Thật khó để tìm một trình soạn thảo văn bản miễn phí tốt hơn Google Tài liệu. Bạn có thể cập nhật sơ yếu lý lịch, làm việc trên giấy hoặc thậm chí viết bài (như bài báo này) ngay trong trình duyệt của mình.
Với Google Drive, bạn có thể truy cập tất cả tài liệu của mình từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào mà bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Google của mình. Điều này làm cho hoạt động độc quyền trên đám mây trở thành một lựa chọn hấp dẫn. Bạn có thể bỏ qua những gì bạn đang làm trên máy tính ở cơ quan và nhận nó sau đó ở nhà hoặc thực hiện các thay đổi nhanh chóng trên điện thoại của bạn. Miễn là bạn có kết nối internet, điều này rất thuận tiện. Vấn đề xảy ra khi bạn mất kết nối.
Đôi khi, bạn không có quyền truy cập Internet, nhưng bạn vẫn cần chỉnh sửa tài liệu. Khi bạn lên máy bay hoặc Internet gặp sự cố, tất cả công việc của bạn sẽ không thể truy cập được. May mắn thay, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng một vài bước nhanh chóng để có thể tiếp tục sử dụng Google Tài liệu – và vẫn có quyền truy cập vào tất cả các tệp của mình – ngay cả khi bạn ngoại tuyến.
Đây là cách thiết lập Google Documents để hoạt động ngoại tuyến. Các hướng dẫn tương tự cũng áp dụng cho Google Trang trình bày và Google Trang tính.
Cách thiết lập Google Tài liệu ngoại tuyến trên PC của bạn
Cài đặt Chrome
Tính năng ngoại tuyến dành cho Tài liệu chỉ hoạt động trong trình duyệt của chính Google. Nếu bạn đang sử dụng Firefox, Safari, Edge hoặc bất kỳ trình duyệt nào khác, tải xuống và cài đặt Chrome.
Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn
Mọi thứ bạn làm trong thế giới Google đều được liên kết với tài khoản Google của bạn và Documents cũng không ngoại lệ. Đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Chrome sau khi cài đặt trình duyệt.
Tải xuống Tiện ích mở rộng ngoại tuyến của Google Tài liệu
Chrome cho phép bạn cài đặt các tiện ích mở rộng trình duyệt bổ sung các tính năng mới và cải thiện trải nghiệm tổng thể. Để truy cập ngoại tuyến phần mở rộng này sẽ cho phép bạn sử dụng Google Tài liệu, Trang trình bày và Trang tính ngay cả khi bạn mất quyền truy cập Internet.
Bật quyền truy cập ngoại tuyến
Mở Google Tài liệu và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn nếu bạn chưa đăng nhập. Nhấp vào menu bánh hamburger ở góc trên cùng bên trái của màn hình (), chọn “Cài đặt” và bật khóa chuyển “Ngoại tuyến”.
Sau khi thực hiện việc này, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và lưu tài liệu của mình bất cứ khi nào bạn mất quyền truy cập Internet. Google cũng sẽ tải xuống một số tệp mới nhất của bạn để bạn có thể chỉnh sửa chúng ngay cả khi chúng chưa mở. Tuy nhiên, đối với các tệp cũ hơn, bạn cần tải chúng xuống trước.
Cách thiết lập Google Tài liệu ngoại tuyến trên thiết bị di động
Bật truy cập ngoại tuyến vào Tài liệu trên thiết bị di động dễ dàng hơn một chút.
Tải xuống các ứng dụng bạn cần
Google cung cấp các ứng dụng riêng biệt cho Google Drive, Tài liệu, Trang trình bày và Trang tính cho iOS và Android. Tải những thứ bạn muốn xuống điện thoại và máy tính bảng mà bạn sẽ sử dụng ngoại tuyến.
Đặt các tệp gần đây ở chế độ ngoại tuyến
Trong bất kỳ ứng dụng Drive nào, nhấp vào menu bánh hamburger () ở góc trên cùng bên trái, nhấp vào Cài đặt và bật nút chuyển đổi Đặt các tệp gần đây khả dụng trực tuyến.
Khi bạn bật công tắc trên, công tắc này sẽ áp dụng cho mọi tài khoản trên thiết bị của bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ cần thực hiện việc này cho từng ứng dụng, vì vậy hãy lặp lại cho các ứng dụng Trang trình bày và Trang tính nếu cần.
Các ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ tự động phát hiện những tệp bạn thường sử dụng và giữ một bản sao cục bộ để sử dụng ngoại tuyến. Tuy nhiên, nếu bạn cần đảm bảo một số tệp nhất định có sẵn, hãy làm theo các bước trong phần tiếp theo.
Đặt các tệp nhất định khả dụng ngoại tuyến
Theo mặc định, Google cố gắng tiết kiệm dung lượng bằng cách chỉ giữ các bản sao cục bộ của các tệp bạn đã chỉnh sửa gần đây trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, bạn có một số tùy chọn nếu bạn muốn các tệp nhất định luôn sẵn sàng. Bạn có thể tải xuống máy tính xách tay của mình Sao lưu và đồng bộ hóa Google Drive để giữ một bản sao cục bộ của tất cả các tệp của bạn hoặc chỉ một số thư mục nhất định trên màn hình của bạn. Điều này sẽ làm cho Drive trông giống như Dropbox.
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn tải xuống một số tệp nhất định, hãy tìm tệp bạn muốn lưu trong ứng dụng. Nhấn vào biểu tượng Thêm ba chấm () và bật chuyển đổi Khả dụng khi Ngoại tuyến. Lặp lại các bước này cho mỗi tệp mong muốn. Bạn cũng có thể mở tệp bạn muốn và tải ứng dụng xuống, nhưng nó không bao giờ gây phiền hà.
Nếu bạn có một tệp có sẵn để sử dụng ngoại tuyến, bạn sẽ thấy một biểu tượng hình tròn có dấu kiểm bên trong tệp đó. Khi bạn chỉnh sửa tệp mà không có kết nối Internet, bạn sẽ thấy biểu tượng hình tròn có hình tia chớp bên cạnh tên tài liệu.
Khi bạn kết nối lại với Internet, các thay đổi sẽ đồng bộ hóa và các ký tự sẽ biến mất.
