Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 22/10/2022

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách nhanh chóng tạo danh sách thả xuống trong Bảng tính Google yêu thích của chúng tôi bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu. Danh sách thả xuống có thể được sử dụng trong quá trình nhập dữ liệu nếu bạn muốn người dùng chỉ có thể chọn từ các tùy chọn được xác định trước. Nó cũng đảm bảo rằng không có lỗi (chẳng hạn như các từ sai chính tả).

Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống của Google để tạo biểu đồ tương tác, danh sách việc cần làm và trang tổng quan.

Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách việc cần làm thả xuống trong đó người dùng có thể chọn một trong các tùy chọn như nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ đang thực hiện, chưa bắt đầu.

Một cách sử dụng (nâng cao) khác của trình đơn thả xuống có thể là để truy xuất dữ liệu cho mục đã chọn. Ví dụ: giả sử bạn có một danh sách các sinh viên và điểm của họ trong năm môn học.

Bạn có thể sử dụng trình đơn thả xuống để chọn tên của học sinh và sử dụng công thức để tự động trích xuất thông tin điểm của học sinh đó. Bạn cũng sẽ học cách sao chép danh sách thả xuống từ một ô và dán chúng vào các ô khác. Bạn cũng có thể dễ dàng xóa tất cả danh sách thả xuống khỏi tất cả các ô cùng một lúc.

Google Trang tính có một số tính năng hữu ích để giúp bạn cải thiện hiệu quả nhập dữ liệu của mình.

Danh sách thả xuống là một trong những tính năng cho phép bạn nhanh chóng chọn từ danh sách được điền sẵn. Bằng cách này, bạn không phải nhập văn bản theo cách thủ công – chỉ cần chọn nó từ danh sách thả xuống (như hình dưới đây).

Cho dù bạn đang lập ngân sách cho chi phí hàng tháng của mình, hay theo dõi các tab về điểm của mọi học sinh trong lớp, danh sách thả xuống có thể là một cách hữu ích và nhanh chóng để làm điều đó.

Ưu điểm của việc tạo danh sách thả xuống là nó khá đơn giản và tạo ra kết quả ngay lập tức.

Nó cũng đảm bảo rằng mục nhập dữ liệu của bạn không có lỗi, vì bạn cho phép người dùng chọn từ danh sách thả xuống nhất định thay vì nhập dữ liệu theo cách thủ công (có thể dẫn đến từ sai chính tả hoặc định dạng không chính xác).

Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo và sử dụng danh sách thả xuống trong Google Trang tính.

Tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng phạm vi ô

Bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính bằng cách sử dụng tập dữ liệu đã có trong một loạt ô.

Giả sử bạn có một tập hợp dữ liệu cụ thể, như được hiển thị bên dưới và bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong ô C2 (bạn cũng có thể tạo các danh sách thả xuống này trong nhiều ô cùng một lúc).

Sau đây là các bước để tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính:

Bây giờ bạn có danh sách thả xuống trong các ô đã chọn. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng thả xuống (mũi tên chỉ xuống nhỏ) và nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tùy chọn bạn có thể chọn. Và khi bạn thực hiện lựa chọn, giá trị đó sẽ được thêm vào ô.

Tạo danh sách thả xuống bằng cách chỉ định các mục theo cách thủ công

Nếu bạn không muốn liệt kê các mục trong phạm vi trên trang tính, nhưng thay vào đó chỉ định chúng theo cách thủ công, bạn cũng có thể làm điều đó.

Đây có thể là trường hợp khi bạn muốn có các tùy chọn như “Có / Không” hoặc “Tốt / Tốt / Xấu” dưới dạng các mục trong menu thả xuống. Thay vì đặt chúng ở đâu đó trên trang tính, bạn có thể dễ dàng chỉ định chúng khi tạo danh sách thả xuống.

Sau đây là các bước để tạo danh sách thả xuống bằng cách chỉ định thủ công các tùy chọn:

  • Chọn ô (hoặc phạm vi ô) mà bạn muốn mở menu thả xuống
  • Chọn tùy chọn Dữ liệu từ menu.
  • Nhấp vào tùy chọn Xác thực Dữ liệu.
  • Trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu, hãy đảm bảo rằng đã chọn đúng ô / dải ô. Theo tùy chọn, bạn có thể thay đổi ô / phạm vi trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu.
  • Trong phần “Tiêu chí”, chọn tùy chọn – “Danh sách sản phẩm”.
  • Trong trường bên cạnh, hãy nhập thủ công các mục (được phân tách bằng dấu phẩy) mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống. Trong ví dụ này, vì tôi muốn hiển thị Có / Không, tôi sẽ nhập Có / Không.
  • Đảm bảo rằng “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” được chọn. Nếu hộp này không được chọn, bạn sẽ không thấy biểu tượng thả xuống trong ô / phạm vi nơi chúng được thêm vào.
  • Nhấp vào để lưu.

Bây giờ, khi bạn nhấp vào biểu tượng thả xuống trong một ô, danh sách thả xuống sẽ hiển thị cả hai tùy chọn Có và Không.

Sao chép một menu thả xuống

Bạn có thể dễ dàng sao chép và dán danh sách thả xuống từ ô này sang ô khác.

Tất cả những gì bạn phải làm là chọn một ô đã có menu thả xuống, sao chép ô đó (Control + C) và sau đó dán nó vào các ô / phạm vi nơi bạn muốn.

Khi bạn làm điều này, danh sách thả xuống trong các ô cũng sẽ có sẵn trong các ô được sao chép.

Nếu bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống từ ô chứ không phải định dạng (ví dụ: màu, hoặc định dạng đường viền hoặc số), thì hãy làm theo các bước sau:

  • Chọn ô bạn muốn sao chép danh sách thả xuống
  • Sao chép ô (Ctrl + C)
  • Nhấp chuột phải vào ô mà bạn muốn sao chép trình đơn thả xuống
  • Di chuột qua tùy chọn Dán Đặc biệt.
  • Nhấp vào tùy chọn “Chèn chỉ xác thực dữ liệu”.

Cách thay đổi hoặc xóa danh sách thả xuống

Nếu bạn có một danh sách thả xuống (hoặc quy tắc xác thực dữ liệu) trong một ô và bạn muốn xóa hoặc chỉnh sửa nó, bạn có thể dễ dàng làm như vậy.

Dưới đây là các bước cụ thể để xóa khỏi một ô – danh sách thả xuống hoặc một loạt ô:

  • Chọn các ô bạn muốn xóa danh sách thả xuống
  • Chọn tùy chọn Dữ liệu từ menu.
  • Nhấp vào Xác thực dữ liệu. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Xác thực Dữ liệu.
  • Đảm bảo rằng ô chính xác được chọn trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu. Bạn cũng có thể thay đổi các ô trong hộp thoại nếu muốn.
  • Nhấp vào tùy chọn “Xóa Kiểm tra”.
  • Nhấp vào để lưu.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa menu thả xuống và thay đổi nó (ví dụ: thêm nhiều mục hơn vào nó hoặc làm cho nó tham chiếu đến một số phạm vi khác làm nguồn của nó), bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng các bước tương tự. Chỉ cần thực hiện các thay đổi của bạn và nhấp vào nút “Lưu”.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách chỉnh sửa video YouTube

Hướng dẫn • 04/10/2022

(Nguồn: Gorodenkoff / Shutterstock) Nội dung chính YouTube Studio Ảnh của Microsoft iMovie Bạn vừa tạo một video mà bạn muốn xuất bản trên ...

Chống bụi? Không thấm nước? Điểm xếp hạng tiện ích

Hướng dẫn • 27/10/2022

Bạn đã thấy các mã: iPhone 7/8 / X được xếp hạng IP67. iPhone 11 và Samsung Galaxy S8 trở lên được xếp hạng ...

Cách đặt trạng thái trong Snapchat? – Tạo trạng thái

Hướng dẫn • 08/10/2022

Bạn luôn có thể đặt trạng thái Snapchat của mình mà bạn có thể cho bạn bè biết vị trí và trạng thái của ...

Không thể xóa tệp vì tệp đang mở trong một chương trình Windows 10 khác

Hướng dẫn • 30/04/2022

Nội dung chính Không thể xóa tệp vì tệp đang mở trong chương trình khác Giải pháp 1 – Đóng các chương trình và ...