Phần mềm bảng tính như Google Spreadsheets thường có nhiều khía cạnh. Vì vậy, bạn có thể sử dụng cùng một phần mềm để xem, phân tích, trình bày và in dữ liệu của mình.
Phần mềm xử lý dữ liệu này cho phép bạn sử dụng các công thức để hợp nhất thông tin từ tập dữ liệu, sau đó có thể được sử dụng để chuẩn bị và in báo cáo. Thật không may, in bảng tính trên giấy không trực quan như in tài liệu văn bản.
Có một số tùy chọn và cài đặt in mà bạn sẽ cần thiết lập chính xác để in chính xác những gì bạn cần.
Tùy chọn in trong Google Trang tính
Google Trang tính cung cấp cho bạn một số tùy chọn in, vì vậy bạn có thể in toàn bộ trang tính, toàn bộ bảng hoặc chỉ một lựa chọn ô.
Nó cũng cho phép bạn chọn kích thước và hướng giấy bạn muốn in, kích thước lề bạn muốn và lượng dữ liệu bạn muốn in trên một trang. Với tất cả các tùy chọn này, đôi khi có thể khó in một phần nhỏ của trang tính.
Nếu bạn không đặt các thông số chính xác, bạn có thể in nhiều dữ liệu hơn mức bạn cần. Ngoài việc trông luộm thuộm, bản in còn gây lãng phí giấy và mực in.
Do đó, điều quan trọng là phải đặt cài đặt in chính xác với lượng dữ liệu bạn cần.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể đặt các tùy chọn in của mình để chỉ in các ô đã chọn trên một trang tính (tức là chỉ in các ô đã chọn và bỏ qua mọi thứ khác trên trang tính).
Cách in các ô đã chọn trong Google Trang tính
Khi tài liệu đã sẵn sàng để in, hãy làm theo các bước sau để in các ô đã chọn từ Bảng tính Google:
- Chọn các ô bạn muốn in. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách kéo con trỏ chuột qua phạm vi ô mong muốn hoặc bằng cách nhấn phím Shift để chọn ô đầu tiên và ô cuối cùng của phạm vi mong muốn.
- Nhấp vào menu “Tệp” trong thanh menu.
- Chọn một tùy chọn in. Ngoài ra, bạn có thể nhấn CTRL + P (nếu bạn đang sử dụng PC) hoặc Cmd + P (nếu bạn đang sử dụng Mac).
- Bạn sẽ được đưa đến giao diện Tùy chọn in, nơi bạn có thể xem trước trang / các trang đã in.
- Ở phía bên phải, bạn sẽ thấy một thanh bên với các tùy chọn cho các cài đặt in khác nhau. Tùy chọn mặc định là in mọi thứ trên trang tính hiện tại. Tuy nhiên, vì bạn chỉ muốn in phạm vi ô đã chọn, bạn cần nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới từ “In” (bạn sẽ tìm thấy ở đầu thanh bên).
- Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn danh sách thả xuống gồm các tùy chọn in khác nhau. Nhấp vào tùy chọn “Các ô đã chọn” từ danh sách.
- Sau đó, bạn có thể chọn các tùy chọn in khác như khổ giấy, hướng trang, v.v. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn định dạng khác như đường lưới, đầu trang và chân trang, v.v.
- Khi bạn có tất cả các cài đặt in của mình và bản xem trước bản in đã sẵn sàng để in, hãy nhấp vào nút Tiếp theo.
- Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào “In” để hoàn thành tác vụ và gửi trang tính đã hoàn thành để in.
Máy in của bạn bây giờ sẽ bắt đầu in các ô đã chọn với cài đặt in ưa thích của bạn.
Đặt hướng trang
Bạn phải chọn hướng trang dựa trên số lượng và kích thước ô trong phạm vi in của bạn. Cài đặt mặc định là ngang.
Sử dụng định hướng này nếu bạn có một số lượng lớn các cột trong lựa chọn của mình và muốn vừa với tất cả các cột trên một trang.
Thay vào đó, nếu bạn có một số lượng nhỏ cột nhưng muốn vừa với một số lượng lớn các hàng trên một trang, hãy chọn hướng dọc.
Để chọn hướng này, chỉ cần kiểm tra nút radio bên cạnh “Chân dung” trong phần “Hướng Trang”.
Đảm bảo các ô nằm đúng trên trang
Nếu bạn thấy rằng dữ liệu của mình nằm ngoài trang trong bản xem trước khi in, bạn có thể chia tỷ lệ dữ liệu thành một trong các tùy chọn sau:
- Vừa với Chiều rộng: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn vừa với tất cả các cột mà bạn đã chọn trên một trang.
- Vừa với Chiều cao: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn vừa với tất cả các hàng đã chọn trên một trang.
- Vừa với Trang: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn vừa với tất cả các hàng và cột đã chọn trên một trang.
Để chọn tỷ lệ, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới Tỷ lệ và chọn tùy chọn mong muốn. Tỷ lệ mặc định được đặt thành Bình thường.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là việc chọn một trong ba tỷ lệ hiển thị ở trên sẽ khiến Google Trang tính cố gắng giảm kích thước phông chữ của dữ liệu của bạn để vừa với một trang.
Nếu có nhiều dữ liệu trên trang tính, kích thước phông chữ có thể trở nên nhỏ đến mức khó đọc.
Vì vậy, đừng quên kiểm tra bản xem trước trước khi nhấp vào nút “In”.
Ghi chú. Nếu bạn có một phạm vi ô rất nhỏ để in, nó có thể trông kỳ lạ do lượng lớn không gian và dữ liệu bị nén vào một góc của trang tính. Vì vậy, một lựa chọn tốt sẽ là tăng dữ liệu của bạn để nó chiếm nhiều không gian hơn trên trang.
Để làm điều này, bạn cần chọn tùy chọn Số tùy chỉnh trong cài đặt Tỷ lệ.
Thao tác này sẽ hiển thị một trường đầu vào bổ sung ở bên phải của tùy chọn tỷ lệ nơi bạn có thể nhập mức độ bạn muốn chia tỷ lệ dữ liệu. Nếu bạn muốn tăng dữ liệu, hãy nhập một số lớn hơn 100%.
Dữ liệu đã chọn bây giờ sẽ xuất hiện lớn hơn trong bản xem trước khi in, chiếm nhiều không gian hơn trên trang, như được hiển thị bên dưới:
Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã chỉ cho bạn cách bạn có thể in các ô đã chọn từ Bảng tính Google của mình mà không cần phải in toàn bộ bảng tính.
Chúng tôi cũng đã cung cấp thêm thông tin về cách tùy chỉnh trang để các ô đã chọn in chính xác theo cách bạn muốn.
Chúng tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích.
