Công ty của bạn đã quyết định chuyển một số thông tin liên lạc của mình sang video. Bạn đã nghe nói về những người chơi lớn như ClickMeeting, RingCentral, Skype và Vonage, nhưng bạn không biết sự khác biệt giữa chúng là gì. Bạn cũng đã nghe nói về các công cụ hướng tới người tiêu dùng như Facetime và Google Hangouts, nhưng không hoàn toàn chắc chắn liệu chúng có phù hợp để sử dụng trong công ty hay không.
Trong phần tổng hợp các giải pháp hội nghị truyền hình tốt nhất, chúng tôi phân tích sự khác biệt giữa các công cụ tốt nhất trên thị trường bằng cách so sánh chúng theo tính năng. Mặc dù phần tổng quan này có thể hữu ích cho những người mua hiểu được những tính năng này có tác dụng gì và cách chúng có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của họ, nhưng nó có thể gây choáng ngợp cho các nhóm chỉ mới bắt đầu quá trình mua giải pháp hội nghị truyền hình.
Để giúp đỡ, chúng tôi đã nói chuyện với Brian Gilman, Phó chủ tịch Tiếp thị Sản phẩm tại Vonage ($ 19,99 mỗi tháng tại Vonage), về các yếu tố mà người mới nên cân nhắc khi chọn giải pháp hội nghị truyền hình. Chúng tôi đã thảo luận về mọi thứ, từ chia sẻ nội dung và chất lượng cuộc gọi đến phân tích nội bộ. Với kiến thức được trình bày trong bài viết này, bạn có thể quay lại tổng hợp các giải pháp hội nghị truyền hình tốt nhất của chúng tôi và hiểu rõ hơn những gì bạn cần và nhà cung cấp nào có thể cung cấp cho bạn.
Quảng cáo
1. Truyền thông hợp nhất hoặc hội nghị truyền hình
Bản thân hội nghị truyền hình đã cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và khả năng khác nhau. Tuy nhiên, về cốt lõi, hội nghị truyền hình chỉ đơn giản là một cách để một người dùng giao tiếp với một người dùng khác thông qua một luồng video trực tiếp. Các giải pháp nâng cao hơn cho phép thực hiện những thứ như phát trực tuyến video từ một đến nhiều, chia sẻ màn hình và thậm chí là các tính năng webcast có thể thăm dò ý kiến thành viên của khán giả và thu thập dữ liệu của người xem (nhưng chúng tôi đang đi trước chính mình).
Truyền thông hợp nhất (UC) bao gồm hội nghị truyền hình và thêm nó vào một bộ công cụ truyền thông lớn hơn. Bạn sẽ có thể gửi trò chuyện và tin nhắn văn bản cho đồng nghiệp. Bạn sẽ có thể tạo quy trình công việc quản lý dự án. Bạn sẽ có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc, giống như trên một nền tảng như Google Drive.
Có lẽ khía cạnh quan trọng nhất của nền tảng truyền thông hợp nhất là khả năng tích hợp với các giải pháp của bên thứ ba để giúp bạn trích xuất và xuất dữ liệu tốt hơn từ công cụ này sang công cụ khác. Ví dụ: nếu bạn cần gọi cho một khách hàng và muốn truy cập hồ sơ của họ để cải thiện sự tương tác, thì việc tích hợp giữa tài khoản Salesforce và công cụ UC của bạn sẽ trở nên vô cùng dễ dàng. Từ trang tổng quan Salesforce, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi, xem lịch sử tương tác với khách hàng và thêm ghi chú về những gì đã nói trong cuộc gọi.
Gilman nói: “Rõ ràng có một nền tảng duy nhất sẽ rất thú vị. “Một nền tảng độc đáo cho tính di động, cộng tác và giọng nói là những gì hầu hết các công ty đang tìm kiếm ngày nay”.
Gilman cảnh báo rằng việc xây dựng một nền tảng truyền thông với các nhà cung cấp riêng biệt sẽ rất tốn kém. Ngoài ra, dữ liệu có thể không được chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác dễ dàng như trong một nền tảng nhà cung cấp duy nhất. Ngoài ra, nếu có vấn đề gì đó xảy ra, bạn sẽ cần xác định nguyên nhân bằng cách nói chuyện với một số đại diện hỗ trợ từ các công ty khác nhau, điều này nghe giống như một cơn ác mộng.
2. Dễ sử dụng
Tất cả các dạng phần mềm kinh doanh đều có nhiều mục đích sử dụng. Một số công cụ tiếp thị qua email được thiết kế tốt đến mức dường như bất kỳ ai cũng có thể thức dậy và trở thành một nhà tiếp thị email mà không cần qua đào tạo chính thức. Các công cụ khác phức tạp và kỹ thuật đến mức ngay cả những nhà tiếp thị tiên tiến nhất cũng có thể chạm tới nút hỗ trợ.
Hội nghị truyền hình cũng không khác. Một số công cụ cung cấp giao diện người dùng (UI) sạch sẽ và trực quan cho phép bạn nhấp vào tên của một người và bắt đầu cuộc gọi trực tiếp. Một số cho phép bạn sắp xếp các cuộc hẹn trước bằng cách nhấp vào lịch của đồng nghiệp và nhập tên của bạn. Có những công cụ cho phép bạn tạo phòng hội nghị ảo, gửi liên kết và mời hàng trăm hoặc hàng nghìn người vào phòng đó mà không cần bất kỳ điều kiện tiên quyết nào đối với bất kỳ khách nào của bạn. Đây là những quyết định bạn sẽ muốn tính đến khi mua.
Gilman nói: “Thường xuyên, hội nghị truyền hình có rất nhiều sắc thái vì có rất nhiều giao thức khác nhau được sử dụng ngày nay. “Bạn đang gặp vấn đề với các nền tảng cũ, việc đưa các bên thứ ba vào bên ngoài doanh nghiệp… đó là một vấn đề trong nhiều năm. Có thể gửi liên kết đến nền tảng của bên thứ ba và trả lời cuộc gọi đó dễ dàng như một cuộc điện thoại là điều tối quan trọng để thành công ”.
Về cơ bản, nếu bạn mở một chương trình hội nghị truyền hình và cảm thấy như lẽ ra bạn phải có bằng kỹ sư, thì có thể bạn đang làm việc với công cụ sai.
3. Hợp tác và trao đổi
Ngay cả khi bạn chọn không mua nền tảng UC, bạn vẫn có thể cần một công cụ hội nghị truyền hình có thể thực hiện chia sẻ tài liệu và màn hình cơ bản. Các tính năng này cho phép người dùng của bạn gửi tệp cho bất kỳ ai trong phòng họp hoặc hiển thị tài liệu từ một trang web trên màn hình của họ để hiển thị.
Gilman nói: “Nhu cầu cộng tác và chia sẻ nội dung là rất quan trọng. “Để một cuộc họp diễn ra hiệu quả, việc chia sẻ nội dung cũng quan trọng như giao tiếp mặt đối mặt. Nó có thể đơn giản như chia sẻ tài liệu để người dùng có thể chia sẻ những gì họ đang làm trong thời gian thực. Nó là một thành phần quan trọng của bất kỳ môi trường cộng tác nào. ”
Có những tính năng này cũng cho phép bạn sử dụng công cụ hội nghị truyền hình theo những cách mà bạn chưa từng mơ tới trước đây. Mọi người đều nghĩ đến hội nghị truyền hình cho các cuộc họp nhóm, nhưng còn các cuộc họp khách hàng, cuộc gọi từ người mua hoặc đối tác tiềm năng thì sao? Gilman nói: “Khi bạn bắt đầu nghĩ về cách video có thể thay đổi cách thức kinh doanh của các công ty, thì việc áp dụng sẽ trở nên rộng rãi hơn nhiều.
5. Quản trị nội bộ
Vì bạn chọn hệ thống, tại sao không chọn hệ thống cho phép bạn kiểm soát mọi thứ? Các công cụ video của công ty cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng như ghi âm cuộc gọi bằng một cú nhấp chuột, số liệu thống kê cho bạn biết ai là người gọi nhiều nhất, thời gian mọi người tiếp tục cuộc gọi, thời điểm mọi người bỏ cuộc gọi, v.v. Bạn cũng có thể kiểm soát ai có quyền quản trị để ghi lại cuộc gọi của chính họ, ai có thể kết nối hoặc chuyển cuộc gọi cho người dùng khác và ai có thể kiểm tra chất lượng cuộc gọi để đảm bảo hệ thống cung cấp hình ảnh rõ ràng.
“Các quản trị viên có kinh nghiệm sẽ muốn biết tình trạng mất gói tin như thế nào. [that contributed to poor call quality]Gilman nói. “Có phải nó ở tận cùng không? [or on the company network]? Nếu nó là cục bộ, thì bạn cần phải xem trên mạng [to determine where the problem was]. »
