Mặc dù Google Trang tính rất hữu ích khi bạn cần ghi lại hoặc làm việc với dữ liệu, nhưng trong nhiều trường hợp, công việc cuối cùng của bạn có thể liên quan đến việc trình bày dữ liệu đó trong Google Tài liệu hoặc Google Trang trình bày.
Bạn luôn có thể dán dữ liệu từ Google Trang tính vào Google Tài liệu dưới dạng bảng tĩnh, nhưng sau đó bạn sẽ phải cập nhật dữ liệu đó theo cách thủ công khi dữ liệu thay đổi.
May mắn thay, có một cách để nhúng Google Trang tính vào Google Tài liệu để nó tự động cập nhật khi dữ liệu trong Google Trang tính (tập dữ liệu liên quan) thay đổi.
Trong hướng dẫn về Google Trang tính này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chèn bảng tính Google Trang tính vào tệp Google Tài liệu và cách bạn có thể liên kết chúng với nhau.
Chèn một loạt các bảng tính Google có liên quan vào Google Documents
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới trong Google Trang tính và bạn muốn chèn bảng vào trang tính đó trong Google Tài liệu. Và tất nhiên chúng tôi muốn nó được liên kết, vì vậy nếu tôi thay đổi thứ gì đó trong bảng tính, nó sẽ tự động thay đổi trong Google Docs.
Sau đây là các bước để thêm Phạm vi bảng tính của Google vào Google Tài liệu:
- Chọn phạm vi trong Google Trang tính mà bạn muốn dán vào Google Tài liệu.
- Sao chép nó (sử dụng Control + C hoặc nhấp chuột phải và sau đó nhấp vào Sao chép)
- Mở tài liệu Google Docs mà bạn muốn chèn bảng.
- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn lấy dữ liệu (bảng)
- Dán dữ liệu (Control + V hoặc bấm chuột phải rồi bấm Dán). Hộp thoại Chèn bảng mở ra.
- Đảm bảo rằng Liên kết tới Bảng được chọn trong hộp thoại Chèn Bảng.
- Nhấp vào Dán
Các bước trên sẽ chèn bảng Google Trang tính vào tài liệu Google Tài liệu.
Vì bảng này được liên kết với dữ liệu gốc trong Google Trang tính nên khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu gốc trong Google Trang tính, bạn sẽ có thể cập nhật bảng này và phản ánh những thay đổi trong bảng đã sao chép.
Và hãy nhớ rằng dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực. Bạn sẽ phải cập nhật bảng theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút làm mới (sẽ thảo luận trong phần tiếp theo).
Khi sử dụng kỹ thuật này, bạn cần biết hai điều:
- Dữ liệu đã sao chép trong Google Tài liệu được liên kết với dữ liệu gốc nhưng không được cập nhật theo thời gian thực. Tuy nhiên, nó cung cấp cho bạn tùy chọn cập nhật dữ liệu của mình chỉ với một cú nhấp chuột.
- Điều này chỉ hoạt động nếu tài liệu Google Trang tính và Google Tài liệu nằm trong cùng một tài khoản (hoặc có toàn quyền truy cập vào chúng). Nếu bạn cố gắng sao chép dữ liệu từ Google Trang tính từ một tài khoản sang Google Tài liệu từ một tài khoản khác, hộp thoại Chèn Bảng sẽ không xuất hiện. Nó sẽ chỉ dán nó như là dữ liệu không liên quan bình thường.
Cập nhật dữ liệu (một cú nhấp chuột)
Khi bạn thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong phạm vi gốc trong Google Trang tính (đã được sao chép và dán vào Google Tài liệu), bạn sẽ thấy tùy chọn cập nhật bảng trong Google Tài liệu (chỉ xuất hiện khi bất kỳ ô nào trong bảng được chọn).
Nút Làm mới chỉ xuất hiện sau khi dữ liệu thay đổi trong Google Trang tính. Và để áp dụng thay đổi này và hiển thị nó trong Google Tài liệu, bạn cần nhấp vào nút Làm mới.
Ngoài việc thay đổi giá trị trong ô, bạn cũng có thể chuyển định dạng từ Google Trang tính sang Google Tài liệu.
Ví dụ: nếu tôi thay đổi màu của một vài ô trong dữ liệu nguồn trong Google Trang tính theo cách thủ công, tôi sẽ thấy nút Làm mới trong Google Tài liệu. Và khi tôi nhấp vào nó, nó sẽ chuyển định dạng của dữ liệu bảng tính trong Google Documents.
Lưu ý rằng trong khi bạn có thể cập nhật dữ liệu để phản ánh màu của ô, đường viền bảng không bị ràng buộc. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện trên dữ liệu Google Trang tính và nó sẽ được phản ánh trong dữ liệu trong Google Tài liệu (Tôi nghĩ điều đó thật tuyệt!).
Cập nhật dữ liệu khi thêm hàng bổ sung
Khi bạn dán dữ liệu từ Google Trang tính vào Google Tài liệu, dữ liệu đó chỉ được liên kết với phạm vi cụ thể đó.
Ví dụ: trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã dán dải ô A1: E7 từ Google Trang tính vào Google Tài liệu.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu tôi thêm một hàng mới vào tập dữ liệu (ở cuối tập dữ liệu hoặc ở đâu đó ở giữa).
Rất tiếc, bạn sẽ không thể cập nhật dữ liệu khi các hàng mới được thêm vào tập dữ liệu (được phép xóa hàng và sẽ được tính đến).
Vì vậy, nếu bạn thêm các hàng mới, bạn cần cập nhật phạm vi để bây giờ nó tham chiếu đến phạm vi mới nơi các hàng được thêm vào.
Sau đây là các bước để thay đổi phạm vi được liên kết trong Google Tài liệu:
- Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng trong Google Tài liệu.
- Nhấp vào Tùy chọn Bảng được Liên kết (biểu tượng ở trên cùng bên phải của bảng).
- Nhấp vào Thay đổi phạm vi
- Chỉ định một phạm vi mới tại đây
Mặc dù điều này hoạt động tốt, nhưng nếu bạn đang làm việc với dữ liệu động có thể thay đổi, tốt nhất là trước tiên hãy tạo một dải ô đã đặt tên và sau đó sử dụng dải ô đã đặt tên đó để chèn một bảng từ Google Trang tính vào Google Tài liệu.
Vì vậy, khi bạn thêm hàng / cột vào tập dữ liệu, phạm vi được đặt tên sẽ mở rộng để phù hợp với các hàng / cột mới được thêm vào đó.
Để điều này hoạt động, bạn cần tạo một phạm vi được đặt tên trong Google Trang tính và sau đó sao chép dữ liệu từ đó vào Google Tài liệu. Bằng cách này, bảng của bạn sẽ được liên kết với phạm vi đã đặt tên và sẽ cập nhật khi phạm vi đã đặt tên được cập nhật.
Bạn cũng có thể thay đổi phạm vi và chọn phạm vi đã đặt tên trong hộp thoại Phạm vi ô được liên kết. Nó liệt kê tất cả các phạm vi được đặt tên mà bạn có trong Google Trang tính được liên kết của bạn.
Nếu bạn tạo một dải ô được đặt tên sau này (sau khi thêm dữ liệu Google Trang tính vào tài liệu Goole Docs), bạn luôn có thể thay đổi dải ô được liên kết. Chỉ cần nhấp vào “Bảng Liên quan” (biểu tượng ở trên cùng bên phải của bảng) và nhấp vào “Chỉnh sửa Phạm vi”. Nó sẽ hiển thị cho bạn phạm vi được đặt tên trong một hộp thoại.
Tắt dữ liệu Google Trang tính
Nếu bạn muốn tắt dữ liệu từ Google Trang tính (hiện đã có trong Google Tài liệu), bạn cũng có thể dễ dàng làm điều đó.
Chỉ cần bấm vào bất kỳ đâu trong bảng đã chèn, bấm vào biểu tượng Tùy chọn bảng được liên kết, sau đó bấm Hủy liên kết.
Điều này sẽ ngay lập tức phá vỡ liên kết và bảng tĩnh sẽ xuất hiện trên trang.
Lưu ý: Nếu bạn muốn nhúng tài liệu Google Trang tính dưới dạng một đối tượng hoặc dưới dạng liên kết (để khi người dùng nhấp vào tài liệu đó, tài liệu này sẽ mở ra các Trang tính Google đó, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nút “Chia sẻ” (nút màu xanh lá cây) ở trên cùng bên phải và nhận liên kết để chia sẻ.
Vì vậy, đây là những cách bạn có thể đưa các ô / dải ô trên Google Trang tính vào tài liệu Google Tài liệu.
Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích!
