Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 07/06/2022

Các nhóm từ xa thành công nhất cộng tác theo những cách có chủ đích hỗ trợ những người ở môi trường xa. Tôi biết điều này nghe có vẻ giống như logic vòng tròn, nhưng hãy ở lại với tôi. Họ cộng tác theo những cách tăng cường khả năng làm việc cùng nhau cũng như đưa ra những ý tưởng tốt nhất từ ​​mỗi thành viên trong nhóm. Đây là mẹo nhỏ: các phương pháp giống nhau giúp cải thiện tinh thần đồng đội và nảy sinh ý tưởng giữa những người làm việc cùng nhau trong cùng một lĩnh vực. tương tự địa điểm, chẳng hạn như một văn phòng.

Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng cộng tác từ xa có nghĩa là cùng nhau sử dụng ứng dụng hội nghị trên web yêu thích của họ để thực hiện một cuộc họp và cuộc gọi điện video. Nhưng các cuộc họp là một trong những nơi tồi tệ nhất để hình thành ý tưởng, xem xét sâu sắc ý tưởng của người khác hoặc các công việc học tập có ý nghĩa khác. Các cuộc họp rất thích hợp để thảo luận thời gian thực về ý tưởng và đưa ra quyết định nhanh chóng, nhưng đây chỉ là một phần nhỏ sự hợp tác có nghĩa. Hầu hết các nơi làm việc cũng thiếu văn hóa hội họp hiệu quả, vì vậy mọi người cảm thấy bối rối vì chúng. Quan trọng nhất, các cuộc họp cản trở sự sáng tạo (Mở trong một cửa sổ mới). Hầu hết mọi người đều thành công và sáng tạo hơn khi họ thể hiện tài năng và trí thông minh của mình trong một môi trường khác.

Tôi đã viết về và tham gia tốt công việc từ xa trước đại dịch COVID-19. Tôi cũng có một cuốn sách tên là Hướng dẫn hoàn chỉnh để làm việc từ xa (mở trong cửa sổ mới) nói về cách tốt nhất để làm việc cùng nhau khi mọi người làm việc từ xa, cũng như các chủ đề khác liên quan đến làm việc từ xa. Ý tưởng rằng các cuộc họp không mang lại những điều tốt nhất cho con người và theo nhiều cách khiến công việc từ xa trở nên tồi tệ hơn đã xuất hiện lặp đi lặp lại trong nhiều năm khi tôi nói chuyện với các nhà lãnh đạo điều hành các tổ chức từ xa và đọc các nghiên cứu về năng suất. trong các tổ chức từ xa.

Vì vậy, nếu một cuộc họp không phải là cách tốt nhất để làm việc cùng nhau, thì đó là gì?

Cộng tác từ xa trông như thế nào?

Sự cộng tác từ xa có thể và thường là không đồng bộ. Điều này có nghĩa là sự cộng tác không nhất thiết phải diễn ra cùng một lúc cho tất cả mọi người. Các công cụ cộng tác tốt nhất được thiết kế để sử dụng cả không đồng bộ và đồng bộ, vì vậy bạn luôn có sự lựa chọn.

Một ứng dụng bảng tương tác và cộng tác trực tuyến với mẫu được nhiều người sử dụng để cộng tác và trao đổi ý tưởng.

Hãy sử dụng ví dụ về các ý tưởng động não cho một chiến dịch mới. Cách làm việc cũ là tổ chức các cuộc họp, trong đó mọi người có mặt được yêu cầu nói to ý kiến ​​của họ. Một cách làm việc mới, tập trung vào từ xa có thể là thiết lập một tài liệu hoặc bảng trắng được chia sẻ như Mural hoặc Miro, như được hiển thị ở trên và bên dưới. Bạn cấp cho tất cả các thành viên trong nhóm quyền truy cập vào không gian trực tuyến được chia sẻ này, giải thích những gì bạn muốn họ làm trong không gian này, sau đó để họ thêm ý tưởng và đọc nhận xét của người khác trong vài ngày.

Có quá nhiều lợi ích để liệt kê, nhưng điều quan trọng nhất trong số đó phải liên quan đến việc cho mọi người thời gian và không gian để làm việc theo cách phù hợp nhất với họ. Đây là một số:

  • Loại bỏ áp lực về thời gian. Thay vì cảm thấy bị giới hạn trong việc đưa ra các ý tưởng trong cuộc họp kéo dài 45 phút, mọi người đều có thời gian để đưa ra các ý tưởng.

  • Hãy động não khi chúng ta thông minh nhất. Mọi người có thể nảy sinh ý tưởng của mình vào những thời điểm trong ngày mà tâm trí của họ nhạy bén nhất, không phải khi có một cuộc họp.

  • Phát triển ý tưởng. Mọi người cũng có thời gian để suy ngẫm về những suy nghĩ của họ và phát triển chúng thay vì cảm thấy bị áp lực khi phải chia sẻ điều đầu tiên nghĩ đến ở dạng bản nháp.

  • Chỉnh sửa và gửi. Áp lực thời gian ít hơn cũng cho phép mọi người tìm ra cách tốt nhất để chia sẻ ý tưởng của họ, cho dù đó là chỉnh sửa một suy nghĩ bằng văn bản hay phác thảo nó.

  • Suy nghĩ về suy nghĩ của người khác và rút ra nguồn cảm hứng. Mỗi người cũng có thể xem xét những ý tưởng mà người khác chia sẻ, phản ánh về chúng và có thể sử dụng chúng làm nguồn cảm hứng bổ sung cho những ý tưởng của riêng họ.

Như tôi đã nói, mặc dù những cách làm việc này phổ biến hơn nhiều đối với các nhóm từ xa, những người phải suy nghĩ khác về việc làm việc cùng nhau, nhưng chúng cũng dễ tiếp cận và có lợi cho các nhóm trực tiếp.

Bảng trắng trực tuyến Miro và không gian cộng tác với các mẫu thiết kế trang web trên điện thoại di động và nhúng video với cộng tác viên nói

Kỹ thuật hợp tác từ xa mang lại lợi ích cho mọi người như thế nào

Một lý do quan trọng khác khiến cộng tác từ xa rất có lợi là vì nó loại bỏ nhiều thành kiến ​​vốn có trong văn hóa họp.

Vì nhiều lý do khác nhau (mở ra một cửa sổ mới), đàn ông có xu hướng nói nhiều hơn phụ nữ trong môi trường giới tính hỗn hợp và phụ nữ có nhiều khả năng ngắt lời những người thuộc một trong hai giới hơn nam giới. Loại bỏ các động lực của cuộc họp nhóm thời gian thực khỏi một phiên cộng tác bằng cách làm cho nó không đồng bộ sẽ loại bỏ phần lớn vấn đề “ai nói nhiều hơn”.

Cộng tác từ xa không đồng bộ có lợi cho những người nhút nhát và hướng nội, những người không thích phát biểu trong các cuộc họp nhưng có thể chia sẻ thông tin có giá trị. Điều này cũng đúng đối với những người không nói được ngôn ngữ đó, chẳng hạn đối với những người không phải là người bản xứ, hoặc những người có vấn đề về giọng nói. Bình đẳng, người khuyết tật ở mọi loại hình đều được hưởng lợi khi họ có thể dành thời gian để đọc hoặc lắng nghe những gì người khác đã đóng góp và quyết định cách tốt nhất để kết hợp những đóng góp của chính họ.

Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi

Giảm số lượng cuộc họp, thực hiện cộng tác từ xa

Tại sao chúng ta đợi quá lâu để mọi người đưa ra những ý tưởng tốt nhất của họ trong các cuộc họp? Nó chả có nghĩa gì cả. Cách để cải thiện sự cộng tác là sử dụng những gì các tổ chức từ xa đã học được về sự cộng tác và áp dụng nó ở mọi nơi. Điều này không có nghĩa là các cuộc họp là vô nghĩa. Vấn đề là có quá nhiều tổ chức dựa vào một cuộc họp để hoàn thành tất cả công việc, trong khi thông thường một cuộc họp chỉ hữu ích cho một phần nhỏ của sự hợp tác cần được thực hiện.

Trên thực tế, một số công cụ cộng tác trực tuyến mà tôi đã đề cập có tích hợp công cụ họp âm thanh hoặc video, vì vậy một khi mọi người có cơ hội đưa ra một số ý tưởng và ghi chú của họ, bất kỳ ai cũng có thể xem tài liệu được chia sẻ và bắt đầu. họp để hoàn thành bất kỳ công việc nào sẽ tốt nhất là thực hiện đồng bộ trên cuộc gọi.

Vì vậy, hãy cho mọi người thêm không gian để đưa những ý tưởng hay nhất của họ vào cuộc sống bằng cách hỗ trợ các phương pháp cộng tác từ xa và phần mềm cộng tác.

Để biết thêm các mẹo làm việc tại nhà, hãy xem các câu chuyện của chúng tôi về cách làm việc tại nhà.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách ẩn danh bạ trên iPhone

Hướng dẫn • 28/10/2022

Bạn đã bao giờ muốn giữ một số liên hệ riêng tư trên iPhone của mình mà không cần xóa chúng chưa? IPhone không ...

Cách tìm một người bằng số điện thoại di động mà không biết nó?

Hướng dẫn • 02/05/2022

Điện thoại di động đã trở thành một phần mở rộng của chúng ta. Nếu bạn muốn biết ai đó đang ở đâu hoặc ...

Cách giấu nội dung tục tĩu mà bạn đang chơi trên Steam

Hướng dẫn • 24/08/2022

Nếu bạn chơi trò chơi điện tử trên PC, rất có thể bạn sử dụng Steam làm nền tảng chơi game chính của mình. ...

Cách hủy đăng ký YouTube Premium của bạn trên PC, iPhone và thiết bị Android

Hướng dẫn • 22/11/2022

Nếu bạn muốn hủy đăng ký YouTube Premium hoặc tài khoản dùng thử miễn phí, có một số cách để thực hiện việc này. ...