Google Trang tính dùng để làm gì, nếu không phải để tạo biểu đồ và đồ thị? Biểu đồ và đồ thị giúp Google Trang tính trở nên dễ đọc. Biểu đồ là một dạng dữ liệu trực quan. Mặc dù Google Trang tính có thể lưu trữ dữ liệu trong các cột, hàng và ô, nhưng dữ liệu đó không phải lúc nào cũng dễ đọc trong nháy mắt.
Bằng cách sử dụng các biểu đồ như Biểu đồ Pareto của Google Trang tính, bạn có thể tạo dữ liệu nhanh chóng để đọc, sử dụng và hiểu. Hình thức phân tích này cực kỳ hữu ích và cực kỳ dễ tiếp cận, nhưng nó cũng có thể mất một số công việc.
Hãy xem biểu đồ Pareto trong Google Trang tính: nó là gì và làm thế nào để tạo ra chúng.
Biểu đồ Pareto là gì và nó được sử dụng để làm gì?
Biểu đồ Pareto là một biểu đồ vừa là biểu đồ thanh vừa là biểu đồ đường.
Dữ liệu cột biểu đồ được tổ chức thành các cột giảm dần theo giá trị dữ liệu. Biểu đồ Pareto thường được sử dụng để xác định các giá trị lớn nhất – các giá trị có thể quan trọng hơn hoặc có vấn đề hơn đối với một tổ chức.
Một ví dụ về biểu đồ Pareto sẽ là một bản đồ bảo mật của các phòng ban có mức độ bảo mật cao nhất. Nhưng nó cũng có thể là danh sách các chuyên gia bán hàng có doanh số bán hàng tốt nhất. Trong mọi trường hợp, dữ liệu sẽ được cấu trúc theo cách để hiển thị kết quả công việc của các bộ phận hoặc chuyên gia so sánh với nhau.
Biểu đồ Pareto không nên nhầm lẫn với quy tắc 80/20 hoặc nguyên tắc Pareto, đây là nguyên tắc riêng biệt mà 80 phần trăm kết quả đến từ 20 phần trăm số người.
Cách tạo biểu đồ Pareto trong Google Trang tính
Đầu tiên, chúng ta cần dữ liệu phù hợp để tạo biểu đồ Pareto. Như chúng ta đã biết, biểu đồ Pareto dùng để so sánh dữ liệu biểu đồ. Vì vậy, có một số thông tin không thực sự áp dụng cho biểu đồ Pareto – về cơ bản bất kỳ dữ liệu nào mà so sánh sẽ vô nghĩa.
Chúng ta sẽ xem xét một trường hợp có khiếu nại từ bộ phận (ồ không). Chúng tôi có một số bộ phận bán hàng và chúng tôi muốn biết bộ phận nào là “tồi tệ nhất”. Ở bên phải, dữ liệu tổng hợp được hiển thị; tỷ lệ phần trăm khiếu nại cho từng bộ phận.
Bước một: Xác thực dữ liệu
Trước khi chúng ta làm bất cứ điều gì, chúng ta muốn đi đến Dữ liệu -> Sắp xếp. Sau đó, chúng ta có thể tập trung vào cách xây dựng biểu đồ Pareto.
Dữ liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần dựa trên các khiếu nại để biểu đồ trông chính xác.
Nếu chúng ta bỏ qua bước này, biểu đồ sẽ không được tổ chức đúng cách khi chúng ta hoàn thành.
Bước hai: Tạo biểu đồ
Khi chúng ta làm việc với biểu đồ, bước đầu tiên luôn là tạo biểu đồ. Đi tới Chèn -> Biểu đồ cho chức năng này.
Trước tiên, Google Trang tính sẽ “đoán” dựa trên những gì nó cho rằng chúng tôi muốn biểu đồ. Dù bằng cách nào, chúng tôi muốn chọn một biểu đồ kết hợp.
Điều này là tốt, nhưng dữ liệu chưa được định dạng đúng. Như bạn có thể thấy, chúng ta có thể thấy rằng Đội A nhận được nhiều lời phàn nàn nhất, trong khi Đội C và Đội E nhận được ít nhất. Nhưng đường màu đỏ là bằng phẳng.
Bước 3: Thiết lập biểu đồ
Sau đó, chúng tôi muốn thêm một cột khác vào bên phải dữ liệu hiện có của chúng tôi. Một trong những hiện tại của chúng tôi cho thấy phần trăm khiếu nại. Nhưng những gì chúng tôi thực sự muốn là những lời phàn nàn tích lũy.
Cột mới của chúng tôi chỉ đơn giản là thêm phần trăm theo thời gian cho đến khi nó đạt đến 100 phần trăm.
Chúng tôi đi đến “Tùy chỉnh”, sau đó “Hàng loạt”. Trong phần “Chuỗi”, chúng tôi chọn “Khiếu nại tích lũy”. Và sau đó chúng tôi gán nó cho Trục phải.
Do đó, chúng tôi đã đặt đường màu đỏ của biểu đồ kết hợp để phản ánh các khiếu nại tích lũy.
(Lưu ý rằng để các biểu đồ được gắn nhãn, chúng tôi cũng cần phải đi vào thiết lập biểu đồ và chọn “Sử dụng Hàng 1 làm Tiêu đề”.)
Sử dụng Biểu đồ Pareto
Sau khi xem biểu đồ Pareto, bạn có thể tìm ra cách tốt nhất để sử dụng nó. Nó được sử dụng tốt nhất khi bạn muốn xem dữ liệu trở thành số nguyên tích lũy như thế nào và khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần hoặc tăng dần.
Một số trường hợp sử dụng bao gồm: xem mỗi đội đã kiếm được bao nhiêu lợi nhuận, xem số lượng sự cố về sức khỏe và xem xếp hạng năm sao mà một đội đã nhận được.
