Bạn sẽ không bao giờ là người giỏi nhất có thể nếu bạn không ngừng phấn đấu để đạt được 100% năng suất. Không ai có thể làm việc mà không bị gián đoạn mà không phải trả giá, cho dù đó là sự giảm sút về chất lượng, năng suất hay sự an toàn. Tất cả chúng ta cần phải nghỉ giải lao. Nếu gần đây bạn thấy mình đang làm việc tại nhà trong khi thế giới đang cố gắng làm chậm sự lây lan của loại coronavirus mới, bạn có thể bị cám dỗ để so sánh lịch trình nghỉ ngơi ở nhà với lịch trình nghỉ ngơi quen thuộc tại nơi làm việc. “Tôi có mất 10 phút để mở một gói hàng nếu tôi đang ở nơi làm việc không?” “Tôi thường không bị phân tâm khi làm việc.”
Tất cả chúng ta đều trải qua nhiều căng thẳng hơn bình thường.
Đầu tiên, bất kỳ ai đã làm việc từ xa trong một thời gian dài sẽ nói với bạn rằng không có ý nghĩa gì khi so sánh lịch nghỉ giữa giờ của bạn ở văn phòng với lịch nghỉ của bạn ở nhà. Đây là hai môi trường khác nhau. Các ngắt là khác nhau. Trọng tâm của bạn là khác nhau. Năng suất của bạn cũng sẽ khác. Cần có thời gian để hiểu cách làm việc mới của bạn. Thứ hai, tình hình hiện tại không bình thường. Bạn có thể bị phân tâm nhiều hơn bởi tin tức. Bạn có thể bị gián đoạn bởi trẻ em, vật nuôi hoặc những người khác trong nhà của bạn. Thứ ba, vì tất cả những thay đổi này, tất cả chúng ta đều đang gặp căng thẳng hơn bình thường. Căng thẳng rút cạn năng lượng của chúng ta. Khi thiếu năng lượng, chúng ta cần nghỉ ngơi. Trên thực tế, tôi đã lập luận rằng nếu bạn ưu tiên việc chăm sóc bản thân hơn năng suất, bạn sẽ khỏe mạnh và hạnh phúc hơn. Nghe thật mỉa mai – ít nhất là đối với một số người – nó gần như chắc chắn sẽ tăng năng suất của bạn về lâu dài nếu được thực hiện đúng cách.
Nhân viên tri thức (bao gồm cả tôi) thường chịu trách nhiệm về lịch nghỉ của họ. Chúng ta quyết định thời điểm nghỉ ngơi hai phút để đọc các tiêu đề hoặc cách đi bộ chậm rãi xuống hành lang để uống một cốc nước.
Mọi người thường nghỉ giải lao dựa trên trực giác, không chú ý đến việc họ cần hồi phục trong bao lâu hoặc khi nào thì nghỉ giải lao tiếp theo. Không phải ai cũng có trực giác tốt. Bạn rất dễ rơi vào lỗ hổng internet trong thời gian nghỉ ngơi. Bạn cũng có thể dễ dàng dừng một nhiệm vụ với hy vọng được nghỉ ngơi chỉ để kiểm tra email, và đó không phải là thời gian nghỉ ngơi.
Lý thuyết khoảng cách
Để nghỉ ngơi lành mạnh thực sự cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn, chúng ta cần hiểu lý thuyết đằng sau lý do tại sao và cách chúng hoạt động.
Khi mô tả tình trạng kiệt sức tại nơi làm việc, điều mà chúng ta đang cố gắng tránh trong thời gian nghỉ giải lao, các nhà nghiên cứu đôi khi đề cập đến mô hình tiết kiệm tài nguyên. Một lý thuyết được phát triển bởi Stevan E. Hobfall vào những năm 1980 giải thích cách mọi người đối phó với căng thẳng. Tóm lại, nó cho thấy rằng tất cả chúng ta đều có nguồn lực bên trong để đối phó với căng thẳng được gọi là nguồn lực. Chúng ta có thể sử dụng tài nguyên của mình trong một thời gian, nhưng đến một lúc nào đó chúng ta cần khôi phục lại tài nguyên đã mất.
Vào thời điểm Hobfall đưa ra lý thuyết này, các chuyên gia bắt đầu nhận ra rằng căng thẳng (họ thường sử dụng thuật ngữ “tác nhân gây căng thẳng”) là một hiện tượng liên tục và phổ biến, không phải do các sự kiện riêng lẻ gây ra. Nói cách khác, chúng ta gặp căng thẳng mỗi khi làm việc. Nó không đổi. Chắc hẳn không phải là một sự kiện đau buồn tại nơi làm việc gây căng thẳng liên quan đến công việc. Căng thẳng luôn hiện hữu và chúng tôi luôn sử dụng nguồn lực của mình để đối phó với nó. Vì chúng ta đang cạn kiệt tài nguyên và các tài nguyên còn lại đang gặp rủi ro, điều này là kiệt quệ.
Vậy chúng ta cần làm gì để khôi phục những tài nguyên này? Trong những điều kiện nào chúng ta bắt đầu cảm thấy được chữa lành và giảm bớt các tác nhân gây căng thẳng? Hai nhà nghiên cứu đã nghiên cứu những câu hỏi này đã tiến hành nghiên cứu khi đang đi nghỉ. Họ kết luận rằng ba điều thực sự giúp mọi người phục hồi và trở lại làm việc với cảm giác tràn đầy năng lượng: 1) phản ánh tích cực của công việc (suy nghĩ và nói về những khía cạnh tích cực trong công việc của bạn), 2) thành thạo (làm việc trên một kỹ năng), và 3) thư giãn. Cả ba điều này đều giúp khôi phục tài nguyên. Hai điều nữa có thể hữu ích: trò chuyện cuối tuần và không phải đối mặt với những rắc rối không lường trước được khi bạn đang cố gắng đi nghỉ – hãy nghĩ đến việc lốp bị xẹp như thể bạn phải bắt đầu một chuyến đi.
Nếu chúng ta lùi lại và suy nghĩ về ý nghĩa của tất cả những phần này cùng nhau, thì để thoát khỏi căng thẳng trong công việc, chúng ta cần:
- Không hoạt động, làm điều gì đó tốt đẹp
Nghe có vẻ giống như lẽ thường, nhưng nếu bạn đã từng nghỉ làm bằng cách kiểm tra email (công việc vẫn hoạt động và hầu như không thú vị), bạn thực sự chưa nghỉ đúng không?
Những kiểu nghỉ nào là tốt nhất?
Vì vậy, chúng tôi biết rằng nghỉ giải lao thực sự nên là tạm dừng công việc và những việc liên quan. Email không phải là thời gian nghỉ ngơi. Phàn nàn về công việc với đồng nghiệp, không hẳn là nghỉ ngơi.
Mọi người có hai câu hỏi về việc nghỉ giải lao: họ nên nghỉ bao lâu và nghỉ bao lâu để đạt được nhiều lợi ích nhất?
Việc xác định độ dài và tần số của con số là rất khó. Một số nghiên cứu đã cố gắng làm điều này cho những người lao động tri thức, nhưng không có con số nào được thống nhất trong nhiều nghiên cứu. Một bài đăng phổ biến và được xuất bản thường xuyên vào năm 2014 trên trang web Muse nói rằng lịch trình nghỉ ngơi lý tưởng là làm việc 57 phút, sau đó nghỉ 17 phút, nhưng tôi sẽ không dựa vào nó quá nhiều. Những số liệu này, đến từ một công ty phần mềm giám sát máy tính, không bao gồm bất kỳ chi tiết nào về cơ sở vật chất, hoạt động của chúng, dữ liệu thô hoặc cách chúng được phân tích.
Nghiên cứu tốt nhất cho thấy rằng lượng thời gian nghỉ giải lao tối ưu là khoảng 12 phần trămngày làm việc. Nghiên cứu tương tự cũng chỉ ra rằng thời gian nghỉ ngắn không liên tục tốt hơn một hoặc hai lần nghỉ dài. Nếu chúng ta lấy 12 phần trăm và áp dụng nó vào một ngày làm việc tám giờ, chúng ta sẽ được nghỉ khoảng 58 phút. Ví dụ, năm lần nghỉ giải lao, mỗi lần 12 phút là đủ.
Chuyên gia công thái học kiêm giáo sư danh dự tại Đại học Cornell, Alan Hedge, nói rằng vì sức khỏe của bạn và để ngăn ngừa các chấn thương liên quan đến máy tính, người lao động nên nghỉ ngơi khoảng 20 phút một lần. Nó có thể là những đợt bùng phát vi mô, nhưng tốt nhất là bạn nên đứng dậy trong vài phút, vươn vai và có thể đi bộ. Theo Hedge, vận động giúp cải thiện tuần hoàn, thoải mái và hiệu suất, đồng thời giảm nguy cơ chấn thương.
Nghỉ giải lao hiệu quả cần nhiều thứ hơn là biết tại sao chúng tốt, chúng nên làm gì và tần suất thực hiện chúng. Ngoài ra còn có vấn đề về việc tôn trọng những khoảng thời gian bạn quyết định nghỉ và quay trở lại làm việc khi chúng kết thúc.
Một ứng dụng mà tôi thường sử dụng khi tôi cần nghiêm ngặt hơn về lịch làm việc / nghỉ ngơi của mình là Quy trình làm việc nghiêm ngặt. Plugin Chrome này tự do (nhưng không vi phạm nhãn hiệu) triển khai kỹ thuật Pomodoro trên máy tính của bạn.
Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp làm việc chia thời gian thành các giai đoạn công việc và các giai đoạn nghỉ ngơi. Vì vậy, bạn làm việc cho X phút và nghỉ trong y phút, sau đó lặp lại. Tên gọi này xuất phát từ việc sử dụng bộ hẹn giờ nhà bếp, thường có hình dạng của quả cà chua, để đo từng giai đoạn. Tiện ích mở rộng của Chrome không gì khác ngoài một bộ đếm thời gian thay đổi màu sắc và phát âm báo khi bất kỳ giai đoạn nào được hoàn thành. Một lợi ích khác của việc sử dụng plug-in thay vì bộ hẹn giờ trong bếp là khi đang làm việc, bạn có thể thiết lập Quy trình làm việc nghiêm ngặt để chặn bạn truy cập vào các URL nhất định có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc, chẳng hạn như Facebook và Twitter.
Các ứng dụng nghỉ khác chạy trên hệ điều hành chứ không phải trong trình duyệt của bạn, chẳng hạn như Time Out dành cho Mac. Việc gián đoạn ứng dụng không chỉ là việc định thời gian và chặn truy cập vào các trang web gây cản trở công việc của bạn trong giai đoạn làm việc. Họ cũng khóa toàn bộ máy tính của bạn trong giai đoạn nghỉ, buộc bạn phải ngừng hoạt động. Màn hình sẽ chỉ mở khóa sau khi thời gian nghỉ bạn đặt đã trôi qua.
Ứng dụng giải lao thường được sử dụng bởi những người đang cố gắng tránh các chấn thương do căng thẳng và mỏi mắt liên quan đến máy tính lặp đi lặp lại vì hầu hết các ứng dụng này đều yêu cầu bạn rời khỏi nơi làm việc của mình trong mỗi giờ giải lao. Nếu bạn thích lướt web trong thời gian nghỉ ngơi, hãy sử dụng một plugin thay thế. Hoặc quy định rằng bạn sẽ chỉ lướt Internet trên thiết bị di động.
Một cách khác để giải lao trong ngày là đứng dậy và rời khỏi bàn làm việc mỗi khi thiết bị theo dõi thể dục của bạn rung cảnh báo không hoạt động. Nhiều thiết bị theo dõi thể dục hiện có tính năng này. Nếu trong khoảng thời gian bạn đặt, chẳng hạn từ 8 giờ đến 18 giờ, trình theo dõi thấy bạn ngồi trong hơn nhiều phút này, nó sẽ rung và đôi khi cũng hiển thị thông báo trên màn hình. Thời gian nhàn rỗi mặc định cho hầu hết các trình theo dõi là 60 phút, nhưng bạn thường có thể điều chỉnh thời gian này. Đặt thành 55 phút để cho bản thân thêm vài phút để thu thập suy nghĩ trước khi thức dậy và nghỉ ngơi bình thường.
