Một trong những lợi ích của việc sử dụng Google Documents là nó luôn tự động lưu công việc của bạn. Thứ hai, Google lưu giữ lịch sử tất cả những thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu. Vì bạn có quyền truy cập vào lịch sử phiên bản trong Google Tài liệu, bạn có thể khôi phục phiên bản cũ hơn của tệp hoặc tạo bản sao của phiên bản cũ hơn và chuyển nó sang một dự án khác.
Xin lưu ý rằng bạn chỉ có thể xem và kiểm tra các phiên bản cũ hơn của tệp nếu bạn có quyền chỉnh sửa. Nếu ai đó chia sẻ tệp với bạn và cấp cho bạn quyền chỉ đọc, bạn sẽ không thể xem lịch sử của họ. Cũng xin lưu ý rằng phiên bản dành cho doanh nghiệp của Google Documents được gọi là G Suite; những thủ thuật này sẽ hoạt động cho bất kỳ phiên bản nào.
Đây là cách nó hoạt động.
Cách xem các phiên bản cũ của Google Tài liệu
Bạn có thể xem danh sách lịch sử sửa đổi của bất kỳ tài liệu Google nào theo ba cách.
1. Từ menu, chọn Tệp> Lịch sử Phiên bản> Xem Lịch sử Phiên bản.
2. Sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H hoặc Command + Option + Shift + H của Windows trên macOS.
3. Nhấp vào nhóm các từ được gạch chân ở bên phải của menu Trợ giúp. Những từ này thay đổi tùy thuộc vào trạng thái của tệp. Khi bạn đang tích cực làm việc trên một tài liệu, nó có nội dung “Đang lưu …” và đó là lần duy nhất bạn không thể nhấp vào nó. Nếu không, nó sẽ thông báo “Đã lưu tất cả thay đổi vào Drive” hoặc “Thay đổi lần cuối đã được thực hiện” kèm theo ngày tháng. Nhấp vào bất kỳ trong số chúng và lịch sử phiên bản sẽ xuất hiện.
Danh sách lịch sử tài liệu của bạn sẽ xuất hiện trong một cột mới ở bên phải. Các phiên bản riêng lẻ thu gọn dưới tiêu đề cho mỗi ngày. Mở rộng bất kỳ mục nào trong số chúng để xem các thay đổi chi tiết hơn.
Để quay lại phiên bản hiện tại, hãy nhấp vào mũi tên quay lại ở góc trên bên trái của cửa sổ.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn có thể không có lịch sử hoàn hảo, vì Google tuyên bố trong tài liệu của họ rằng “các bản sửa đổi tệp của bạn đôi khi có thể được hợp nhất để tiết kiệm dung lượng lưu trữ.”
Cách khôi phục phiên bản tài liệu của Google
Bằng cách truy cập lịch sử phiên bản của Google Tài liệu, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào trước đó. Trong danh sách các phiên bản xuất hiện ở bên phải, chỉ cần nhấp vào tệp bạn muốn mở.
Một nút lớn màu xanh lam xuất hiện ở đầu cửa sổ có nội dung “Khôi phục phiên bản này”. Nếu bạn khôi phục phiên bản đã chọn, bạn sẽ vẫn giữ tất cả các phiên bản khác, ngay cả những phiên bản được tạo sau phiên bản hiện tại.
Cách tạo bản sao của phiên bản Google Tài liệu cũ hơn
Ngoài việc khôi phục phiên bản cũ của tệp, bạn có thể tạo một bản sao của tệp đó. Tạo bản sao cho phép bạn nhanh chóng tạo các phiên bản khác nhau của cùng một tệp. Ví dụ, đây là một thủ thuật tuyển dụng tuyệt vời và bạn muốn làm cho mọi sơ yếu lý lịch và thư xin việc trở nên độc đáo, nhưng bạn không muốn bắt đầu lại từ đầu.
Để tạo bản sao, hãy mở lịch sử tệp của bạn, chọn lịch sử bạn muốn, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm xếp chồng lên nhau và chọn “Tạo bản sao.”
Mẹo chỉnh sửa và kiểm soát phiên bản trong Google Tài liệu
1) Đặt tên cho các phiên bản của bạn
Bây giờ bạn đã biết cách tìm lịch sử sửa đổi của mình trong Google Tài liệu, bạn có thể khai thác nhiều hơn bằng cách đặt tên cho các phiên bản khác nhau. Bằng cách đặt tên cho chúng, bạn có thể dễ dàng xác định các phiên bản mà bạn có thể muốn khôi phục sau này hoặc sử dụng cho các mục đích khác. Nếu bạn không đổi tên chúng, tên mặc định sẽ là dấu thời gian và ngày tháng. Bạn có thể đổi tên chúng bằng một trong các phương pháp sau:
- Mở lịch sử phiên bản, nhấp vào biểu tượng ba chấm và chọn Đặt tên cho phiên bản này.
- Từ menu, chọn Tệp> Lịch sử Phiên bản> Đặt tên Phiên bản Hiện tại.
2) Theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu
Ở góc trên bên phải của thanh menu là nút menu có nhãn “Chỉnh sửa theo mặc định”. Nhấp vào nó và hai tùy chọn mới sẽ xuất hiện: Ưu đãi và Xem.
Khi bạn chuyển sang “Đề xuất”, nó cho phép bạn theo dõi các thay đổi trong tài liệu. Khi bạn và các cộng tác viên của bạn sử dụng nó, Google Documents sẽ lưu tất cả nội dung mới và các thay đổi của bạn dưới dạng đề xuất. Chúng có một màu khác để dễ nhìn hơn. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng cái một hoặc rất nhiều.
3) Sử dụng công cụ bình luận cho các câu hỏi và thảo luận
Các nhà văn và biên tập viên thường học trực tiếp rằng việc thêm nhận xét vào tài liệu mà họ tạo ra có nghĩa là nó có thể vô tình được xuất bản cùng với bản cuối cùng. Google Docs có một công cụ nhận xét cho phép tác giả và biên tập viên thảo luận về nội dung mà không cần thêm các từ thừa vào trang. Bạn sẽ biết ơn bạn đã sử dụng nó.
4) Sử dụng @Messaging
Thu hút sự chú ý của ai đó về một bản chỉnh sửa hoặc nhận xét bằng tính năng nhắn tin @ – hoặc có lẽ tôi nên nói + nhắn tin vì Google sử dụng một ký tự khác với hầu hết các ứng dụng khác. Trên thực tế, nếu bạn gõ @ thay vì +, Google sẽ thay đổi nó cho bạn.
Để đánh dấu sự chú ý của ai đó, hãy tạo nhận xét, sau đó nhập dấu cộng (+) sau đó là tên hoặc địa chỉ email. Google tự động đề xuất kết quả phù hợp nhất từ danh bạ của bạn. Nếu người đó chưa có trong danh bạ của bạn, chỉ cần nhập địa chỉ email của họ. Hãy dành thời gian của bạn và làm điều đó ngay trước khi nhấn Enter. Bất cứ điều gì bạn nhập sẽ được gửi ngay qua email cho người đó, cùng với một liên kết đến tài liệu. Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với nhận xét, người đó cũng sẽ nhận được thông báo về nhận xét đó. Vì vậy, hãy gửi thư rác cho họ và suy nghĩ về nhận xét của bạn trước khi nhấn enter.
5) Viết và chỉnh sửa ngoại tuyến trong Google Tài liệu / Drive
Bạn có biết rằng bạn có thể sử dụng Google Documents ngay cả khi máy tính hoặc thiết bị di động của bạn không được kết nối với Internet? Bạn có thể. Đồng nghiệp của tôi, Eric Ravenscraft đã viết toàn bộ bài viết về cách thiết lập Google Drive ngoại tuyến, với hướng dẫn từng bước.
6) Tắt cảnh báo qua email
Nếu bạn sử dụng G Suite để viết và chỉnh sửa nhiều mục nhập, thì việc nhận email cho mọi thay đổi đối với tài liệu có thể trở nên phức tạp. Đây là cách tắt các thông báo này. Truy cập Google Drive. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải và mở cài đặt. Ở bên trái, chọn “Thông báo” và bỏ chọn “Email”.
Hướng dẫn ngắn gọn: Google Drive> Cài đặt> Thông báo> Email.
Các mẹo khác về G Suite
Nếu bạn sử dụng Google Tài liệu hàng ngày, một số mẹo hữu ích về G Suite của chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất của mình. Khi bạn biết phần mềm của mình có khả năng gì, nó cũng có thể mở ra những ý tưởng mới về những gì bạn có thể làm với công việc của mình.
