Luôn dễ dàng hơn khi làm việc với dữ liệu đã được tổ chức và sắp xếp theo một thứ tự cụ thể. Chúng dễ dàng hơn để loại bỏ và dễ dàng hơn để tìm các mục dữ liệu quan tâm. Đó là lý do tại sao sắp xếp là một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất trong Google Trang tính.
Hàm SORT được sử dụng để làm gì?
Như tên cho thấy, hàm SORT giúp chúng ta sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi ô và trả về kết quả đã sắp xếp trong một phạm vi ô mới.
Chức năng này cho phép chúng ta sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Nó cũng cho phép chúng tôi sắp xếp dữ liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí cột.
Sự khác biệt giữa menu SORT và chức năng SORT
Có hai cách để sắp xếp dữ liệu trong Google Trang tính:
- Sử dụng menu “Sắp xếp” (nằm trong menu “Dữ liệu”).
- Sử dụng hàm SORT
Trong khi menu Sắp xếp có thể được mở bằng một vài cú nhấp chuột, tính năng SORT cho phép bạn nhập công thức vào thanh công thức, giúp bạn kiểm soát nhiều hơn quá trình sắp xếp.
Sự khác biệt chính giữa hai phương pháp trên là trình đơn Sắp xếp hoạt động và thay đổi phạm vi dữ liệu ban đầu. Mặt khác, chức năng SORT ánh xạ dữ liệu đã sắp xếp sang một phạm vi dữ liệu mới, do đó giữ nguyên dữ liệu ban đầu.
Cú pháp hàm SORT trong Google Trang tính
Cú pháp cho hàm SORT là:
SORT (phạm vi, cột_sắp_xếp, tăng dần, [sort_column2, is_ascending2, …])
Đây,
- Phạm vi là nhóm ô bạn muốn áp dụng chức năng sắp xếp (các ô bạn muốn sắp xếp)
- cột_sắp_xếp là cột chính mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong phạm vi.
- is_ascending chỉ định xem phạm vi nên được sắp xếp theo thứ tự cột sắp xếp tăng dần hay giảm dần. Nó có thể là TRUE hoặc FALSE, với FALSE đại diện cho thứ tự “giảm dần”.
Ba tham số trên là bắt buộc trong hàm SORT, nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều tham số hơn nếu muốn sắp xếp phạm vi theo nhiều tiêu chí hơn. Trong trường hợp này,
- cột_sắp_xếp2 là một cột bổ sung mà bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi
- is_ascending2 chỉ định xem chúng ta muốn sắp xếp phạm vi theo thứ tự tăng dần hay giảm dần cột sort_column2. Tham số này cũng có thể được đặt thành TRUE / FALSE.
Bạn có thể thêm nhiều cặp này [sort_column2, is_ascending2] tùy thuộc vào số lượng tiêu chí cột cần thiết để sắp xếp dữ liệu trong phạm vi.
Ghi chú. Cột_sắp xếp có thể được chỉ định dưới dạng chỉ số cột (số đại diện cho vị trí của cột trong một phạm vi) hoặc dưới dạng tham chiếu (phạm vi ô trong cột, ví dụ: A2: A5). Số lượng ô trong cột_sắp_xếp phải bằng số hàng trong phạm vi, nếu không công thức SORT sẽ trả về lỗi.
Nhiều cách khác nhau để sử dụng hàm SORT (ví dụ)
Khi bạn đã hiểu cú pháp của hàm SORT, việc áp dụng nó khá đơn giản.
Chúng ta sẽ xem xét hai cách để sử dụng hàm SORT:
- Nếu bạn muốn sắp xếp theo một cột
- Nếu bạn muốn sắp xếp theo nhiều cột
Để giải thích cả hai phương pháp, chúng tôi sẽ sử dụng các mẫu dữ liệu sau. Chúng ta sẽ sử dụng hàm SORT để sắp xếp dữ liệu được hiển thị bên dưới:
Để giúp bạn dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa dữ liệu gốc và dữ liệu đã sắp xếp, chúng tôi sẽ sắp xếp dữ liệu ở trên và hiển thị nó trên cùng một trang tính (trong một phạm vi ô liền kề).
Tuy nhiên, bạn thậm chí có thể nhập công thức SORT trên một trang tính mới và hiển thị dữ liệu đã sắp xếp trên đó (xem sắp xếp theo chiều ngang trong Google Trang tính).
Sắp xếp theo một cột
Nếu bạn muốn sắp xếp theo một cột, bạn chỉ cần ba tham số đầu tiên của hàm SORT để thực hiện công việc.
Giả sử từ dữ liệu ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn sắp xếp tất cả các hàng theo tên công ty (là cột A). Đây là cách bạn có thể hiển thị phạm vi dữ liệu được sắp xếp bắt đầu từ ô F2.
- Sao chép tiêu đề cột dữ liệu và dán chúng vào hàng đầu tiên (các ô từ F1 đến I1 trong ví dụ của chúng tôi).
- Trong ô F2, nhập công thức sau: = SORT (A2: D8, A2: A8, TRUE) hoặc = SORT (A2: D8,1, TRUE)
- Nhấn phím quay lại
Bây giờ bạn sẽ thấy rằng tất cả dữ liệu được sắp xếp trải dài trong phạm vi từ ô F2 đến ô I8. Lưu ý rằng kết quả của hàm SORT là động. Bằng cách này, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với dữ liệu gốc cũng được phản ánh trong kết quả đầu ra được sắp xếp.
Cũng lưu ý rằng bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với đầu ra đã sắp xếp. Cố gắng làm như vậy sẽ dẫn đến lỗi #REF.
Sắp xếp trên nhiều cột
Nếu bạn nhìn vào dữ liệu được sắp xếp bây giờ, bạn sẽ nhận thấy rằng một số tên công ty được lặp lại.
Nếu bạn cũng muốn đảm bảo rằng các chuỗi được sắp xếp hơn nữa, hãy nói theo thứ tự giảm dần của ngày giao hàng, bất cứ khi nào tên công ty được lặp lại, hàm SORT cũng giúp điều đó trở nên dễ dàng.
Trong trường hợp này, bạn có thể nhập các tham số bổ sung vào hàm SORT. Vì vậy, bạn có thể thay đổi công thức SORT thành:
= SORT (A2: D8,1, TRUE, C2: C8, FALSE)
Trong công thức trên, chúng tôi đã thêm hai tham số mới:
- Chúng tôi đặt cột_sắp_xếp2 thành cột C2: C8 (cột Ngày giao hàng)
- Chúng tôi đặt is_ascending2 thành FALSE vì chúng tôi muốn sắp xếp theo ngày giao hàng theo thứ tự giảm dần.
Điều này cho kết quả sau:
Trong hình trên, bạn sẽ nhận thấy rằng dữ liệu đầu tiên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên công ty.
Bất cứ khi nào một tên được lặp lại, các hàng chứa tên công ty trùng lặp sau đó sẽ được sắp xếp theo thứ tự ngày giao hàng giảm dần.
Ví dụ, tên công ty Krajcik-Lowe được hiển thị trên ba dòng. Các hàng này sau đó được sắp xếp, với ngày mới nhất xuất hiện đầu tiên và ngày cũ nhất xuất hiện sau cùng.
Nếu cần, bạn thậm chí có thể tinh chỉnh thêm tìm kiếm này bằng cách thêm các tham số bổ sung. [sort_column2, is_ascending2].
Trong hướng dẫn này, tôi đã chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng tính năng SORT trong Google Trang tính bằng cách sử dụng một hoặc nhiều tiêu chí cột. Tính năng này có thể thực sự hữu ích nếu bạn muốn nhanh chóng sắp xếp và xem dữ liệu của mình mà không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc.
Chúng tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích.
