Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 12/04/2022

Gần đây, Google Trang tính đã thêm một số tính năng tuyệt vời. Gần đây họ đã thêm một cách để dễ dàng chèn hộp kiểm (checkbox) vào bất kỳ ô nào chỉ với một cú nhấp chuột.

Xin lưu ý rằng trong bài viết này, tôi sẽ sử dụng các thuật ngữ “Hộp kiểm” và “Hộp kiểm” thay thế cho nhau. Trong Google Trang tính, tính năng này được gọi là hộp kiểm, nhưng phổ biến hơn nó được gọi là dấu kiểm.

Mặc dù rất dễ dàng để đặt một hộp kiểm (như bạn sẽ thấy ở phần sau của bài viết này), nhưng thật ấn tượng về cách bạn có thể sử dụng nó. Bạn có thể dễ dàng tạo danh sách và biểu đồ động trong đó người dùng có thể chỉ cần chọn một hộp và bạn có thể lập trình dữ liệu / biểu đồ của mình để cập nhật. Phần sau của hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn một vài ví dụ.

Hộp kiểm so với dấu kiểm

Trước khi tôi đi sâu vào cơ chế chèn và sử dụng hộp kiểm / hộp kiểm trong Google Trang tính, hãy để tôi nhanh chóng làm nổi bật sự khác biệt giữa hộp kiểm và hộp kiểm.

Dấu kiểm là một ký hiệu mà bạn chèn dưới dạng văn bản vào một ô. Nó không có tính tương tác và có thể được sử dụng đơn giản như một biểu tượng hoặc điểm đánh dấu. Bạn có thể có văn bản trước hoặc sau dấu kiểm.

Mặt khác, hộp kiểm có tính tương tác. Miễn là nó được giới hạn trong một ô, bạn có thể nhấp vào nó và nó sẽ thay đổi trạng thái. Vì vậy, nếu nó không được chọn và bạn nhấp vào nó, nó sẽ được chọn (và ngược lại).

Xin lưu ý rằng bạn không thể có văn bản trước hoặc sau hộp kiểm trong Google Trang tính. Bạn chỉ có thể có một hộp kiểm và không có gì khác.

Đặt hộp kiểm (đánh dấu) trong Google Trang tính

Dưới đây là hướng dẫn để chọn hộp kiểm trong Google Trang tính:

  • Chọn ô mà bạn muốn chèn hộp kiểm (đánh dấu)
  • Nhấp vào nút “Chèn”.
  • Nhấp vào tùy chọn Đánh dấu.

Các bước trên sẽ đánh dấu vào ô đã chọn. Nếu bạn đã chọn nhiều ô, các hộp kiểm sẽ được thêm vào tất cả các ô đã chọn.

Lưu ý rằng nếu bạn có văn bản hoặc công thức trong một ô và bạn chọn nó, Google Trang tính sẽ xóa văn bản / công thức và thay thế nó bằng hộp kiểm.

Định dạng hộp kiểm

Vì hộp kiểm là một phần của ô, bạn có thể định dạng nó giống như cách bạn làm với bất kỳ ô nào khác.

Ví dụ: bạn có thể áp dụng màu cho một ô và hộp kiểm sẽ thay đổi màu từ màu xám thành màu đã chọn. Tương tự, bạn cũng có thể thay đổi phông chữ nếu bạn muốn các hộp kiểm lớn hơn.

Ngoài ra, vì hộp kiểm là một phần của ô, bạn có thể sắp xếp và lọc chúng.

Ví dụ: nếu bạn có danh sách nhiệm vụ với hộp kiểm trong các ô liền kề, bạn có thể chọn toàn bộ phạm vi và sắp xếp danh sách theo thứ tự bảng chữ cái. Thao tác này cũng sẽ sắp xếp các hộp kiểm trong phạm vi đã chọn.

Cách hộp kiểm hoạt động trong Google Trang tính

Khi bạn đã chọn một ô, bạn có thể nhấp vào ô đó để kiểm tra và nhấp lại để bỏ chọn ô đó (nó hoạt động giống như một nút radio).

Mặc dù bạn thấy các hộp kiểm trong các ô trong Google Trang tính, nhưng nó thực sự là TRUE hoặc FALSE.

  • Nếu hộp kiểm được chọn, giá trị là TRUE.
  • Nếu hộp kiểm không được chọn, giá trị là FALSE.

Bạn có thể xác minh điều này cho chính mình bằng cách chọn bất kỳ ô nào có hộp kiểm và nhấn phím F @ (hoặc bằng cách nhìn vào thanh công thức). Bạn sẽ thấy giá trị được biểu thị bằng cờ, có thể là TRUE hoặc FALSE.

Điểm mấu chốt – khi bạn chèn một hộp kiểm, bạn chỉ cần chèn TRUE nếu nó được chọn và FALSE nếu nó không được chọn.

Điều tuyệt vời về điều này là bây giờ bạn có thể sử dụng các giá trị TRUE / FALSE này trong các công thức. Ví dụ: tôi có thể có một danh sách các mục và tôi có thể sử dụng hộp kiểm để đánh dấu một mục và hoàn thành nó. Tôi cũng có thể đếm tổng số mục đã hoàn thành bằng cách chỉ cần đếm giá trị ĐÚNG trong danh sách.

Với các hộp kiểm trong Google Trang tính, bạn có thể thực hiện một số điều thực sự thú vị, chẳng hạn như:

  • Tạo danh sách việc cần làm và đánh dấu các công việc là đã hoàn thành / đã hoàn thành.
  • Đánh dấu các điểm dữ liệu cụ thể dựa trên lựa chọn (ví dụ: 10 đầu / cuối).
  • Tạo biểu đồ tương tác trong Google Trang tính.

Hãy cùng xem xét chi tiết từng ví dụ này và xem xét các cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng hộp kiểm trong Google Trang tính.

Ví dụ 1: Tạo danh sách việc cần làm tương tác với các hộp kiểm

Với các hộp kiểm trong Google Trang tính, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm hoặc danh sách kiểm tra trong đó khi bạn nhấp vào hộp kiểm trong một ô, nó sẽ đánh dấu mục đó là xong.

Dưới đây là một ví dụ về danh sách việc cần làm đã hoàn thành với các hộp kiểm.

Trong ví dụ trên, bạn có thể chọn hộp để đánh dấu một mục / nhiệm vụ là đã hoàn thành. Nó sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu ô nhiệm vụ bằng màu xanh lục và áp dụng định dạng gạch ngang cho nó.

Khi bạn chọn bất kỳ hộp kiểm nào, giá trị trong ô đó sẽ thay đổi thành TRUE. Giá trị này sau đó được sử dụng trong định dạng có điều kiện để đánh dấu ô và áp dụng định dạng gạch ngang.

Sau đây là các bước để tạo loại danh sách kiểm tra tương tác này và sau đó đánh dấu các nhiệm vụ / mục đã hoàn thành:

  • Nhập nhiệm vụ / mục vào cột A và chọn các hộp ở cột B trong các ô liền kề.
  • Đánh dấu các ô trong cột A (những ô có mục).
  • Nhấp vào nút “Định dạng” trong menu.
  • Bấm vào tùy chọn Định dạng có Điều kiện.
  • Trong bảng Định dạng có Điều kiện mở ra, hãy bấm vào danh sách thả xuống Định dạng ô nếu.
  • Nhấp vào tùy chọn Công thức tùy chỉnh.
  • Nhập công thức sau: = $ B2
  • Chỉ định định dạng (định dạng màu và gạch ngang).

Bạn cũng có thể sử dụng công thức để đếm nhanh số nhiệm vụ đã hoàn thành. Công thức dưới đây sẽ cho điều này:

= COUNT (B2: B8; TRUE)

Ví dụ 2: đánh dấu dữ liệu bằng các hộp kiểm

Bạn có thể sử dụng hộp kiểm này để làm cho các báo cáo / trang tổng quan của mình trở nên hấp dẫn và dễ đọc về mặt hình ảnh.

Dưới đây là một ví dụ mà ngay khi bạn chọn bất kỳ hộp kiểm nào, Google Trang tính sẽ đánh dấu dữ liệu trong bảng.

Ở đây một lần nữa, định dạng có điều kiện được sử dụng, tùy thuộc vào giá trị của ô mà hộp kiểm được chọn. Nếu giá trị là TRUE, định dạng có điều kiện đã chỉ định sẽ được áp dụng và nếu giá trị là FALSE, không có định dạng nào được áp dụng.

Trong ví dụ trên, ngay sau khi tôi chọn hộp kiểm lớn hơn 85, nó sẽ thay đổi ngay màu của các ô trong cột B nếu giá trị lớn hơn 85.

Nếu bạn muốn tạo một cái gì đó như thế này, đây là các bước:

  • Chọn hộp (và chỉ định tiêu chí cho nó dưới dạng văn bản trong ô bên cạnh)
  • Đánh dấu các ô trong cột B (những ô có dấu kiểm).
  • Nhấp vào nút “Định dạng” trong menu.
  • Bấm vào tùy chọn Định dạng có Điều kiện.
  • Trong bảng Định dạng có Điều kiện mở ra, hãy bấm vào danh sách thả xuống Định dạng ô nếu.
  • Nhấp vào tùy chọn Công thức tùy chỉnh.
  • Nhập công thức sau: = AND ($ E $ 3, B2> = 85)
  • Chỉ định định dạng khi nhãn lớn hơn 85 (tôi đã sử dụng màu xanh lá cây trong ví dụ trên).
  • Nhấp vào Xong.
  • Nhấp vào Thêm quy tắc mới.
  • Nhấp vào menu thả xuống “Định dạng ô nếu”.
  • Nhấp vào tùy chọn Công thức tùy chỉnh.
  • Nhập công thức sau: = AND ($ E $ 4, B2 <35)
  • Chỉ định định dạng khi các nhãn lớn hơn 35 (tôi đã sử dụng màu đỏ trong ví dụ trên).
  • Nhấp vào Xong.

Công thức AND được sử dụng trong các bước trên kiểm tra hai điều kiện:

  • Ô có được chọn hay không (nếu được chọn, giá trị là TRUE)
  • Ô có giá trị đáp ứng tiêu chí không (lớn hơn 85 hoặc nhỏ hơn 35)

Khi cả hai điều kiện này được đáp ứng, các ô sẽ được đánh dấu dựa trên giá trị trong đó.

Ví dụ 3: Tạo biểu đồ động với hộp kiểm

Trong hầu hết các trường hợp, biểu đồ nhận giá trị của chúng từ các ô trong trang tính.

Và với hộp kiểm, bạn có thể buộc các ô này hiển thị các giá trị động. Điều này có nghĩa là các giá trị có thể được cập nhật / thay đổi tùy thuộc vào việc hộp kiểm có được chọn hay không.

Nó cũng cho phép chúng tôi tạo các biểu đồ động phụ thuộc vào việc lựa chọn hộp kiểm.

Ví dụ: dưới đây, tôi có một tập dữ liệu trong đó tôi có ba năm giá trị lợi nhuận của công ty.

Tôi có thể sử dụng tập dữ liệu ở trên và kết hợp nó với chức năng hộp kiểm để tạo ra một cái gì đó giống như bên dưới:
Lưu ý rằng biểu đồ ở trên cập nhật ngay khi tôi chọn hoặc bỏ chọn hộp cho 2019 hoặc 2020F. Loại biểu đồ này có thể thực sự hữu ích khi bạn có nhiều chuỗi dữ liệu và bạn muốn người dùng chỉ có thể xem dữ liệu hữu ích cho họ.

Có thể và dữ liệu biểu đồ phụ thuộc vào giá trị của ô hộp kiểm. Khi hộp kiểm được chọn, giá trị là TRUE, ngược lại là FALSE.

Sau đó, điều này được sử dụng để tạo tập dữ liệu động và chỉ hiển thị các giá trị nếu hộp kiểm tương ứng được chọn. Nếu hộp kiểm không được chọn, dữ liệu sẽ không được hiển thị và biểu đồ không hiển thị đường cho nó (như được hiển thị bởi bel0w).

Trong ví dụ trên, tôi đã tạo một bản sao của tập dữ liệu gốc, nhưng tập dữ liệu được sao chép này cũng phụ thuộc vào giá trị của ô hộp kiểm. Vì vậy, nếu năm 2019 được chọn, dữ liệu cho năm 2019 sẽ được điền vào tập dữ liệu thứ hai, nếu không, dữ liệu đó sẽ trống.

Và vì tôi đang sử dụng tập dữ liệu thứ hai (tập dữ liệu ở dưới cùng) để tạo biểu đồ, nên bản thân biểu đồ sẽ trở nên động.

Bước đầu tiên trong việc tạo một cái gì đó như thế này là tạo một tập dữ liệu thứ hai phụ thuộc vào hộp kiểm.

Đối với điều này, tôi đã sử dụng các công thức sau.

Dựa trên dữ liệu năm 2018

= B2

Đối với dữ liệu năm 2018, tôi cần tất cả các điểm dữ liệu gốc vì chúng sẽ luôn hiển thị trên biểu đồ. Vì vậy, tôi đã sử dụng một liên kết đơn giản đến dữ liệu gốc (bạn cũng có thể sao chép và dán dữ liệu gốc nếu muốn).

Dựa trên dữ liệu năm 2019

= IF ($ H $ 3; B3; “”)

Công thức IF sẽ kiểm tra xem hộp kiểm trong ô H3 có được chọn hay không. Nếu nó được đặt, TRUE được trả về và điểm dữ liệu ban đầu được trả về bởi công thức IF. Nhưng nếu hộp kiểm không được chọn, ô H3 trả về FALSE và công thức IF trả về một ô trống.

Vì các ô trống không được hiển thị trong biểu đồ, bạn sẽ không thấy bất kỳ thứ gì trong biểu đồ trừ khi hộp kiểm cho chuỗi đó được chọn.

Đối với dữ liệu năm 2020

= IF ($ I $ 3; B4; “”)

Logic tương tự hoạt động đối với chuỗi dữ liệu 2020, khiến nó phụ thuộc vào hộp kiểm trong ô I3.

Khi bạn có tập dữ liệu phụ thuộc hộp kiểm mới này, bạn có thể sử dụng nó để tạo biểu đồ.

Trong ví dụ này, tôi đang sử dụng biểu đồ kết hợp trong Google Trang tính, trong đó 2018 được hiển thị dưới dạng cột và 2019 và 2020F được hiển thị dưới dạng hàng.

Sao chép và xóa hộp kiểm

Vì hộp kiểm là một phần của ô trong Google Trang tính nên bạn có thể sao chép và dán nó giống như một ô bình thường.

Khi bạn sao chép và dán một ô (hoặc dải ô) bằng hộp kiểm, nó sẽ dán hộp kiểm vào các ô đã dán ở trạng thái giống như ô đã sao chép. Vì vậy, nếu bạn có một hộp kiểm được chọn, nó sẽ chèn hộp kiểm đã được chọn.

Để xóa hộp kiểm khỏi một ô (hoặc phạm vi ô), chỉ cần chọn các ô và nhấn phím Xóa.

Cũng lưu ý rằng nếu bạn chọn một ô có hộp kiểm và nhập nội dung nào đó vào đó, văn bản mới sẽ thay thế ô đó.

Nội dung tương tự:

Thêm số whatsapp vào hồ sơ facebook, trang, thị trường

Hướng dẫn • 09/04/2022

Nếu bạn muốn thêm nút WhatsApp vào trang hoặc hồ sơ Facebook của mình, bạn chỉ cần làm theo một vài bước để thêm ...

Cách tiết kiệm đồ điện tử cổ điển

Hướng dẫn • 06/04/2022

Tên tôi là Beng Edwardsvà tôi là một nhà báo chuyên viết về lịch sử công nghệ. Để thông báo cho tôi trong hành ...

Windows Sandbox: Cách kiểm tra phần mềm một cách an toàn mà không phá hủy máy tính của bạn

Hướng dẫn • 01/06/2022

Bạn có muốn dùng thử các chương trình và tính năng mới của Windows, nhưng không muốn các chương trình hoặc cài đặt nguy ...

Cách xem các yêu cầu theo dõi trên TikTok

Hướng dẫn • 01/04/2022

Nếu bạn đã chuyển sang tài khoản TikTok cá nhân, mọi người sẽ cần gửi cho bạn một yêu cầu theo dõi để theo ...