Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 19/04/2022

Microsoft Teams có thể là một công cụ cần thiết để làm việc tại nhà. Tuy nhiên, nó hoạt động tốt như thế nào đối với bạn phụ thuộc vào số lượng tính năng chính mà bạn biết và sử dụng, cũng như có bao nhiêu thủ thuật bạn biết để điều hướng và giữ cho công cụ khổng lồ này theo thứ tự.

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là một trong những ứng dụng nhắn tin và hội nghị truyền hình được sử dụng rộng rãi nhất, cho phép các nhóm người giao tiếp với nhau thông qua trò chuyện văn bản nhóm, trò chuyện văn bản trực tiếp, cuộc gọi điện video và chia sẻ tệp. Trong Nhóm, bạn có thể cộng tác để tạo wiki cho dự án hoặc phòng ban và kết nối với các ứng dụng Microsoft khác. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Microsoft Teams miễn phí. Học cách sử dụng các tính năng cơ bản của ứng dụng, chẳng hạn như cách tham gia kênh và để lại nhận xét, khá dễ dàng, đặc biệt là vì bạn nhận được hướng dẫn nhanh trong lần đầu tiên sử dụng Nhóm.

Thay vào đó, hãy xem những gì ít rõ ràng hơn. Sau đây là bộ sưu tập mười thủ thuật và mẹo đơn giản, mạnh mẽ để giúp bạn luôn ngăn nắp, giữ các công cụ quan trọng luôn sẵn sàng, tắt một số thông báo để tránh bị phân tâm và nói chung là làm việc hiệu quả hơn với ứng dụng này. Để tìm hiểu thêm về Microsoft Teams, hãy đọc nó khác với Slack như thế nào, cũng như các lựa chọn thay thế cho hai ứng dụng nhắn tin phổ biến này.

1. Thiết lập thông báo ở cấp ứng dụng.

Thông báo từ ứng dụng trò chuyện nhóm giúp bạn luôn cập nhật các cuộc trò chuyện quan trọng, nhưng những thông báo không quan trọng có thể khiến bạn mất tập trung. Đó là lý do tại sao việc thiết lập thông báo rất quan trọng. Trong Nhóm, bạn có thể thực hiện việc này ở cấp ứng dụng, cấp kênh và cấp hội thoại.

Thông báo ở cấp ứng dụng Microsoft Teams

Ở cấp ứng dụng, bạn có thể thiết lập thông báo cho các lượt đề cập, tin nhắn và các thay đổi tài khoản khác, chẳng hạn như khi ai đó tham gia hoặc rời khỏi. Điều duy nhất bạn không thể tắt hoàn toàn là @mentions.

Để đến đó, hãy nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải, chọn Cài đặt, sau đó chọn Thông báo.

2. Thiết lập thông báo ở cấp độ kênh.

Ở cấp độ kênh, bạn có thể thiết lập thông báo cho tất cả tin nhắn mới, tất cả câu trả lời và lượt đề cập kênh, tức là khi ai đó gắn thẻ kênh để nói về kênh đó. Có thể hữu ích nếu bạn tắt (đặt thành “Tắt”) bất kỳ kênh nào bạn đã tham gia để giải trí và giao lưu, hoặc bất kỳ kênh nào bạn xem hoặc nghe thụ động. Ngay cả sau khi bạn tắt thông báo kênh, tên kênh sẽ vẫn xuất hiện in đậm khi có hoạt động mới, cho bạn biết bạn có thể đăng ký và cập nhật nhưng chỉ khi thời gian phù hợp với bạn.

Thông báo cấp kênh của Microsoft Teams

Để đến đó, hãy di chuột qua tên kênh cho đến khi ba dấu chấm xuất hiện. Nhấp vào các dấu chấm và chọn Thông báo kênh.

3. Thiết lập thông báo ở cấp độ hội thoại.

Ở cấp độ hội thoại (còn được gọi là một chuỗi), bạn có thể tắt hoàn toàn thông báo, điều này rất hữu ích khi một chuỗi gặp sự cố.

Thông báo ở cấp hội thoại Microsoft Teams

Để đến đó, hãy di chuột qua góc trên cùng bên phải của thư gốc cho đến khi bạn nhìn thấy dòng reakji và ba dấu chấm. Nhấp vào dấu ba chấm và chọn Tắt thông báo. Ngay cả khi thông báo bị tắt, bạn vẫn sẽ nhận được thông báo nếu ai đó @ đề cập đến bạn.

4. Gửi cuộc trò chuyện riêng tư mà không cần rời khỏi kênh

Microsoft Teams tách các kênh và cuộc trò chuyện với nhau. Thật vô ích khi bạn cần gửi cho ai đó một tin nhắn riêng tư nhanh chóng trong khi đang trò chuyện trên kênh. Tuy nhiên, có một cách để làm điều này.

Trò chuyện nhanh Microsoft Teams

Nhấp vào hồ sơ của người bạn muốn gửi tin nhắn. Một cửa sổ bật lên với một số tùy chọn giao tiếp, bao gồm cả trường tin nhắn, đây không gì khác hơn là một cách nhanh chóng để gửi một cuộc trò chuyện.

5. Chuyển một cuộc trò chuyện thành một cuộc gọi âm thanh hoặc video.

Microsoft Teams được tích hợp các tính năng gọi điện video và âm thanh. Điều này có nghĩa là bạn có thể biến bất kỳ cuộc trò chuyện nào với đồng nghiệp thành cuộc điện thoại hoặc cuộc gọi điện video bằng loa, micrô và máy ảnh của máy tính. Có một số cách để gọi cho đồng nghiệp của bạn, bao gồm nhấp vào ảnh hồ sơ của người dùng và chọn biểu tượng cuộc gọi (xem hình trong mẹo trước). Một cách khác là chuyển từ trò chuyện riêng tư sang cuộc gọi. Tùy chọn này hữu ích khi trò chuyện văn bản không hiệu quả như bạn muốn.

Microsoft Teams đang gọi

Trong cuộc trò chuyện, chỉ cần nhấp vào biểu tượng máy quay video hoặc biểu tượng điện thoại ở góc trên cùng bên phải. Ứng dụng sẽ tự động quay số của người đó hoặc những người trong cuộc trò chuyện.

6. Chia sẻ màn hình của bạn

Khi bạn đang chia sẻ không gian văn phòng với những người khác, thật dễ dàng để yêu cầu đồng nghiệp nhìn qua vai bạn về một người nào đó trên màn hình. Trong môi trường làm việc từ xa, việc chia sẻ màn hình của bạn với đồng nghiệp gần như dễ dàng. Với Microsoft Teams, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách gọi cho ai đó, sau đó bật chia sẻ màn hình.

Chia sẻ màn hình Microsoft Teams

Khi bạn bắt đầu cuộc gọi, hãy nhấp vào tùy chọn chia sẻ màn hình ở cuối cửa sổ. Xin lưu ý rằng quản trị viên tài khoản phải bật tính năng chia sẻ màn hình để tính năng này hoạt động.

7. Thêm nền ảo cho cuộc gọi điện video

Bạn có thể đã thấy tất cả các hình nền vui nhộn mà mọi người đã thêm vào các cuộc họp Zoomvirtual. Microsoft Teams cũng cho phép bạn chọn hình nền cho cuộc gọi điện video, nhưng không cung cấp cách dễ dàng để tạo hình ảnh của riêng bạn. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là không thể, và Lance Whitney sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện trong phần hướng dẫn của anh ấy.

Menu Windows với hình nền cuộc hẹn

Phiên bản ngắn của hướng dẫn của anh ấy là kéo hình ảnh bạn muốn sử dụng vào thư mục mà Microsoft Teams sử dụng cho cài đặt hình nền.

8. Thu gọn thanh kênh.

Bạn càng có nhiều nhóm và kênh trong tài khoản của mình, thì phần bên trái của ứng dụng trông càng lộn xộn và vô tổ chức. Hãy cùng xem một số cách chính để dọn dẹp bảng điều khiển kênh của bạn.

Đầu tiên, hãy ghim các kênh bạn sử dụng nhiều nhất lên đầu khu vực này. Di chuột qua tên kênh cho đến khi bạn thấy ba dấu chấm. Nhấp vào các dấu chấm và chọn Khóa.

Thứ hai, bạn có thể mở rộng và thu gọn các lệnh khi cần thiết. Bạn càng thu gọn nhiều lệnh, bảng điều khiển kênh của bạn sẽ xuất hiện càng có tổ chức.

Microsoft Teams đang sắp xếp lại các kênh

Thứ ba, bạn có thể sắp xếp lại thứ tự các lệnh bằng cách kéo và thả chúng, cho phép các lệnh quan trọng hơn được đặt cao hơn.

Cuối cùng, trong bất kỳ đội nào, bạn có thể ẩn các kênh không quá quan trọng đối với mình, ngoại trừ kênh chung cho mỗi đội. Bạn không thể thoát khỏi nó. Để ẩn kênh, hãy di chuột qua tên của kênh đó cho đến khi bạn thấy ba dấu chấm. Nhấp vào các dấu chấm và chọn Ẩn. Sau khi ẩn kênh, bạn vẫn có thể dễ dàng truy cập chúng bằng cách đi tới cuối danh sách kênh cho nhóm đó, nơi ứng dụng cho bạn biết bạn đã ẩn bao nhiêu kênh cho nhóm đã chọn.

ẩn Microsoft Teams

9. Thử / Lệnh

Thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ Microsoft Teams đóng vai trò là nơi để nhập lệnh. Các lệnh cho phép bạn điều hướng trong ứng dụng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Nếu bạn không am hiểu nhiều về công nghệ, các lệnh có vẻ phức tạp, nhưng chúng không có ở đây.

Thử nhập một dấu gạch chéo (/) vào chuỗi tìm kiếm của bạn. Một danh sách các lệnh khả thi sẽ xuất hiện, có nghĩa là bạn không cần phải nhớ chúng. Ngoài ra, ứng dụng còn giúp thực hiện lệnh. Ví dụ: nếu bạn nhập / trò chuyện, ứng dụng sẽ tự động cung cấp cho bạn các trường để nhập tên của người bạn muốn gửi tin nhắn và một trường văn bản để viết.

Lệnh Microsoft Teams có dấu gạch chéo

Hai lệnh tiện dụng khác: / dnd đặt tài khoản của bạn ở chế độ không làm phiền; và /, mở danh sách các phím tắt để biết thêm cách điều hướng ứng dụng hiệu quả hơn.

10. Thêm các tab chuyên dụng vào nguồn cấp dữ liệu của bạn.

Mỗi kênh có một loạt tab ở trên cùng. Theo mặc định, bạn sẽ thấy tin nhắn, tệp và wiki. Bạn có thể thêm các tab đặc biệt dành riêng cho từng kênh. Tab có thể là các trang web, các tệp cụ thể để liên kết đến và thậm chí là thông tin từ các ứng dụng khác như Trello hoặc Zendesk.

Các tab Microsoft Teams

Để thêm tab, hãy nhấp vào dấu + trong khu vực tab và danh sách các tùy chọn sẽ hiển thị cho bạn nội dung bạn có thể thêm.

Nội dung tương tự:

Cách phát video trực tuyến đã tải xuống trên Mac và Windows

Hướng dẫn • 03/05/2022

Mọi máy tính để bàn, máy tính xách tay và thậm chí cả điện thoại thông minh đều có trình phát video tích hợp ...

Kiểm tra và cho biết điện thoại Android có hỗ trợ nhắn tin RCS hay không

Hướng dẫn • 01/05/2022

Google đã ra mắt dịch vụ nhắn tin trò chuyện RCS giúp việc nhắn tin trở nên vui nhộn và sống động hơn trên ...

Những chiếc ốp lưng iPhone Xs Max chắc chắn nhất năm 2022

Hướng dẫn • 18/04/2022

Apple tuyên bố đã sử dụng loại kính bền nhất trong iPhone Xs Max 2018 và các anh chị em của nó. Từ quan ...

Last Day On Earth: Cẩm năng và cách chơi tốt nhất cho Newbie

Hướng dẫn • 22/09/2022

Last Day on Earth: Survival là game MMORPG sinh tồn phổ biến dành cho Android và iOS. Một loạt các bản sao cũng có ...