Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 05/04/2022

Email làm chậm năng suất và hầu như không ai nhận ra là bao nhiêu. Lượng thời gian mọi người dành cho các chương trình email thật đáng kinh ngạc, vào khoảng 30 phần trăm mỗi ngày. Tuy nhiên, có một cách để đối phó với điều này. Và bạn thực sự có thể giải quyết một vấn đề email mà không nhất thiết phải giảm tổng thời gian bạn dành cho email. Giải pháp mà tôi chia sẻ dưới đây phụ thuộc vào việc đầu tiên bạn phải hiểu rõ vấn đề.

Email kém hơn Facebook

Email kém hơn đối với năng suất của bạn so với FacebookTheo nghiên cứu, vấn đề là mọi người không nhận ra họ đã dành bao nhiêu thời gian cho email.

Robbie McDonell, Phó chủ tịch phát triển sản phẩm tại RescueTime, đồng ý dựa trên những gì anh ấy nhìn thấy và nghe thấy từ người dùng. RescueTime là một công cụ quản lý thời gian theo dõi các ứng dụng và trang web bạn sử dụng trên máy tính và thiết bị di động của mình. Sau đó, nó tạo ra các báo cáo cho thấy cách bạn sử dụng thời gian của mình.

 

Tôi đã hỏi McDonell về xu hướng hiệu suất mà anh ấy và các đồng nghiệp tại RescueTime nhìn thấy khi họ xem xét tổng hợp dữ liệu mà họ thu thập từ người dùng của mình. “Xu hướng lớn nhất mà chúng tôi đang thấy là thời gian của mọi người có xu hướng được thúc đẩy bởi các ứng dụng xã hội. Đặc biệt, email là thứ mà theo dữ liệu của chúng tôi, luôn ở vị trí đầu tiên ”.

“Một điều mà chúng tôi nghe được từ những người đăng ký RescueTime là ‘Tôi sợ hãi khi xem dữ liệu nói gì vì tôi không muốn xem mình dành bao nhiêu thời gian trên Facebook hoặc Reddit.’ Thường thì sau một tuần, họ sẽ nói, “Nó không tệ như tôi nghĩ, nhưng trời ơi, tôi đã dành rất nhiều thời gian để gửi email”, McDonell nói thêm.

Tại sao email “xấu”?

Vậy tại sao email xấu? Một số chuyên gia về năng suất nói rằng đó là bởi vì email là “hoạt động cho công việc” chứ không phải tự nó hoạt động. Một lập luận khác, có lẽ chính xác hơn, là email làm gián đoạn chúng ta mọi lúc. Vấn đề không phải là chúng ta dành bao nhiêu thời gian cho email. Thực tế là thời gian được phân bổ trong ngày.

Đặc biệt, những người lao động tri thức thường yêu cầu những khoảng thời gian tập trung không bị gián đoạn để hoàn thành công việc thực sự quan trọng. McDonell nói: “Hầu hết mọi người đều bỏ qua thực tế rằng email là một hoạt động sẽ khiến bạn liên tục phân tán tư tưởng sáng tạo trong suốt cả ngày.

Theo Mikael Berner, Giám đốc điều hành của EasyDo, một ứng dụng tự động hóa các khía cạnh nhỏ trong cuộc sống của bạn để giúp giải phóng thời gian, bạn sẽ cảm thấy quá tải và mệt mỏi khi đọc email. Khi chúng ta kiểm tra email suốt cả ngày, chúng ta không thực sự xử lý hoặc quan tâm đến nó, và những giây đó sẽ trở thành thời gian lãng phí. “Nếu bạn định mở một email, hãy làm điều gì đó với nó, chẳng hạn như trả lời nó, xóa nó hoặc lưu trữ nó. Thậm chí đừng mở email nếu bạn không thể xử lý nó ngay bây giờ. ”

Hơn nữa, hệ thống liên lạc được thiết kế để thông báo cho bạn khi có tin nhắn mới. “Họ gửi thông báo cho bạn mọi lúc,” McDonell nói. “Ngày càng hiếm khi bạn có nhiều hơn một vài phút trước khi bị lôi kéo vào một hoạt động khác.” Ngay cả khi bạn không đọc đầy đủ mọi email gửi đến hộp thư đến của mình, sự chú ý của bạn sẽ bị chia cắt khi bạn nhận được thông báo về một email mới. Và ngay cả khi bạn không bật thông báo, bạn vẫn mất tập trung mỗi khi kiểm tra hộp thư đến để xem liệu ai đó đang cố gắng gửi email cho bạn về công việc khẩn cấp.

“Điều này không có nghĩa là 30% thời gian của ai đó dành cho email vào đầu ngày và sau đó phần còn lại trong ngày được dành cho việc khác,” ông nói. “Nó rất phổ biến, có nghĩa là bạn luôn bị gián đoạn.”

Làm thế nào để đối phó với email

Bạn có thể từ bỏ email và quay lại với công việc thực sự chăm chỉ. Điều này có thể được thực hiện chỉ trong vài tuần với năm bước đơn giản.

1. Cài đặt một chương trình theo dõi thời gian như RescueTime hoặc Toggl và để nó theo dõi lượng thời gian bạn dành cho email mỗi ngày và khi nào. Đảm bảo rằng tất cả các ứng dụng email và trò chuyện của bạn được phân loại chính xác là thông tin liên lạc.

2. Chờ khoảng hai tuần để bạn có đủ dữ liệu. Sau đó, chọn một ngày ngẫu nhiên và xem báo cáo hàng giờ của bạn. Bạn sẽ có phong độ tốt nếu bạn giao tiếp một hoặc hai lần một ngày. Bạn đang ở trong tình trạng tồi tệ và cần phải thay đổi nếu các ứng dụng liên lạc của bạn nằm rải rác trong các phần nhỏ trong ngày, như thể hiện trong hình dưới đây.

 

Mục tiêu không nhất thiết là cắt giảm số giờ bạn dành cho email. Mục đích là làm cho email ít phổ biến hơn và tập trung hơn để báo cáo của bạn trông giống như sau:

 

3. Dựa trên thói quen của bạn, hãy xác định một hoặc hai lần một ngày khi nào bạn sẽ không kiểm tra email. Đối với nhiều người, buổi sáng, khoảng một giờ trước khi nghỉ giữa trưa và buổi chiều, bắt đầu khoảng một giờ sau giờ nghỉ trưa, là thời điểm lý tưởng. Trong những khoảng thời gian này, hãy đóng các ứng dụng email và chặn webmail bằng cách cài đặt một công cụ không gây xao nhãng như StayFocusd. Nếu bạn có tài khoản RescueTime Premium, bạn có thể sử dụng các công cụ của nó để chặn quyền truy cập webmail của mình.

4. Theo cách tương tự, hãy chọn thời gian khi bạn tôi sẽ kiểm tra email. Giả sử khoảng thời gian không tập trung vào email của bạn là từ 9:00 sáng đến 11:30 sáng và phiên email của bạn là từ 11:30 sáng đến trưa. Nếu bây giờ là 11:10 sáng và bạn cảm thấy muốn kiểm tra email của mình, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có thời gian định trước khi mở hộp thư đó.

5. Nếu bạn sợ rằng một tin nhắn khẩn cấp và quan trọng sẽ đến trong khi bạn đang cố gắng làm việc, hãy thiết lập hệ thống thông báo VIP. Người dùng iOS đã tích hợp nó vào ứng dụng thư của họ. Nếu bạn không sử dụng iOS hoặc cần một hệ thống cảnh báo VIP với nhiều tùy chọn và cài đặt hơn, hãy thử AwayFind. Trong mọi trường hợp, bạn có thể nhận được thông báo, chẳng hạn như thông báo đẩy trên điện thoại hoặc thậm chí là tin nhắn văn bản, khi bạn nhận được email từ một người rất quan trọng. Điều này có nghĩa là bạn chỉ có thể kiểm tra email nếu bạn nhận được thông báo, hy vọng điều này sẽ hiếm khi xảy ra. Tất cả các thư khác có thể chờ đợi.

Một thủ thuật khác mà cá nhân tôi sử dụng là trì hoãn việc mở ứng dụng email khi tôi bắt đầu làm việc. Tôi thích xem qua email công việc của mình vào buổi sáng trên điện thoại, chỉ để xem có việc gì thực sự khẩn cấp không. Tôi sử dụng điện thoại vì tôi dễ dàng tắt máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn hơn khi không có việc gì khác cần tôi chú ý ngay lập tức. Nếu tôi thấy một email quan trọng nhưng không khẩn cấp, tôi có thể cho nó một dấu sao. Nếu thật sự gấp, tôi trả lời trực tiếp từ điện thoại. Nhưng bởi vì tôi không giống Khi tôi đang đọc hoặc viết trên điện thoại, tôi không có xu hướng bị cuốn hút vào những email không thực sự khẩn cấp khác.

Những thủ thuật nhỏ như thế này tạo ra sự khác biệt lớn, giúp bạn thoát khỏi email và giúp bạn quay trở lại công việc quan trọng.

Nội dung tương tự:

Cách điều chỉnh độ phân giải màn hình trong Windows 10

Hướng dẫn • 18/04/2022

Nội dung chính Phần 1: Hai cách điều chỉnh độ phân giải màn hình Windows 10 Phương pháp 1: thông qua bảng điều khiển ...

Khắc phục lỗi thất bại thanh toán của Google OR-PMSA-05 và OR-PMSA-03

Hướng dẫn • 18/04/2022

Google Payment giúp dễ dàng thanh toán cho các giao dịch trực tuyến. Nếu bạn cần mua một ứng dụng hoặc trò chơi thông ...

Alexa, chỉ cho tôi các mẹo và thủ thuật hay nhất của Amazon Echo Show

Hướng dẫn • 24/04/2022

Cô lập coronavirus sẽ không ảnh hưởng nhiều nếu bạn có người để nói chuyện. Nếu bạn sống một mình, bạn luôn có thể ...

Cách tính phần trăm trong Google Trang tính

Hướng dẫn • 12/04/2022

Biểu thị số tiền dưới dạng phần trăm luôn giúp hiểu rõ hơn về tỷ lệ. Điều này giúp chúng ta hình dung rõ ...