Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 08/04/2022

Nếu bạn đã từng cố gắng chỉnh sửa tài liệu di động hoặc tệp PDF, gần như chắc chắn bạn sẽ thấy nó khó hơn nhiều so với chỉnh sửa tài liệu Microsoft Office. Điều này là do định dạng PDF không bao giờ được chỉnh sửa. Khi Adobe giới thiệu đặc tả PDF vào năm 1992, toàn bộ ý tưởng là tài liệu PDF có thể được làm việc trên màn hình giống như tài liệu trên giấy. PDF được cho là một bản in ảo, tương đương với một bản sao trên giấy trên màn hình. Giống như bất kỳ bản sao giấy in nào, nó không có nghĩa là phải sửa đổi.

Không mất nhiều thời gian trước khi người dùng muốn sửa lỗi chính tả, thay thế biểu trưng sản phẩm cũ bằng biểu trưng mới và thậm chí thay đổi phông chữ và bố cục trong tệp PDF của họ. Do đó, các nhà sản xuất phần mềm năng suất đã bắt đầu cung cấp các công cụ chỉnh sửa PDF. Tuy nhiên, bạn vẫn không thể chỉnh sửa tệp PDF dễ dàng và linh hoạt như tài liệu Word, và có thể bạn sẽ không bao giờ làm như vậy. Nhưng đừng lo lắng, bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện. Tuy nhiên, trước tiên chúng tôi sẽ giải thích những vấn đề bạn đang gặp phải.

Tại sao các tệp PDF rất khó chỉnh sửa?

Định dạng PDF được phát triển trước khi mọi người bắt đầu sử dụng trình duyệt web và dựa trên một trang in. Điều này có nghĩa là bạn không thể thêm một vài dòng văn bản, chẳng hạn như ở giữa trang đầu tiên và để phần còn lại của văn bản trên trang trôi chảy sang trang thứ hai, như bạn có thể làm trong trình soạn thảo văn bản. Thay vào đó, bạn cần thay đổi kích thước của phông chữ trên trang đầu tiên hoặc thay đổi kích thước của trường chứa văn bản. Nếu bạn muốn thêm nhiều văn bản hơn để vừa với trang, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo trong phần tiếp theo, nhưng đừng mong đợi kết quả hoàn hảo.

Mặc dù nhiều ứng dụng gọi Bản thân những người chỉnh sửa PDF, họ không thể chỉnh sửa văn bản và đồ họa trong một tệp PDF. Chúng chỉ cho phép thêm nhận xét vào PDF, ghi chú kiểu Post-It hoặc các dòng và hộp văn bản xuất hiện trên một lớp phía trên nội dung PDF thực. Khi bạn thêm nhận xét vào tệp PDF, giống như đặt tệp PDF dưới ô kính và viết nhận xét trên ô kính. Bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi vĩnh viễn nào đối với văn bản, chẳng hạn như xóa dữ liệu nhạy cảm và bất kỳ ai sử dụng trình xem PDF miễn phí như Adobe Acrobat Reader hoặc Preview trên mavOS đều có thể thay đổi hoặc xóa nhận xét của bạn. Với ý nghĩ đó, ở cuối bài viết này, chúng tôi trình bày chi tiết một cách giải quyết để lưu vĩnh viễn các nhận xét trong một tệp PDF.

Một trình chỉnh sửa PDF thực sự cho phép bạn sửa đổi, di chuyển, xóa và thêm nội dung thực tế vào PDF theo cách mà không ai có thể thay đổi các chỉnh sửa của bạn trừ khi họ cũng đang sử dụng trình chỉnh sửa PDF thực sự. Bạn có thể sử dụng một phần mềm đắt tiền như Adobe Acrobat DC (14,99 mỗi tháng tại Adobe) với các tính năng đối sánh phông chữ độc đáo trên hình ảnh được quét, nhưng cho nhiều mục đích, bạn có thể nhận được kết quả tốt với các trình chỉnh sửa ít tốn kém hơn như PDF-Xchange Editor (Windows) hoặc PDFelement 6 (macOS hoặc Windows). Mặc dù có sự khác biệt về giao diện, các phương pháp cơ bản đều giống nhau trong tất cả các trình chỉnh sửa PDF.

Chỉnh sửa tệp PDF

Adobe Acrobat DC, trình chỉnh sửa PDF tốt nhất, cung cấp một giao diện rộng rãi với các điều khiển được tinh chỉnh để chỉnh sửa văn bản và hình ảnh. Mở PDF trong cửa sổ Acrobat và chọn Chỉnh sửa PDF từ menu Công cụ. Sau đó, các hộp màu xanh lam xuất hiện xung quanh mỗi phần tử PDF — văn bản hoặc đồ họa. Để sửa lỗi nhập, chỉ cần nhấp vào hộp văn bản và bắt đầu nhập. Sau đây là một ví dụ về việc sử dụng Acrobat DC để thay đổi văn bản trong tiêu đề.

Tiêu đề PDF

Thanh bên Định dạng cung cấp cho bạn quyền kiểm soát chính xác đối với tất cả các định dạng, bao gồm cả khoảng cách giữa các chữ cái. Bạn có thể sử dụng hộp Tỷ lệ ngang để kéo dài hoặc thu nhỏ văn bản cho vừa vặn. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của trường nếu cần. Khi bạn chọn một khung hình ảnh, bạn có thể cắt, thay đổi kích thước, thay thế hình ảnh hoặc chỉnh sửa nó trong một ứng dụng chỉnh sửa hình ảnh riêng biệt.

Chỉnh sửa PDF rẻ hơn

Các nguyên tắc cơ bản tương tự cũng áp dụng cho các ứng dụng thân thiện với ngân sách hơn như PDF-XChange Editor. Với tệp PDF đang mở trong ứng dụng, hãy nhấp vào Chỉnh sửa trên thanh công cụ Trang chủ, sau đó chọn loại nội dung bạn muốn chỉnh sửa — tất cả nội dung trên trang hoặc văn bản, hình ảnh hoặc hình dạng. Dưới đây là ví dụ về cách thay thế hoặc sửa đổi hình ảnh trong PDF bằng Trình chỉnh sửa PDF-XChange.

PDFX

Lưu ý rằng có một tùy chọn mặc định cho phép các phần tử văn bản được chỉnh sửa dưới dạng khối. (Nếu bạn tắt tính năng này, ứng dụng sẽ chỉ cho phép bạn thay đổi các khối của một vài từ và bạn có thể gặp khó khăn về khoảng cách giữa các từ.)

Chỉ cần nhấp vào văn bản và thực hiện thay đổi. Từ biểu tượng bánh răng ở góc dưới cùng bên trái, bạn có thể chọn “Thanh thuộc tính” để mở menu với các tùy chọn căn chỉnh phông chữ và đoạn văn, nhưng bạn sẽ không tìm thấy các điều khiển tinh chỉnh mà Acrobat cung cấp.

Định dạng các tệp PDF của bạn

Bất kể bạn sử dụng trình chỉnh sửa PDF nào, đừng mong đợi sự dễ sử dụng như trình xử lý văn bản. Khi bạn chỉnh sửa một dòng trong một đoạn văn được căn đều (toàn chiều rộng), văn bản có thể sẽ nghiêng về bên trái, để lại khoảng trắng giữa cuối dòng và lề phải. Điều này có thể được khắc phục bằng cách nhấp chuột phải vào dòng, chọn “Đoạn văn” từ trình đơn bật lên và đặt lý do để căn chỉnh.

Chèn dấu ngoặc kép cũng có thể gây ra sự cố định dạng. Các trình chỉnh sửa PDF không hiểu các dấu ngoặc kép thông minh (dấu ngoặc kép kiểu chữ nghiêng) giống như các trình xử lý văn bản, vì vậy họ chèn các dấu ngoặc kép thẳng kiểu máy đánh chữ để thay thế. Thay vào đó, bạn cần sao chép và dán trích dẫn thực từ một nơi khác trong cùng một tệp PDF hoặc nguồn khác như Internet hoặc tài liệu Word.

Trong PDF-Xchange Editor, cũng như trong bất kỳ ứng dụng chỉnh sửa PDF đầy đủ tính năng nào, bạn có thể thay đổi kích thước hộp văn bản và chỉnh lại văn bản để phù hợp với kích thước mới, nhưng hãy nhớ rằng bạn không thể định dạng lại văn bản từ trang này sang trang khác. Kích thước của hình ảnh, chúng có thể được thay thế hoặc thay đổi bằng cách sử dụng cùng một menu ngữ cảnh.

Chỉnh sửa PDF nâng cao

Adobe Acrobat DC mang đến trải nghiệm chỉnh sửa PDF tiên tiến nhất trên hành tinh. Giống như tất cả các trình chỉnh sửa PDF, Acrobat hoạt động tốt với các tệp PDF được tạo bằng các ứng dụng như Word và Excel. Ngoài ra, khi bạn thêm hoặc chỉnh sửa văn bản trong PDF, trình chỉnh sửa PDF có thể khớp với phông chữ của văn bản xung quanh vì phông chữ đó được cài đặt trên hệ thống Windows của bạn.

Tuy nhiên, Acrobat đã hoàn thành một kỳ tích đáng kinh ngạc mà không ứng dụng nào có thể sánh được. Nếu bạn đang sử dụng Acrobat để chỉnh sửa hình ảnh được quét từ một cuốn sách hoặc tạp chí cũ đã sử dụng phông chữ kim loại chưa có từ hàng trăm năm nay, thì Acrobat cho phép bạn chỉnh sửa văn bản trong hình ảnh được quét bằng cùng một phông chữ cổ. Nó thực hiện thủ thuật này bằng cách thực hiện quá trình nhận dạng ký tự quang học (OCR) trên một hình ảnh và xây dựng một phông chữ từ các ký tự mà nó tìm thấy. Khi bạn chỉnh sửa văn bản trong PDF, Acrobat sử dụng phông chữ mới này để khớp với văn bản xung quanh. Trong hình ảnh dưới đây, chúng tôi đang thêm ký tự “A” vào tiêu đề “Tiệc trà”. Acrobat sử dụng cùng một chữ “A” xuất hiện ở những nơi khác trong tiêu đề.

Phông chữ PDF

Chỉnh sửa tệp PDF miễn phí

Chúng tôi đã hứa sẽ cho bạn biết cách thực hiện một số thay đổi vĩnh viễn đối với tệp PDF chỉ bằng các công cụ miễn phí như Adobe Acrobat Reader hoặc Xem trước trên macOS. Trên Windows, bạn cần cài đặt trình điều khiển máy in BullZip PDF, miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân; Các trình điều khiển máy in PDF miễn phí khác có thể hoạt động hoặc có thể không hoạt động. (Trình điều khiển máy in Print to PDF tích hợp sẵn của Microsoft vô dụng cho mục đích này vì nó không tạo ra một tệp PDF có thể tìm kiếm được mà chỉ là một hình ảnh.)

Trong Acrobat Reader, đưa ra nhận xét của bạn (chẳng hạn như dòng, hộp văn bản và vùng đánh dấu) trên PDF, sau đó in PDF trong trình điều khiển máy in BullZip PDF. PDF kết quả sẽ có văn bản có thể tìm kiếm được giống như bản gốc, nhưng các nhận xét sẽ được ghi vào PDF và sẽ không dễ xóa.

Trên macOS, hãy mở tệp PDF ở chế độ Xem trước và để lại tất cả nhận xét của bạn. Từ menu In, nhấp vào nút PDF, sau đó Lưu dưới dạng Tái bản ở Vị trí Thuận tiện. Sau đó, mở tệp .PS này trong Xem trước và xuất lại thành PDF. PDF kết quả sẽ có thể tìm kiếm được, nhưng các nhận xét sẽ được giữ nguyên.

Mẹo, Thủ thuật và Ứng dụng PDF

Tất nhiên, có rất nhiều tiện ích chỉnh sửa PDF khác và nhiều nền tảng khác mà bạn có thể muốn chỉnh sửa chúng, nhưng điều đó nằm ngoài phạm vi của bài viết này. Trong các bài viết trong tương lai, chúng tôi sẽ đề cập đến các chủ đề bổ sung như cách ký các tệp PDF, cách hợp nhất các tệp PDF và cách chuyển đổi tệp PDF sang Word (và ngược lại). Nếu bạn đang tìm kiếm thêm các thủ thuật PDF hoặc muốn cho chúng tôi biết về thủ thuật hoặc ứng dụng PDF yêu thích của bạn, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới.

Nội dung tương tự:

Cách chèn biểu tượng dấu tích trong Google Trang tính

Hướng dẫn • 12/04/2022

Nếu bạn làm việc với danh sách kiểm tra trong Google Trang tính hoặc sử dụng danh sách này để theo dõi các nhiệm ...

9 cách để tận dụng tối đa Walmart + tư cách thành viên của bạn

Hướng dẫn • 21/08/2022

Amazon Prime cung cấp dịch vụ giao hàng trong hai ngày, dịch vụ phát video, lưu trữ ảnh, trò chơi PC, v.v. với giá ...

Làm thế nào để ghi lại một bài phát biểu với một con rái cá

Hướng dẫn • 10/04/2022

Nếu bạn cần một cách để chuyển các cuộc phỏng vấn và các cuộc trò chuyện khác thành văn bản, thì có nhiều ứng ...

Cách xóa lịch sử duyệt web và bộ nhớ cache trên Amazon Kindle Fire

Hướng dẫn • 22/04/2022

Máy tính bảng Amazon Kindle Fire cung cấp nhiều tính năng hơn thiết bị Kindle thông thường của bạn. Ngoài việc tải xuống và ...