Nếu bạn duy trì và quản lý Google Trang tính, bạn có thể cần một cột số sê-ri. Mặc dù bạn có thể dễ dàng tạo cột số sê-ri bằng cách nhập chúng theo cách thủ công, nhưng đây không phải là một cách hiệu quả.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để đánh số các dòng trong Google để nó tự động thêm số sê-ri.
Điều này rất dễ thực hiện với các công thức và thủ thuật đơn giản khác.
Vậy hãy bắt đầu!
Cách đánh số hàng trong Google Trang tính
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn bốn cách để thêm số sê-ri vào Google Trang tính:
- Sử dụng tay cầm điền
- Sử dụng chức năng ROW
- Sử dụng hàm COUNTA
- Thêm 1 vào số sê-ri trước đó
Phương pháp đánh số dòng bạn chọn sẽ phụ thuộc vào cách dữ liệu của bạn được cấu trúc hoặc cách bạn muốn nó hoạt động.
Ví dụ: nếu có các dòng trống giữa chúng và bạn chỉ muốn thêm một số sê-ri vào các mục không trống, bạn không thể sử dụng tất cả các phương pháp (ví dụ sẽ được thảo luận sau trong hướng dẫn này).
Số dòng có chốt điền
Nếu bạn có tập dữ liệu không có dòng trống, đây là cách dễ nhất để thêm số sê-ri.
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn thêm số sê-ri vào cột A.
Sau đây là các bước sử dụng “Bộ mô tả điền” để nhập số sê-ri:
- Chèn một cột vào bên trái của cột Tên. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột A và chọn “Chèn Cột”.
- [Необязательно] Đặt tiêu đề cho cột mới và định dạng nó giống như các cột khác.
- Trong ô A2, nhập 1
- Trong ô A3, nhập 2
- Chọn cả hai ô
- Đặt con trỏ ở góc dưới bên phải của vùng chọn. Con trỏ sẽ thay đổi thành dấu cộng (được gọi là ô điều khiển điền).
- Nhấp đúp (hoặc nhấp chuột trái và kéo cho đến khi bạn muốn số)
Các bước trên sẽ cung cấp cho bạn các số sê-ri trong cột phụ mà bạn đã chèn. Sau đó, bạn có thể định dạng cột đó để làm cho nó trông đẹp hơn.
Các bước trên hoạt động khi bạn có tập dữ liệu liền kề (tức là không có hàng trống). Trong trường hợp có mục nhập trống trong tập dữ liệu, nhấp đúp vào chốt điền sẽ chỉ điền các số lên đến mục nhập đã điền trước dòng trống.
Lưu ý: Kết quả bạn nhận được từ phương thức này là tĩnh. Nếu bạn thêm nhiều bản ghi vào tập dữ liệu, bạn sẽ phải thực hiện lại để điền vào các hàng mới.
Sử dụng hàm ROW để đánh số hàng
Hàm ROW là Google Trang tính cung cấp cho bạn số hàng của tham chiếu ô mà bạn cung cấp cho nó. Và nếu bạn không cung cấp cho nó bất kỳ đối số đầu vào nào, nó sẽ trả về số hàng của ô mà nó được sử dụng.
Bạn có thể sử dụng hàm ROW (với một chút sửa đổi) để lấy số sê-ri trong một cột.
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn thêm số sê-ri vào cột A.
Sau đây là các bước cho việc này:
- Chèn một cột vào bên trái của cột Tên. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột A và chọn “Chèn Cột”.
- [Необязательно] Đặt tiêu đề cho cột mới
- Trong ô A2, nhập công thức: = ROW () – 1
- Sao chép và dán tất cả các ô mà bạn muốn nhập số sê-ri.
Công thức trên sử dụng hàm ROW để lấy số hàng hiện tại và sau đó trừ đi 1 khi chúng ta bắt đầu từ hàng thứ hai trở đi. Nếu bạn đang bắt đầu từ hàng đầu tiên, bạn có thể chỉ cần sử dụng chức năng ROW.
Nếu bạn chỉ muốn hiển thị số sê-ri cho các mục đã hoàn thành, bạn có thể sử dụng công thức sau:
= IF (B2 »», ROW () – 1, »»)
Bạn có thể sử dụng công thức này cho một số ô được mở rộng trong một cột (ngay cả khi chưa có mục nhập nào). Ngay sau khi bạn thêm mục nhập mới, số này sẽ tự động xuất hiện.
Ở trên sử dụng hàm IF (IF) để kiểm tra xem có văn bản trong ô liền kề hay không. Nếu không có văn bản, giá trị trống được trả về, ngược lại số dòng được trả về.
Ưu điểm của việc sử dụng hàm ROW là nếu một hàng bị xóa khỏi tập dữ liệu này, hàm sẽ tự điều chỉnh để cung cấp cho bạn số hàng chính xác.
Sử dụng hàm COUNTA
Một cách khác để đánh số hàng trong Google Trang tính là sử dụng hàm COUNTA.
Hàm COUNTA sẽ đếm số lượng ô không trống liền kề với các ô và chỉ trả về số sê-ri khi hàng đã đầy (không giống như phương thức hàm ROW, vẫn trả về số sê-ri nếu hàng trống).
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và bạn muốn gán một số (số sê-ri) cho một hàng chỉ khi hàng đó đầy.
Công thức sau có thể làm điều này:
= IF (ISBLANK (B2); “”; COUNTA ($ B $ 2: B2))
Trong công thức trên, hàm IF kiểm tra xem ô liền kề có trống không (sử dụng hàm ISBLANK). Nếu nó trống, công thức IF sẽ trả về giá trị trống và nếu không, nó sẽ đếm tất cả các hàng đã hoàn thành trong phạm vi được chỉ định và trả về số đó.
Lưu ý rằng tôi đang sử dụng $ B $ 2: B2 làm phạm vi, trong đó tôi đã khóa B2 đầu tiên (với dấu đô la ở phía trước bảng chữ cái cột và số hàng) chứ không phải thứ hai. Điều này cho phép tôi mở rộng phạm vi khi tôi sao chép nó vào các ô khác. Ví dụ: nếu tôi sao chép ô này vào ô B5, nó sẽ mở rộng và phạm vi trở thành $ B $ 2: B5.
Thêm 1 vào số sê-ri trước đó
Đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để thêm số sê-ri vào một cột. Điều này là tốt nhất khi không có hàng trống nào trong tập dữ liệu. Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới nơi bạn muốn chèn số sê-ri vào cột A.
Sau đây là các bước cho việc này:
- Nhập 1 vào ô A2
- Trong ô A3, nhập công thức = A2 + 1
- Sao chép và dán công thức này cho tất cả các ô trong cột mà bạn muốn các số
Công thức trên chỉ cần thêm 1 vào số trong ô phía trên nó.
Mặc dù đây là một phương pháp đơn giản và dễ hiểu, nhưng có một số nhược điểm mà bạn nên biết trước khi sử dụng phương pháp này:
- Điều này sẽ chỉ định một số cho dù có dòng trống hay không.
- Nếu bạn xóa một hàng, tất cả các giá trị bên dưới hàng đó sẽ trả về lỗi tham chiếu (#REF!)
- Khi bạn chèn một dòng mới, nó không tự động cập nhật số dòng. Bạn sẽ cần sao chép và dán công thức vào tất cả các ô trong hàng mới này và vào tất cả các ô bên dưới nó.
Vì vậy, đó là bốn phương pháp bạn có thể sử dụng để đánh số hàng trong Google Trang tính. Bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào trong số này tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được cấu trúc. Nếu bạn có các hàng trống trong tập dữ liệu của mình, thì phương pháp COUNTA là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích!
