Tính năng mới lớn nhất trong Microsoft Office 2016 (trên Amazon) là đồng tác giả theo thời gian thực. Cho phép nhiều người làm việc trên một tệp cùng một lúc và cho phép tất cả các bên xem các thay đổi khi cộng tác viên thực hiện chúng, từ lâu đã là một lợi thế của các bộ ứng dụng văn phòng cạnh tranh, cụ thể là Google Drive với các tài liệu, bảng tính và các ứng dụng trực tuyến khác . ứng dụng năng suất. Đồng tác giả trong thời gian thực trong Office là một bổ sung đáng hoan nghênh cho các ứng dụng Office. Sử dụng các tính năng đồng chỉnh sửa yêu cầu một chút thiết lập và một số bí quyết. Năm bước này sẽ giúp bạn bắt đầu.
1. Kiểm tra tên của bạn
Làm thế nào để mọi người biết bạn là ai khi bạn nhập tệp của họ và bắt đầu chỉnh sửa? Mở một ứng dụng như Word hoặc Excel và chọn Tệp> Tùy chọn, sau đó trong tab Chung, bạn sẽ thấy tiêu đề Cá nhân hóa bản sao Microsoft Office của bạn. Người dùng Mac sẽ tìm thấy tùy chọn này trong Tùy chọn> Người dùng. Tại đây, bạn có thể cập nhật tên, tên viết tắt và thông tin nhận dạng khác của mình. Rất có thể bạn sẽ thấy một số dữ liệu đã được điền dựa trên tài khoản Microsoft của bạn hoặc bất kỳ thông tin nào khác do quản trị viên tài khoản công ty của bạn cung cấp.
Trong mọi trường hợp, cập nhật tên và tên viết tắt của bạn sẽ hữu ích nếu mọi người không biết bạn bằng tên pháp lý của bạn hoặc tên bạn đã nhập. Việc chọn các tên viết tắt có thể nhận dạng cũng hữu ích nếu bạn chia sẻ một nhóm các tên viết tắt với các cộng tác viên của mình. Ví dụ: tôi đã đổi tên viết tắt JD rất phổ biến của mình thành JED.
2. Lưu tệp trên đám mây.
Không ai có thể làm việc với bạn trên một tệp trừ khi tệp được lưu trong không gian dùng chung. Bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc theo dõi các tệp của mình nếu bạn lưu chúng vào không gian dùng chung ngay từ đầu, thay vì đợi Office 2016 nhắc bạn tạo một bản sao vào không gian dùng chung (điều này sẽ thực hiện bất cứ khi nào bạn cố gắng chia sẻ tệp được lưu cục bộ).
Đi tới Tệp> Lưu Dưới dạng và chọn một vị trí trong OneDrive (người dùng gia đình sẽ chọn tùy chọn đầu tiên này), OneDrive for Business hoặc SharePoint.
3. Mời cộng tác viên
Để mời cộng tác viên, bạn sẽ cần menu tùy chọn chia sẻ, ở góc trên cùng bên phải. Tìm biểu tượng “người đàn ông có dấu cộng”. Từ đây, bạn có thể chọn “Mời mọi người”.
Mời mọi người mở một trường ngay trong cùng cửa sổ nơi bạn nhập địa chỉ email, thêm thông báo tùy chọn và gửi tệp qua email. Trong phiên bản Mac của Office 2016 dành cho Mac (trên Amazon), nút Chia sẻ cũng cung cấp tùy chọn Sao chép liên kết và Gửi tệp đính kèm mà người dùng Windows có thể tìm thấy trong bảng Tệp> Chia sẻ. Ở cuối bảng điều khiển Chia sẻ là tùy chọn Nhận Liên kết Chia sẻ, sao chép liên kết đến tệp vào khay nhớ tạm của bạn, bạn có thể dán vào bất kỳ nền tảng giao tiếp hoặc cộng tác nào mà bạn thích.
4. Nếu bạn không thấy các thay đổi trong thời gian thực, hãy làm mới để xem các thay đổi.
Nếu bạn và tất cả cộng tác viên của bạn sử dụng cùng một vị trí OneDrive (miễn phí trong Microsoft Store) dành cho Doanh nghiệp hoặc SharePoint để lưu tệp và tất cả đều đang sử dụng cùng một phiên bản Office 2016, bạn sẽ có thể thấy các thay đổi đối với tệp của mình khi chúng xảy ra, với việc đánh máy của mỗi người được biểu thị bằng một màu sắc và một tập hợp các chữ cái đầu hoặc một hình ảnh nhận dạng.
Nhưng nếu cộng tác viên của bạn truy cập tệp bạn đã chia sẻ theo cách khác, chẳng hạn như thông qua phiên bản trực tuyến của Word, như cộng tác viên của tôi đã làm trong quá trình thử nghiệm, bạn có thể không thấy các thay đổi xuất hiện trong thời gian thực. Tôi đã phải cập nhật hoặc làm mới tệp của mình theo cách thủ công.
Ở cuối cửa sổ, tìm dòng có nội dung “có sẵn các bản cập nhật”.
Làm mới tài liệu bằng cách nhấp vào văn bản này và những thay đổi do cộng tác viên của bạn thực hiện sẽ xuất hiện.
5. Chặn nội dung để ngăn thay đổi
Đôi khi bạn mời cộng tác viên giúp chỉnh sửa tài liệu, nhưng có một số nội dung họ không nên thay đổi. Bạn có thể chặn nó bằng công cụ Block Authors, công cụ này không được đặt tên trực quan như vậy. Có vẻ như nó sẽ thu hồi quyền chỉnh sửa, trong khi thực tế nó chỉ chặn nội dung bạn chọn để chỉnh sửa.
Đánh dấu nội dung bạn muốn chặn. Đi tới Xem lại> Chặn tác giả. Một biểu tượng sẽ xuất hiện bên cạnh phần được đánh dấu, cho biết rằng không ai ngoài bạn có thể chỉnh sửa nó.
