Hãy tưởng tượng có một phương pháp quản lý cuộc sống của bạn dễ sử dụng, giữ cho các ý tưởng và dự án có tổ chức, giúp bạn không tham gia quá nhiều cùng một lúc và giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Đây là một kanban cá nhân.
Kanban là một kỹ thuật để tổ chức và theo dõi công việc. Nó bắt đầu ở Nhật Bản trong các nhà máy sản xuất xe hơi và sau đó trở nên phổ biến với các nhà phát triển phần mềm. Nó khác với các phương pháp tổ chức công việc khác ở hai phương diện quan trọng. Đầu tiên, nó trông khác. Để sử dụng kanban, chúng ta cần một bảng kanban hoặc một ứng dụng kanban cho phép mọi người hình dung công việc theo một cách mới. Tôi sẽ giải thích cách hoạt động của điều này chi tiết hơn một chút sau cùng với một vài hình ảnh. Thứ hai, nó rất tốt trong việc hạn chế số lượng công việc được giao cho một người tại bất kỳ thời điểm nào. Do đó, Kanban rất phù hợp cho những người có xu hướng tiếp nhận quá nhiều công việc cùng một lúc và do đó phá hoại năng suất của họ.
Bạn có thể sử dụng kanban trong cuộc sống cá nhân của mình cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như:
- chia sẻ danh sách việc cần làm của bạn với các thành viên khác trong gia đình
- tổ chức đám cưới hoặc các sự kiện lớn khác
- thực hiện các dự án nhóm (ví dụ: học cùng nhau, hoạt động tích cực hoặc công việc tình nguyện)
- sắp xếp và theo dõi các ý tưởng thuộc mọi loại (từ những gì cần làm cho bữa tối đến danh sách mua sắm cho kỳ nghỉ)
Vậy kanban là gì và nó hoạt động như thế nào?
Kanban là gì?
Kanban là một phương pháp tổ chức và theo dõi công việc, thường là với một nhóm người, mặc dù nó có thể được sử dụng riêng bởi một người. Hãy bắt đầu với một bảng chứa các cột. Mỗi cột đều quan trọng. Ví dụ đơn giản nhất mà chúng ta có thể sử dụng để hiểu kanban là đặt tên cho các cột Để làm, Đang làm và Hoàn thành. Đây chỉ là một ví dụ. Bạn có thể đặt tên các cột bất cứ thứ gì bạn muốn và sử dụng chúng theo cách bạn muốn.
Tiếp theo chúng ta có thẻ. Mỗi thẻ chứa một nhiệm vụ. Bạn đặt các thẻ này trên bảng ở một trong các cột. Vì vậy, nếu chúng ta lập danh sách mọi thứ chúng ta cần làm ngày hôm nay, chúng ta sẽ có một bộ thẻ trong cột Việc cần làm và không có thẻ nào trong hai cột còn lại.
Khi chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ, chúng tôi di chuyển thẻ được liên kết đến cột thể hiện tốt nhất trạng thái của công việc. Các công việc đang thực hiện được đặt trong cột Thực thi. Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, nó sẽ chuyển sang cột Hoàn thành. Bạn có thể xóa thẻ khỏi cột Xong bao nhiêu lần tùy thích.
Mỗi thẻ có thể có nhiều chi tiết hơn chỉ là tên của nhiệm vụ. Giả sử chúng ta đang sử dụng bảng kanban ở đây để quản lý danh sách việc cần làm của gia đình. Mỗi thành viên trong gia đình được giao một số nhiệm vụ. Mỗi người viết tên của họ trên thẻ, và thẻ cũng có thể có ngày đến hạn. Bây giờ khi chúng ta nhìn vào bảng, chúng ta có thể thấy ai được giao cho từng nhiệm vụ và tình trạng của tất cả các nhiệm vụ. Như vậy, chúng ta có được một ý tưởng chung về trạng thái của toàn bộ tác phẩm.
Đây là chìa khóa: Bảng Kanban tạo ra một hình ảnh đại diện cho những gì nếu không sẽ không trực quan chút nào. Nó cũng tương tác vì bạn phải di chuyển các thẻ xung quanh khi bạn hoàn thành các giai đoạn khác nhau của công việc.
Kanban có thể làm gì khác?
Chúng ta đã biết rằng bảng kanban có thể giúp chúng ta quản lý công việc và xem tình trạng làm việc nhóm. Hãy cùng xem thêm một vài ví dụ về việc sử dụng kanban tại nhà để xem nó có thể làm được những gì khác.
Hiện thực hóa ý tưởng thông qua chuyển động
Một lợi ích khác của kanban liên quan đến chuyển động vật lý của các thẻ từ cột này sang cột khác. Những người không suy nghĩ tuyến tính đôi khi nhận thấy rằng sự chuyển động của các ý tưởng giúp họ xử lý thông tin.
Ví dụ, bạn đang lên kế hoạch cho một đám cưới. Bạn có thể có một cột Đang chờ xử lý, nơi bạn đặt các nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc dựa vào các nhiệm vụ khác để hoàn thành trước. Ví dụ: bạn có thể có một nhiệm vụ để tạo sơ đồ chỗ ngồi, nhưng bạn sẽ không thể hoàn thành nó cho đến khi bạn đã tạo danh sách khách được xác nhận. Khi bạn di chuyển các nhiệm vụ này từ cột này sang cột khác, nó có thể giúp bạn xử lý trạng thái của từng nhiệm vụ và có ý tưởng về việc nên làm tiếp theo.
Thêm nhiều hình ảnh hơn
Hãy cùng xem xét ý tưởng lập kế hoạch đám cưới trong giây lát để chỉ ra lợi ích tiếp theo của việc sử dụng kanban. Hầu hết các ứng dụng kanban đều cho phép bạn thêm hình ảnh vào thẻ tác vụ. Thẻ tác vụ để tạo bố trí chỗ ngồi cũng có thể chứa bố trí làm việc thực tế để bạn có lời nhắc trực quan về nhiệm vụ và trạng thái của nó. Tương tự, bạn có thể thêm các mẫu bánh cưới hoặc cắm hoa để giúp bạn thấy những thách thức này theo đúng nghĩa đen.
Đừng để bạn phải gánh vác quá nhiều việc
Một trong những lợi ích của việc sử dụng kanban để tổ chức công việc là bạn có thể đặt giới hạn công việc đang tiến hành (WIP). Giới hạn WIP là giới hạn về số lượng nhiệm vụ mà một người có thể giao cho họ tại một thời điểm nhất định. Nói cách khác, nếu giới hạn WIP là ba và bạn được giao ba nhiệm vụ, bạn phải hoàn thành một trong các nhiệm vụ trước khi có thể nhận một nhiệm vụ mới.
Về cơ bản, các ràng buộc về tiến độ công việc làm được hai điều. Đầu tiên, nó ngăn cản các nhân viên cá nhân làm nhiều việc hơn các thành viên khác trong nhóm. Thứ hai, những hạn chế về tiến độ công việc đòi hỏi bạn phải hoàn thành các nhiệm vụ được giao, thay vì hoãn lại các nhiệm vụ khó để chuyển sang các nhiệm vụ mới hơn, dễ dàng hơn.
Một số ứng dụng kanban có công cụ để đặt giới hạn WIP. Hai ví dụ là KanbanFlow và LeanKit. Ngay sau khi một người đạt đến giới hạn, ứng dụng sẽ cấm anh ta nhận nhiệm vụ mới. Một số ứng dụng chỉ cung cấp điều này bằng cách thêm cờ đỏ khi bạn vượt quá giới hạn của mình. Giới hạn WIP cũng có thể là một quy tắc không chính thức mà bạn tuân theo. Nó không nhất thiết phải là một chức năng với một công cụ.
Động não và sắp xếp các ý tưởng
Bạn chắc chắn có thể sử dụng bảng kanban không chỉ để theo dõi nhiệm vụ. Trong trường hợp sử dụng kanban cổ điển, mỗi cột trên bảng biểu thị một giai đoạn hoặc bước trong quy trình làm việc. Tuy nhiên, điều này là không bắt buộc. Bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Kanban để động não, sắp xếp ý tưởng hoặc thậm chí lưu hình ảnh vào bảng trắng ảo (nó giống như một bảng Pinterest riêng, nhưng không có luồng nội dung từ người khác).
Cách đây không lâu, tôi đã thử nghiệm một dịch vụ giao hàng tạp hóa. Khi xem các sản phẩm khác, tôi có thể dễ dàng ghi chú lại từng sản phẩm và có thể lập bảng để so sánh các sản phẩm. Tuy nhiên, khi tôi ăn, tôi trở nên dễ dàng hơn trong việc ghi chép và ghi nhớ các loại thực phẩm khác nhau mà tôi đã ăn khi tôi nhìn thấy hình ảnh của chúng. Vì vậy, tôi bắt đầu một bảng kanban với tất cả các món ăn tôi nấu. Mỗi cột tương ứng với tên của công ty và mỗi thẻ đại diện cho một trong các món ăn. Đã thêm hình ảnh, ghi chú và một liên kết đến công thức.
Vì vậy, bạn có thể sử dụng bảng kanban để lưu ý tưởng cho các điểm đến kỳ nghỉ trong tương lai (hoặc ghi lại các kỳ nghỉ bạn đã thực hiện trong quá khứ). Hoặc bạn có thể tạo một bộ sưu tập các công thức nấu ăn yêu thích của mình và chọn một vài công thức để đưa vào cột đại diện cho những gì bạn sẽ làm cho bữa tối mỗi tối trong tuần này. Không có giới hạn nào về cách bạn có thể sử dụng kanban để động não và sắp xếp các ý tưởng.
Các ứng dụng tốt nhất cho kanban cá nhân là gì?
Có rất nhiều ứng dụng Kanban, và nhiều ứng dụng trong số đó là miễn phí, hoặc ít nhất là có một cấp dịch vụ miễn phí. Một số tốt hơn những cái khác, tùy thuộc vào cách bạn định sử dụng chúng.
Trello là một trong những ứng dụng phong cách kanban phổ biến nhất vì nó rất thân thiện với người dùng. Vì lý do này, đây có lẽ là đặt cược tốt nhất của tôi khi sử dụng kanban cho tổ chức cá nhân (trái ngược với doanh nghiệp). Phiên bản miễn phí không chứa nhiều tính năng, nhưng bạn có thể thêm các tính năng bạn muốn với sự trợ giúp của “tiền thưởng”. Một vài ví dụ về phần thưởng là chế độ xem lịch, theo dõi thời gian và các trường tùy chỉnh. Tài khoản miễn phí có một lần tăng cho mỗi bảng và với tài khoản trả phí, bạn nhận được nhiều hơn. Nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng Trello để luôn ngăn nắp, hãy xem các mẹo của tôi để tận dụng tối đa nó.
Zenkit là một ứng dụng kanban tuyệt vời khác dành cho mục đích sử dụng cá nhân. Giống như Trello, Zenkit rất dễ sử dụng và có khả năng tùy biến cao. Tôi cũng thích rằng nó không quá định hướng kinh doanh. Sự xuất hiện là nhẹ nhàng, thân thiện và đầy màu sắc.
Asana ban đầu không phải là một ứng dụng kanban (đó là một ứng dụng quản lý cộng tác), nhưng trong vài năm gần đây, nó đã thêm một tính năng gọi là Boards để mọi người có thể sử dụng kanban để quản lý công việc của mình nếu họ muốn. Asana là một công cụ tuyệt vời để theo dõi các nhiệm vụ giữa một nhóm người, đặc biệt nếu bạn sử dụng nhiều thông tin dạng văn bản, chẳng hạn như tạo danh sách kiểm tra như một phần của nhiệm vụ của bạn.
Leankit có nhiều tính năng hơn nhiều ứng dụng kiểu kanban khác, vì vậy rất tốt để sử dụng nếu bạn nghiêm túc về giới hạn WIP, làn đường (đó là khả năng tự động sắp xếp nội dung trên bảng của bạn không chỉ theo chiều dọc mà còn theo chiều ngang) và những ứng dụng khác. . Leankit không có cấp dịch vụ miễn phí, nhưng bạn có thể dùng thử miễn phí.
Wrike là một ứng dụng kanban tuyệt vời khác. Tuy nhiên, nó mang tính định hướng kinh doanh, điều này làm cho nó trở thành một công cụ tốt nếu bạn định sử dụng nó cho cả doanh nghiệp và tổ chức cá nhân. Có một cấp dịch vụ miễn phí với các tính năng hạn chế, mặc dù nó khá phong phú về tính năng nếu bạn đang trả phí đăng ký cho một dịch vụ cao cấp.
Khi danh sách việc cần làm truyền thống không hoạt động, hãy thử Kanban
Nếu danh sách việc cần làm truyền thống không phù hợp với bạn, tôi thực sự khuyên bạn nên thử dùng bảng Kanban. Điều tôi thích nhất về kanban là nó phục vụ cho nhiều loại người khác nhau. Nếu bạn là người suy nghĩ phi tuyến tính, hãy làm việc tốt nhất khi bạn có thể xem nhiều thông tin cùng một lúc hoặc cần hành động xúc giác để giúp bạn xử lý thông tin, thì Kanban có thể dành cho bạn.
