Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 17/04/2022

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của riêng mình hoặc là thành viên của một nhóm tại một công ty lớn hơn, rất có thể bạn cần một nơi nào đó để kết nối và cộng tác với những người trong và ngoài tổ chức của bạn. Bạn không phải trả tiền cho các công cụ cộng tác đắt tiền như Office 365 hoặc SharePoint vì Microsoft Teams được sử dụng miễn phí.

Trước đây, Microsoft chỉ cung cấp gói đăng ký Teams dành cho doanh nghiệp với mức giá hàng tháng. Tuy nhiên, để cạnh tranh với các dịch vụ như Slack, Microsoft đã giới thiệu phiên bản Teams miễn phí vào năm 2018 mang lại nhiều lợi ích.

Với hương vị miễn phí của Microsoft Teams, bạn có thể trò chuyện, cuộc gọi âm thanh và video không giới hạn, cộng với 10GB bộ nhớ tệp cho toàn bộ nhóm của bạn cũng như 2GB bộ nhớ cá nhân cho mỗi người. Microsoft Teams tích hợp với tất cả các ứng dụng Office trực tuyến, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và OneNote, cũng như hơn 140 ứng dụng dành cho doanh nghiệp. Bạn có thể thêm tối đa 300 người vào mạng lưới liên hệ của mình, những người này có thể ở bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn.

Hãy nhớ rằng phiên bản Microsoft Teams miễn phí chỉ khả dụng cho những người không có đăng ký Office 365 thương mại trả phí. Những người đăng ký Office 365 cố gắng đăng ký Teams sẽ được chuyển hướng đến tài khoản được quản lý cho gói hiện có của họ. Những khách hàng không có giấy phép Teams như một phần của đăng ký Office 365 có thể đăng ký dùng thử miễn phí một năm.

Nếu bạn có đăng ký Office 365 và vẫn muốn sử dụng Teams miễn phí, bạn có thể chỉ cần đăng ký bằng một địa chỉ email khác. Nếu địa chỉ của bạn chưa được đặt làm tài khoản Microsoft, Teams sẽ thiết lập địa chỉ đó cho phù hợp.

Quảng cáo

Đăng ký Microsoft Teams

Đăng ký Microsoft Teams

Để bắt đầu với Teams miễn phí, hãy truy cập Trang web Microsoft Teams. Giả sử bạn muốn sử dụng dịch vụ cho công việc, hãy nhấp vào nút Dành cho doanh nghiệp.

Thiết lập Microsoft Teams

Thiết lập Microsoft Teams

Trên màn hình tiếp theo, nhập tên người dùng cho tài khoản bạn muốn sử dụng. Chọn cách bạn muốn sử dụng Nhóm – ở trường, với gia đình và bạn bè hoặc tại nơi làm việc. Nhập mật khẩu của bạn. Nhập hoặc xác minh tên, tên công ty và các chi tiết khác của bạn. Sau đó nhấp vào nút để tùy chỉnh các lệnh.

Ứng dụng Microsoft Teams

Ứng dụng Microsoft Teams

Sau đó, bạn sẽ được hỏi xem bạn muốn sử dụng ứng dụng Teams hay ứng dụng web thay thế. Ứng dụng web Teams phù hợp với hầu hết các tính năng cốt lõi. Để tận dụng tối đa dịch vụ này, bạn cần cài đặt ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Nếu bạn không tải xuống trong quá trình thiết lập ban đầu, hãy tải xuống từ Tải xuống trang web của Nhóm. Bạn cũng nên cài đặt phiên bản di động của Microsoft Teams (iOS, Android), cung cấp nhiều tính năng tương tự như ứng dụng dành cho máy tính để bàn và giúp bạn luôn kết nối với nhóm của mình khi di chuyển. Để đơn giản, chúng tôi sẽ làm việc với một ứng dụng web ở đây.

Mời các thành viên

Mời các thành viên

Trên màn hình Chào mừng, hãy chọn hoặc xác nhận tên tổ chức Nhóm của bạn. Nhấp vào Tiếp tục. Từ màn hình chính của Nhóm, bạn có thể chọn từ nhiều nhiệm vụ khác nhau. Nhưng bước đầu tiên của bạn là mời những người khác tham gia vào nhóm của bạn.

Ở cuối thanh menu bên trái, nhấp vào liên kết Mời mọi người. Sau đó, bạn có thể mời mọi người bằng liên kết chia sẻ, danh sách liên hệ email của riêng bạn hoặc email trực tiếp. Chọn tùy chọn mong muốn.

Gửi những lời mời

Gửi những lời mời

Đối với ví dụ này, hãy xem xét email. Bạn có thể mời những người khác tham gia nhóm của mình bằng cách cung cấp địa chỉ email của họ. Thêm tên hiển thị cho từng người vào cột bên phải. Nhấp vào liên kết Thêm khác nếu bạn cần không gian cho các địa chỉ bổ sung. Nhấp vào Gửi lời mời và đóng cửa sổ lời mời.

Những người bạn mời sẽ nhận được thông báo mời qua email và có thể tham gia nhóm của bạn bằng cách nhấp vào liên kết đính kèm. Sau đó, họ sẽ được đưa đến Microsoft Teams, nơi họ cũng có thể chọn tên hiển thị và thêm ảnh. Tại thời điểm này, bạn có thể bắt đầu sử dụng tất cả các tính năng có trong phiên bản Teams miễn phí.

Cuộc trò chuyện nhóm

Cuộc trò chuyện nhóm

Nhiệm vụ tiếp theo mà bạn có thể muốn giải quyết là bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách chào đón mọi người trong nhóm của bạn. Sử dụng tab Nhóm để tương tác với tất cả các thành viên trong tổ chức của bạn. Chạm vào trường văn bản bên trong tab này và nhập tin nhắn của bạn.

Các biểu tượng bên dưới hộp văn bản cho phép bạn định dạng văn bản, đính kèm tệp, thêm biểu tượng cảm xúc hoặc GIF, bắt đầu cuộc gọi điện video, v.v. Sau đó, bất kỳ thành viên nào trong nhóm sẽ có thể trả lời tin nhắn của bạn và bắt đầu cuộc trò chuyện.

Chia sẻ và chỉnh sửa tệp

Chia sẻ và chỉnh sửa tệp

Bạn có thể chia sẻ tệp với mọi người trong nhóm của mình. Nhấp vào biểu tượng Đính kèm trên kẹp giấy và chọn tệp bạn muốn chia sẻ. Chọn tệp từ trang Microsoft Teams, OneDrive hoặc máy tính của bạn.

Nếu bạn chia sẻ tệp Microsoft Office (tài liệu Word, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint hoặc sổ ghi chép OneNote), mọi người trong nhóm có thể xem tệp trong giao diện Nhóm. Các thành viên trong nhóm cũng có thể chỉnh sửa tệp trong trình duyệt thông qua Office cho web hoặc trong ứng dụng Office đầy đủ nếu tệp được cài đặt trên máy tính của họ.

Trò chuyện riêng tư

Trò chuyện riêng tư

Thay vì nói chuyện với cả nhóm, bạn có thể nói chuyện riêng với một người hoặc một nhóm nhỏ. Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng trò chuyện trên thanh công cụ bên trái. Nhấp vào liên kết cuộc gọi và trò chuyện riêng tư để phát một đoạn video ngắn về tính năng trò chuyện. Nếu không, hãy nhấp vào biểu tượng Trò chuyện mới ở đầu màn hình. Khi bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, hãy nhập tên của người bạn muốn trò chuyện vào trường Đến ở đầu màn hình. Nhập tin nhắn của bạn vào trường Tin nhắn mới ở dưới cùng và nhấp vào Gửi. Các cuộc trò chuyện hiện có được lưu ở bên trái màn hình để dễ dàng truy cập.

Cuộc họp ảo

Cuộc họp ảo

Không giống như các không gian làm việc kỹ thuật số khác, Teams được tích hợp sẵn công cụ hội nghị truyền hình và âm thanh. Bạn phải đang sử dụng Google Chrome, Microsoft Edge hoặc ứng dụng Windows Teams trên máy tính để bàn để sử dụng tính năng này.

Bắt đầu trò chuyện âm thanh hoặc video bằng cách nhấp vào nút Gặp gỡ ngay (trông giống như một chiếc máy ảnh) bên dưới hộp văn bản. Lần đầu tiên thực hiện việc này, bạn sẽ được yêu cầu cho phép Microsoft Teams sử dụng micrô và máy ảnh của mình.

Trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có cơ hội thay đổi một số chi tiết. Bạn có thể thêm chủ đề cuộc họp và quyết định xem bạn muốn tổ chức cuộc họp âm thanh hoặc video. Nhấp vào nút Gặp gỡ ngay để chính thức bắt đầu cuộc họp.

Trong cửa sổ cuộc họp, bấm vào tên của những người khác mà bạn muốn tham gia. Sau đó, bạn có thể có một cuộc họp. Từ màn hình cuộc họp ảo, bạn có thể điều khiển luồng video và âm thanh, truyền sang màn hình khác, chỉnh sửa các cài đặt khác và kết thúc cuộc gọi.

Tích hợp ứng dụng

Tích hợp ứng dụng

Microsoft Teams có thể tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba để nâng cao chức năng. Nhấp vào biểu tượng ứng dụng ở cuối thanh menu bên trái. Chọn ứng dụng bạn muốn cài đặt. Trên màn hình thiết lập, chọn nhóm của bạn và nhấp vào nút “Cài đặt”. Các nhóm cũng có thể tích hợp với nhiều dịch vụ khác nhau của Microsoft và bên thứ ba, chẳng hạn như ứng dụng quản lý dự án Trello và Asana, ứng dụng năng suất như Evernote và SurveyMonkey, các tiện ích như Polly và GitHub, v.v.

Sử dụng tích hợp

Sử dụng tích hợp

Sau khi ứng dụng được tích hợp với Teams, bạn có thể truy cập ứng dụng đó trực tiếp từ trang Teams của mình. Ví dụ: nếu bạn cài đặt ứng dụng Tin tức, một nút dành cho ứng dụng này sẽ xuất hiện bên dưới hộp văn bản trên trang Nhóm, cho phép bạn thêm nội dung từ ứng dụng vào ngay các cuộc trò chuyện của mình.

Nội dung tương tự:

Cách tạo Trang công ty LinkedIn của riêng bạn

Hướng dẫn • 08/04/2022

Bạn đã có một trang cá nhân trên LinkedIn, nhưng muốn nâng nó lên một tầm cao mới? NHƯNG trang công ty có thể ...

Cách khắc phục Cửa hàng Google Play không thể cài đặt Mã lỗi ứng dụng 501

Hướng dẫn • 01/05/2022

Cài đặt ứng dụng trên thiết bị Android của bạn nhanh chóng và dễ dàng nhờ Cửa hàng Google Play. Nhưng đôi khi bạn ...

Các tiện ích mở rộng tốt nhất của Firefox để bảo mật trực tuyến

Hướng dẫn • 12/04/2022

Việc sử dụng Internet ngày nay có thể là một thách thức vì chúng ta phải đối mặt với nhiều rủi ro, từ phần ...

Tôi quên mật khẩu tài khoản Microsoft của mình trong Windows 8

Hướng dẫn • 16/04/2022

Nội dung chính Tùy chọn 1: Đặt lại mật khẩu của bạn trên trang đặt lại mật khẩu tài khoản Microsoft Tùy chọn 2: ...