hoàn toàn dữ liệu mà chúng tôi đang cố gắng bảo vệ.
Nhưng như đã đề cập, Google không có một phương pháp nội bộ chỉ đơn giản là chia sẻ một trang tính. Thay vào đó, bạn sẽ phải tạo một sổ làm việc chỉ có một trang tính.
Một cách thuận tiện để chia sẻ một trang tính đơn lẻ là trước tiên hãy tạo một bản sao tệp của bạn.
Sau khi tạo bản sao của tệp, hãy xóa các trang khác, sau đó chia sẻ trang tính với người này.
Điều này cung cấp một số lợi ích quan trọng về quyền riêng tư và bảo mật. Đầu tiên, dữ liệu giúp bảo vệ không còn trong tệp. Bạn không phải lo lắng về việc liệu họ có thể truy cập nó hay không vì dữ liệu không có ở đó. Bạn cũng không cần phải chia sẻ nó theo bất kỳ cách đặc biệt nào; chia sẻ nó với một người là tất cả những gì bạn cần.
Nhưng cũng có những nhược điểm. Bạn sẽ phải cập nhật từng trang tính bất kể tài liệu lớn hơn. Bạn sẽ không thể lưu liên kết giữa các trang tính vì chúng sẽ là các sổ làm việc riêng biệt. Và bạn sẽ có nhiều tệp bổ sung.
Ghi chú. Cũng có những cách khác để tạo sổ làm việc chỉ chứa một trang tính. Ví dụ: bạn có thể tạo một sổ làm việc trống mới và sao chép trang tính theo cách thủ công.
Xuất trang sang Google Trang tính
Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn xử lý nhiều sổ làm việc nhưng lại muốn chia sẻ một trang tính duy nhất?
Có một giải pháp cuối cùng bạn có thể thử: xuất từ tài liệu. Với phương pháp này, bạn sẽ lưu sổ làm việc gốc.
Đầu tiên bạn vào File -> Download. Sau đó chọn “Tài liệu PDF”.
Ở trên cùng, bạn sẽ thấy “Trang tính hiện tại”. Điều này cho phép bạn chỉ xuất trang tính hiện tại.
Điều này tạo ra một tệp bổ sung mà bạn có thể chia sẻ qua Google Documents hoặc email dưới dạng tệp đính kèm. Nhưng điều này không yêu cầu thay đổi tài liệu gốc. Thay vào đó, bạn có thể xuất từng trang bất cứ khi nào bạn muốn chia sẻ một trang nhất định.
Và bạn sẽ biết rằng dữ liệu bạn đang cố gắng bảo vệ không có trong tệp bạn đang chia sẻ. Đối với hầu hết mọi người, đây sẽ là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để chia sẻ một trang tính trong Google Trang tính. Nhược điểm là bạn sẽ xuất nó dưới dạng tài liệu PDF mà người khác sẽ không thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ với bạn.
Lưu ý rằng bạn cũng có thể xuất trang tính XLS bằng phương pháp này, nhưng nó sẽ xuất toàn bộ sổ làm việc. Bạn có thể tùy chọn xuất một trang XLS và sau đó xóa các trang không mong muốn, nhưng điều này vẫn tạo ra các vấn đề khác vì nó làm phức tạp đường dẫn nội dung của bạn. Cuối cùng, mục tiêu là có thể xuất một trang tính từ trang tính Google của bạn mà không phá vỡ sổ làm việc gốc hoặc yêu cầu quá nhiều bước.
In tờ rơi
Tất nhiên, cũng cần lưu ý rằng có một cách trực tiếp hơn nhiều để chia sẻ một trang tính. Bạn luôn có thể in tài liệu. Nếu bạn đang in tài liệu, bạn có thể phân phối trang tính theo ý muốn (xem Cách in các ô đã chọn trong Google Trang tính).
Trong hầu hết các trường hợp, lý do bạn muốn chia sẻ một trang duy nhất dưới dạng trang tính của Google là để người khác có thể chỉnh sửa nó. Nhưng nếu nó là một phần của một cuốn sách lớn hơn, nó thực sự sẽ là một việc vặt; bạn sẽ cần chuyển dữ liệu mà chúng thay đổi sang sổ làm việc ban đầu khi chúng hoàn tất.
Nếu bạn muốn cung cấp cho ai đó một bản sao không thể chỉnh sửa của tài liệu, cách nhanh nhất và dễ dàng nhất luôn là in trang đó. Đây không chỉ là số lượng tối thiểu các vấn đề bảo mật tiềm ẩn mà còn là giải pháp đơn giản nhất cho một vấn đề công nghệ.
Chỉ chia sẻ một trang tính trong Google Trang tính
Điểm mấu chốt: Google không có quy trình hoặc giao thức xác định để chia sẻ một trang tính.
Thay vào đó, có một số cách giải quyết bạn có thể sử dụng. Bạn có thể ngăn mọi người chỉnh sửa trang tính nhất định, bạn có thể ẩn trang tính và bạn cũng có thể xuất và chia sẻ từng trang tính từ một sổ làm việc lớn.
Điều này có thể hơi bất tiện. Bạn có thể có nhiều trang trong một cuốn sách được kết nối với nhau, nhưng bạn có thể muốn một số người chỉ xem một trang. Đối với hầu hết mọi người, xuất bản sao PDF của trang này, hoặc thậm chí in trang, có thể là cách dễ dàng nhất để chia sẻ thông tin.
Bạn có thể muốn ghi nhớ điều này khi thiết kế tài liệu Google Trang tính. Lưu ý rằng dữ liệu được chia sẻ trên cùng một trang tính có thể được xem bởi tất cả mọi người chia sẻ trang tính và bạn có thể khó chia sẻ các trang tính riêng lẻ mà không chia nhỏ tệp.
