Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 11/10/2022

Trước đây, việc cộng tác với người khác có thể vô cùng khó chịu. Bạn mở tài liệu và ở mọi nơi sẽ có những thay đổi – xóa, bổ sung và sửa đổi. Bạn không biết mình đã chỉnh sửa gì và tại sao. Bạn thậm chí có thể đã mất dữ liệu của mình mãi mãi.

Ngày nay có một giải pháp đơn giản: theo dõi thay đổi. Khi theo dõi các thay đổi trong Google Trang tính, bạn có thể biết những thay đổi nào đã được thực hiện, khi nào và bởi ai. Nhưng không có cách nào dễ dàng để theo dõi các thay đổi trong Google Trang tính, vì vậy bạn sẽ phải sử dụng một số phương pháp khác nhau.

Tại sao bạn cần theo dõi các thay đổi trong Google Trang tính?

Theo dõi thay đổi cho phép bạn xem những thay đổi nào đã xảy ra và khi nào. Sau đó, bạn có thể quay lại thông tin trước đó.

Trong Google Tài liệu, bạn có thể chỉ cần chọn Theo dõi Thay đổi. Kể từ thời điểm đó, mỗi thay đổi được đánh dấu là “Đề xuất” cho đến khi nó được giải quyết. Google Trang tính không có tính năng này. Thay vào đó, bạn cần theo dõi các thay đổi bằng một số tính năng khác:

  • Bạn có thể được thông báo khi các thay đổi xảy ra.
  • Bạn có thể xem lịch sử thay đổi của ô.
  • Bạn có thể xem toàn bộ lịch sử sửa đổi của tài liệu.
  • Bạn có thể bảo vệ các trang tính hoặc dải dữ liệu cụ thể không bị sửa đổi.

Các tính năng này kết hợp với nhau cho phép bạn nhận thông báo thay đổi, xem các thay đổi và ngăn chặn các thay đổi. Mặc dù điều này có thể không thanh lịch bằng việc chỉ cần nhấp vào Theo dõi thay đổi, nhưng nó thực sự là một giải pháp rất linh hoạt.

Cách theo dõi các thay đổi trong Google Trang tính

Giả sử một tổ chức phi lợi nhuận đang cố gắng chia ngân sách của mình cho ba người và muốn đảm bảo rằng mọi thay đổi đều hiển thị. Không chia sẻ tài liệu không phải là một tùy chọn; mọi người nên bắt tay vào làm ngay.

Bạn nên bắt đầu bằng cách bảo vệ bất kỳ trang tính nào mà bạn không muốn thay đổi. Sau đó, bạn bật thông báo. Cuối cùng, bạn phải chia sẻ tài liệu với những người bạn muốn chia sẻ nó.

Nếu tại bất kỳ thời điểm nào bạn nhận thấy những thay đổi mà bạn không đồng ý, bạn có thể sử dụng lịch sử phiên bản được lưu trữ trong Google Trang tính để hoàn tác những thay đổi bạn đã thực hiện.

1. Bảo vệ trang tính của bạn khỏi những thay đổi

Trước khi bạn chia sẻ trang tính, có thể có các khu vực trên trang tính mà bạn muốn bảo vệ. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn mọi người có thể xem ngân sách và thêm giao dịch, nhưng bạn có thể không muốn họ chỉnh sửa hướng dẫn ở đầu trang.

  • Chọn các ô bạn muốn bảo vệ.
  • Nhấp vào Công cụ -> Bảo vệ Trang tính.
  • Nhấp vào Phạm vi.
  • Nhấp vào Đặt quyền.

Ở đây bạn có hai lựa chọn:

  • Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa một dải ô. Mỗi khi ai đó cố gắng chỉnh sửa một ô trong phạm vi đó, họ sẽ nhận được thông báo cảnh báo rằng họ không nên làm như vậy. Điều quan trọng cần lưu ý là họ có thể ghi đè cảnh báo này nếu họ muốn. Điều này được sử dụng cho các cảnh báo nhẹ có thể bị bỏ qua.
  • Giới hạn vòng kết nối những người có thể chỉnh sửa phạm vi này. Bạn có thể chọn chỉ cho phép mình hoặc người khác chỉnh sửa. Ví dụ: nếu bạn có một quản trị viên khác, bạn có thể muốn cả bạn và họ đều có thể chỉnh sửa các ô đó.

Bạn có thể bảo vệ toàn bộ trang tính trong tài liệu hoặc từng cột riêng lẻ. Bất cứ lúc nào, bạn có thể truy cập “Bảo vệ Trang tính” để xem các trang tính và phạm vi được bảo vệ đã được cài đặt.

2. Thay đổi quy tắc thông báo.

Bây giờ bạn muốn được thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với trang tính của mình. Nhấp vào “Công cụ -> Quy tắc thông báo”.

Quy tắc thông báo bao gồm hai phần:

  • Khi nào bạn sẽ được thông báo. Điều này có thể được đặt thành “Mọi thay đổi đã được thực hiện”. hoặc “Người dùng gửi biểu mẫu.” Trong trường hợp này, chúng tôi theo dõi các thay đổi. Vì vậy, chúng tôi muốn chọn “Tất cả các thay đổi đã thực hiện”.
  • Bạn sẽ được thông báo như thế nào. Nó có thể là “Email – Thông báo hàng ngày” hoặc “Email – Ngay lập tức”. Nó phụ thuộc vào sở thích cá nhân của bạn. Nếu có nhiều thay đổi, tiêu hóa hàng ngày là giải pháp tốt nhất. Nhưng nếu bạn cần thông báo khẩn cấp, tốt hơn là nên làm điều đó ngay lập tức.

Bây giờ, bạn sẽ nhận được thông báo qua email khi các thay đổi được thực hiện và bạn có thể liên kết đến những email đó để theo dõi các thay đổi.

Khi nào bạn muốn được thông báo? Nếu bạn không lo lắng về thời điểm các thay đổi được thực hiện, nhưng chỉ muốn có thể hoàn nguyên về các phiên bản trước đó, bạn có thể làm như vậy thông qua lịch sử phiên bản.

3. Chia sẻ tài liệu của bạn

Tất nhiên, bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi ngay cả khi bạn không chia sẻ tài liệu của mình. Nhưng theo dõi các thay đổi thường hữu ích nhất khi bạn đang chia sẻ tài liệu với người khác. Khi bạn chia sẻ tài liệu của mình với những người khác, bạn sẽ thấy ai đã thực hiện những thay đổi nào.

Bạn có thể chia sẻ tài liệu theo hai cách:

  • Bạn có thể gửi tài liệu cho những người cụ thể. Nói chung, đây là lựa chọn an toàn nhất.
  • Bạn có thể gửi một liên kết đến một tài liệu cho mọi người. Bạn có thể giới hạn điều này (đối với một số người nhất định) hoặc làm cho nó để bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa nó.

Bạn cũng có thể đặt quyền theo một số cách:

  • Người xem có thể xem tài liệu nhưng không thể thực hiện thay đổi.
  • Người bình luận có thể nhận xét về tài liệu, nhưng không thể thay đổi.
  • Người chỉnh sửa có thể chỉnh sửa tài liệu; Nó có thể nguy hiểm.

Sau khi đã chia sẻ tài liệu, bạn nên bắt đầu nhận thông tin cập nhật bất cứ khi nào ai đó chỉnh sửa tài liệu.

4. Kiểm tra lịch sử tài liệu

Bây giờ bạn đã thiết lập email cho bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với trang tính. Nhưng nếu bạn tò mò về một khu vực cụ thể của trang tính thì sao? Sẽ rất khó nếu cố gắng xem qua lịch sử phiên bản để xem khi nào các thay đổi được thực hiện cho một ô cụ thể.

Vì vậy, Google Trang tính có một tính năng mới có thể hiển thị lịch sử của một ô.

  • Chọn một ô.
  • Bấm chuột phải vào một ô.
  • Chọn Hiển thị lịch sử thay đổi.

Bây giờ bạn sẽ thấy toàn bộ lịch sử của ô. Lịch sử này sẽ chỉ hiển thị các thay đổi giá trị ô, không hiển thị các thay đổi định dạng như Google Tài liệu. Nhưng nó sẽ cho phép bạn quay lại từng giá trị ô trước đó.

5. Quay lại các phiên bản trước của tài liệu

Ngoài việc có thể xem lịch sử chỉnh sửa của một ô cụ thể, bạn cũng có thể chọn xem các phiên bản trước của tài liệu. Chỉ cần vào “Tệp -> Lịch sử Phiên bản -> Xem Lịch sử Phiên bản”.

Trong bảng lịch sử phiên bản, bạn có thể xem các phiên bản trước của tệp, bao gồm cả phiên bản hiện tại. Sau đó, bạn có thể chọn một phiên bản trước đó và khôi phục, đặt tên cho nó hoặc tạo một bản sao.
Bạn có thể lưu các phiên bản theo định kỳ bằng cách đặt tên cho chúng. Sau đó, bạn có thể hoàn nguyên về các phiên bản đó nếu thay đổi được thực hiện mà bạn không muốn. Bạn cũng có thể chọn chỉ hiển thị các phiên bản đã đặt tên, giúp dễ dàng hoàn nguyên về các tệp cụ thể.

Theo dõi và hoàn nguyên các thay đổi trong Google Trang tính

Google Trang tính cung cấp cho bạn một số phương pháp để theo dõi và hoàn tác các thay đổi.

Để theo dõi các thay đổi, bạn có thể:

  • Xem lịch sử phiên bản của tài liệu.
  • Bấm chuột phải vào một ô để xem lịch sử cá nhân của nó.
  • Nhận thông báo khi các thay đổi được thực hiện.

Để hoàn tác các thay đổi, bạn có thể:

  • Ngăn chặn những thay đổi đối với các ô nhất định.
  • Quay lại các phiên bản trước của tài liệu.
  • Đặt lại các ô theo cách thủ công về các giá trị trước đó.

Mặc dù nó hơi phức tạp, khả năng theo dõi các thay đổi trong Google Trang tính và xem lịch sử di động là cực kỳ hữu ích. Nếu bạn đang làm việc trên bất kỳ tài liệu quan trọng nào, bạn sẽ cần được thông báo về các thay đổi — nếu không, trang tính có thể mất kiểm soát rất nhanh. Và bằng cách theo dõi lịch sử phiên bản, bạn có thể chắc chắn rằng dữ liệu không bao giờ bị mất. Chúng tôi hy vọng bạn hiện đã hiểu rõ hơn về cách theo dõi các thay đổi trong Google Trang tính.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Các trang web tốt nhất để mua và bán hàng hóa tại địa phương

Hướng dẫn • 18/10/2022

Các biên tập viên MoiNhat.Net lựa chọn và đánh giá sản phẩm một cách độc lập. Nếu bạn mua hàng thông qua các liên ...

Dọn dẹp tệp nhanh chóng: Tổ chức bộ nhớ trực tuyến của bạn với 7 bước đơn giản này

Hướng dẫn • 04/10/2022

Bạn dựa bao nhiêu vào việc tìm kiếm các tệp và thư mục phù hợp? Tôi đã gặp rất nhiều người lạc quan tin ...

Cách đặt lại mật khẩu Windows 10 trên điện thoại Android cũ

Hướng dẫn • 16/11/2022

Nội dung chính 1. Chuyển đổi điện thoại Android sang Windows Password Reset Disk 2. Sử dụng điện thoại Android cũ làm GPS trong ...

Cách chỉnh sửa video YouTube

Hướng dẫn • 04/10/2022

(Nguồn: Gorodenkoff / Shutterstock) Nội dung chính YouTube Studio Ảnh của Microsoft iMovie Bạn vừa tạo một video mà bạn muốn xuất bản trên ...