Google Trang tính có một số phím tắt tuyệt vời để giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn (và chính xác hơn). Một trong những tính năng đó là Điền vào Google Trang tính.
Fill Down cho phép bạn nhanh chóng tự động điền vào một cột (hoặc hàng) dựa trên một mẫu có sẵn từ trước.
Ví dụ: giả sử bạn muốn nhanh chóng nhận được một chuỗi 100 số (như 1, 2, 3 …, v.v.). Mặc dù bạn có thể làm điều đó theo cách thủ công nhưng thật lãng phí thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng Google Sheets Fill để nhận chuỗi này trong vài giây.
Dưới đây là một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng Google Trang tính để hiệu quả hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn (mỗi ví dụ này cũng được trình bày chi tiết hơn ở phần sau của hướng dẫn này):
- Nhận một chuỗi số (với khoảng cách xác định giữa các số)
- Nhận tất cả tên 12 tháng (hoặc tên tháng và năm)
- Sao chép công thức
Hãy bắt đầu và trước tiên hãy tìm hiểu padding handle là gì (điều này giúp tạo nên padding) và sau đó xem xét một số ví dụ hữu ích về việc sử dụng padding trong Google Trang tính.
Điểm đánh dấu điền là gì?
Khi bạn chọn một ô hoặc nhiều ô trong Google Trang tính, bạn sẽ nhận thấy rằng cạnh dưới cùng bên phải của vùng chọn có một hình vuông nhỏ (như hình bên dưới).
Khi bạn di chuột qua hộp nhỏ màu xanh lam này, con trỏ sẽ chuyển thành dấu cộng. Điều này có nghĩa là nếu bạn nhấn nút chuột trái (hoặc bàn di chuột), bạn sẽ có một chốt điền được chọn và bạn có thể sử dụng nó để điền dữ liệu trong Google Trang tính.
Tại thời điểm này, nếu bạn giữ chuột trái và kéo chốt điền xuống, bạn sẽ nhận thấy rằng nó tự động điền vào các ô với một số giá trị. Các giá trị bạn điền vào sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đã có trong các ô đã được chọn ban đầu (thêm về điều này trong các ví dụ sau trong hướng dẫn này).
Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng điều khiển điền để nhanh chóng điền vào dữ liệu / công thức và tiết kiệm thời gian trong Google Trang tính.
Lặp lại cùng một giá trị ô trong một cột có chốt điền
Nếu bạn muốn lặp lại cùng một số (hoặc thậm chí văn bản) trong một cột, bạn có thể dễ dàng làm như vậy trong Google Trang tính. Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và bạn muốn nhanh chóng điền vào các ô A3: A11 với cùng giá trị như trong A2.
Sau đây là các bước cho việc này:
- Chọn ô A2
- Đặt con trỏ của bạn lên biểu tượng điểm đánh dấu (hình vuông màu xanh lam ở góc dưới bên phải của vùng chọn).
- Giữ nút chuột trái (bàn di chuột) và kéo đến ô A11.
Các bước trên sẽ điền cùng một ID bộ phận vào tất cả các ô.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn có dữ liệu trong cột liền kề (trái hoặc phải), bạn cũng có thể chỉ cần nhấp đúp vào biểu tượng chốt điền (thay vì nhấp và kéo). Nhấp đúp sẽ làm tương tự và điền cột đến ô được điền cuối cùng trong cột liền kề.
Điền vào một loạt các số
Nếu bạn muốn nhanh chóng thêm một dải số vào một cột, bạn có thể thực hiện việc đó trong vài giây bằng cách sử dụng Fill Down. Một trường hợp sử dụng tốt cho điều này có thể là khi bạn muốn điền vào một loạt các số (1, 2, 3…, v.v.). Ví dụ: giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn lấy các số sê-ri trong cột A.
Dưới đây là các bước để điền vào một hàng số trong một cột có phần đệm xuống:
- Nhập 1 vào ô A2 và 2 vào ô A3.
- Chọn cả hai ô A2 và A3.
- Đặt con trỏ của bạn lên biểu tượng điểm đánh dấu (hình vuông màu xanh lam ở góc dưới bên phải của vùng chọn).
- Trong khi giữ nút chuột trái (hoặc bàn di chuột), hãy kéo nó đến ô A11.
Các bước trên sẽ thêm số sê-ri vào các ô mà bạn đã kéo chốt điền.
Lưu ý rằng bạn cần có hai ô đầu tiên có số để có thể lặp lại cùng một mẫu trong các ô còn lại. Các chức năng Tô màu hoạt động bằng cách xác định mẫu trong các ô đã chọn và sau đó đưa ra mẫu trong các ô mà bạn áp dụng.
Trong ví dụ này, mẫu đã được tăng lên một trong mỗi ô và do đó, chốt điền cung cấp cho bạn một chuỗi số.
Nếu bạn sử dụng 1 và 3 tương ứng trong các ô A2 và A3, việc sử dụng bộ mô tả điền sẽ cung cấp cho bạn một loạt các số lẻ (vì mẫu cần lưu trữ sự khác biệt của 2 trong các số).
Sử dụng tay cầm điền để điền số cũng hoạt động khi bạn có văn bản cùng với một số. Ví dụ: thay vì chỉ sử dụng một số, nếu bạn sử dụng # 1 và # 2 trong cả hai ô đầu tiên và sau đó điền chúng vào, nó sẽ có thể nhận ra mẫu và cung cấp cho bạn # 3, # 4, v.v.
Điền vào các tháng (hoặc tháng và năm)
Giống như số, bạn cũng có thể sử dụng điều khiển điền để nhanh chóng nhận được tên của các tháng (hoặc tên của tháng và năm). Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và bạn muốn nhanh chóng điền tên tháng và giá trị năm vào cột A.
Sau đây là các bước để điền giá trị tháng và năm bằng cách sử dụng một chốt đệm:
- Nhập “Tháng 1 năm 2019” vào ô A2 và “Tháng 2 năm 2019” vào ô A3.
- Chọn cả hai ô A2 và A3.
- Đặt con trỏ của bạn lên biểu tượng điểm đánh dấu (hình vuông màu xanh lam ở góc dưới bên phải của vùng chọn).
- Giữ nút chuột trái (bàn di chuột) và kéo đến ô A11.
Các bước trên sẽ chèn tên tháng và giá trị năm vào tất cả các ô trong cột A. Vì mẫu trong hai ô đầu tiên là tăng tháng 1 nên việc sử dụng chốt điền sẽ tiếp tục mẫu đó và đưa ra các giá trị.
Lưu ý rằng Google Trang tính phải nhận dạng mục nhập trong ô là ngày tháng để thực hiện việc này. Ví dụ: nếu bạn nhập “Tháng 1 năm 2019” hoặc “Tháng 1 năm 2019”, Google Trang tính sẽ nhận dạng chúng là các định dạng ngày hợp lệ. Nhưng nếu bạn nhập nội dung khác (chẳng hạn như Tôi 2019) và nếu Google Trang tính không nhận ra đó là ngày, thì nó sẽ không thể điền và làm theo mẫu.
Nếu bạn chỉ sử dụng tên tháng (như tháng 1, tháng 2, v.v.) rồi điền vào, Google Trang tính sẽ cung cấp cho bạn các tháng cho đến tháng 12, sau đó lặp lại tên tháng bắt đầu từ tháng 1. Nếu bạn có cả tên tháng và giá trị năm, mặc dù tên tháng được lặp lại, nhưng năm sẽ tăng lên.
Điền công thức (áp dụng cho toàn bộ cột)
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng điền để nhanh chóng sao chép công thức vào toàn bộ một cột. Mặc dù bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng sao chép và dán kiểu cũ, nhưng việc sử dụng tay cầm điền để thực hiện việc này vừa tiết kiệm thời gian vừa hiệu quả hơn.
Dưới đây là tập dữ liệu mà tôi cần sao chép công thức từ ô C2 sang tất cả các ô bên dưới nó. Trong ô C2, có một công thức để lấy mục tiêu doanh số năm tới, trong đó tôi chỉ cần nhân giá trị trong ô B2 với 1,1.
Sau đây là các bước để hoàn thành một công thức trong Google Trang tính:
- Chọn ô C2
- Đặt con trỏ của bạn lên biểu tượng điểm đánh dấu (hình vuông màu xanh lam ở góc dưới bên phải của vùng chọn).
- Giữ nút chuột trái (bàn di chuột) và kéo xuống ô C13 (bạn cũng có thể nhấp đúp vào hình vuông màu xanh lam phía dưới bên phải và nó sẽ lấp đầy các ô)
Lưu ý rằng để điều này hoạt động, công thức của bạn không được sử dụng tham chiếu ô bị khóa. Vì vậy, công thức có thể là = B2 * 1.1 hoặc = $ B2 * 1.1 (nhưng không thể là = $ B $ 2 * 1.1 hoặc = B $ 2 * 1.1).
Đặt trước số dòng bằng ký hiệu đô la sẽ ngăn công thức thích ứng với số dòng khi được điền.
Điền vào các dòng với một chốt điền
Cũng giống như bạn có thể sử dụng chốt điền để điền (hoặc điền) vào Google Trang tính, bạn cũng có thể sử dụng nó để điền vào các hàng.
Khái niệm này giống nhau ở chỗ nó sẽ cố gắng tìm ra mẫu dựa trên các ô bạn chọn và sau đó lặp lại cùng một mẫu cho tất cả các ô bạn kéo chốt điền vào.
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và muốn điền vào một hàng với số tuần.
Sau đây là các bước để điền vào các hàng bằng cách sử dụng chốt điền trong Google Trang tính:
- Gõ “# 1″ vào ô B1 và ”# 2” vào ô C1.
- Chọn cả hai ô B1 và C1.
- Đặt con trỏ của bạn lên biểu tượng điểm đánh dấu (hình vuông màu xanh lam ở góc dưới bên phải của vùng chọn).
- Giữ nút chuột trái (bàn di chuột) và kéo xuống ô J11 (hoặc bất kỳ ô nào bạn muốn điền số tuần vào).
Các bước trên sẽ điền vào các ô trong hàng với số tuần.
