Chia sẻ dữ liệu là điều phổ biến đối với những người làm việc với dữ liệu văn bản trong Google Trang tính. Và một trong những tác vụ phổ biến mà nhiều người thường phải làm là chia một ô trong Google Trang tính thành các cột riêng biệt (hai hoặc nhiều hơn hai).
Một ví dụ rất đơn giản trong đó bạn có họ và tên và muốn tách họ và tên thành các cột riêng biệt. Hoặc khi bạn có toàn bộ địa chỉ trong các ô và muốn tách các phần riêng lẻ như số nhà, đường phố, thành phố, tiểu bang, v.v. thành các cột riêng biệt.
May mắn thay, việc tách nội dung của một ô trong Google Trang tính khá dễ dàng. Và có một số cách để tách ô và chia chúng thành nhiều cột (hoặc hàng trong trường hợp dữ liệu của bạn nằm trong một hàng thay vì một cột).
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng một công thức đơn giản và chuyển đổi chức năng văn bản thành cột để tách các ô trong Google Trang tính.
Vậy hãy bắt đầu!
Chia ô thành các cột bằng cách sử dụng hàm SPLIT
Google Trang tính có một tính năng SPLIT hoạt động tốt cho… bạn đoán xem… chia nhỏ nội dung của một ô.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới, nơi bạn có tên và bạn muốn tách những tên đó thành họ và tên.
Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng cách sử dụng công thức SPLIT bên dưới (và sao chép cho các ô khác trong cột B):
= CHIA (A2, “”)
Hàm SPLIT ở trên nhận tham chiếu ô làm đối số đầu tiên và dấu phân cách làm đối số thứ hai.
Trong ví dụ này, vì chúng tôi muốn phân tách nội dung của ô trước và sau ký tự khoảng trắng, tôi đã chỉ định ký tự khoảng trắng (trong dấu ngoặc kép) làm đối số thứ hai. Tương tự, nếu bạn có cột địa chỉ (trong đó mỗi phần tử của địa chỉ được phân tách bằng dấu phẩy), bạn có thể sử dụng dấu phẩy làm dấu phân cách để tách địa chỉ thành các cột khác nhau.
Lưu ý rằng đây là một công thức mảng. Do đó, bạn không thể xóa hoặc thay đổi một phần kết quả của công thức. Bạn sẽ phải xóa toàn bộ kết quả của công thức. Nếu bạn muốn chỉnh sửa một phần của kết quả, trước tiên bạn có thể chuyển đổi kết quả thành giá trị tĩnh và sau đó chỉnh sửa nó.
Một trong những lợi ích của việc sử dụng công thức SPLIT là nó cho kết quả động. Điều này có nghĩa là nếu tôi đi và thay đổi bất kỳ tên nào, kết quả sẽ tự động cập nhật.
Ngoài ra, nếu bạn thêm nhiều mục nhập hơn vào dữ liệu, tất cả những gì bạn phải làm là sao chép và mở rộng công thức cho những mục nhập bổ sung đó và nó cũng sẽ chia nhỏ chúng.
Nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể không muốn kết quả động và cần nhanh chóng chia nội dung của ô thành các cột. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể dựa vào một tính năng hữu ích khác trong Google Trang tính – văn bản thành cột.
Sử dụng phân chia văn bản thành các cột
Giả sử bạn lại có tập dữ liệu bên dưới và bạn muốn chia địa chỉ thành các phần tử riêng biệt trong các cột riêng biệt.
Mục tiêu ở đây là chia địa chỉ trong mỗi ô thành các cột riêng biệt để chúng ta có được số nhà trong một cột, đường ở cột thứ hai, thành phố ở cột thứ ba, v.v. Cũng lưu ý rằng mỗi phần tử địa chỉ này được phân tách bằng dấu phẩy.
Sau đây là các bước để tách một ô thành nhiều cột bằng cách sử dụng tính năng Chia Văn bản thành Cột:
- Chọn các ô có địa chỉ bạn muốn tách
- Chuyển đến tab “Dữ liệu”.
- Nhấp vào tùy chọn Chia văn bản thành các cột
- Trong hộp thoại Dấu phân cách, chọn dấu phẩy làm dấu phân cách.
Đó là tất cả!
Bạn sẽ nhận thấy rằng nội dung của các ô được phân tách thành các cột dựa trên dấu phân cách.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ nhận được kết quả bạn muốn sau bước thứ ba, vì Google Trang tính đôi khi đoán chính xác dấu phân cách và hiển thị ngay cho bạn nội dung của ô được chia nhỏ. Nếu đây là những gì bạn muốn, bạn có thể bỏ qua bước thứ tư (nơi bạn chỉ định dấu phân cách theo cách thủ công)
Bạn cũng có thể xem video bên dưới để tìm hiểu thêm về cách chia ô có văn bản thành cột.
Khi bạn sử dụng “Chia văn bản thành các cột”, nó sẽ thay thế văn bản hiện tại bằng kết quả. Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy rằng cột A có địa chỉ đầy đủ, nhưng kết quả không có địa chỉ đầy đủ. Vì vậy, nếu bạn muốn giữ dữ liệu gốc, hãy tạo bản sao của tài liệu Google Trang tính hoặc sao chép và dán địa chỉ vào một cột khác rồi chia nhỏ.
Chú ý: nếu ô nào chứa văn bản sẽ hiển thị kết quả chuyển văn bản thành cột thì ô đó sẽ bị ghi đè mà không có cảnh báo.
Trong một số trường hợp, bạn có thể có một tập dữ liệu trong đó dấu phân cách không phải là dấu phẩy mà là sự kết hợp của, chẳng hạn, dấu phẩy và dấu cách. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể muốn xem xét sử dụng “Tách văn bản thành các cột” hai lần: một lần để chia ô trên dấu phẩy và sau đó là lần thứ hai sử dụng dấu cách.
Vì vậy, đây là hai thực sự đơn giản và nhanh chóng cách tách các ô thành các cột trong Google Trang tính. Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích!
