Khi làm việc với các công thức trong Google Trang tính, rất hữu ích để kiểm tra các điều kiện bằng cách sử dụng câu lệnh IF. Nó cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một kết quả tùy thuộc vào điều kiện đó có đúng hay không. Nhưng khi bạn có nhiều điều kiện để kiểm tra, hàm IF (IF) có thể nhanh chóng trở nên dài và không thể quản lý được. Đó là lý do tại sao Google Trang tính đã giới thiệu tính năng IFS.
Với hàm IFS trong Google Trang tính, bạn có thể kiểm tra nhiều điều kiện trong một công thức (không giống như hàm IF, chỉ cho phép kiểm tra một điều kiện và phải được lồng vào nhau).
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tính năng IFS trong Google Trang tính với một vài ví dụ (và tất cả những điều quan trọng khác mà bạn cần biết về nó).
Khi nào sử dụng hàm IFS
Hàm IFS rất hữu ích khi bạn cần phân tích nhiều điều kiện cùng một lúc.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm IFS trong các trường hợp sau (các ví dụ này sẽ được thảo luận sau trong hướng dẫn này):
- Để có được điểm cho một học sinh dựa trên điểm số
- Để nhận được giá trị hoa hồng cho một đại diện bán hàng trong đó hoa hồng thay đổi dựa trên giá trị của việc bán hàng
Trước khi chuyển sang các ví dụ IFS, chúng ta hãy nhanh chóng tìm hiểu về cú pháp của hàm này.
Hàm IFS trong Google Trang tính – Cú pháp
= IFS (Điều kiện 1, Giá trị 1, [Condition2, Value2],…)
Ở đâu:
- Condition1 là điều kiện đầu tiên mà hàm kiểm tra.
- Value1 là giá trị trả về nếu điều kiện đầu tiên là TRUE.
- [Condition2… Condition127] – Bạn có thể sử dụng tới 127 đối số bổ sung. Ở đây bạn có thể chỉ định các điều kiện bổ sung. Đối với mỗi điều kiện bạn chỉ định, cũng phải có một giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện là đúng.
- [Value2… .Value127] là các đối số tùy chọn. Mỗi giá trị phù hợp với điều kiện riêng của nó và sẽ được trả về nếu điều kiện đầu tiên của nó là ĐÚNG.
Một số điều quan trọng cần biết về tính năng IFS trong Google Trang tính
- Tất cả các điều kiện được sử dụng trong hàm IFS phải trả về TRUE hoặc FALSE. Và nếu không, công thức sẽ xuất hiện lỗi # N / A.
- Hàm IFS lặp lại lần lượt từng điều kiện và dừng khi tìm thấy điều kiện ĐÚNG đầu tiên. Vì vậy, bạn có thể có nhiều điều kiện trả về TRUE, nhưng hàm sẽ chỉ trả về giá trị cho điều kiện đầu tiên là TRUE.
Hàm IFS trả về lỗi # N / A (Không khả dụng) nếu tất cả các điều kiện được chỉ định đều sai. Bởi vì lỗi # N / A là chung chung và không hữu ích lắm để tìm ra điều gì đã xảy ra, bạn có thể sử dụng TRUE làm điều kiện cuối cùng và điều gì đó mang tính mô tả (như “Không khớp”) làm giá trị trả về. Bằng cách đó, khi bạn nhận được kết quả “Không khớp”, bạn sẽ biết rằng tất cả các điều kiện đều SAI.
Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang một vài ví dụ về việc sử dụng hàm IFS.
Ví dụ 1 Tính điểm của học sinh dựa trên điểm số
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn tính điểm cho từng học sinh dựa trên điểm của họ. Các tiêu chí đánh giá cũng được chỉ ra trong bảng bên phải.
Dưới đây là công thức mà bạn sẽ lấy điểm của từng học sinh dựa trên điểm của họ: = IFS (B2 <$ E $ 3, $ F $ 2, B2 <$ E $ 4, $ F $ 3, B2 <$ E $ 5, $ F $ 4, B2 <$ E $ 6, $ F $ 5, B2 $ E $ 7, $ F $ 7)
Công thức trên kiểm tra từng ước tính dựa trên một số điều kiện. Khi nó tìm thấy một điều kiện là TRUE, nó sẽ trả về giá trị tương ứng với điều kiện đó.
Để điều này hoạt động, bạn kiểm tra điểm theo thứ tự tăng dần, tức là trước tiên hãy kiểm tra xem điểm có nhỏ hơn 35 hay không, sau đó kiểm tra xem nó có nhỏ hơn 50 hay không, v.v.
IFS hoạt động tốt khi bạn có nhiều điều kiện. Khi bạn có nhiều, điều này có thể trở nên dài và phức tạp (nhỏ hơn hàm IF lồng nhau, nhưng vẫn dài). Trong những trường hợp như thế này, bạn có thể nghĩ rằng bạn đã thay thế tất cả công thức IF / IFS đó bằng một hàm VLOOKUP đơn giản.
Công thức dưới đây cũng sẽ hoạt động tốt và cung cấp cho bạn điểm cho từng học sinh (nhưng điều này yêu cầu bảng xếp hạng phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần):
= VLOOKUP (B2, $ E $ 2: $ F $ 7,2, TRUE)
Ví dụ 2 – Tính hoa hồng dựa trên giá trị bán hàng
Như trong ví dụ trên, một trường hợp sử dụng hữu ích khác cho hàm IFS là khi bạn cần tính hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng của mỗi đại diện bán hàng. Vì hoa hồng thường phụ thuộc vào số lượng bạn bán được, nên chúng ta cần phân tích chi phí bán hàng của từng người và tính hoa hồng cho nó.
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn tính hoa hồng dựa trên bảng hoa hồng ở bên phải.
Dưới đây là công thức sẽ cung cấp cho bạn giá trị hoa hồng chính xác cho mỗi đại diện: = IFS (B2 <$ E $ 3, $ F $ 2, B2 <$ E $ 4, $ F $ 3, B2 <$ E $ 5, $ F $ 4, B2 <$ E $ 6, $ F $ 5, B2 $ E $ 7, $ F $ 7) * B2
Mặc dù hàm IFS sẽ trả về phần trăm hoa hồng, nhưng tôi cũng nhân nó với chi phí bán hàng để có tổng số tiền hoa hồng.
Hàm IF so với IFS trong Google Trang tính
Cả IF và IFS đều là những tính năng cực kỳ hữu ích và bạn sẽ sử dụng chúng mọi lúc.
Sự khác biệt lớn nhất giữa IFS và hàm IF là với hàm IF, bạn có thể chỉ định giá trị nào sẽ trả về nếu điều kiện là FALSE. Điều này không được tích hợp trong hàm IFS.
Nhưng mặt khác, công thức IFS có thể đơn giản hơn và ngắn hơn nếu bạn có nhiều điều kiện để phân tích.
Tóm lại, nếu bạn chỉ cần đánh giá một vài điều kiện, hãy sử dụng hàm IF (hoặc hàm IFS), nhưng nếu bạn cần đánh giá nhiều điều kiện, tốt hơn nên sử dụng công thức IFS.
Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích!
