Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 16/11/2022

Cách tự động thêm ngày trong Excel

Excel cung cấp nhiều tùy chọn để giúp bạn quản lý ngày và giờ trên trang tính của mình.

Bạn có thể có một ô sẽ luôn cập nhật ngày hiện tại khi trang tính được mở. Điều này có thể hữu ích với các tài liệu cần được in hoặc lưu dưới dạng PDF với một ngày cụ thể, chẳng hạn như hợp đồng hoặc hóa đơn.

Bạn có thể cần tạo một bảng liệt kê tất cả các ngày trong năm để giúp bạn lập kế hoạch cho tương lai. Làm thế nào về việc lập kế hoạch cho 5 năm? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ cần những ngày làm việc trong kế hoạch của mình? Thay vì lãng phí thời gian thêm hàng trăm ngày theo cách thủ công, Excel có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn nhiều.

Trước khi bắt đầu, bạn nên biết rằng Excel sử dụng và nhận dạng một số định dạng ngày tháng nhất định. Nếu được định dạng không chính xác, Excel có thể coi ngày của bạn là một số hoặc chuỗi văn bản, ngăn không cho tự động hóa thêm.

Định dạng ngày tháng trong Excel

Định dạng ngày tháng trong Excel có hai mặt.

  1. Làm thế nào để bạn nhập ngày.
  2. Cách Excel hiển thị nó.

Ngày nhập

Excel hỗ trợ nhiều định dạng để nhập ngày tháng. Nếu bạn nhập đúng, bạn sẽ thấy rằng giá trị ô được căn phải. Nếu không, nó sẽ được căn trái, cho biết rằng Excel coi mục nhập của bạn là văn bản và sẽ không áp dụng định dạng ngày tháng cho ô đó.

Nếu bạn muốn đăng nhập vào ngày 1 tháng 7 năm 2019, bạn có thể làm như vậy bằng một số cách:

  1. 07/01/19
  2. 07/01/2019
  3. 07/01/2019
  4. Ngày 1 tháng 7 năm 2019 hoặc ngày 1 tháng 7 năm 2019
  5. Ngày 1 tháng 7 năm 2019 hoặc ngày 1 tháng 7 năm 2019

Bạn cũng có thể sử dụng dấu gạch chéo (7/1/2019) hoặc dấu gạch ngang (7-1-2019). Mặc dù bạn có thể sử dụng khoảng trắng khi nhập “ngày 1 tháng 7 năm 2019”, nhưng Excel không nhận dạng “17 2019” là ngày. Ngoài ra, Excel sẽ không chấp nhận “ngày 1 tháng 7 năm 2019”.

Nếu bạn đang nhập ngày cho năm hiện tại, bạn có thể nhập ngày bằng một trong các định dạng viết tắt sau:

  1. 7/1
  2. 7-1
  3. 1 Tháng Bảy hoặc Tháng Bảy-1 hoặc Tháng Bảy / 1
  4. 1 tháng 7 hoặc 1 tháng 7 hoặc 1 tháng 7

Ví dụ: nếu năm hiện tại là 2019, Excel sẽ tự động đọc các bản ghi này là ngày 1 tháng 7 năm 2019.

Xin lưu ý rằng tùy thuộc vào cài đặt khu vực trong hệ điều hành của bạn, chữ số đầu tiên có thể cho biết tháng hoặc ngày. Điều này cũng áp dụng cho số thứ hai. Ví dụ: nếu bạn nhập 07/01/19 và cài đặt của bạn được đặt thành một trong các quốc gia Châu Âu, Excel sẽ diễn giải ngày này là ngày 07/01/2019.

Hiển thị ngày tháng trong Excel

Khi bạn đã nhập ngày chính xác, Excel sẽ hiển thị ngày đó ở một trong các định dạng mặc định. Nếu bạn nhập tháng, ngày và năm dưới dạng số (7-1-19 hoặc 07-01-2019), Excel sẽ hiển thị ngày là “7/1/2019”. Trong tất cả các trường hợp khác, như đã lưu ý trong phần trước, ngày sẽ xuất hiện trên trang tính của bạn là “1 tháng 7”.

Nếu bạn muốn xem ngày ở định dạng khác, bạn có thể chọn ngày đó từ menu cài đặt.

  1. Bấm chuột phải vào ô (hoặc tập hợp các ô) bạn muốn định dạng.
  2. Nhấp vào “Định dạng ô …”.
  3. Menu Định dạng Ô mở ra với tab Số.

Lưu ý rằng danh mục đã chọn ở bên trái là “Tùy chỉnh”. Điều này là do đây là định dạng mặc định mà Excel sử dụng. Tại đây, bạn có thể chọn một trong các định dạng được đề xuất hoặc xác định định dạng của riêng bạn. Trong trường “Loại:”, ngay trên danh sách các định dạng được đề xuất, bạn có thể chỉ định cách bạn muốn ngày được hiển thị.

Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích:

  1. d = 1
  2. đ = 01
  3. ddd = mon
  4. dddd = thứ hai
  5. m = 7
  6. mm = 07
  7. mmm = tháng bảy
  8. mmmm = tháng bảy
  9. y hoặc yy = 19
  10. yyyy hoặc yyyy = 2019

Vì đây là trường tùy chỉnh, bạn có thể nhập bất cứ thứ gì bạn muốn. Nếu bạn muốn một ô hiển thị ngày trong tuần và ngày cùng với văn bản bổ sung, bạn có thể dễ dàng làm như vậy. Ví dụ: nhập nội dung sau và xem điều gì sẽ xảy ra:

  1. “Hôm nay” dddd, mmmm dd, “năm” yyyy.

Tất nhiên, bạn luôn có thể vào danh mục “Ngày” của menu này và chọn từ nhiều định dạng ngày có sẵn.

cuộc hẹn

Xin lưu ý rằng khi chọn một định dạng, có thể xảy ra trường hợp ô bị lấp đầy bởi các ký tự số (#). Điều này là do ô không đủ rộng để hiển thị tất cả các ký tự.

Để tìm ra, chỉ cần bấm đúp vào đường viền bên phải của tiêu đề cột để tự động đặt chiều rộng ô. Bạn cũng có thể kéo đường viền sang bên phải cho đến khi ngày của bạn xuất hiện.

Ngày tự động hoàn thành

Nếu bạn cần thêm một chuỗi ngày liên tiếp, chẳng hạn như cả tuần hoặc tháng, hãy làm như sau:

  1. Nhập ngày đầu tiên vào ô mà bạn muốn thời gian của mình bắt đầu.
  2. Ở góc dưới bên phải của hình chữ nhật chọn ô, bạn sẽ thấy một hình vuông nhỏ. Đây là bộ mô tả điền.
  3. Nhấn và giữ nút điều khiển để kéo vùng chọn trên phạm vi bạn muốn điền.
  4. Khi bạn phát hành nó, bạn sẽ thấy rằng các ô đã chọn hiện chứa các ngày liên tiếp.
  5. Nếu bạn muốn tiếp tục chuỗi, chỉ cần chọn ô cuối cùng trong chuỗi và kéo nó cho đến khi bạn đến ngày mong muốn.

Tính năng tự động hoàn thành cũng hoạt động theo cả bốn hướng. Nếu được kéo sang bên phải, hàng sẽ được điền đầy đủ các ngày tháng. Nếu bạn kéo nó xuống, cột sẽ đầy lên. Nếu bạn kéo lên trên hoặc sang trái, ngày tháng sẽ bắt đầu lùi lại.

Bạn cũng có thể điền trang tính của mình bằng các ngày không liên tiếp, chẳng hạn như chỉ các ngày trong tuần. Hoặc có thể vài tháng, thậm chí nhiều năm.

Để thực hiện việc này, hãy lặp lại quy trình trước đó, nhưng bây giờ hãy kéo chốt điền bằng nút chuột phải. Khi bạn nhả nó ra, một menu sẽ xuất hiện. Tại đây bạn có thể điền ngày, thứ trong tuần, tháng hoặc năm vào các ô đã chọn.

Nếu bạn muốn có nhiều tùy chọn hơn cho các ngày tự động, hãy chọn Dòng… thay vì một trong các tùy chọn trước đó. Sau khi kéo chốt điền, hãy nhấp vào tab Trang đầu. Trong phần Chỉnh sửa, chọn Điền, chọn Chuỗi từ menu thả xuống.

Ví dụ: nếu bạn đang lập kế hoạch cho một hành động sẽ lặp lại ba ngày một lần, hãy đặt “Đơn vị ngày” thành “Ngày” và “Giá trị bước” thành 3.

Thêm ngày và giờ hiện tại

Để nhanh chóng thêm ngày và giờ hiện tại trong Excel, bạn không phải mất thời gian nhập chúng. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng phím tắt để thực hiện tất cả công việc cho mình:

  1. Để nhập ngày hôm nay, nhấn Ctrl +;
  2. Để nhập thời gian hiện tại, nhấn Ctrl + Shift +;
  3. Để nhập ngày và giờ hiện tại, nhấn Ctrl +; sau đó là dấu cách và cuối cùng là Ctrl + Shift +;

Bằng cách này, bạn sẽ giữ nguyên ngày và giờ như khi mới cài đặt. Là dấu thời gian, chúng sẽ không thay đổi sau khi bạn tính toán lại các ô của mình hoặc khi bạn mở trang tính vào lần khác.

Nếu bạn cần ngày và giờ thay đổi mỗi khi mở tài liệu, Excel sẽ giải quyết vấn đề này bằng các hàm sau:

  1. Để luôn có ngày hiện tại trong ô, hãy nhập = TODAY ().
  2. Để cập nhật giá trị ô với ngày và giờ hiện tại, hãy nhập = NOW ().

Để cập nhật các ô này mà không cần mở lại trang tính, chỉ cần chỉnh sửa bất kỳ ô nào và các giá trị sẽ được cập nhật.

Tiết kiệm rất nhiều thời gian

Tôi hy vọng những thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian khi làm việc với các trang tính phức tạp. Thay vì chèn từng ngày theo cách thủ công, bạn có thể điền các ngày trong nhiều năm chỉ trong vài giây. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn nhập ngày bắt đầu theo đúng định dạng mà Excel nhận ra.

Bạn có thấy tự động hóa này hữu ích không? Bạn có bất kỳ mẹo bổ sung nào có thể giúp trong lĩnh vực này không? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Làm thế nào để thoát khỏi sự phân tâm trước khi chúng làm hỏng năng suất của bạn

Hướng dẫn • 24/10/2022

Bạn thường trì hoãn như thế nào khi thời hạn cho một bài học hoặc dự án công việc quan trọng đang đến gần? ...

Cách quét mã QR bằng máy ảnh điện thoại Samsung Galaxy

Hướng dẫn • 03/05/2022

Nhiều người thắc mắc tại sao lại có nhiều mã QR xung quanh như vậy. Những gì bạn thấy là một mã vạch hình ...

Cách đánh dấu tin nhắn Instagram là chưa đọc

Hướng dẫn • 30/09/2022

Bạn đã bao giờ hối hận khi đọc một bài đăng trên Instagram? Giả sử bạn đã sử dụng Instagram, bạn đã mở hộp ...

Mỹ có nhiều nạn nhân vi phạm dữ liệu nhất thế giới

Hướng dẫn • 27/09/2022

Giữa các cuộc tấn công lừa đảo và vi phạm cơ sở dữ liệu, dữ liệu cá nhân của bạn liên tục bị truy ...