Tính năng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính có thể cung cấp một cách tuyệt vời để làm nổi bật dữ liệu của bạn một cách trực quan. Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để đánh dấu các ô quan trọng trong dữ liệu của bạn đáp ứng một điều kiện nhất định.
Bạn cũng có thể sử dụng nó để áp dụng thang hai hoặc ba màu cho dữ liệu của mình nhằm giúp hình dung mức độ giống hoặc khác nhau giữa các giá trị. Ví dụ: thang màu dựa trên giá trị có thể được sử dụng để hiển thị bản đồ nhiệt, với các giá trị thấp hơn được biểu thị bằng màu sáng hơn và giá trị cao hơn được biểu thị bằng màu tối hơn.
Trong bài học này, chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng thang màu trong google trang tính, cũng như một vài ví dụ đơn giản. Chúng tôi sẽ sử dụng thang màu để:
- Tạo bản đồ nhiệt xếp hạng cơ bản
- Hiển thị phần trăm hoàn thành nhiệm vụ (lý tưởng cho biểu đồ Gantt)
Cách áp dụng thang màu trong Google Trang tính cho một danh sách các số nhất định
Giả sử bạn có số điểm sau cho một nhóm 6 người:
Nếu bạn muốn định dạng điểm số bằng cách sử dụng đường nối màu, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn các ô B2: B7.
- Từ menu Định dạng, chọn Định dạng có Điều kiện.
- Bây giờ bạn sẽ thấy thanh bên Quy tắc định dạng có điều kiện ở phía bên phải của cửa sổ.
- Nhấp vào tab Thang màu.
- Trong phần Áp dụng cho phạm vi, bạn có thể thấy phạm vi ô mà thang màu sẽ được áp dụng. Nếu bạn cần sửa phạm vi này, bạn có thể tiếp tục và sửa nó.
- Trong phần Quy tắc định dạng, bạn sẽ thấy bản xem trước của đoạn đường nối màu của mình. Đây là thang màu mặc định do Google Trang tính cung cấp.
- Nếu hài lòng với điều đó, bạn có thể hoàn tất thiết lập bằng cách nhấp vào Xong ở cuối thanh bên.
Thang màu mặc định trong Google Trang tính sử dụng màu xanh lá cây đậm nhất để biểu thị giá trị nhỏ nhất và màu trắng để biểu thị giá trị lớn nhất. Thang màu mặc định ở đây không có thông số kỹ thuật điểm giữa. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các đặc điểm này theo yêu cầu của mình.
Đặt thanh màu
Nếu bạn thích tùy chỉnh thanh màu ở bước 6 với các màu của riêng mình, bạn chỉ cần chọn thanh màu trên phần Xem trước (như hình bên dưới).
Bạn sẽ thấy một số đường dốc màu đặt trước mà bạn có thể chọn.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn có toàn quyền kiểm soát màu sắc trong dòng thời gian của mình, hãy nhấp vào nút “Dòng thời gian màu tùy chỉnh” ở cuối trình đơn thả xuống.
Chọn màu ưa thích của bạn và nhấp vào Xong ở cuối thanh bên Quy tắc định dạng có điều kiện.
Bạn cũng có thể chỉ định các quy tắc khác nhau để chọn màu sắc từ thang đo của bạn cho một giá trị. Ngay bên dưới bản xem trước thanh màu, bạn sẽ thấy ba danh mục:
- Điểm nhỏ nhất
- điểm giữa
- Maxpoint
Các danh mục này giúp bạn chỉ định các màu chính xác ở đầu, giữa và cuối của phổ màu. Đối với mỗi điểm, có một danh sách thả xuống nơi bạn có thể chọn số, phần trăm hoặc phần trăm tương ứng với màu được chỉ định.
Ví dụ: chọn tùy chọn Phần trăm cho phép bạn chỉ định phần trăm của tổng số cho một giá trị nhất định sẽ được áp dụng cho màu đó. Bạn có thể nhập giá trị tương ứng vào trường nhập ở bên phải danh sách thả xuống. Giá trị gần với tỷ lệ phần trăm này sẽ có màu gần với phổ màu.
Để điều chỉnh màu tại mỗi điểm (tối thiểu, trung bình và tối đa), hãy nhấp vào nút màu ở bên phải của mỗi điểm. Bạn sẽ thấy một bảng màu mà từ đó bạn có thể chọn một màu.
Nếu bạn cần một màu cụ thể, bạn có thể nhấp vào “Tùy chỉnh” và sử dụng thanh trượt và công cụ tô bóng để có được màu bạn muốn.
Nếu bạn biết mã hệ thập lục phân của màu sắc của mình, bạn có thể nhập mã đó vào trường nhập Hệ thập lục phân và nhấp vào OK.
Khi bạn thiết lập xong quy tắc dốc màu, hãy nhấp vào Xong.
Ví dụ về cách sử dụng thang màu trong Google Trang tính
Hãy xem một vài ví dụ để hiểu cách bạn có thể áp dụng thang màu cho dữ liệu của mình trong một số trường hợp sử dụng:
Tạo bản đồ nhiệt cơ sở của các kết quả trong Google Trang tính
Thang màu của Google Trang tính được sử dụng rất phổ biến để tạo bản đồ nhiệt. Bản đồ nhiệt là một kỹ thuật trực quan hóa sử dụng màu sắc để biểu thị độ lớn của các giá trị trong một phạm vi. Thay đổi thang màu có thể được kết hợp với màu sắc hoặc cường độ để cung cấp cho người xem một gợi ý trực quan.
Giả sử bạn có điểm số học sinh sau đây và muốn tạo bản đồ nhiệt để người xem có thể xem nhanh học sinh nào đạt điểm cao hơn và học sinh nào cần được hướng dẫn thêm:
Để tạo bản đồ nhiệt, hãy làm theo hướng dẫn áp dụng thang màu cho các ô B2: B7 (như được hiển thị trong phần đầu tiên của hướng dẫn này). Trong bước 6 chọn màu cho Minpoint và Maxpoint. Thay đổi điểm giữa thành “Phân vị” và nhập giá trị 50 vào trường nhập bên cạnh. Chọn màu cho các giá trị ở giữa thanh màu.
Một thiết lập ví dụ được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Sau khi bạn nhấp vào “Xong”, đây là giao diện của bản đồ nhiệt của bạn nếu bạn sử dụng cùng một thiết lập như được hiển thị ở trên:
Hiển thị phần trăm hoàn thành nhiệm vụ trong Google Trang tính
Bạn cũng có thể sử dụng các sắc thái màu khác nhau để cho biết phần trăm nhiệm vụ đã được hoàn thành. Những thang màu này có thể hữu ích khi tạo biểu đồ Gantt để bạn có thể hiển thị trực quan mức độ hoàn thành của một dự án nhất định mà một nhân viên đã hoàn thành.
Ví dụ: giả sử bạn có danh sách nhân viên sau đây có tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành nằm trong cột B:
Để áp dụng đường dốc màu phần trăm cho cột B, hãy làm theo các bước đường dốc màu như được hiển thị trong phần đầu tiên của hướng dẫn này. Trong bước 6, thay đổi Điểm nhỏ nhất, Điểm giữa và Điểm tối đa thành “Phần trăm” và nhập các giá trị 0, 50 và 100 vào các trường đầu vào cho mỗi điểm, theo thứ tự đó. Cũng chọn một màu cho các giá trị ở trung tâm của thanh màu.
Một thiết lập ví dụ được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Đây là bảng sẽ trông như thế nào sau khi bạn đã áp dụng các cài đặt ở trên cho nó:
Phần Tổng kết
Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách áp dụng định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng thanh màu trong Google Trang tính. Chúng tôi cũng đã cho bạn thấy một số ví dụ về các ứng dụng mà thanh màu có thể hữu ích. Chúng tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích và dễ sử dụng.
