Cuộc họp này được cho là một email. Email này được cho là một tin nhắn Slack. Tin nhắn Slack này có nghĩa là một cuộc thảo luận hoặc cuộc gọi điện video riêng tư. Cách chúng ta giao tiếp và phương pháp chúng ta chọn có thể rất quan trọng đối với kết quả. Người lao động từ lâu đã cảm thấy thất vọng khi một phương thức truyền thông không phù hợp với thông điệp vì nó không hiệu quả, làm giảm năng suất hoặc lãng phí thời gian của mọi người.
Chúng ta có thể học được gì từ các tổ chức hoàn toàn từ xa?
Tôi đã viết về chủ đề này trong nhiều năm, gần đây nhất là trong cuốn sách của tôi Hướng dẫn hoàn chỉnh để làm việc từ xa (mở trong cửa sổ mới). Các tổ chức từ xa chắc chắn nên suy nghĩ nhiều hơn về giao tiếp tại nơi làm việc hơn là các tổ chức trực tiếp. Tại sao? Họ cần phải suy nghĩ về cách họ giao tiếp bởi vì họ không có cơ hội như các đội cá nhân. Các tổ chức ở xa, có xu hướng trẻ hơn, cũng thường không có nền tảng văn hóa giống như các tổ chức cũ. Các tổ chức cũ có thể sẽ được thiết lập theo cách khác. Một ví dụ điển hình là một công ty có văn hóa coi trọng các cuộc gặp mặt trực tiếp quá mức. Mọi người nghĩ rằng gặp mặt trực tiếp là cách tốt nhất, chẳng hạn như bắt đầu một dự án hoặc liên hệ với nhóm thường xuyên, đơn giản vì đó là cách duy nhất họ từng làm bất cứ điều gì. Xét cho cùng, điều này tạo ra kỳ vọng rằng các cuộc gặp trực tiếp đóng một vai trò quan trọng trong quá trình này.
Ngược lại, các tổ chức ở xa đang phải suy nghĩ lại về cách họ kinh doanh. Các nhà lãnh đạo của họ ít có khả năng cho rằng cuộc tụ họp có sức mạnh ma thuật, và họ có nhiều khả năng sẵn sàng thử những cách giao tiếp mới mà cuối cùng sẽ tốt hơn cho thông điệp.
Vậy chúng ta có thể học được gì từ công việc từ xa để làm tất cả các Giao tiếp ở nơi làm việc có tốt hơn không?
1. Bắt đầu bằng cách hỏi, “Mục tiêu là gì?”
Trước khi thực hiện cuộc hẹn tiếp theo hoặc viết email tiếp theo, hãy dừng lại và tự hỏi bản thân mục tiêu là gì. Bạn cần làm gì? Bạn:
Thay vì nghĩ về những gì bạn cần nóihiểu bạn muốn gì xảy ra.
2. Biết tất cả các lựa chọn của bạn
Nếu các hình thức giao tiếp tại nơi làm việc yêu thích của bạn là gặp gỡ, email và trò chuyện trực tiếp, thì đã đến lúc bạn phải dang rộng đôi cánh của mình và xem bạn có những lựa chọn nào khác.
Mỗi phương pháp giao tiếp đều có điểm mạnh và điểm yếu. Bí quyết là chọn một trong những phù hợp nhất với những gì bạn muốn đạt được.
Các ứng dụng nhắn tin nhóm như Slack và Microsoft Teams rất tuyệt vời để cung cấp các đoạn thông tin ngắn và trực tiếp. Chúng cũng rất hữu ích để thăm dò ý kiến nhóm của bạn nếu bạn muốn biết thời gian tốt nhất để tổ chức cuộc họp hoặc cung cấp phản hồi về quy trình của mình. Đánh giá đồng nghiệp thường xuyên là một hình thức giao tiếp có thể khuyến khích phản hồi cởi mở hơn, biến nó trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày.
Hầu hết mọi người đã biết rằng họ có thể sử dụng cuộc gọi âm thanh và cuộc gọi video để liên lạc, vì vậy bây giờ hãy thêm tính năng chia sẻ màn hình và bảng trắng vào đó. Một số bảng đi kèm với các công cụ hội nghị truyền hình, trong khi những bảng khác, như Miro, hoạt động độc lập.
Và nó nâng cao khả năng sử dụng bảng trắng trực tuyến để liên lạc và cộng tác mà không cần cuộc gọi điện video. Tương tự, đối với một số loại động não, một tài liệu đơn giản được chia sẻ, chẳng hạn như Google Doc, là tốt. Ví dụ, nếu tham gia vào cuộc trò chuyện qua điện thoại cùng lúc với đồng nghiệp để động não là vô nghĩa, hãy để mọi người động não vào thời gian rảnh của họ. Điều này giúp họ có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về ý tưởng của mình và cho phép họ thực hiện những ý tưởng đó khi nó phù hợp với họ thay vì bất cứ khi nào cuộc họp là ngẫu nhiên.
Bạn cũng có thể kết hợp các tùy chọn. Đưa cho mọi người một tờ giấy hoặc bảng chia sẻ để họ có thể liệt kê các ý tưởng của mình và sau đó có một cuộc họp ngắn hơn nhiều vài ngày sau đó để thảo luận về các ý tưởng.
3. Chọn định dạng phù hợp
Khi bạn hiểu mình muốn gì, hãy sử dụng thông tin này để chọn hình thức giao tiếp phù hợp. Nếu bạn đang cung cấp thông tin đơn giản, bạn không cần mọi người ở cùng nhau trong thời gian thực, vì vậy đừng tổ chức các cuộc họp. Thay vào đó, hãy cân nhắc việc viết một email và dành thời gian để sửa lại nó sao cho thật rõ ràng. Email hữu ích cho các thư dài hơn mà mọi người có thể cần liên kết đến nhiều lần. Nếu thông tin không dài, hãy cân nhắc đăng trên ứng dụng tin nhắn nhóm. Hoặc có thể tốt hơn là sử dụng một loạt tin nhắn để bạn có thể lặp lại thông tin và đảm bảo rằng mọi người đều nhìn thấy và nghe thấy nó nhiều hơn một lần.
Phản hồi là một ví dụ khác. Nếu bạn có phản hồi mang tính xây dựng khó khăn, bạn nên nói chuyện trực tiếp, ngay cả khi đó là ảo, bởi vì người kia cần cơ hội để đặt câu hỏi và đạt được sự rõ ràng. Và họ xứng đáng có được phẩm giá khi nghe những lời từ một người có ngôn ngữ cơ thể và giọng nói còn nguyên vẹn. Khi đưa ra phản hồi, bạn cũng phải xem xét thời gian và không gian của người kia. Nếu bạn biết mình sắp có một cuộc trò chuyện khó khăn, bạn muốn làm điều đó ở một nơi mà người đó có thể phản hồi một cách thoải mái chứ không phải ở nơi công cộng có người khác.
4. Trung thực với những người nhận được tin nhắn.
Nguyên tắc làm việc từ xa là giao tiếp càng nhiều càng tốt. Hãy lặp lại chính mình. Công nhận một công việc được hoàn thành tốt. Xem chi tiết các thủ tục mới.
Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi
Trong tất cả các hình thức giao tiếp ở nơi làm việc, chúng ta luôn có thể thẳng thắn hơn, đó là một cách khác để giao tiếp thái quá. “Tôi chia sẻ thông tin này vì …” “Chúng tôi ở đây để mọi người có thể đặt câu hỏi.”
Thành thật mà nói, đôi khi nó giống như nhổ răng để khiến mọi người thành thật. Bao nhiêu người Còn tạo lời mời họp mà không có bất kỳ chương trình nào? Nhưng nó không khó. Chỉ cần nói với mọi người những gì bạn muốn đạt được (hãy nhớ bước 1, mục tiêu là gì?). Nếu bạn làm cho mục tiêu của mình rõ ràng, những người khác sẽ có thể làm tốt hơn phần việc của họ.
Đây là một lý do khác mà sự trung thực quan trọng: Khi mọi người hiểu mục đích và lý do hợp lý, bạn sẽ tăng cơ hội nhận được sự ủng hộ của họ. Nếu bạn giải thích lý do tại sao bạn tổ chức một cuộc họp thay vì gửi email, mọi người có nhiều khả năng đồng ý và ủng hộ quyết định của bạn.
5. Hãy cởi mở để thay đổi
Làm thế nào bạn biết được liệu phương pháp giao tiếp bạn đã chọn có hiệu quả hay không? Hỏi! Một lần nữa, hãy giao tiếp quá mức và thẳng thắn khi hỏi ý kiến trung thực của mọi người. Phương pháp động não này có hiệu quả với bạn không? “Cuộc họp này có nên là một email không?” Hoặc tốt hơn: “Cuộc họp này có hiệu quả không, hoặc làm cách nào để bạn nghĩ rằng chúng ta có thể đạt được kết quả tương tự hoặc tốt hơn theo cách hiệu quả hơn?”
Hãy cởi mở để điều chỉnh, nhưng cũng đừng từ bỏ các phương pháp giao tiếp mới quá nhanh nếu ban đầu họ cảm thấy không thoải mái. Tìm hiểu xem chúng có giá trị gì và khi nào là thời điểm tốt nhất để chọn chúng hơn là một phương pháp khác.
Để biết thêm các mẹo về công việc, hãy đọc 15 Cách Giúp Cuộc Họp Dễ Tiếp Cận Hơn Và 20 Mẹo Để Làm Việc Từ Xa.
