Google Trang tính không phải là một cơ sở dữ liệu. Nhưng chúng có thể được sử dụng cho các chức năng cơ sở dữ liệu cơ bản. Hàm LOOKUP có thể được sử dụng để tra cứu thông tin cụ thể trong tập dữ liệu. Các tính năng liên quan bao gồm VLOOKUP và HLOOKUP.
Hãy đi sâu vào cách sử dụng LOOKUP trong Google Trang tính.
LOOKUP để làm gì?
LOOKUP là một hàm dữ liệu phức tạp. Định dạng cơ bản của Google Sheets LOOKUP như sau:
= LOOKUP (‘khóa_tìm_kiếm’, ‘cột_tìm_kiếm’, ‘cột_mục_trục’);
Trong thuật toán này:
- search_key đề cập đến phần tử bạn đang tìm kiếm.
- search_column chỉ định nơi bạn đang tìm kiếm phần tử này.
- Return_column là dữ liệu bạn cần.
Vấn đề chính với LOOKUP là nó có thể gây nhầm lẫn. Tìm kiếm hoạt động rất rõ ràng khi được sử dụng với số ID, nhưng nó có thể hoạt động thất thường hoặc không thể đoán trước với văn bản.
Cách sử dụng LOOKUP trong Google Trang tính
Hãy bắt đầu với một ví dụ rất đơn giản. Khi bạn sử dụng LOOKUP trong Google Trang tính, bạn có thể sử dụng một lượng lớn dữ liệu. Nhưng cách dễ hiểu nhất về LOOKUP là trong một bảng nhỏ.
Ở đây chúng tôi có một danh sách các sách trong thư viện. Chúng tôi biết số lượng, tiêu đề, tác giả và thể loại. Chúng tôi muốn biết cuốn sách nào là số 4 trong thư viện. Vì vậy, chúng tôi làm như sau:
= LOOKUP (4, A2: A9, B2: B9);
Và kết quả là chúng ta có được Invisible Man – “Người vô hình”. Đây là cuốn sách thứ 4 trong thư viện. Tất nhiên, đây là tiện ích hạn chế; chúng ta cần biết số phần tử, và nếu chúng ta biết điều đó, chúng ta có thể đã biết tên.
Thay vào đó, nếu chúng ta muốn biết tác giả của cuốn sách thì sao?
Thật đơn giản: đây là cách NHÌN trong Google Trang tính.
Nhưng trong thực tế, bạn có thể sẽ tìm kiếm một giá trị ký tự cụ thể – một chuỗi văn bản. Mọi thứ phức tạp hơn một chút ở đây.
Tìm một chuỗi văn bản với LOOKUP
Giả sử chúng ta có tên một cuốn sách, nhưng chúng ta cần tìm tác giả của nó. Chúng ta có thể làm được; số “4” có thể dễ dàng thay thế bằng một chuỗi. Hãy nhớ rằng chuỗi phải luôn được đặt trong dấu ngoặc kép.
Ở đây chúng ta đã viết: = LOOKUP (“Catcher in the Rye”, A2: A9, B2: B9);
Và chúng tôi đã có thể mang J trở lại. D. Salinger. Đây là tác giả chính xác của The Catcher in the Rye, vì vậy yêu cầu của chúng tôi đã được chấp thuận.
Nhưng đợi đã. Điều gì xảy ra nếu chúng ta chỉ nhập từ “Catcher” vào trường?
Điều này cho chúng tôi Agatha Christie, điều này không chính xác. Và đây là một trong những vấn đề quan trọng nhất với LOOKUP:
Kết quả có thể rất khó đoán nếu bạn tìm kiếm bằng văn bản và không sử dụng tất cả văn bản.
Thay vì trả về N / A (điều này đôi khi xảy ra), Google Trang tính thường sẽ trả về giá trị sai. Ở đây, chúng ta thấy rằng Agatha Christie thậm chí còn không trả lời, nhưng dù sao thì cô ấy cũng đã trở lại.
Làm thế nào chúng ta có thể khắc phục điều này? Sử dụng ký tự đại diện.
Ở đây thay vì gõ “Catcher” chúng ta đã gõ “Catcher%”. % có nghĩa là chúng tôi biết có nhiều văn bản hơn và chúng tôi đang tìm kiếm bất kỳ thứ gì phù hợp với văn bản đó. Và đây là điều quan trọng cần lưu ý. Nếu chúng tôi không nhận ra rằng Agatha Christie không viết cuốn sách này, chúng tôi sẽ không bao giờ mắc phải sai lầm!
Và một lưu ý nữa: chúng tôi không thể viết “% Man%” để tìm Người vô hình. Chúng tôi chỉ có thể viết “% ẩn”. Chúng ta phải có phần đầu của một truy vấn tìm kiếm – chúng tôi không thể có phần cuối của nó.
Đôi khi truy vấn trả về “N / A”. Điều này thường có nghĩa là không thể tìm thấy dữ liệu. Nhưng nếu không, truy vấn thường sẽ cố gắng trả về những gì có vẻ đủ gần. Và định nghĩa của anh ấy về “đủ gần” có thể không giống với định nghĩa của chúng ta.
Tìm kiếm thông tin theo chuỗi với LOOKUP
Cho đến nay, chúng tôi đã sử dụng các cột thông tin. Nhưng bạn cũng có thể tìm kiếm thông tin được lưu trữ trong chuỗi.
Hãy tưởng tượng rằng thông tin của chúng tôi được tổ chức khác nhau.
Nó cồng kềnh hơn một chút. Nhưng như bạn thấy, nó thực sự có cùng một chức năng. Sự khác biệt duy nhất là bạn chọn hàng đầu tiên (B1 đến I1) và hàng thứ hai (B2 đến I2) thay vì chọn các cột bạn đã chọn trước đó. Nó sẽ hoạt động giống hệt nhau.
Không nên tổ chức dữ liệu theo cách này, nhưng về mặt chức năng, nó thực sự giống nhau đối với máy tính – chỉ là con người ít đọc hơn.
Còn về VLOOKUP và HLOOKUP?
Nếu bạn đang sử dụng LOOKUP, bạn cũng nên biết về hàm kép VLOOKUP và HLOOKUP mở rộng chức năng của nó. Đôi khi việc sử dụng lệnh VLOOKUP và HLOOKUP sẽ dễ dàng hơn hoặc tốt hơn là cố gắng sử dụng LOOKUP.
Hàm VLOOKUP và HLOOKUP hoạt động tương tự như hàm LOOKUP, nhưng có một sự khác biệt đáng chú ý – cụ thể là trong cách hàm xác định giá trị cột / hàng được trả về.
Hãy cùng xem qua VLOOKUP.
Lưu ý rằng thuật toán trông giống như sau: = VLOOKUP (“Catcher in the Rye”, B2: D9,2)
Có hai điểm khác biệt đáng chú ý so với chức năng khác ở đây.
Đầu tiên, dữ liệu đang được tìm kiếm là tất cả dữ liệu từ B2 đến D9, không chỉ là chuỗi đang được tìm kiếm văn bản.
Thứ hai, chúng tôi đặt cột mà chúng tôi muốn trả về. Trong trường hợp này là “2”. Nếu chúng ta thay đổi giá trị này thành “3”, chúng ta sẽ mang trở lại Catcher ở thể loại Rye (tiểu thuyết).
Vì vậy, đó là một cách dễ dàng hơn để lặp qua các cột khác nhau trong tập dữ liệu, ít nhất là về mặt ký hiệu và khả năng đọc.
HLOOKUP hoạt động theo cách tương tự, nhưng đối với dữ liệu được tổ chức theo chiều ngang.
Như với LOOKUP, nếu bạn sử dụng “Catcher”, nó sẽ không tìm thấy đối tượng mong muốn. Nhưng nếu bạn sử dụng “Catcher%” thì sẽ như vậy. Tất cả phụ thuộc vào ký tự đại diện của bạn.
Khi nào bạn sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP vs LOOKUP? Về cơ bản, tất cả chúng đều làm điều tương tự, nhưng VLOOKUP và HLOOKUP cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn một chút đối với dữ liệu bạn trả về.
Và một điều nữa. Ở cuối hàm VLOOKUP và HLOOKUP, bạn có thể chỉ định dữ liệu của mình có được sắp xếp hay không. Bạn có thể nhập TRUE nếu được sắp xếp và FALSE nếu không. Bạn phải nhớ điều này. Nếu dữ liệu của bạn không trở lại bình thường, có thể là do sự cố này.
Những hạn chế của LOOKUP là gì?
Bây giờ, rõ ràng là mặc dù LOOKUP là một tính năng rất hữu ích, nhưng nó cũng bị hạn chế.
Khi bạn sử dụng LOOKUP, bạn nên biết:
- Bạn nên luôn kiểm tra và kiểm tra kỹ các chi tiết của mình để xác nhận chúng. LOOKUP có thể “không thành công một cách lặng lẽ” hoặc tạo ra kết quả không chính xác. Điều này đặc biệt đúng vì nó sẽ chỉ trả về một giá trị – vì vậy nếu bạn đang tìm kiếm “Bob” và bạn có hai “Bob”, bạn có thể không nhận được thứ mình muốn.
- Dữ liệu của bạn phải luôn được sắp xếp. Nếu dữ liệu của bạn không được sắp xếp trước khi bạn bắt đầu sử dụng LOOKUP, chức năng có thể bị hạn chế hoặc khó hiểu.
- Bạn nên cân nhắc sử dụng hàm VLOOKUP hoặc HLOOKUP. Điều này có thể cung cấp mức độ kiểm soát chi tiết tốt hơn đối với dữ liệu bạn nhận được.
Trên thực tế, Google Trang tính không dùng để thay thế một cơ sở dữ liệu thực. Không có Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) cho Google Trang tính, mặc dù Google Trang tính có thể dễ dàng nhập vào cơ sở dữ liệu thực. Vì vậy, kỳ vọng của bạn đối với các tính năng giống như cơ sở dữ liệu sẽ khá hạn chế.
Nhưng ngay cả trong trường hợp này, LOOKUP có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chỉ cần lặp lại một vài cuốn sách. Nhưng trong ví dụ của bạn, bạn có thể có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn bản ghi cần kiểm tra.
Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng LOOKUP trong Google Trang tính!
