Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 26/09/2022

Những cuộc họp này rất tốn kém, không chỉ về tiền lương của mọi người, mà còn về tải trọng nhận thức, năng lượng và tinh thần. Các cuộc họp bị gián đoạn, chuyển hướng sự chú ý của mọi người khỏi công việc chính thường đòi hỏi sự tập trung cao độ. Cùng với email, các cuộc họp liên tục được xếp hạng là vấn đề lớn nhất của nhân viên trong nhiều thập kỷ.

Với công việc từ xa trong thời kỳ đại dịch, khi nhiều người đã căng thẳng và lo lắng, việc chủ động giảm thời gian họp trong các cuộc họp là rất hợp lý.

Tùy thuộc vào vị trí của bạn, bạn có thể chỉ cần chọn không tham gia một số cuộc hẹn bằng cách hủy bỏ hoặc hủy bỏ chúng. Ngoài ra còn có câu hỏi, “Cuộc họp này có nên là một email không?” Nếu nội dung cuộc họp có thể được truyền đạt hiệu quả hơn theo một cách khác, thì đừng làm vậy, tôi nhắc lại. không cầntổ chức buổi họp.

Làm thế nào về các cuộc họp mà bạn không thể bỏ lỡ? Sau tất cả, một số cuộc họp thực sự có giá trị và quan trọng. Các cuộc gặp gỡ cho phép mọi người làm quen với nhau, điều này tạo nên tình bạn thân thiết. Đặc biệt, trong công việc từ xa, các cuộc họp giúp xây dựng lòng tin. Khi có một vấn đề khẩn cấp và tốc độ là quan trọng, các cuộc họp thường là cách nhanh nhất để xác định vấn đề và đưa ra quyết định. Một số cuộc họp cung cấp sự rõ ràng mà các phương pháp giao tiếp khác không làm được.

Hầu hết mọi người đều biết rằng khi bạn nhất thiết phải có một cuộc họp, cuộc họp nên có một chương trình làm việc với các mục tiêu, chương trình đó nên được lưu hành trước hoặc bạn có thể sử dụng các ứng dụng để giúp bạn điều hành cuộc họp của mình tốt hơn, blah, blah, blah . Ít người bận tâm với những bước này. Tại sao không tìm những cách khác để làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn và giảm thời gian bạn dành cho chúng? Dưới đây là bốn chiến lược để làm điều đó.

1. Có một nửa cuộc họp trước cuộc họp

Thay vì tổ chức cuộc họp kéo dài một giờ, hãy lên lịch cuộc họp kéo dài 30 phút (hoặc tốt hơn là 20 phút) và cho tất cả những người tham gia cuộc họp cơ hội tham gia thảo luận về nội dung hoặc mục đích. đến cuộc họp thực tế. Chiến lược này không chỉ giúp giảm thời gian của cuộc họp mà còn cho phép những người hướng nội và những người khác tham gia theo cách có thể dễ dàng và thuận tiện hơn là nói chuyện trong cuộc họp.

Bạn làm nó như thế nào? Sử dụng công cụ cộng tác không đồng bộ như tài liệu được chia sẻ hoặc bảng trắng trực tuyến nơi mọi người có thể đọc chương trình làm việc, viết ra câu hỏi, động não hoặc bất cứ điều gì bạn muốn họ làm để “tham gia” vào cuộc họp. Khi bạn cho mọi người cơ hội để đọc, thông báo, nhận xét, động não và xem xét không đồng bộ, khi chúng không được đặt đúng vị trí, chúng có thể làm như vậy một cách chậm chạp. Họ cũng có thể làm việc này vào thời điểm thuận tiện cho họ và không làm gián đoạn công việc chính của họ.

Ứng dụng bảng khái niệm được sử dụng để chuẩn bị cho một cuộc họp

Các ứng dụng cộng tác trên Whiteboard như Conceptboard cho phép mọi người động não, đặt câu hỏi và tham gia vào một cuộc họp trước cuộc họp thực sự.

Một số ứng dụng bạn có thể sử dụng là Miro, Mural, Conceptboard (được hiển thị), các ứng dụng Google Workspace như Google Docs và thậm chí cả các ứng dụng ghi chú cộng tác như Microsoft OneNote.

Bằng cách cho mọi người một nơi để viết ra ý tưởng của họ trước cuộc họp thực tế, bạn sẽ nhận được nhiều sự tham gia hơn từ những người có thể không có tiếng nói. Quan trọng hơn, bạn có thể giảm đáng kể thời gian họp thực tế, có lẽ xuống một nửa, vì có rất nhiều việc đã được thực hiện trước thời hạn.

Chiến lược này có thể không hiệu quả với tất cả các loại cuộc họp, nhưng lý tưởng cho các cuộc họp yêu cầu mọi người tham gia, chẳng hạn như cuộc họp động não hoặc cuộc họp ra mắt sản phẩm mới.

2. Chỉ định người chấm công

Hãy chỉ định một máy chấm công và nhớ giới thiệu người này bằng máy chấm công họp. Máy chấm công chịu trách nhiệm về thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp kịp thời và đảm bảo rằng tất cả các phân đoạn cần được tính giờ đều được hoàn thành.

Để bắt đầu đúng giờ, chỉ cần tưởng tượng máy chấm công là một cách tuyệt vời để làm điều này. “Phil sẽ là người chấm công cho cuộc họp hôm nay. Hãy làm cho công việc của Phil trở nên dễ dàng hơn và bắt đầu ngay bây giờ. “

Để kết thúc đúng giờ, máy chấm công có thể thông báo khi còn năm, hai hoặc một phút, tùy thuộc vào không khí và tầm quan trọng của cuộc họp.

Cách dễ nhất để quản lý các phân đoạn là đưa ra một ví dụ. Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp mà mọi người được cho là giới thiệu về bản thân. Bạn có thể nói, “Vui lòng giới thiệu bản thân và giải thích lý do tại sao bạn đến cuộc họp này trong khoảng 15 giây. Jill là máy chấm công của chúng tôi ngày hôm nay. Jill, vui lòng đặt đồng hồ đổ chuông sau 15 giây để chúng tôi có thể bám sát lịch trình. ” Bằng cách đó, Jill sẽ không khó chịu khi ngắt lời ai đó và yêu cầu họ kết thúc. Cuộc gọi đang thực hiện công việc của nó.

Bộ hẹn giờ web Vclock.com để định thời gian phân đoạn cuộc họp

Vclock.com có ​​đồng hồ đếm ngược miễn phí với một số tùy chọn cho âm thanh cảnh báo.

Bạn có thể sử dụng các từ ngữ tương tự khi bạn có các phân đoạn cuộc họp nơi những người khác nhau có thể trình bày ý tưởng hoặc thông tin của họ.

Ứng dụng hẹn giờ, trang web và plugin là một tá. Sử dụng ứng dụng chứng khoán trên điện thoại của bạn hoặc một trang web miễn phí như vclock.com (trong hình).

Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi

3. Yêu cầu phản hồi về các cuộc hẹn định kỳ

Đây là một chiến lược giúp bạn rút ngắn thời gian định kỳ Các cuộc họp: Yêu cầu người tham dự cung cấp phản hồi. Điều này hiệu quả nhất đối với các cuộc họp định kỳ, chẳng hạn như cuộc họp nhóm thường trực và đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng, vì định dạng và một số chủ đề thường giống nhau mỗi lần.

Sau cuộc họp, hãy yêu cầu phản hồi cụ thể, chẳng hạn như:

  • Cuộc họp này có lâu hơn mức cần thiết không? Nó có quá ngắn không? Chúng tôi vẫn chưa đề cập đến những gì bạn muốn thảo luận?

  • Chúng ta không cần phải dành nhiều thời gian vào việc gì?

  • Có bất kỳ phần nào của cuộc họp sẽ tốt hơn nếu chúng ta thực hiện chúng theo cách khác, chẳng hạn như động não trong một tài liệu được chia sẻ?

Những người tham gia cuộc họp của bạn có thể có những ý tưởng tuyệt vời về cách cải thiện cuộc họp, cho dù đó là rút ngắn cuộc họp, thay đổi định dạng hay cả hai.

4. Thiết lập các cuộc họp trực tiếp của bạn

Tổ chức của bạn có thể có quy chuẩn cho các cuộc họp một đối một, có nghĩa là các cuộc họp định kỳ giữa một nhân viên và một người quản lý. Chúng thường được tổ chức mỗi tuần một lần, thường từ nửa giờ đến 45 phút. Nhưng ai nói lịch trình là hoàn hảo cho bạn?

Lên lịch các cuộc họp định kỳ một đối một trong Lịch Google với lời nhắc cung cấp phản hồi về tần suất và thời lượng của các cuộc họp.

Trong cuộc họp trực tiếp, cả hai bên có thể và nên đối thoại cởi mở về tần suất và thời lượng của các cuộc họp có hữu ích và hiệu quả hay không. Một cuộc họp kéo dài nửa giờ hai tuần một lần có thể là tất cả những gì bạn cần. Kiểm tra 15 phút hàng tuần có thể tốt hơn cho bạn.

Không có lý do gì tại sao các cuộc họp riêng tư lại kéo dài hoặc thường xuyên hơn mức cần thiết cho cả hai bên. Hãy thử đưa chủ đề này lên trong cuộc trò chuyện trực tiếp tiếp theo của bạn và xem liệu bạn và người ấy có thể đồng ý về khoảng thời gian lý tưởng để dành cho nhau hay không.

Các cuộc họp ngắn hơn và hiệu quả hơn

Không phải mọi cuộc hẹn đều có thể bị hủy bỏ. Không phải cuộc họp nào cũng cần ngắn hơn dự định ban đầu của bạn, tùy thuộc vào mục đích và kết quả mong muốn của cuộc họp. Tuy nhiên, tất nhiên, hầu hết các cuộc họp mà những người làm công tác tri thức có thể mất ít thời gian hơn và hiệu quả hơn. Bằng cách tích cực tập trung vào việc giảm thời gian diễn ra các cuộc họp, bạn sẽ giảm bớt đáng kể nỗi đau mà các cuộc họp gây ra. Quan trọng hơn, đồng nghiệp của bạn sẽ cảm ơn bạn.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách tự động thay đổi mặt Apple Watch của bạn dựa trên thời gian hoặc vị trí

Hướng dẫn • 18/11/2022

Apple Watch đã giúp người dùng dễ dàng truy cập các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn ngay trên cổ tay của họ. ...

Những chương trình chống vi-rút nào có thể được sử dụng miễn phí?

Hướng dẫn • 16/11/2022

Nội dung chính Bộ bảo vệ Windows Avira Avast AVG Norton McAfee Bạn đang gật đầu32 Kaspersky Người quản lý máy tính của Tencent ...

Cách tạo, sử dụng và quản lý thẻ trong Microsoft Teams

Hướng dẫn • 14/11/2022

Microsoft Teams giúp cộng tác với đồng nghiệp dễ dàng hơn. Bạn có thể chia sẻ tệp, hội nghị video hoặc tạo cuộc trò ...

Cách tìm vị trí của một người dùng TikTok? – Tìm địa chỉ IP

Hướng dẫn • 14/10/2022

Nếu bạn muốn theo dõi địa chỉ IP của hồ sơ TikTok, bạn có thể cần sử dụng một công cụ bên thứ ba ...