Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 15/11/2022

Kết hợp nhiều tệp PDF có liên quan thành một tệp duy nhất là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất. Bạn không muốn ép buộc nửa tá tệp PDF cho bộ phận kế toán, bởi vì việc quản lý và phân loại chúng là công việc của bạn nhiều hơn. Và có thể quan trọng hơn, nó tiết kiệm bạn vấn đề với theo dõi và gửi lại tệp nếu họ mất dấu một số tệp. Hoặc có thể bạn có bốn hoặc năm phần báo cáo mà bạn đã in ra để tách các tệp PDF khỏi Word, Excel và trình chỉnh sửa ảnh. Làm thế nào để thu thập tất cả chúng vào một tệp PDF? Những câu hỏi này thậm chí còn trở nên phù hợp hơn trong thời kỳ đại dịch bởi vì, hãy đối mặt với nó, một trong những kết quả tích cực hiếm hoi của nhiều người trong chúng ta khi làm việc tại nhà là chúng ta không cần đến giấy tờ hơn bao giờ hết và điều đó có nghĩa là các tệp PDF.

Nếu đang sử dụng máy Mac, bạn có công cụ duy nhất cần thiết đã được tích hợp sẵn trong hệ điều hành macOS, mặc dù bạn có thể tìm thấy các giải pháp linh hoạt và đầy đủ tính năng hơn nếu bạn mua các ứng dụng thương mại của bên thứ ba. Nếu đang sử dụng Windows, bạn cần các ứng dụng của bên thứ ba, nhưng bạn có thể tìm thấy các ứng dụng mã nguồn mở và miễn phí sẽ thực hiện công việc này.

Ngoài ra còn có các ứng dụng trực tuyến cung cấp hợp nhất và chỉnh sửa các tệp PDF mà bạn tải lên, nhưng tôi không khuyên bạn nên sử dụng bất kỳ ứng dụng nào trong số đó. Các tệp PDF của bạn chứa siêu dữ liệu vô hình có khả năng nhận dạng bạn và hệ thống của bạn, và bạn có thể không muốn cung cấp siêu dữ liệu này cho một trang web cung cấp các tính năng chỉnh sửa miễn phí. Trang web này có thể muốn thu lợi từ dữ liệu của bạn theo những cách bạn không thích.

Hợp nhất và chia nhỏ tệp PDF trong Windows

Cách hợp nhất các tệp PDF trong Windows

Khi cần hợp nhất các tệp PDF trên Windows, bạn có thể quyết định sử dụng máy Mac để ứng dụng Xem trước hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Windows 10 cho phép bạn xem các tệp PDF trong trình duyệt Edge, nhưng không cho phép bạn làm bất cứ điều gì với chúng. Để kết hợp hoặc quản lý các tệp PDF, bạn cần một ứng dụng năng suất miễn phí nhưng có giới hạn của bên thứ ba hoặc một trong nhiều ứng dụng thương mại được thiết kế tốt.

Nếu nhu cầu quản lý PDF của bạn là ít, hãy cài đặt chương trình mã nguồn mở và miễn phí. PDFsam. Nếu bạn muốn có một sản phẩm miễn phí, hãy bỏ chọn trình cài đặt để tải xuống phiên bản cao cấp, miễn phí để xem trước nhưng có giá 49 đô la. Giao diện rộng rãi cho phép bạn lựa chọn giữa các tính năng như hợp nhất và chia nhỏ các tệp PDF. Một tính năng thú vị khác là kết hợp hai tài liệu PDF bằng cách xen kẽ các trang từ mỗi tệp, vì vậy bạn có thể tạo một tệp PDF từ các tệp PDF riêng biệt có chứa các trang trước và sau của tài liệu gốc hai mặt.

Đừng mong đợi một giao diện dễ sử dụng như chế độ xem hình thu nhỏ trong Adobe Reader và phần mềm thương mại khác. Bạn hợp nhất hai tệp PDF bằng cách kéo chúng vào cửa sổ PDFsam, cửa sổ này sẽ thêm chúng vào danh sách. Bạn có thể chỉ định phạm vi trang cho mỗi tệp PDF, nhưng bạn sẽ cần tìm ra trang nào bạn muốn bằng cách xem tài liệu trong một ứng dụng riêng biệt như Microsoft Edge hoặc Adobe Reader. May mắn thay, bạn có thể mở tệp PDF trực tiếp từ danh sách tệp PDFsam. Khi bạn đã sẵn sàng để hợp nhất các tệp PDF, chỉ cần nhấp vào nút “Chạy”.

Ứng dụng miễn phí thay thế có sẵn trong Microsoft Store: Hợp nhất và chia nhỏ các tệp PDF, từ AnySoft, trang web của họ tiết lộ rất ít về bản thân công ty. PDF Merger & Splitter là một ứng dụng UWP miễn phí sử dụng thư viện PDFsharp mã nguồn mở để tạo các tệp PDF, mặc dù bạn chỉ có thể tìm ra bằng cách xem siêu dữ liệu của các tệp PDF mà ứng dụng tạo ra. So với PDFsam, bạn nhận được ít tùy chọn hơn và giao diện ít thân thiện hơn, nhưng ứng dụng đánh bại PDFsam ở khả năng tạo tất cả các tệp PDF bạn kết hợp thành một kích thước trang. PDFsam chỉ cho phép bạn buộc tất cả các trang có cùng kích thước với trang đầu tiên, trong khi PDF Merger & Splitter cũng cho phép bạn buộc tất cả các trang có cùng kích thước với trang lớn nhất hoặc kích thước được sử dụng bởi hầu hết các trang. Tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng PDFsam, nhưng PDF Merger & Splitter rất đáng để sở hữu tính năng này.

Nếu bạn muốn có các dấu hiệu hình ảnh tốt hơn khi hợp nhất các tệp PDF, bạn cần một ứng dụng thương mại cho phép bạn xem tệp PDF đã hợp nhất trước khi lưu vào đĩa và cũng hiển thị các hình thu nhỏ hình ảnh mà bạn có thể kéo lên và xuống trên thanh bên để sắp xếp lại các trang. Bạn có thể sử dụng hầu hết mọi phần mềm chỉnh sửa PDF, từ Trình chỉnh sửa PDF-Xchange rẻ tiền của Phần mềm Tracker hoặc chọn một trong những ứng dụng Lựa chọn của Trình biên tập của chúng tôi như ABBYY FineReader 15 hoặc Adobe Acrobat DC.

Tất cả các ứng dụng này đều cho phép bạn hợp nhất các tệp PDF theo cùng một cách. Đây là cách PDF-XChange Editor thực hiện điều đó. Cách dễ nhất là sử dụng “Tệp”> “Tài liệu Mới” và chọn tùy chọn “Kết hợp các tệp thành một PDF”. Một cửa sổ với danh sách các tệp sẽ mở ra. Kéo và thả các tệp bạn muốn hợp nhất thành một tệp PDF. Bạn có thể thêm tệp PDF hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của văn bản, hình ảnh, tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint vào danh sách. Ứng dụng chuyển đổi mọi thứ sang định dạng PDF trước khi hợp nhất chúng.

Khi hợp nhất tệp, bạn có thể chỉ định phạm vi trang bạn muốn nhập, nhưng bạn cũng có thể tinh chỉnh sự kết hợp bằng cách mở nhiều tệp trong các tab riêng biệt trong PDF-XChange Editor và kéo hình thu nhỏ của trang mong muốn từ tab gốc . vào tab đích (nếu hình thu nhỏ không hiển thị, hãy nhấn Ctrl-T hoặc sử dụng menu View> Panels).

Sử dụng Finder trên Mac để hợp nhất các tệp PDF

Cách hợp nhất các tệp PDF trên Mac

Không giống như Windows, macOS đi kèm với các công cụ PDF mạnh mẽ được tích hợp sẵn do macOS Finder cung cấp và một ứng dụng Xem trước khiêm tốn. Bắt đầu với macOS Catalina, Finder cho phép bạn tạo hoặc kết hợp các tệp PDF từ menu trong chế độ xem Thư viện, một chế độ xem hiển thị bản xem trước lớn của tệp hiện tại.

Để hợp nhất hai hoặc nhiều tệp PDF trong macOS Finder, hãy chuyển sang chế độ thư viện từ thanh công cụ Finder hoặc từ menu View trên thanh trên cùng. Sau đó, trong khi giữ phím Command, hãy chọn các tệp bạn muốn hợp nhất. Nhấp vào từng tệp theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong PDF đã hợp nhất. Khi nhiều tệp được chọn, nút Tạo PDF xuất hiện ở bên phải của bảng Trình kiểm tra. Nhấp vào nó và Finder sẽ tạo một tệp PDF mới trên màn hình của bạn chứa tất cả các tệp PDF bạn đã chọn.

Hơn nữa, bạn có thể chọn nhiều hình ảnh như tệp PNG, TIFF và JPEG thay vì tệp PDF hiện có và sử dụng kỹ thuật tương tự để hợp nhất chúng thành tệp PDF. Bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự để hợp nhất tệp hình ảnh và tệp PDF.

Nếu tệp PDF kết hợp mà bạn đã tạo bằng Trình tìm kiếm không có các trang theo thứ tự bạn muốn, thì rất dễ sửa. Chỉ cần nhấp đúp vào tệp PDF để mở tệp đó trong ứng dụng xem trước. Nếu các hình thu nhỏ không hiển thị trong thanh bên xem trước, hãy chuyển đến menu Xem trước để bật chúng, sau đó kéo các hình thu nhỏ lên và xuống thanh bên theo thứ tự bạn muốn.

Ứng dụng Xem trước cung cấp khả năng hợp nhất PDF giống như Trình tìm kiếm và có thể dễ sử dụng hơn cho các tác vụ phức tạp. Để hợp nhất hai hoặc nhiều tệp PDF trong một bản xem trước, hãy bắt đầu bằng cách tạo bản sao của một trong các tệp và xử lý bản sao đó (đây là biện pháp phòng ngừa quan trọng vì bản xem trước lưu tệp khi bạn làm việc và nếu kết quả không khớp với kỳ vọng, bạn sẽ cần phải chịu khó để trả lại tệp gốc).

Mở tệp trùng lặp. Sau đó, chỉ cần kéo các tệp PDF bổ sung vào thanh bên và đặt chúng ở bất cứ đâu bạn muốn trong tệp – ở đầu hoặc cuối hoặc giữa hai trang hiện có bất kỳ. Nếu bạn đã nhập sai vị trí, bạn có thể kéo một hoặc nhiều hình thu nhỏ đến vị trí chính xác và xóa bất kỳ trang nào bạn không muốn.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn hợp nhất một vài trang từ tệp PDF thứ hai? Mở tệp này trong một cửa sổ PDF khác và kéo các hình thu nhỏ mong muốn vào tệp PDF đầu tiên của bạn. Như mọi khi trong macOS, bạn có thể Shift-click để chọn một loạt các trang liên tục hoặc Cmd-click vào nhiều trang để chọn các trang từ bất kỳ đâu trong tệp. Nếu một số trang được nhập sai hướng, hãy sử dụng thanh công cụ xem trước để xoay chúng.

Đôi khi bản xem trước hoạt động theo cách dường như không thể đoán trước được khi lưu tệp, vì vậy khi bạn có các trang đã hợp nhất được sắp xếp theo cách bạn muốn, hãy chọn Tệp> Xuất sang PDF và lưu tệp PDF đã hợp nhất dưới tên riêng của nó. Bạn cũng có thể chọn Tệp> Đóng và làm theo lời nhắc để lưu tệp đã hợp nhất dưới tên tệp mà bạn đã bắt đầu, nhưng sẽ an toàn hơn khi sử dụng tùy chọn Xuất sang PDF.

Giống như Finder, Xem trước cho phép bạn kết hợp không tí nào một tệp mà Xem trước có thể hiển thị trong một tệp PDF hiện có. Điều này có nghĩa là bạn có thể kéo và thả bất kỳ định dạng PNG, TIFF, JPEG hoặc hình ảnh tiêu chuẩn nào khác vào PDF. Nhưng nếu bạn muốn tạo một tệp PDF có chứa tài liệu Word hoặc trang tính Excel thì sao? Bạn không thể kéo và thả các tài liệu này vào Xem trước, nhưng menu “In” của Word và Excel cho phép bạn tạo các tệp PDF có thể được sử dụng để phối thư.

Ngoài ra, nếu bạn có ứng dụng của bên thứ ba như Adobe Acrobat, bạn có thể hợp nhất các tệp PDF giống như cách bạn hợp nhất chúng trong Xem trước, nhưng bạn cũng có thể trực tiếp kéo và thả tệp ở bất kỳ định dạng tệp nào mà Acrobat biết cách chuyển đổi sang PDF, bao gồm cả HTML. Trang web, tệp văn bản thuần túy, tài liệu Word và trang tính Excel. Acrobat cũng cho phép bạn tạo một tệp PDF hoàn toàn mới từ một hoặc nhiều định dạng bên ngoài giống nhau. Chỉ cần sử dụng menu Tệp> Mới và làm theo lời nhắc.

Các mẹo khác ở định dạng PDF

Để biết các cách khác để chuyển đổi tệp PDF sang tệp Microsoft Word, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi. Nếu bạn cần trợ giúp để thực hiện các thay đổi đối với tệp PDF sau khi hợp nhất tài liệu, hãy xem câu chuyện của chúng tôi về cách chỉnh sửa tệp PDF.

Đọc thêm

Đánh giá hiệu suất

Sự lựa chọn tốt nhất cho năng suất

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

13 Mẹo để Bảo mật Điểm truy cập Wi-Fi Công cộng

Hướng dẫn • 04/10/2022

(Tín dụng: Getty Images) Nội dung chính Chọn mạng phù hợp Chọn một mạng an toàn Yêu cầu kết nối Hãy là điểm phát ...

Cách khắc phục Instagram DM không hoạt động?

Hướng dẫn • 26/09/2022

Đôi khi, người dùng Instagram phàn nàn về các vấn đề với tin nhắn trực tiếp. Điều này trong khi Instagram DM là một ...

Cách thêm các trang web đáng tin cậy trong Windows 10

Hướng dẫn • 10/05/2022

KHUYẾN KHÍCH: Tải xuống công cụ này để giúp bạn sửa các lỗi Windows phổ biến một cách an toàn và tự động tối ...

Cách kết nối tai nghe và tai nghe Bluetooth

Hướng dẫn • 16/10/2022

Làm thế nào để kết nối tai nghe Bluetooth? Nếu bạn chưa tham gia cuộc cách mạng tai nghe / tai nghe không dây, ...