Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 16/12/2022
Bạn đã tạo một tệp Google Drive mà bạn muốn chia sẻ với người khác. Không vấn đề gì. Một trong những điểm mạnh của phần mềm là khả năng chơi tốt với những người khác.
Google Drive bao gồm một số chương trình, bao gồm Tài liệu để xử lý văn bản, Trang tính dành cho bảng tính và Trang trình bày dành cho bản trình bày. Tuy nhiên, có đủ cách để chia sẻ cả ba cách mà quá trình này có thể gây nhầm lẫn. Bạn có muốn người khác có thể chỉnh sửa tệp của mình hay chỉ xem tệp đó? Bạn có cần cấp cho họ quyền truy cập vào phiên bản hoạt động hoặc tĩnh của tài liệu không? Bạn có đang sử dụng trang web (mở trong cửa sổ mới), ứng dụng dành cho máy tính để bàn (mở trong cửa sổ mới) hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động cho iOS (mở trong cửa sổ mới) hoặc Android (mở trong cửa sổ mới) không? Các tùy chọn trao đổi của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào câu trả lời cho những câu hỏi này.
Quá trình chia sẻ giống nhau đối với cả ba chương trình, nhưng dưới đây chúng tôi sẽ tập trung vào Google Docs.
Chia sẻ tài liệu
Nếu bạn có tài liệu muốn chia sẻ với người khác, hãy nhấn vào nút Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải màn hình. Bạn cũng có thể chọn Tệp > Chia sẻ > Chia sẻ với người khác. Nhập tên hoặc địa chỉ email của liên hệ Google mà bạn muốn chia sẻ tệp; bạn có thể chia sẻ tệp với tối đa 200 người hoặc nhóm.
Sau đó, bạn có thể đặt quyền chỉnh sửa. Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn xem bạn muốn người nhận có thể chỉnh sửa tài liệu, đề xuất thay đổi hay chỉ xem tài liệu đó. Bạn cũng có thể thêm ghi chú vào thư mời qua email. Nhấp vào “Gửi” và nếu mọi người có tài khoản Google, các liên hệ sẽ được mời.
Khi bạn chia sẻ tài liệu với người nhận không có tài khoản Google, bạn sẽ có hai tùy chọn. Bạn có thể gửi lời mời và người đó có 14 ngày để mở tài liệu bằng tài khoản Google để xem, chỉnh sửa và nhận xét.
Nếu không, bạn có thể tạo một liên kết được chia sẻ tới tài liệu. Sau đó, người liên hệ có thể sử dụng liên kết này để xem tài liệu nhưng họ sẽ không thể thực hiện thay đổi hoặc thêm nhận xét. Khi bạn gửi lời mời tài liệu, người nhận sẽ nhận được email có tài liệu được chia sẻ. Nhấp vào tài liệu để đăng nhập và truy cập.
Nếu người nhận có tài khoản Google và quyền chỉnh sửa, họ có thể nhấp vào nút Chỉnh sửa và thay đổi cài đặt thành Ưu đãi hoặc Chế độ xem. Nếu họ chỉ có quyền để lại nhận xét, họ có thể nhấp vào Đề xuất và thay đổi nó thành Xem.
Gửi liên kết chia sẻ
Bạn cũng có thể phân phối một liên kết trực tiếp đến tài liệu thay vì gửi lời mời. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút “Chia sẻ” và chọn “Sao chép liên kết”. Phương pháp này hữu ích nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu với nhiều người vào bất kỳ lúc nào thông qua một nền tảng khác, chẳng hạn như bằng cách kéo và thả tài liệu đó vào kênh Slack.
Theo mặc định, các liên kết chỉ khả dụng cho những người bạn thêm vào danh sách truy cập của mình. Nếu bạn muốn thay đổi phương pháp chia sẻ, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong phần Chia sẻ và thay đổi cài đặt từ Hạn chế thành Mọi người bằng liên kết.
Giờ đây, bạn có thể cung cấp cho những người có liên kết khả năng chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem. Khi mọi thứ đã được thiết lập, hãy nhấp vào nút “Sao chép liên kết”. Sau đó, bạn có thể dán liên kết vào một ứng dụng khác để chia sẻ tài liệu. Người nhận chỉ cần nhấp vào liên kết để truy cập tài liệu.
Thay đổi cài đặt chia sẻ nâng cao
Bạn có thể đặt các quyền cụ thể trên tài liệu để xác định những gì mọi người có thể làm với tài liệu đó. Trong cửa sổ Chia sẻ, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải.
Xóa hộp kiểm Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ để ngăn những người có quyền chỉnh sửa thay đổi bất kỳ quyền nào hoặc chia sẻ tài liệu với người khác. Xóa hộp kiểm. Người xem và người nhận xét có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép để ngăn mọi người tải xuống, in và sao chép tài liệu.
Bạn có thể đặt quyền bất cứ lúc nào, ngay cả sau khi chia sẻ với mọi người. Chọn tên của người có quyền mà bạn muốn thay đổi, sau đó bấm vào mũi tên thả xuống để chuyển quyền sang Người xem, Người chú thích hoặc Người chỉnh sửa. Bạn cũng có thể chuyển quyền sở hữu tài liệu cho người đó hoặc xóa hoàn toàn quyền truy cập.
Xuất bản trực tuyến
Bạn cũng có thể chia sẻ Google Doc bằng cách đăng trực tuyến. Nhấp vào Tệp > Chia sẻ > Xuất bản lên Web, sau đó nhấp vào nút Xuất bản trong cửa sổ mới. Theo mặc định, tài liệu của bạn sẽ được xuất bản dưới dạng một trang web độc lập.
Trong tab Liên kết, bạn có thể nhận được một liên kết được chia sẻ sẽ cho phép bất kỳ ai truy cập liên kết đó đều có thể xem tài liệu. Nếu bạn nhấp vào tab Nhúng, bạn sẽ có thể nhúng tài liệu vào một trang web hiện có. Chỉ cần sao chép mã nhúng và dán vào trang của bạn để hiển thị.
Nếu bạn đổi ý, hãy quay lại trang Xuất bản lên Trang web, nhấp vào Nội dung và Cài đặt đã Xuất bản, rồi nhấp vào nút Dừng Xuất bản để ngừng xuất bản.
Email dưới dạng tệp đính kèm
Bạn cũng có thể gửi tài liệu qua email trực tiếp từ Google Drive. Nhấp vào “Tệp”> “Email”> “Gửi tệp này qua email” để tạo email trực tiếp từ tài liệu. Trong cửa sổ Email dưới dạng tệp đính kèm, nhấp vào menu thả xuống ở dưới cùng.
Bạn có thể gửi tài liệu PDF, tài liệu Word, tệp văn bản RTF, trang HTML, tệp văn bản thuần túy hoặc tài liệu mở. Bạn cũng có thể nhúng tài liệu vào nội dung email thay vì thêm nó dưới dạng tệp đính kèm nếu bạn chọn hộp kiểm Không đính kèm. Bao gồm nội dung trong email.
