Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 13/04/2022

Một ứng dụng quét nhận dạng ký tự quang học (OCR) là không thể thiếu đối với một tổ chức. Các ứng dụng quét tốt nhất sẽ giúp bạn nắm bắt bất kỳ loại thông tin nào như slide thuyết trình từ cuộc họp, ghi chú trên bảng trắng, danh thiếp, chưa kể các tài liệu quan trọng. Chúng cũng sẽ hữu ích cho các mục đích khác, từ số hóa các đơn thuốc trên giấy cho đến việc bảo đảm bảo hành.

Nhận hình ảnh có tổ chức về lỗi

Cách đây vài năm, tôi phải làm hộ chiếu mới và nộp visa ngay trong ngày. Ngay sau khi cầm hộ chiếu, tôi nghĩ: “Có lẽ mình nên có một bản sao của nó trước khi giao nộp.” Tôi lấy điện thoại ra và quét nó. Tất nhiên, phải mất hơn hai tuần để có được thị thực, và trong thời gian chờ đợi, tôi cần chi tiết hộ chiếu của mình cho một loạt các tài liệu. Điều tốt là tôi đã có một bản sao dễ đọc!

Ứng dụng quét hoạt động như thế nào?

Khi bạn sử dụng ứng dụng di động để quét, nó không khác nhiều so với chụp ảnh. Trong một cài đặt lý tưởng, bạn phát tài liệu trên nền tương phản và hướng camera của điện thoại vào đó.

Cài đặt ứng dụng để quét

Sau đó, ứng dụng quét sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình. Thông thường, bạn được nhắc căn chỉnh các cạnh của tài liệu với các dấu cắt trên màn hình điện thoại. Giữ chặt, nhưng đừng lo lắng. Ứng dụng điều chỉnh theo chuyển động nhẹ. Quá trình quét mất một hoặc hai giây. Khi điều này được thực hiện xong, bạn thường sẽ thấy bản xem trước tài liệu của mình. Sau đó, ứng dụng thường hỏi bạn có muốn thêm nhiều trang hơn hay bắt đầu một quá trình quét mới.

Bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể bỏ qua ứng dụng quét hoàn toàn và thay vào đó, hãy chụp ảnh bất kỳ tài liệu nào bạn muốn giữ ở dạng kỹ thuật số. Có, nhưng có hai nhược điểm. Đầu tiên, hình ảnh không thể sắc nét như hình ảnh được quét, vì vậy bạn có nguy cơ không đọc được văn bản. Thứ hai, bạn không thể tìm kiếm bằng văn bản, điều này có thể khiến bạn rất khó tìm thấy thứ bạn cần sau này.

Những gì nên được quét bằng một ứng dụng quét?

Hãy xem các ví dụ về cách bạn có thể sử dụng ứng dụng quét để luôn ngăn nắp. Sau đó, tôi sẽ giải thích những tính năng bạn nên tìm kiếm trong các ứng dụng quét tốt nhất và nêu tên một số ứng dụng có chúng.

danh thiếp

Lần tới khi ai đó đưa danh thiếp cho bạn, hãy sử dụng ứng dụng quét để ghi thông tin liên hệ của người đó, sau đó trả lại danh thiếp. Bạn sẽ cho thấy việc không cần giấy tờ dễ dàng như thế nào và cũng thu thập thông tin về chúng bằng kỹ thuật số để bạn không phải nhập bất cứ thứ gì sau này. Một số ứng dụng quét có thể phát hiện danh thiếp và tạo mục nhập mới trong ứng dụng danh bạ. Những người khác tìm kiếm LinkedIn và đề nghị kết nối ở đó.

Bảng và tài liệu trình bày

Trong các cuộc họp, hầu hết chúng ta đều muốn dành toàn bộ sự chú ý của mỗi người nói. Điều này rất khó thực hiện nếu chúng ta đang xem một bài thuyết trình hoặc một bảng trắng với hy vọng không bỏ sót một chi tiết quan trọng. Một giải pháp tuyệt vời là nhanh chóng quét các trang trình bày hoặc các tài liệu khác khi chúng xuất hiện, biết rằng bạn có thể xem lại chúng chi tiết hơn sau này.

Tài liệu cho email hoặc sao lưu

Quét các khổ giấy trong một ứng dụng

Mặc dù nhiều người và tổ chức rất vui khi gửi cho bạn tài liệu số, nhưng vẫn có nhiều trường hợp chúng ta gặp phải tài liệu giấy. Giả sử ngân hàng của bạn đưa cho bạn một tài liệu giấy tờ quan trọng để bạn ký, nhưng bạn muốn luật sư của mình xem xét tài liệu đó trước. Đây là thời điểm tuyệt vời để sử dụng ứng dụng quét của bạn. Quét nhiều trang để gửi email. Một số ứng dụng quét bao gồm một công cụ cũng cho phép bạn ký điện tử vào chúng.

Các tài liệu quan trọng khác mà bạn có thể muốn quét và sao lưu bao gồm hồ sơ tiêm chủng, tài liệu thuế và giấy chứng nhận hợp pháp (khai sinh, kết hôn, nhập cư, v.v.).

Những gì cần tìm trong một ứng dụng quét

Các ứng dụng quét tốt nhất ghi lại tài liệu của bạn một cách rõ ràng, cho phép văn bản có thể tìm kiếm và giúp bạn lưu các tệp đã hoàn thành vào đúng vị trí. Đây là những gì cần tìm:

Tự động phát hiện cạnh

Một ứng dụng quét và OCR tuyệt vời sẽ tự động tìm các cạnh của tài liệu của bạn. Khi bạn hướng máy ảnh của mình vào giấy, các dấu cắt mà bạn nhìn thấy trên màn hình sẽ tự tìm thấy cạnh của tài liệu và điều chỉnh theo các kích thước khác. Vì vậy, cho dù bạn đang quét một tờ giấy A4 hay một danh thiếp, ứng dụng sẽ tự động phát hiện nó.

Quét các tùy chọn xuất ứng dụng

Lưu và xuất các tùy chọn

Các ứng dụng quét tốt nhất cung cấp cho bạn các tùy chọn về nơi bạn có thể lưu hoặc xuất văn bản mới quét của mình, chẳng hạn như Google Drive, Dropbox hoặc một dịch vụ lưu trữ khác. Bạn không cần một ứng dụng buộc bạn phải lưu trữ tài liệu ở một vị trí mới.

OCR

Tôi đã đề cập đến OCR ở đầu bài viết này. Khi bạn có OCR, bất kỳ từ nào bạn quét đều trở thành văn bản. Bạn cũng có thể sao chép và dán văn bản hoặc chỉnh sửa nó. Giả sử bạn đang xem công thức và thấy lỗi chính tả. Với một ứng dụng quét và OCR thực sự tốt, bạn sẽ có thể sửa lỗi chính tả. Một số ứng dụng có thể chuyển đổi văn bản cuối cùng sang định dạng xử lý văn bản quen thuộc như .docx. Những người khác cho phép bạn thay đổi văn bản trực tiếp trong ứng dụng mà không cần mở tài liệu trước trong trình soạn thảo văn bản.

OCR cũng cho phép bạn tìm kiếm trong văn bản của tài liệu. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn tìm hồ sơ tiêm chủng của mình, bạn có thể thử tìm kiếm tên bác sĩ của mình để tìm hồ sơ. Bạn không cần phải nhớ bạn đã đặt tên tệp là gì. Nếu bạn thường sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm tệp, thì chắc chắn bạn sẽ cần OCR.

Chức năng tìm kiếm

Bạn có thể không tổ chức tốt khi xuất và lưu tệp ở nơi khác. Trong trường hợp này, bạn sẽ muốn có thể tìm kiếm nội dung của ứng dụng quét cho bất kỳ thứ gì bạn đã từng quét và bây giờ cần. Một ứng dụng quét tuyệt vời sẽ có chức năng tìm kiếm riêng.

Hỗ trợ nhiều trang

Các ứng dụng quét thực sự tốt có thể quét nhiều trang liên tiếp. Sau đó, họ sẽ hợp nhất tất cả các trang thành một tệp PDF một cách dễ dàng. Hầu hết các ứng dụng quét hiện đại cũng khắc phục sự biến dạng trang, chẳng hạn như khi bạn quét các trang từ một cuốn sách và không thể làm cho nó nằm phẳng.

Giá

Nhiều ứng dụng quét và OCR tốt nhất có cấp dịch vụ miễn phí và cấp cao cấp trả phí. OCR đôi khi được coi là một tính năng cao cấp. Giá cho các ứng dụng quét và OCR hơi điên rồ. Trong một thời gian, bạn có thể phải trả từ 4 đến 7 đô la cho một ứng dụng phù hợp. Giờ đây, các khoản thanh toán một lần cao hơn gấp mười lần. Trong khi giá đăng ký hợp lý hơn, một số người chỉ cần ứng dụng quét một vài lần trong năm.

Ứng dụng quét tốt nhất

Bây giờ bạn đã hiểu những ứng dụng quét có thể làm gì và tại sao bạn có thể cần chúng, đây là một số ứng dụng tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy. Tôi tập trung vào các ứng dụng cung cấp tính năng quét và OCR. làm cho văn bản của bạn có thể chỉnh sửa. Có nhiều ứng dụng chỉ đơn giản là quét. Evernote Scannable và ứng dụng di động Dropbox là hai ví dụ. Nhưng họ không cung cấp cho bạn văn bản cuối cùng mà bạn có thể sao chép, dán hoặc chỉnh sửa. Những ứng dụng này có.

Bất kể bạn chọn ứng dụng nào, bạn sẽ thấy rằng có một ứng dụng quét mà bạn tin tưởng sẽ giúp bạn số hóa tài liệu của mình và luôn ngăn nắp.

Ứng dụng quét ABBYY

ABBYY FineScanner

Miễn phí; Pro với $ 4,99 / tháng, $ 19,99 / năm hoặc phí một lần là $ 59,99

ABBYY FineScanner được cho là ứng dụng quét và OCR tốt nhất và mạnh nhất dành cho thiết bị di động. Nó xuất tệp sang nhiều định dạng khác nhau, cho phép bạn lưu tệp vào hầu hết các dịch vụ lưu trữ chính và thậm chí thực hiện nhận dạng văn bản bằng hơn 40 ngôn ngữ. Để nhận OCR, bạn sẽ cần một tài khoản trả phí, có giá 4,99 đô la mỗi tháng, 19,99 đô la mỗi năm hoặc 59,99 đô la cho phí một lần.

Có sẵn trên Android, iOS

Ứng dụng quét OfficeLens

Microsoft Office Lens (Miễn phí trên Apple App Store)

Miễn phí

Microsoft Office Lens là một trong số ít các ứng dụng quét hoàn toàn miễn phí. Nó chậm hơn và lộn xộn hơn một chút so với các ứng dụng cắt và phát hiện cạnh khác, nhưng nó sẽ hoàn thành công việc. Ứng dụng có các chế độ đặc biệt để quét danh thiếp và bảng trắng. Để chỉnh sửa văn bản đã quét, bạn phải xuất văn bản qua Microsoft OneDrive, sau đó mở văn bản đó trong Word.

Có sẵn trên Android, iOS, Windows

Ứng dụng Scanbot

Scanbot 9 ($ 7,99 tại Scanbot)

Miễn phí; Pro với $ 4,49 năm đầu tiên, sau đó $ 22,49 hàng năm; hoặc $ 69,99 một lần trên iOS

Scanbot là một ứng dụng quét và OCR tuyệt vời. Điều đó đang được nói, công ty gần đây đã thay đổi mô hình định giá của mình từ phí một lần chi phí thấp sang đăng ký hàng năm hoặc phí một lần đắt hơn (69,99 đô la). Ngoài ra, rất khó theo dõi giá cả. Trong mọi trường hợp, bạn nên xem xét phiên bản Pro Scanbot nếu bạn cần một ứng dụng nhanh và chính xác để quét hầu hết mọi loại tài liệu. Nó có các công cụ chỉnh sửa và tối ưu hóa màu sắc tốt và các tính năng quét khác như đầu đọc mã QR và máy quét mã vạch. Bạn cũng có thể sử dụng nó để ký tài liệu chỉ bằng ngón tay và điện thoại hoặc máy tính bảng của mình.

Có sẵn trên Android và iOS

Nội dung tương tự:

Cách tắt tính năng xem trước email trên Apple Watch

Hướng dẫn • 22/04/2022

Một trong những khía cạnh hữu ích nhất của Apple Watch là khả năng xem thông báo chỉ bằng cách nhìn vào cổ tay ...

7 mẹo để trở thành bậc thầy của Candy Crush Friends saga

Hướng dẫn • 10/04/2022

King đã trở lại với một trò chơi mới từ loạt trò chơi Candy Crush nổi tiếng của mình: Candy Crush Friends Saga. Trò ...

Cách thiết lập chế độ tối trong các ứng dụng yêu thích của bạn

Hướng dẫn • 02/04/2022

Chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày để nhìn vào màn hình. Năm 2019, lần đầu tiên người lớn ở Mỹ xem ...

Cách chạy Windows 11 trong máy ảo

Hướng dẫn • 01/10/2022

Nếu bạn muốn xem bản Windows 11 Insider Preview, bạn có một số tùy chọn về cách thức và vị trí cài đặt nó. ...