Nếu bạn muốn bảo vệ các tệp của mình khỏi những con mắt tò mò, thì mã hóa là lựa chọn tốt nhất của bạn, đặc biệt nếu bạn định lưu trữ các tệp đó trên đám mây, nơi rò rỉ dữ liệu và các vấn đề bảo mật khác có thể khiến chúng bị lộ ra thế giới bên ngoài.
Có một số cách để bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu của bạn trên đám mây. Rất tiếc, Google vẫn chưa thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu thực sự vào Google Documents. Có những tập lệnh của bên thứ ba hứa hẹn “bẻ khóa” mật khẩu bảo vệ của dịch vụ, nhưng đây là một quá trình khá phức tạp và không được đảm bảo (và không hoàn hảo khi nói đến bảo mật).
Cũng có những tiện ích mở rộng trình duyệt tuyên bố phục vụ cùng một mục đích, mặc dù chúng tôi khuyên bạn không nên tin tưởng các tệp nhạy cảm của mình cho các nhà phát triển tiện ích mở rộng ngẫu nhiên, không xác định. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể làm để chặn tài liệu được lưu trữ trong Google Drive.
Giữ thiết bị của bạn an toàn
Yubico YubiKey 5C NFC
Các tài liệu Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày có thể không có khả năng được bảo vệ bằng mật khẩu riêng lẻ, nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên các máy chủ của Google. Nếu bạn không chia sẻ chúng, những người dùng khác sẽ không thể xem tệp của bạn nếu không có tên người dùng và mật khẩu tài khoản Google của bạn.
Để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi người lạ, hãy đảm bảo tài khoản của bạn càng an toàn càng tốt: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và – để có kết quả tốt nhất – sử dụng khóa bảo mật phần cứng như Titan hoặc YubiKey để bảo mật tài khoản của bạn. Với sự giúp đỡ của họ, không chắc ai đó có thể đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Nếu lo lắng về việc ai đó theo dõi máy tính xách tay hoặc điện thoại của mình, bạn sẽ muốn bảo vệ các thiết bị đó bằng mật khẩu hoặc mã PIN nếu chưa có và mã hóa bộ nhớ tích hợp. Điện thoại của bạn có thể đã được mã hóa, nhưng trên máy tính xách tay của bạn, hãy đảm bảo bật BitLocker (Windows) hoặc FileVault (Mac) trong cài đặt máy tính của bạn để ngăn chặn kẻ trộm.
Với các biện pháp bảo mật này, bạn có thể chắc chắn rằng bạn bè, gia đình hoặc kẻ trộm máy tính xách tay của bạn sẽ bị chặn truy cập vào bất kỳ Google Tài liệu nào mà bạn lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, nó sẽ không bảo vệ bạn nếu máy chủ của Google bị tấn công hoặc nếu nhân viên của nó trở nên tọc mạch.
Mã hóa tài liệu bằng Word hoặc Acrobat
Bộ nhớ đám mây an toàn nhất là bộ mà bạn kiểm soát hoặc ít nhất là bộ mà bạn kiểm soát mã hóa. Tuy nhiên, cho đến khi Google bổ sung tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của riêng mình, điều tốt nhất bạn có thể làm là thêm một lớp mã hóa bổ sung vào tài liệu của mình trước khi tải xuống.
Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên máy tính của mình, tính năng mã hóa tích hợp của nó có lẽ là tùy chọn dễ dàng nhất. Mở tài liệu mong muốn và đi tới Tệp> Bảo vệ Tài liệu> Mã hóa bằng Mật khẩu. Chọn mật khẩu cho tệp và đảm bảo rằng bạn nhớ mật khẩu đó – nếu bạn quên, tệp này sẽ bị mất vĩnh viễn – sau đó tải nó lên Google Drive. (Thật không may, điều này sẽ không hoạt động trong các bộ ứng dụng văn phòng khác như LibreOffice.)
Nếu bạn có gói Acrobat trả phí, bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF của mình từ File> Password Protect và sau đó kích hoạt mật khẩu. Nếu không, có một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể trợ giúp.
Google sẽ không thể đọc tệp, vì vậy hãy nói lời tạm biệt với chỉnh sửa trực tuyến, nhưng có lẽ sẽ đáng để thỏa hiệp nếu bạn chỉ có một vài tài liệu thực sự nhạy cảm. Nếu cần xem hoặc chỉnh sửa tệp, bạn vẫn có thể tải xuống và mở tệp trên bất kỳ PC nào có cài đặt Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat. Giải mã tệp, thực hiện thay đổi, sau đó mã hóa lại và thay thế bằng Google Drive.
Mã hóa tài liệu bằng Boxcryptor
Nếu bạn cần mã hóa các tài liệu không phải Office hoặc nếu bạn không có bản sao của Microsoft Office, Boxcryptor đây là một sự lựa chọn linh hoạt hơn. Nó rất giống với Dropbox, Google Drive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, mặc dù thay vì sử dụng dịch vụ đám mây của riêng mình, nó kết nối với các chương trình đồng bộ hóa đám mây đã được cài đặt trên PC của bạn.
Vì vậy, bạn có thể cài đặt Boxcryptor, bật Google Drive trong cài đặt Boxcryptor, sau đó truy cập Boxcryptor từ thanh bên của trình khám phá. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào bạn muốn bảo mật, chọn Boxcryptor> Encrypt và xem hộp kiểm chuyển sang màu xanh lục. Bạn sẽ vẫn thấy các tệp trong Google Drive, nhưng chúng sẽ không khả dụng trừ khi bạn đã cài đặt và đăng nhập Boxcryptor.
(Xin lưu ý rằng Boxcryptor miễn phí đồng bộ một dịch vụ lưu trữ đám mây giữa hai máy tính, nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều dịch vụ hoặc nhiều thiết bị, bạn sẽ cần gói trả phí với $ 48 mỗi năm.)
Mã hóa tài liệu với Veracrypt
Nếu bạn cần thứ gì đó hoàn toàn miễn phí có thể được sử dụng với bất kỳ bộ lưu trữ đám mây nào và bất kỳ thiết bị nào, Veracrypt cực kỳ mạnh mẽ. Nó có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo một vùng chứa được mã hóa, nơi bạn có thể ẩn bất kỳ tệp nào bạn muốn và sau đó đặt ở bất kỳ đâu để lưu trữ an toàn.
Đây không phải là chương trình thân thiện với người dùng nhất cho người mới bắt đầu, nhưng nó sẽ hỗ trợ miễn phí. Chỉ cần cài đặt chương trình, tạo một vùng chứa tệp được mã hóa mới trong thư mục Google Drive của bạn và gắn tệp này từ cửa sổ Veracrypt chính.
Nó sẽ trông như thể đó là một ổ cứng ngoài – sau đó bạn có thể kéo các tệp quan trọng vào đó, ngắt kết nối ổ đĩa và vùng chứa được mã hóa sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản Google của bạn. Chỉ cần lưu ý rằng bạn sẽ cần cài đặt Veracrypt trên bất kỳ PC nào bạn sử dụng để truy cập tài liệu bên trong vùng chứa này.
Rất tiếc, Google vẫn chưa thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu đơn giản vào Google Docs, nhưng hiện tại ít nhất bạn có một vài tùy chọn khác nhau.
