Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 12/04/2022

Google Trang tính tự nó đã khá mạnh (với tất cả các công thức và tính năng tuyệt vời đó). Nhưng điều đưa họ lên cấp độ tiếp theo là giờ đây họ cho phép bạn ghi và sử dụng macro trong Google Trang tính.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ trình bày mọi thứ bạn cần biết về việc ghi và sử dụng macro trong Google Trang tính, cũng như một số ví dụ về thời điểm nó có thể hữu ích. Nhưng trước khi chúng ta bắt đầu, hãy để tôi nhanh chóng trả lời câu hỏi cơ bản này và giải quyết vấn đề theo cách của chúng ta.

Macro trong Google Trang tính là gì?

Macro là một đoạn mã trong chương trình phụ trợ của Google Trang tính (đừng lo lắng, nó không khó chút nào).

Macro này (đoạn mã) là một chuỗi các bước mà bạn đã xác định và khi bạn chạy macro này, nó sẽ tự động thực hiện tất cả các bước này.

Ví dụ: giả sử bạn đã nhận được một tập dữ liệu trong đó bạn cần thực hiện ba việc:

  • Xóa tất cả các mục nhập trùng lặp
  • Xóa tất cả các khoảng trắng thừa giữa các từ
  • Đặt đường viền cho toàn bộ tập dữ liệu

Giờ đây, bạn có thể thực hiện cả ba bước này trong Google Trang tính theo cách thủ công (từng bước).

Nhưng nếu bạn phải thực hiện lặp đi lặp lại hàng ngày hoặc vài lần mỗi ngày. Trong trường hợp này, bạn có thể nhanh chóng ghi macro và tự động hóa các bước này. Vì vậy, lần sau khi bạn có một tập dữ liệu, tất cả những gì bạn phải làm là chạy macro và nó sẽ thực hiện như sau.

Đừng lo! Bạn không cần biết mã cho việc này. Khi bạn ghi macro, bạn chỉ cần hiển thị cho Google Trang tính các bước bạn cần làm theo (thực hiện một lần). Google Trang tính tự động tạo mã cho bạn và sử dụng mã đó sau này khi bạn chạy macro.

Vì vậy, hãy bắt đầu và ghi lại macro đầu tiên của chúng tôi.

Ghi macro trong Google Trang tính

Hãy viết một macro đơn giản trong Google Trang tính sẽ thực hiện những việc sau:

  • Chọn ô A1 trên trang tính
  • Nhập văn bản Xin chào vào đó
  • Tô màu ô màu vàng

Dưới đây là các bước để ghi macro này trong Google Trang tính:

  • Nhấp vào tab Công cụ.
  • Di chuột qua tùy chọn Macros, nó sẽ hiển thị một số tùy chọn bổ sung.
  • Bấm Ghi Macro. Thao tác này sẽ cho phép ghi macro và cũng hiển thị một hộp thoại.
  • Trong hộp thoại Macro, chọn tùy chọn Sử dụng Tham chiếu Tuyệt đối (tùy chọn này được giải thích sau trong hướng dẫn này).

Các bước trên bắt đầu ghi macro. Từ bây giờ (cho đến khi bạn dừng trình ghi macro), Google Trang tính sẽ theo dõi mọi thứ bạn làm trong đó và chuyển đổi các bước của bạn thành mã ở phần cuối.

Giờ đây, Google Trang tính đang ghi lại mọi bước công việc của chúng tôi, hãy thực hiện ba việc mà chúng tôi muốn tự động hóa:

  • Chọn ô A1 trên trang tính
  • Nhập văn bản “Hi” vào đó.
  • Tạo màu vàng cho ô (sử dụng tùy chọn Fill Color trên thanh công cụ)

Sau khi hoàn thành ba bước này, hãy nhấp vào nút Lưu trong hộp thoại Macro.

Hộp thoại “Lưu Macro Mới” sẽ mở ra, nhắc bạn nhập tên cho macro. Bạn nên giữ nó ngắn gọn, nhưng đủ thông tin để bạn biết macro này làm gì. Trong ví dụ này, tôi sẽ đặt tên cho ô này là Màu Xin chào.

Bạn cũng có tùy chọn để chỉ định một phím tắt cho macro này. Khi bạn cài đặt phím tắt, bạn có thể sử dụng phím tắt này để chạy macro. Google Trang tính cho phép bạn sử dụng phím tắt ở định dạng sau – Control + Alt + Shift + Number (trong đó số có thể từ 0 đến 9)

Sau khi lưu macro, có thể mất vài giây để lưu nó vào Google Trang tính. Hiện tại, Google Trang tính sẽ chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (thứ mà Google Trang tính hiểu được).

Khi macro đã được lưu, bạn sẽ thấy thông báo ở góc dưới bên trái của tài liệu Google Trang tính. Nó cũng hiển thị tùy chọn “Edit Script” và nếu bạn nhấp vào nó, nó sẽ mở Google Apps Script Editor và hiển thị cho bạn mã đã ghi.

Chạy macro trong Google Trang tính

Khi bạn đã ghi macro, bạn có thể chạy macro bất kỳ lúc nào và nó sẽ tuân theo các bước bạn đã chỉ ra khi ghi macro.

Có một số cách để chạy macro trong Google Trang tính:

  • Sử dụng tùy chọn macro trên tab “Công cụ”
  • Sử dụng phím tắt
  • Từ Google Apps Script Editor
  • Bằng cách gán nó vào một hình dạng

Hãy xem nhanh từng cách này để chạy macro trong Google Trang tính.

Sử dụng Tùy chọn Macro

Khi bạn đã ghi macro, bạn có thể dễ dàng chạy macro bằng cách đặt nó vào tab “Công cụ”.

Nhấp vào tab Công cụ và di chuột qua tùy chọn Macro.

Trong các tùy chọn bổ sung xuất hiện, bạn sẽ thấy tất cả các macro được liệt kê ở dưới cùng (sau ba tùy chọn đầu tiên).

Ngay sau khi bạn nhấp vào bất kỳ tên macro nào, nó sẽ được thực thi ngay lập tức.

Google Trang tính không nhanh bằng các công cụ bảng tính khác (chẳng hạn như Excel). Vì vậy, khi bạn nhấp vào bất kỳ tên macro nào, có thể mất vài giây. Nó cũng phụ thuộc vào sự tự động hóa mà bạn đang cố gắng đạt được với macro. Nếu có nhiều bước về phía nó, có thể mất hơn vài giây.

Sử dụng phím tắt

Khi bạn ghi macro trong Google Trang tính, bạn cũng được nhắc nhập một phím tắt (bước tùy chọn). Phím tắt này có thể được gán trong hộp thoại nơi bạn đặt tên cho macro.

Sau khi thiết lập bàn phím, bạn chỉ cần sử dụng phím tắt và Google Trang tính sẽ chạy macro ngay lập tức.

Một lần nữa, quá trình này có thể mất vài giây tùy thuộc vào số bước trong macro.

Từ Google Script Editor

Khi bạn ghi macro trong Google Trang tính và lưu nó, các bước sẽ tự động được lưu trong Google Apps Script Editor.

Bây giờ, nếu bạn muốn thực thi một macro, bạn cũng có thể làm như vậy từ trình soạn thảo GAS.

Để thực hiện việc này, trước tiên bạn cần mở Trình chỉnh sửa GAS (bằng cách nhấp vào tab Công cụ và sau đó nhấp vào Trình chỉnh sửa tập lệnh).

Khi trình chỉnh sửa tập lệnh mở ra, hãy chọn macro bạn muốn chạy (từ danh sách thả xuống “Chọn chức năng”) và nhấp vào nút phát trên thanh công cụ.

Bằng cách gán macro cho một hình dạng

Bạn cũng có thể chèn một hình dạng trên trang tính rồi gán macro cho nút đó.

Để chèn một nút, hãy bấm vào tab Chèn, rồi bấm vào Ảnh.

Hộp thoại Vẽ sẽ mở ra.

Nhấp vào biểu tượng Hình dạng trong hộp thoại và dán hình dạng bạn muốn sử dụng làm nút để chạy macro.

Khi bạn nhấp vào bất kỳ hình dạng nào, bạn sẽ cần vẽ nó trong khu vực được cung cấp. Sau khi bạn vẽ nó và nhấp vào Lưu và đóng, hình dạng sẽ được chèn vào trang tính.

Để gán macro cho hình dạng này, hãy chọn hình dạng và nhấp vào ba dấu chấm xuất hiện ở góc trên cùng bên phải.
Từ các tùy chọn xuất hiện, hãy nhấp vào “Gán tập lệnh”.
Các bước trên sẽ mở hộp thoại Gán tập lệnh, nơi bạn sẽ cần nhập tên của tập lệnh mà bạn muốn chạy. Rất tiếc, tại thời điểm viết hướng dẫn này, không thể lấy danh sách tất cả các tên macro trực tiếp trong hộp thoại này. Bạn cần biết chính xác tên và nhập nó vào đây.

Bây giờ khi bạn nhấp vào một hình dạng, nó sẽ ngay lập tức chạy macro.

Tham chiếu tuyệt đối đến một ô tương đối khi ghi macro

Khi bạn sử dụng tham chiếu ô trong Google Trang tính, tham chiếu đó có thể là tuyệt đối hoặc tương đối.

  • Tham chiếu ô tuyệt đối: $ A $ 1
  • Tham chiếu ô tương đối: A1

Tham chiếu ô tuyệt đối có nghĩa là nếu bạn sao chép và dán chúng vào công thức, các tham chiếu ô đó sẽ không thay đổi. Nó là hoàn toàn. Ví dụ: giả sử bạn có các giá trị trong ô A1: A10 và công thức = SUM ($ A $ 1: $ A $ 10) trong ô B1.

Công thức này sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối. Điều này có nghĩa là nếu tôi sao chép và dán công thức này từ ô B1 sang ô B2 (hoặc bất kỳ ô nào khác trên trang tính), nó sẽ không thay đổi các ô mà nó đề cập đến.

Ngược lại, giả sử tôi có công thức sau trong ô B1: = SUM (A1: A10). Bởi vì điều này sử dụng tham chiếu ô tương đối, khi tôi sao chép và dán công thức từ ô B1 sang ô B2, công thức sẽ thay đổi thành = SUM (A2: A11).

Điều này là do việc sử dụng tham chiếu ô tương đối không chặn tham chiếu ô và liên quan đến vị trí mà nó được sử dụng. Nếu tôi sao chép công thức này vào ô C1, nó sẽ chuyển thành = SUM (B1: B10). Điều này là do tôi đã chuyển công thức sang phải một cột (từ B sang C), tham chiếu trong công thức cũng bị dịch chuyển một cột.

Bây giờ, chuyển sang macro trong Google Trang tính, bạn có thể ghi macro với tham chiếu ô tuyệt đối hoặc tương đối. Tùy chọn này xuất hiện ngay khi bạn bắt đầu ghi macro.

Khi bạn ghi macro với tham chiếu ô tuyệt đối, nó sẽ ghi nhớ các ô hoặc phạm vi bạn chọn và sử dụng các ô giống nhau khi bạn chạy macro. Ví dụ: nếu bạn ghi một macro để nhập văn bản “Xin chào” vào ô A1, khi bạn chạy lại macro đó, macro sẽ luôn quay trở lại ô A1 và nhập văn bản “Xin chào” vào đó.

Nhưng với tham chiếu ô tương đối, nó ghi nhớ vị trí bạn bắt đầu và sau đó di chuyển liên quan đến vị trí đó. Ví dụ: nếu tôi bắt đầu ghi macro khi tôi đã chọn ô B1 và ​​trước tiên tôi chọn A1, sau đó nhập “Xin chào” vào đó, macro của Google Trang tính sẽ nhớ rằng tôi đã di chuyển một ô sang bên trái.

Vì vậy, lần sau khi bạn chạy macro này và chọn ô K1, nó sẽ nhập văn bản vào ô J1 (là một ô ở bên trái của ô đã chọn).

Lợi ích của việc sử dụng Record Macro

Dưới đây là những lợi ích của việc sử dụng macro được ghi lại:

  • Trình ghi macro cung cấp cho bạn giao diện dễ sử dụng cho phép bạn hiển thị cho Google Trang tính các bước chính xác mà bạn muốn tự động hóa. Khi bạn hoàn tất, Google Trang tính sẽ tạo mã cho các bước bạn đã làm theo. Bây giờ bạn có thể chạy macro mà không cần chạm vào mã này.
  • Nếu bạn đang tự viết mã và cảm thấy bị mắc kẹt, bạn có thể sử dụng trình ghi macro và xem mã mà nó tạo ra. Đối với những người mới bắt đầu học Google Apps Script, Macro Recorder có thể là một trợ giúp tuyệt vời.

Những điều macro không thể thực hiện trong Google Trang tính

Mặc dù macro rất tuyệt, nhưng chúng có một số hạn chế:

  • Không thể tạo các chức năng tùy chỉnh. Tôi sử dụng Google Apps Script hầu hết thời gian để tạo các chức năng tùy chỉnh. Thật không may, bạn không thể làm điều này với macro ghi âm. Để tạo một hàm tùy chỉnh, bạn sẽ cần viết mã theo cách thủ công và chỉ định loại kết quả mà bạn muốn hàm này trả về.
  • Không thể tạo macro để chạy dựa trên sự kiện: Giả sử bạn muốn macro chạy bất cứ khi nào người dùng mở sổ làm việc, chọn một ô cụ thể hoặc thực hiện thay đổi đối với trang tính. Bạn không thể làm điều này với trình ghi macro. Đây là các sự kiện và vì bạn muốn macro chạy khi một sự kiện xảy ra, bạn sẽ phải chỉ định sự kiện kích hoạt và mã macro theo cách thủ công.
  • Không thể chạy macro mà không chọn một đối tượng: khi bạn bắt đầu ghi macro trong Google Trang tính, nó sẽ thực hiện tất cả các bước của bạn và tạo mã dựa trên nó. Để làm điều này, bạn cần hiển thị macro các bước chính xác để làm theo. Điều này có nghĩa là macro chỉ có thể ghi lại những gì nó nhìn thấy trên màn hình và không thể điều hướng và thực hiện thay đổi đối với các trang tính khác trong tài liệu không được chọn. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều này trong khi viết mã theo cách thủ công.
  • Không thể tạo vòng lặp: Giả sử bạn muốn macro lặp lại từng ô trong một dải ô và xóa một hàng nếu giá trị trong ô là “Không” và giữ nguyên nếu giá trị đó là “Có”. Bạn không thể làm điều này với macro. Tất nhiên, có nhiều cách để làm điều này (như áp dụng bộ lọc và xóa ô), nhưng bạn có thể hiểu được. Với trình ghi macro, bạn không thể lặp lại các ô trong một vòng lặp, điều này bạn có thể thực hiện bằng cách viết mã bằng tay.
  • Không thể phân tích cú pháp các điều kiện và thực hiện hành động dựa trên chúng: Với macro ghi, vì bạn không thể lặp lại các ô trong một phạm vi, nên bạn cũng không thể phân tích cú pháp các điều kiện và thực hiện hành động dựa trên chúng. Ví dụ: giả sử tôi muốn xem qua tất cả các trang tính trong tài liệu Google Trang tính và nhận danh sách tất cả các tên trang tính trên trang tính hiện hoạt. Điều này không thể được thực hiện với macro ghi và bạn sẽ phải viết mã cho nó theo cách thủ công.

Nội dung tương tự:

Cách sửa lỗi tệp Microsoft Teams không hiển thị trong thư mục tệp

Hướng dẫn • 28/04/2022

KHUYẾN KHÍCH: Tải xuống công cụ này để giúp bạn sửa các lỗi Windows phổ biến một cách an toàn và tự động tối ...

Cách chạy bản đồ ký tự trong Windows 10

Hướng dẫn • 26/04/2022

Nội dung chính 7 cách để chạy bản đồ ký tự trong Windows 10 Phương pháp 1: Mở bản đồ ký tự trong Windows ...

Cách thiết lập PC chạy Windows 10 miễn phí

Hướng dẫn • 15/04/2022

Bất kỳ ai đã từng làm việc hoặc chơi trên PC Windows chắc hẳn đều cảm thấy nhức nhối khi khởi động máy tính ...

Cách đánh dấu các bản sao trong Google Trang tính (từng bước)

Hướng dẫn • 11/04/2022

Khi làm việc với dữ liệu trong Google Sheets, sớm muộn gì bạn cũng gặp phải vấn đề trùng lặp dữ liệu. Nó có ...