Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 16/11/2022

Cách tự động lưu email trong Outlook

Nếu bạn không phải là người dùng Microsoft Outlook lâu năm, bạn có thể không quen với các quy tắc Outlook và những gì họ có thể làm cho bạn.

Cách tốt nhất để mô tả các quy tắc trong Outlook là các hành động tự động được kích hoạt khi một số thư nhất định khớp với một bộ tiêu chí do người dùng xác định trước.

Do quy tắc này, nó là những gì người dùng Outlook sử dụng để tự động hóa các quy trình khác nhau như lọc, ghi nhật ký và thậm chí gửi email.

Thiết lập một số quy tắc Outlook có thể giúp bạn giảm thời gian sử dụng trong hộp thư đến, giảm lượng lao động thủ công và tất nhiên, sắp xếp nội dung hộp thư đến của bạn sao cho mọi thứ dễ nhìn và dễ tìm.

Tệp email trong Outlook 2010 và 2007

  1. Bấm chuột phải vào thư từ người gửi mà bạn muốn lọc.
  2. Nhấp vào Nội quy.
    microsoft
  3. Nhấp vào “Tạo quy tắc”.
  4. Chọn tùy chọn Di chuyển mục vào thư mục.
  5. Chọn tùy chọn “Chọn Thư mục”.
  6. Đánh dấu thư mục đích dự kiến.
  7. Nhấp đúp để xác nhận.
  8. Chọn hộp bên cạnh “Chạy quy tắc này ngay bây giờ cho các thư đã có trong thư mục hiện tại”.

Thao tác này sẽ lưu tất cả các email từ người gửi này vào thư mục được chỉ định.

Đối với Outlook 2007, ba bước đầu tiên hơi khác một chút, nhưng từ bước 4 đến bước 8, mọi thứ đều giống nhau.

  1. Bấm chuột phải vào thư từ người gửi mà bạn muốn lọc.
  2. Nhấp vào “Tạo quy tắc”.
  3. Nhấp vào “Từ Người gửi”.

Tệp email trong Outlook 2013

Làm tương tự trong Outlook 2013 nhanh hơn một chút:

  1. Mở email từ người gửi mà bạn muốn lọc vào một thư mục cụ thể.
  2. Chuyển đến tab Trang chủ.
  3. Nhấp vào tùy chọn “Quy tắc”.
  4. Chọn tùy chọn “Luôn chuyển thư ra khỏi người gửi”.
  5. Đánh dấu thư mục mới nơi bạn muốn di chuyển chúng.
  6. Chọn OK.

Gửi email trong Outlook 2016 và 2019

Bạn cũng có thể gửi các thư đến hiện có và trong tương lai từ những người gửi cụ thể đến các thư mục đặc biệt trong các phiên bản Outlook mới hơn.

  1. Đầu tiên, hãy mở một email từ người gửi mục tiêu.
  2. Nhấp vào tab tin nhắn.
  3. Nhấp vào Nội quy.
  4. Nhấp vào tùy chọn “Tạo Quy tắc”.
  5. Chọn hộp kiểm Từ người gửi.
  6. Trong Thực hiện các thao tác sau, bấm Di chuyển mục vào thư mục.
  7. Chọn một thư mục mới trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.
    quy tắc và cảnh báo
  8. Ngoài ra, hãy nhấp vào Mới để tạo một thư mục mới cho người gửi cụ thể đó.
  9. Nhấp vào nút OK khi bạn hoàn tất.

Tệp email trong Outlook 365

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản trình duyệt của Outlook, các bước để đặt thư mục đích duy nhất cho thư đến từ những người gửi cụ thể hơi khác so với các bước được sử dụng trong phiên bản Outlook trên máy tính.

  1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của giao diện Outlook 365.
  2. Từ menu Cài đặt, chọn tùy chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.
  3. Chuyển đến tab Thư.
  4. Nhấp vào tùy chọn “Quy tắc”.
  5. Nhấp vào tùy chọn “Thêm quy tắc mới”.
  6. Nhập tên cho quy tắc mới.
  7. Nhấp vào tùy chọn “Thêm điều kiện”.
  8. Nhấp vào Từ.
  9. Nhập địa chỉ email của người gửi mà bạn muốn lọc.
  10. Nhấp vào tùy chọn Thêm hành động.
  11. Nhấp vào tùy chọn “Di chuyển tới”.
  12. Chọn một thư mục đích hoặc tạo một thư mục mới.
  13. Nhấp vào nút Lưu.

Thao tác này sẽ tự động di chuyển các email hiện có và email đến từ người gửi đó vào một thư mục mà bạn chọn.

Ghi chú tệp bổ sung

Xin lưu ý rằng mặc dù các bước có thể hơi khác nhau giữa các phiên bản Outlook này sang phiên bản Outlook khác, nhưng về cơ bản quá trình này giống nhau. Hơn nữa, không cần phải hiểu sự phức tạp của các quy tắc Outlook để tạo một hệ thống tệp đơn giản.

Cũng không có gì ngăn cản bạn gửi thư từ nhiều người gửi đến cùng một thư mục đích. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể lọc nhiều người gửi cùng một lúc trong tất cả các phiên bản của Outlook.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ phải thêm các quy tắc cho từng người gửi theo cách thủ công.

Sắp xếp các chữ cái trong thư mục theo từ khóa

Bạn có thể phân loại tất cả các email đến dựa trên các từ khóa hoặc cụm từ cụ thể, cũng như các quy tắc. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, trái ngược với việc lọc hoặc ghi lại email từ từng người gửi.

Điều này có thể rất hữu ích nếu bạn muốn, chẳng hạn như lọc và phân loại email công việc, email cá nhân, email quảng cáo, v.v.

Thêm quy tắc danh mục trong Outlook Desktop

Bằng cách thực hiện theo một số bước tiếp theo, với các thay đổi nhỏ, bạn sẽ có thể đặt quy tắc và phân loại email dựa trên các điều kiện cụ thể trong tất cả các phiên bản Microsoft Outlook dành cho máy tính để bàn.

  1. Khởi chạy Microsoft Outlook.
  2. Chuyển đến tab “Trang chủ”.
  3. Trên tab Trang chủ, chọn tùy chọn Quy tắc.
  4. Nhấp vào hành động “Tạo quy tắc”.
  5. Chọn tùy chọn Advanced Options trong hộp thoại.
  6. Chọn điều kiện bắt buộc từ danh sách của Trình hướng dẫn quy tắc.
  7. Bấm tiếp”.
  8. Chọn hộp bên cạnh Chỉ định danh mục.
  9. Nhấp vào liên kết danh mục màu xanh lam.
  10. Trong hộp thoại Danh mục Màu mới, chọn danh mục mong muốn cho loại email này.
  11. Bấm OK.
  12. Bấm Kết thúc trên menu Trình hướng dẫn Quy tắc.

Thêm quy tắc danh mục trong Outlook 365

Như mọi khi, điều hướng trong Outlook 365 hơi khác một chút so với điều hướng trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Tuy nhiên, điều này không hạn chế khả năng phân loại email của bạn.

  1. Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn.
  2. Chuyển đến menu “Cài đặt”.
  3. Chọn tùy chọn Xem tất cả các tùy chọn Outlook để mở rộng nó.
  4. Nhấp vào tùy chọn “Thư” trong hộp thoại “Cài đặt”.
  5. Nhấp vào tùy chọn “Quy tắc”.
  6. Nhấp vào hành động “Thêm quy tắc mới”.
  7. Đặt tên cho quy tắc của bạn trong hộp văn bản “Đặt tên cho quy tắc của bạn”.
  8. Nhấp vào Thêm điều kiện.
  9. Chọn điều kiện bạn đồng ý để lọc các email đến và email hiện có.
  10. Nhấp vào Thêm hành động.
  11. Bấm vào nút Phân loại.
  12. Chọn danh mục thích hợp cho các email đã lọc.
  13. Nhấp vào nút Lưu để hoàn tất quá trình.

Quan điểm cũ nhưng tốt

Một số người nói rằng Outlook quá khó sử dụng. Tuy nhiên, những người có lẽ không chỉ không đồng ý với dịch vụ trả phí. Trên thực tế, Outlook rất linh hoạt và được xây dựng tốt. nó có khả năng thực hiện các hành động phức tạp, nhưng có thể được sử dụng như một dịch vụ email cơ bản như Gmail nếu muốn.

Hãy cho chúng tôi biết nếu những mẹo và thủ thuật này giúp bạn sắp xếp hộp thư đến, đánh dấu các email quan trọng và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách thêm thông tin khẩn cấp vào màn hình khóa của điện thoại

Hướng dẫn • 25/10/2022

Điều gì xảy ra nếu bạn cần trợ giúp khẩn cấp nhưng không thể liên lạc với nhân viên cấp cứu, chẳng hạn như ...

Tìm kiếm trong Firefox không hoạt động – phải làm gì?

Hướng dẫn • 28/09/2022

Tôi đã sử dụng Firefox của mình để tìm kiếm một từ trên một trang web, nhưng thanh tìm kiếm không hiển thị. Tôi ...

Disney Sorcerer’s Arena: Danh sách các nhân vật Hero mạnh nhất

Hướng dẫn • 20/09/2022

Bắt đầu chơi Disney Sorcerer’s Arena và tự hỏi đâu là nhân vật xuất sắc nhất? Đọc tiếp hướng dẫn về các nhân vật ...

Ổ USB tiếp tục ngắt kết nối và kết nối lại trong Windows 10

Hướng dẫn • 04/12/2022

Nội dung chính Phương pháp 1: Cài đặt lại Trình điều khiển Bộ điều khiển Bus Nối tiếp Đa năng Phương pháp 2: Tắt ...