Khi làm việc với dữ liệu trong Google Trang tính, bạn có thể muốn đánh dấu giá trị lớn nhất (giá trị lớn nhất) hoặc giá trị thấp nhất (giá trị nhỏ nhất) trong tập dữ liệu.
Và bạn có thể dễ dàng làm điều đó với định dạng có điều kiện. Đây là một cách dễ dàng để áp dụng một định dạng cho một ô dựa trên giá trị trong đó.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu giá trị cao nhất (giá trị tối đa), đánh dấu giá trị nhỏ nhất (giá trị nhỏ nhất) và đánh dấu 3 giá trị trên cùng và 3 giá trị dưới cùng trong tập dữ liệu.
Vậy hãy bắt đầu!
Đánh dấu giá trị hàng đầu trong Google Trang tính
Giả sử tôi có một tập dữ liệu với tên sinh viên và điểm của họ trong một môn học, và tôi muốn đánh dấu điểm cao nhất trong tập dữ liệu đó.
Đây là cách bạn có thể thực hiện với định dạng có điều kiện:
Các bước trên sẽ tô sáng ô có giá trị cao nhất.
Làm thế nào nó hoạt động?
Trong định dạng có điều kiện, bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh trả về TRUE hoặc FALSE.
Định dạng có điều kiện xem xét từng ô trong phạm vi được chỉ định và phân tích cú pháp giá trị của ô đó bằng công thức bạn chỉ định.
Nếu kết quả của công thức là TRUE, thì định dạng có điều kiện sẽ áp dụng định dạng được chỉ định và nếu kết quả của công thức là FALSE, thì định dạng có điều kiện sẽ không có tác dụng gì.
Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, nó lặp qua từng ô và phân tích điểm, đồng thời kiểm tra xem điểm có bằng với điểm cao nhất trong danh sách hay không. Chỉ ô có điểm cao nhất sẽ trả về TRUE và tất cả các ô khác sẽ trả về FALSE.
Đây là lý do tại sao chỉ ô có giá trị lớn nhất được đánh dấu bằng màu xanh lá cây (đây là định dạng chúng tôi đã chỉ định trong định dạng có điều kiện).
Nếu có nhiều ô có giá trị lớn nhất, tất cả các ô đó sẽ được tô sáng.
Đánh dấu giá trị thấp nhất trong Google Trang tính
Giống như tôi đã đánh dấu giá trị cao nhất trong tập dữ liệu, tôi cũng có thể đánh dấu giá trị thấp nhất trong dữ liệu.
Tất cả những gì nó cần là một chỉnh sửa nhỏ đối với công thức.
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn đánh dấu điểm thấp nhất trong cột B.
Sau đây là các bước cho việc này:
Các bước trên sẽ tô sáng ô có giá trị nhỏ nhất (nhỏ nhất).
Điều này một lần nữa hoạt động giống như tôi đã giải thích trong phần trước, trong đó định dạng có điều kiện đi qua từng ô và kiểm tra giá trị của ô đó so với công thức.
Chỉ ô có giá trị nhỏ nhất sẽ trả về TRUE cho công thức này và được đánh dấu, trong khi tất cả các ô khác sẽ không bị ảnh hưởng.
Đánh dấu 3 giá trị hàng đầu hoặc 3 giá trị cuối cùng trong Google Trang tính
Bây giờ, giả sử thay vì đánh dấu giá trị cao nhất hoặc thấp nhất, bạn muốn đánh dấu 3 giá trị trên cùng hoặc 3 giá trị dưới cùng.
Quy trình và logic vẫn như cũ.
Tất cả những gì bạn phải làm là thiết lập công thức để nó trả về TRUE cho ba giá trị trên cùng (hoặc ba giá trị dưới cùng) và đánh dấu các ô đó theo định dạng được chỉ định.
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn đánh dấu ba kết quả hàng đầu trong dữ liệu đó.
Sau đây là các bước cho việc này:
Các bước trên sẽ làm nổi bật ba kết quả hàng đầu trong cột B.
Công thức LARGE cho phép chúng ta nhận giá trị lớn nhất thứ N. Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để nhận giá trị lớn thứ hai hoặc giá trị lớn thứ ba trong tập dữ liệu.
Trong ví dụ của chúng tôi, vì chúng tôi muốn làm nổi bật ba giá trị hàng đầu, tôi đã sử dụng một công thức lớn để cho tôi kết quả cao thứ ba.
Công thức bây giờ chỉ cần kiểm tra từng ô và kiểm tra xem giá trị có lớn hơn giá trị lớn thứ ba hay không. Nếu đúng như vậy, thì định dạng có điều kiện sẽ làm nổi bật các ô, nếu không thì nó vẫn không thay đổi.
Nếu bạn muốn làm nổi bật 3 kết quả nhỏ nhất, bạn có thể sử dụng công thức dưới đây trong bước 7:
= B2 <= NHỎ ($ B $ 2: $ B $ 21,3)
Và nếu bạn muốn đánh dấu ba phần trên cùng và ba phần dưới cùng, bạn cần áp dụng định dạng có điều kiện hai lần với các công thức LỚN và NHỎ.
Và đảm bảo rằng định dạng khác nhau (ví dụ: màu xanh lá cây cho ba giá trị trên cùng và màu cam hoặc vàng cho ba giá trị dưới cùng).
Đánh dấu toàn bộ hàng với giá trị cao nhất / thấp nhất
Trong các ví dụ được xem xét cho đến nay, chúng tôi chỉ đánh dấu những ô có điểm.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn làm nổi bật toàn bộ mục nhập cùng với tên của học sinh.
Điều này rất dễ thực hiện bằng cách thay đổi một chút công thức định dạng có điều kiện.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và bạn muốn đánh dấu bản ghi có điểm cao nhất trong dữ liệu đó.
Sau đây là các bước cho việc này:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu (A2: B21 trong ví dụ này)
- Chọn tùy chọn Định dạng từ menu.
- Nhấp vào Định dạng có điều kiện
- Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện mở ra, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Màu đơn được chọn.
- Đảm bảo phạm vi chính xác (nếu không, bạn có thể thay đổi nó ở đây)
- Từ danh sách thả xuống Quy tắc định dạng, hãy chọn Công thức tùy chỉnh.
- Nhập công thức sau vào hộp: = $ B2 = MAX ($ B $ 2: $ B $ 21)
Các bước trên sẽ đánh dấu toàn bộ bài dự thi cho học sinh có điểm cao nhất.
Công thức này hoạt động như thế nào?
Mặc dù công thức này hoạt động giống như những công thức khác ở trên, nhưng có một điểm khác biệt nhỏ mà bạn cần hiểu.
= $ B2 = MAX ($ B $ 2: $ B $ 21)
Trong công thức trên, tôi đã sử dụng $ B2 thay vì B2. Đây được gọi là liên kết hỗn hợp.
Dưới đây là ba loại tham chiếu mà bạn có thể sử dụng trong Google Trang tính:
- B2 là một liên kết tương đối không có dấu $
- B $ 2 / $ B2 là các liên kết hỗn hợp có một $ duy nhất (trước ký tự cột hoặc trước số hàng)
- $ B $ 2 là một tham chiếu tuyệt đối có ký hiệu đô la phía trước chữ cái cột và số hàng.
Trong ví dụ trên, chúng tôi đã sử dụng $ B2 là một liên kết hỗn hợp.
Điều này có nghĩa là trong khi định dạng có điều kiện phân tích cú pháp tất cả các ô trong mỗi hàng khi nó di chuyển đến ô A2, nó sẽ sử dụng công thức sau để kiểm tra xem nó trả về true hay false:
= $ B2 = MAX ($ B $ 2: $ B $ 21)
Và khi lên B2, anh ấy lại sử dụng công thức tương tự ở trên.
Bây giờ khi anh ta đi đến ô A3, anh ta sử dụng công thức sau:
= $ B3 = MAX ($ B $ 2: $ B $ 21)
và khi chuyển đến ô B3, nó sử dụng lại công thức trên.
Bằng cách thêm dấu đô la vào trước ký tự cột, chúng tôi đảm bảo rằng ngay cả khi các ô trong cột được phân tích cú pháp, công thức vẫn tham chiếu đến giá trị trong cột B. Điều này được thực hiện bởi vì ngay cả khi tên cần được đánh dấu, chúng tôi vẫn cần phân tích điểm của người đó.
Đây là cách bạn có thể sử dụng các công thức định dạng có điều kiện đơn giản để đánh dấu giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong tập dữ liệu (hoặc giá trị N trên cùng hoặc N dưới cùng).
Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích.
